I servizi di trasporto merci sono considerati piuttosto popolari, ma per la loro fornitura, le aziende devono compilare correttamente vari documenti di trasporto. Se è assente, questo potrebbe diventare la base per problemi con la polizia stradale o l'ispettorato fiscale. Tutti i servizi che comportano il trasporto di merci sono spedizioni. Per la loro fornitura, è richiesto tra il cliente, rappresentato dal destinatario o dal mittente del carico, e lo spedizioniere di concludere un accordo di spedizione, per il quale i requisiti di cui all'art. 801 codice civile. È necessario allegare una ricevuta di spedizione contenente informazioni sulla merce trasportata. Ciascun partecipante a tale accordo deve comprendere a cosa serve la ricevuta di inoltro, come viene redatta, da chi viene firmata e quali informazioni contiene.
Concetto di documento
La ricevuta di inoltro viene presentata dalla documentazione generata quando il cliente trasferisce la merce allo spedizioniere. I cittadini si chiedono spesso se è necessaria una ricevuta di spedizione. È obbligatorio per la registrazione, in quanto è una parte indispensabile del contratto per il trasporto di merci.
La documentazione viene compilata dallo spedizioniere diretto, ma allo stesso tempo deve avere la firma del mittente. Perché ho bisogno di una ricevuta di inoltro? Serve come prova che lo spedizioniere ha veramente accettato la merce, pertanto è obbligato a trasportarla nel luogo designato in tempo.
Inoltre, questo documento serve come prova che lo spedizioniere funge da proprietario del carico trasportato per un certo periodo di tempo. È lui che deve fare attenzione che nessuna circostanza possa influire negativamente sull'integrità degli articoli trasportati. Lo spedizioniere è responsabile del carico, quindi se è danneggiato, lo specialista dovrà coprire i danni causati al cliente.
Tipi di documenti di inoltro
La clausola 5 delle Regole di inoltro delle attività, che sono state approvate dal PP n. 554, elenca tutti i documenti che dovrebbero essere disponibili allo spedizioniere. Questi includono:
- ricevuta di inoltro diretto;
- un ordine destinato allo spedizioniere ed elaborato dallo speditore;
- ricevuta di magazzino.
Perché ho bisogno di una ricevuta di inoltro? È a sue spese che il corriere può confermare di aver ricevuto merci specifiche dal cliente. Dopo il trasporto di oggetti, cessa di esserne responsabile.
È obbligatorio compilarlo?
Quando si forma il contratto di spedizione di trasporto, è obbligatorio allegare ulteriore documentazione ad esso. Spesso, i partecipanti a una transazione hanno una domanda se è necessaria una ricevuta di inoltro. È un documento indispensabile redatto per iscritto e firmato da entrambe le parti nel processo.
Se questo documento non è disponibile, sorgeranno difficoltà tenendo conto del costo del trasporto. Ciò comporterà l'impossibilità di calcolare correttamente l'imposta sul reddito.
La clausola 6 delle Regole stabilisce che invece di una ricevuta di spedizione, possono essere utilizzati altri documenti che confermano l'accettazione e il trasporto di un carico specifico. Questi documenti sono compilati per iscritto e includono un elenco di tutte le merci trasportate dallo spedizioniere. Il contratto stipulato tra le due parti della transazione dovrebbe indicare quali documenti aggiuntivi sono allegati all'accordo.
Chi redige?
Compilare una ricevuta di inoltro è considerato un processo semplice e lo stesso spedizioniere deve occuparsene. Uno specialista può contattare il cliente per ulteriori informazioni sulla merce trasportata.
Viene rilasciato al cliente dopo l'accettazione della merce. È sulla base di questo documento che lo spedizioniere ha il diritto di possedere la merce fino alla fine del suo trasporto. Pertanto, la polizza di carico e la ricevuta di spedizione sono i documenti più importanti per qualsiasi vettore. Sulla base di questa documentazione, in ogni azienda viene fornita una contabilità adeguata.
È possibile utilizzare una ricevuta anziché una fattura?
Spesso, i cittadini hanno la domanda della necessità di una fattura se c'è una ricevuta. Le caratteristiche della compilazione di diversi documenti includono:
- se il contraente funge da spedizioniere, i costi di trasporto sono confermati dai documenti di spedizione corrispondenti;
- lo spedizioniere non ha bisogno di redigere una polizza di carico, ma è un documento vincolante per il corriere, che è spesso coinvolto nel trasporto diretto di merci;
- questi documenti sono completamente diversi e non possono sostituirsi a vicenda.
Se lo spedizioniere si impegna autonomamente nel trasporto, quindi, non coinvolge un corriere di terze parti, quindi non ha bisogno di una fattura, quindi è sufficiente solo una ricevuta. Il cliente può rintracciare la merce su una ricevuta di spedizione come su altri documenti di trasporto.
Come viene redatto correttamente?
È importante non solo capire a cosa serve la ricevuta di inoltro, ma anche come compilarla correttamente in modo che venga realmente utilizzata come documentazione ufficiale. Quando si forma questo documento, le regole vengono prese in considerazione:
- fissa necessariamente la data in cui viene redatta la ricevuta;
- la targa del documento è registrata;
- sono indicate le informazioni sullo speditore e sul destinatario;
- sono elencate altre persone coinvolte nel processo di trasporto merci;
- vengono inserite le informazioni sullo spedizioniere diretto che è responsabile del carico durante il suo trasporto.
Tutti i partecipanti al processo possono essere sia individui che aziende diverse. Se l'organizzazione agisce come un partecipante, il suo nome e i dettagli di contatto vengono registrati nella ricevuta. Se una persona agisce come parte della transazione, è necessario registrare il nome completo del cittadino, il suo numero di telefono e i dati del passaporto.
Tipo e contenuto del documento
Non esiste una forma rigorosa di ricevuta di inoltro, pertanto la documentazione può essere redatta su un foglio A4 standard o su carta intestata dell'organizzazione di trasporto. Per questo, è possibile utilizzare una versione stampata o scritta a mano.
Una ricevuta di inoltro di esempio si trova di seguito.
La firma dello spedizioniere è necessariamente inclusa nel documento, il che conferma che tutte le informazioni inserite nel documento sono affidabili e lo specialista ha davvero accettato il carico per lo stoccaggio. Una ricevuta viene generata esclusivamente in due copie, poiché una rimane presso il cliente dell'organizzazione e l'altra viene trasferita direttamente allo spedizioniere.
Se necessario, è possibile effettuare copie aggiuntive, che sono necessariamente firmate dallo spedizioniere. Senza la sua firma sono considerati non validi. Non appena il carico viene consegnato all'indirizzo di destinazione, la ricevuta del cliente non viene restituita allo spedizioniere, ma rimane al mittente. Pertanto, il documento non è negoziabile.
La procedura per compilare la documentazione
Effettuare una ricevuta di inoltro è considerato un processo semplice. Per fare ciò, è sufficiente inserire determinate informazioni in sequenza. Pertanto, si consiglia di utilizzare il seguente algoritmo:
- inizialmente, la data viene stabilita quando si forma la ricevuta e deve rispettare la data in cui lo spedizioniere riceve la merce dal cliente;
- un numero specifico è assegnato alla documentazione, per la quale vengono prese in considerazione le caratteristiche del flusso di documenti interno di una particolare organizzazione di trasporto;
- i dati sul cliente trasmessi dal suo F.I.O. e i dati del passaporto sono inseriti nel modulo e, se si tratta di una società, vengono indicati il nome, i dettagli, l'indirizzo legale e le informazioni di contatto;
- vengono forniti dati sul vettore diretto e, se si tratta di un privato, devono essere inclusi i dati del suo passaporto;
- è indicato il paese di origine della merce;
- viene fornito un numero di identificazione o un codice merceologico del carico per presentare queste informazioni agli ispettori quando il veicolo è fermo;
- vengono fornite informazioni sulla marcatura, che consente di stabilire, a tali condizioni, le merci che devono essere trasportate, quali condizioni devono essere soddisfatte e di solito la marcatura è rappresentata da diversi segni olografici, simboli o altri segni;
- viene indicato il tipo di imballaggio, in quanto può essere rappresentato da un contenitore di plastica, una scatola di cartone, un sacchetto o altri oggetti;
- prescrive quanto spazio occupa il trasporto durante il trasporto;
- viene indicato il peso del carico, sia netto che lordo;
- vengono inseriti i dati sul volume e le dimensioni degli articoli trasportati;
- l'intero valore del carico è dato sulla base dei documenti di pagamento disponibili ricevuti dal cliente;
- in particolare viene prestata molta attenzione alle condizioni di trasporto, che indicano gli obblighi dello spedizioniere di garantire la sicurezza del carico durante il trasporto;
- viene creata una linea per condizioni speciali in cui è possibile inserire informazioni diverse se entrambe le parti concordano sulla loro disponibilità;
- alla fine, la firma dello spedizioniere con la trascrizione viene inserita nella ricevuta.
Non è richiesto per certificare il documento con il sigillo dell'organizzazione. Di seguito è riportato un esempio di ricevuta di inoltro.
Altre sfumature
La ricevuta non viene presentata con un documento negoziabile, quindi il cliente della società non deve restituirlo allo spedizioniere dopo aver adempiuto ai propri obblighi ai sensi dell'accordo esistente.
Gli errori nel documento non sono consentiti e le correzioni non sono consentite. Se lo spedizioniere commette un errore durante la preparazione della documentazione, deve solo ricominciare a compilare la ricevuta. La maggior parte dei campi di questo documento ha lo scopo di descrivere direttamente il carico, facilitando l'identificazione. Ciò è necessario non solo per lo spedizioniere stesso, ma anche per gli ispettori del traffico che possono fermare il camion per l'ispezione. Di solito studiano le informazioni contenute nelle fatture e nella ricevuta di inoltro. In questi documenti, i dati devono essere identici.
Altri documenti di spedizione includono una ricevuta di magazzino e un ordine generato direttamente per lo spedizioniere. Sulla base di questi documenti, lo spedizioniere si assume la responsabilità non solo di trasportare il carico, ma anche di proteggerlo, in modo che rimanga integro durante il trasporto. È per questi servizi che è prevista la commissione di uno specialista.
Se necessario, il contraente può coinvolgere organizzazioni di terzi per eseguire l'operazione. Molto spesso, vengono utilizzati i servizi di corriere per questo.
È possibile rintracciare il carico?
Un altro scopo unico della ricevuta è la capacità del cliente di tracciare esattamente dove si trova il suo carico. Per fare ciò, è possibile utilizzare vari servizi che si trovano su Internet.
Il monitoraggio del carico su una ricevuta di spedizione è considerato un processo semplice, poiché è sufficiente inserire il documento e il numero del carico, nonché il numero di domanda nel servizio selezionato. Sulla base delle informazioni inserite, il cliente sarà in grado di capire esattamente dove si trova il suo carico, nonché la velocità con cui lo spedizioniere completerà i termini del contratto.
Consulenza legale
La ricevuta di inoltro è considerata un documento importante non solo per il cliente stesso, ma anche per lo spedizioniere diretto.Ciò è dovuto al fatto che il documento viene utilizzato nella contabilità fiscale per calcolare i costi sostenuti da uno specialista durante il trasporto di merci. Pertanto, deve essere redatto con cura, tenendo conto di numerosi requisiti e senza errori. Se vengono identificate diverse macchie o imprecisioni, ciò può diventare la base per i dipendenti del Servizio fiscale federale di rifiutare di utilizzarlo per ridurre la base imponibile.
La ricevuta contiene dati solo sulle parti dell'accordo e sul carico. Non contiene informazioni sul periodo di trasporto delle merci. Pertanto, è inoltre necessario emettere e pagare separatamente una fattura per il pagamento. Lo spedizioniere deve provvedere alla formazione della polizza di carico.
L'intero pacchetto di documenti è richiesto non solo dall'appaltatore diretto, ma anche dal cliente. Ciò ti consentirà di gestire facilmente i calcoli fiscali e la contabilità.
conclusione
L'inoltro della ricevuta è considerato un documento importante per tutte le organizzazioni e le persone specializzate nel trasporto di merci. È sulla base di ciò che la responsabilità di merci specifiche viene trasferita allo spedizioniere.
È necessario avvicinarsi in modo responsabile compilando e compilando tale ricevuta. Dovrebbe contenere informazioni estremamente affidabili e accurate. Ciò consentirà in futuro, in caso di casi imprevisti, di confermare che le merci sono state accettate e consegnate da una specifica società di trasporti a destinazione.