L'organizzazione dei registri del personale presso l'impresa non è un compito difficile ma scrupoloso. Viene risolto avviando in sequenza i processi del personale, che sono regolati dalla legge applicabile.
In generale, il corretto mantenimento della documentazione del personale non solo salva l'azienda dalle ispezioni delle autorità di regolamentazione, ma consente anche ai dipendenti di evitare problemi, ad esempio con l'ottenimento di pensioni o la possibilità di richiedere altre garanzie sociali. Accade spesso che, a causa della tenuta impropria dei registri sul luogo di lavoro, le persone debbano dedicare un'enorme quantità di tempo, finanze e nervi per dimostrare a qualsiasi autorità il loro diritto a ricevere indennità, indennità e altri pagamenti. Pertanto, ciascun dirigente dovrebbe ricordare che il mantenimento dei registri del personale e la corretta organizzazione del lavoro d'ufficio è uno dei compiti principali di cui è responsabile nei confronti del proprio personale e dello stato.
Questo articolo parlerà della correttezza dell'istituzione di questo processo, nonché di tutte le sue sfumature. Quindi sarà possibile ottenere una risposta alla domanda su come organizzare i record del personale da capo passo dopo passo e non commettere errori.
Concetti e definizioni
Prima di comprendere l'impostazione di questo processo, è necessario definire i concetti di base. Quindi, registri del personale - questo è il processo di organizzazione della contabilità dei dipendenti, che è associato alla registrazione ufficiale delle assunzioni, al passaggio da una posizione all'altra e al rilascio del personale, nonché alla contabilità dei rapporti di lavoro dell'impresa e del suo personale.
La gestione dei registri delle risorse umane è un'attività che fornisce documentazione e organizzazione del lavoro con i documenti delle risorse umane.
Pertanto, diventa chiaro che la gestione delle risorse umane e i registri del personale sono due fenomeni correlati volti a implementare la politica del personale dell'impresa.
Obiettivi e obiettivi
Lo scopo delle registrazioni del personale è quello di stabilire un sistema efficace e funzionante per la gestione delle registrazioni del personale e la corretta registrazione dei rapporti di lavoro tra il datore di lavoro (impresa) e il dipendente (personale) direttamente.
Ma i compiti che i registri del personale sono progettati per risolvere sono i seguenti: regolare il rapporto tra il datore di lavoro e i dipendenti dell'impresa e creare il quadro giuridico per i rapporti di lavoro.
Avendo capito cos'è la contabilità delle risorse umane, puoi iniziare a considerare passo dopo passo come organizzare i registri del personale.
Fasi dell'organizzazione dei registri del personale
Quindi, prima di iniziare a organizzare i record del personale passo dopo passo da zero, è necessario un piano d'azione chiaro, suddiviso in fasi. Ciò contribuirà a non perdere punti importanti in questo processo.
Pertanto, l'organizzazione delle registrazioni del personale in generale comporta il superamento dei seguenti passaggi:
- Creazione di un servizio per il personale (dipartimento) nel caso in cui la società preveda di assumere un numero elevato di dipendenti o l'assegnazione di compiti di contabilità a uno specialista specifico se la società prevede di avere un numero limitato di dipendenti.
- Sviluppo della documentazione normativa di base (nel campo della gestione del personale di un'impresa).
- Organizzazione del lavoro d'ufficio (determinazione di chi e come redigerà la documentazione, sviluppo di moduli d'ordine su questioni relative al personale, gestione di riviste di segnalazione, ecc.)
- Automazione dei registri del personale (se necessario).
- Individuazione dei modi per controllare l'accuratezza della contabilità (regolamentazione e assegnazione di autorità ai funzionari responsabili della corretta contabilità).
Ognuna di queste fasi ha determinati compiti e compiti secondari. È necessario considerarli tutti.
Chi dovrebbe tenere registri?
Come notato in precedenza, ci sono due modi per determinare chi sarà coinvolto nella conservazione dei registri del personale in un'azienda. In generale, dipende da quante persone sono progettate per essere impiegate per raggiungere i loro obiettivi (di norma, l'obiettivo di un'impresa è organizzare attività commerciali a scopo di lucro).
Per le grandi aziende, si consiglia la creazione di un servizio per il personale o di un dipartimento per il personale a tutti gli effetti. Per le piccole imprese è ammessa la cessione di compiti di personale a un commercialista o segretario. Tuttavia, esiste una terza opzione: il trasferimento di documenti contabili in outsourcing a organizzazioni specializzate.
Quando si crea un servizio o un dipartimento, è necessario creare determinati documenti normativi, in particolare la fornitura del servizio (dipartimento) e le descrizioni dei lavori dei dipendenti. In caso di attribuzione di mansioni a un commercialista o segretario, sarà necessario registrare le funzioni del personale nella descrizione del lavoro dell'impiegato selezionato. Se è necessario, si consiglia di inviare un commercialista o un segretario ai corsi delle risorse umane. Ciò contribuirà a migliorare le competenze dei dipendenti a cui saranno affidati compiti in materia di personale. Ma se è stato deciso di collaborare con organizzazioni di terze parti sulla questione del trasferimento degli obblighi contabili a loro, allora è necessario un contratto.
Sviluppo della documentazione obbligatoria del personale
Esistono numerosi documenti che guidano obbligatoriamente coloro che conservano i registri del personale e la gestione dei registri. Prima di tutto, un documento del genere è l'elenco del personale. È un documento che mostra la composizione, il numero di personale e gli stipendi dei dipendenti, nonché i titoli di lavoro. Nella tabella del personale, i posti dei dipendenti sono divisi in unità, il che consente di effettuare un'analisi quantitativa e qualitativa dell'intera impresa.
Il prossimo passo è lo sviluppo di una forma standard di ordini del personale, che mostrerà informazioni sull'ammissione, il trasferimento in un'altra posizione, l'invio in congedo e il licenziamento dei dipendenti dell'azienda.
Il prossimo documento obbligatorio è il regolamento interno sul lavoro. Mostrano i punti principali che regolano l'attività lavorativa di tutti i dipendenti dell'impresa. Secondo questo documento, se un dipendente viola le regole descritte nel documento, può essere punito disciplinandolo.
Anche un altro documento di registri del personale è un accordo modello sulla conclusione di rapporti di lavoro tra l'impresa e il dipendente. I contratti di lavoro possono essere dello stesso tipo o elaborati separatamente per ciascuna posizione. Inoltre, la società deve aver sviluppato un foglio di tempo, che mostrerà le ore effettive per le quali il dipendente riceverà i salari.
Dovresti anche ricordare il programma delle vacanze in azienda. Questo documento è sviluppato entro e non oltre due settimane prima della fine dell'anno. Il programma ferie mostra un piano di calendario per l'invio di persone durante le vacanze obbligatorie. Nell'elaborare tale piano, si deve ricordare che il personale dovrebbe essere inviato in vacanza in modo tale che l'assenza simultanea di determinati lavoratori non comporti un'interruzione del processo lavorativo dell'impresa.
Non dovremmo dimenticare lo sviluppo di regolamenti sulla remunerazione.Questo documento riflette il processo di gestione stipendi per il personale dell'organizzazione e regola anche il calcolo di pagamenti aggiuntivi, ad esempio indennità, incentivi o premi. La fase finale è lo sviluppo di regolamenti sulle unità dell'impresa e la descrizione del lavoro di specialisti e lavoratori. Inoltre, si raccomanda di sviluppare un regolamento sui dati personali. Una volta che i documenti normativi erano pronti, puoi iniziare a organizzare i documenti.
Lavoro d'ufficio
I documenti comprendono la corretta manutenzione della documentazione relativa all'accoglienza, al movimento e al rilascio del personale.
Obbligatorio è la condotta dei file personali stabiliti per ciascun dipendente dell'azienda. Include una scheda personale del personale, una domanda di ammissione, una copia del passaporto, copie dei documenti didattici, un certificato di visita medica, una copia dell'ID militare (se presente) e altri documenti che vengono generati nel corso del lavoro del dipendente . E anche un altro compito molto importante è quello di compilare i libri di lavoro.
Oltre a tutto quanto sopra, possono anche essere sviluppati altri documenti che sono direttamente correlati alle specifiche dell'impresa, garantendo il corretto funzionamento nel campo delle registrazioni del personale.
Quali riviste dovrebbero essere nella gestione delle risorse umane?
Prima di tutto, devi avviare le seguenti riviste:
- familiarizzazione con le regole del programma di lavoro interno;
- registrazione degli ordini del personale;
- registrazione degli ordini di lavoro;
- registrazione di ordini per ferie regolari;
- registrazione delle assenze per malattia;
- registrazione dei contratti di lavoro;
- contabilità per i lavoratori distaccati;
- monitoraggio del tempo;
- contabilità per la circolazione dei libri di lavoro;
- contabilità di carte personali;
- controlli contabili.
Oltre alle riviste stesse, come supplemento alle stesse, è possibile sviluppare istruzioni per completarle. Inoltre, tutta la documentazione registrata in queste riviste viene archiviata in cartelle separate in base alla nomenclatura approvata.
Automazione contabile
Come è emerso dalle informazioni di cui sopra, i registri del personale sono un processo molto scrupoloso che richiede un'attenzione speciale da parte dei dipendenti responsabili della gestione di questo problema. Pertanto, oggi può essere semplificato dall'automazione.
Esistono molti programmi che semplificano il lavoro degli ufficiali del personale e riducono la probabilità di commettere errori. Di norma, un'azienda deve installare versioni con licenza di tale software. Tuttavia, vale la pena notare che l'acquisto di un tale programma si ripagherà da solo in breve tempo e non consentirà gravi errori nel lavoro. In generale, tali programmi risolvono i seguenti problemi:
- mantenimento dei registri del personale in conformità con la legislazione del lavoro;
- compilazione e relazioni sul problema del personale;
- approvare tempestivamente tutti i processi del personale con il reparto fatturazione o la contabilità.
Uno dei programmi più popolari e ricercati oggi è 1C con la configurazione di "Gestione delle risorse umane".
Cosa fare se è impossibile organizzare autonomamente le registrazioni del personale passo dopo passo da zero?
Se un'impresa ha dovuto affrontare un problema del genere quando non è possibile stabilire autonomamente i processi del personale, non è difficile risolvere tale situazione. A tal fine, ci sono aziende che sono in grado di fornire tale servizio.
Gli specialisti delle società di consulenza effettueranno un audit e svilupperanno il pacchetto di documenti necessario. In generale, tali organizzazioni sono chiamate a risolvere tali problemi:
- Scegli il sistema di gestione del personale ottimale nell'azienda.
- Sviluppare documenti normativi interni.
- Sviluppa le istruzioni e i regolamenti necessari.
Inoltre, tali specialisti possono, se necessario, guidare la creazione di un servizio di gestione del personale e un dipartimento di gestione dei documenti. In generale, il coinvolgimento di specialisti di terze parti aiuta il management a iniziare a lavorare in questa direzione. Questo è molto utile per l'impresa nel suo insieme, specialmente durante la sua creazione.
conclusione
Riassumendo questo articolo, vale la pena notare che la contabilità del personale e la gestione del personale sono processi correlati in cui la politica del personale dell'impresa dipenderà completamente dalla qualità dell'organizzazione del primo.
In nessun caso si dovrebbe trascurare i problemi del personale, perché non solo le attività dell'organizzazione dipendono da loro, ma più spesso il destino dei dipendenti. Bisogna solo immaginare quanto siano indignate quelle persone che non possono ricevere la loro meritata pensione o qualsiasi altro pagamento a causa di una cattiva qualità delle loro funzioni da parte di un ufficiale del personale.
Avendo esaminato la domanda su come organizzare i record del personale da zero passo dopo passo, possiamo iniziare a implementare un programma per stabilire questo processo nell'azienda. La cosa più importante è non trascurare le raccomandazioni del Codice del lavoro, le decisioni del Ministero del Lavoro, Goskomstat, Rosarkhiv e altri dipartimenti governativi.
Dopo che tutti i processi interni del personale sono stati adeguati, non perdere di vista. È importante ricordare che i lavoratori che sono impegnati nella documentazione del personale devono essere inviati, almeno occasionalmente, a corsi di amministrazione delle risorse umane, per migliorare le loro competenze. E dovrebbe anche condurre un audit di routine dei processi contabili nel campo del personale. Ciò contribuirà a mantenere il lavoro in questa direzione.