Prima o poi, nelle attività di un singolo imprenditore, arriva il momento in cui devi fatturare il tuo partner commerciale. Non esiste una forma ufficialmente approvata di tale documento, pertanto ogni impresa o singolo imprenditore lo determina in modo indipendente. Allo stesso tempo, il conto è la base per gli insediamenti, quindi deve avere alcuni dettagli.
Cos'è un account e i suoi dettagli obbligatori
Un account è un documento che mostra i punti principali di una transazione imminente. Lo scopo principale della sua formazione è l'obbligo di pagare per determinati servizi o la fornitura di beni.
Come fatturare? Prima di tutto, questo è un documento di pagamento, quindi deve contenere le coordinate bancarie per il pagamento. Inoltre, nella fattura devono essere presenti le seguenti informazioni:
- i dettagli completi del singolo imprenditore, in particolare F. I. O. e TIN;
- nome dell'organizzazione che pagherà la fattura, codice fiscale;
- se la fattura viene emessa in conformità con i termini dell'accordo firmato, il riferimento è indicato nel documento;
- indirizzo della sede dell'imprenditore;
- dettagli completi dell'account (numero e data) in modo che possano essere identificati da altri requisiti;
- il nome del prodotto o servizio con la descrizione massima dei prodotti venduti;
- quantità di merci consegnate;
- costo unitario e importo totale.
Alla fine del documento è necessario indicare l'intero importo da pagare. Se l'imprenditore è su DOS, quindi indicare l'importo con IVA in numeri e parole. Alla fine, viene apposta la firma IP, se esiste un contabile, quindi la sua firma e il suo sigillo (se presenti).
Come condizioni aggiuntive, la fattura può indicare:
- termini di consegna;
- il termine per la spedizione di merci o la prestazione di servizi;
- sconti;
- obblighi delle parti;
- sanzioni.
Se fatturare o meno
Devo fatturare per il pagamento? In effetti, tale procedura non è regolata dalla legge. Le parti possono agire sulla base del contratto, nonché effettuare pagamenti a norma del contratto. Tuttavia, il conto, tuttavia, consente di rendere più accurati gli insediamenti tra le controparti.
Sarà obbligatorio emettere una fattura, se ciò è previsto dalle condizioni dell'accordo firmato da entrambe le parti. Inoltre, tale documento sarà richiesto se, ai sensi del contratto, non è prescritto un importo chiaro per il pagamento. Ad esempio, la consegna della merce viene effettuata in più fasi, mediante applicazioni aggiuntive o stiamo parlando di bollette.
Inoltre, secondo i requisiti di alcuni articoli del Codice Fiscale, è obbligatorio fatturare nei seguenti casi:
- se il singolo imprenditore è esente da IVA (articolo 145);
- se il documento è redatto personalmente dal venditore ed è sul sistema fiscale generale (articolo 145);
- nei casi in cui è già stato ricevuto un pagamento anticipato parziale (articolo 168).
In ogni caso, l'account consente di stabilire rapidamente rapporti finanziari tra le parti ed effettuare pagamenti rapidi.
Ordine di registrazione
Come emettere una fattura e come appare? Puoi fare una fattura da te sul foglio A4 o A5, in qualsiasi programma per ufficio, ad esempio in Word o Excel. Oggi ci sono molti modelli, cioè non è necessario reinventare la ruota. Se lo si desidera, la fattura può essere emessa su carta intestata.
Esistono anche diversi programmi CRM che ti consentono di creare un account su base gratuita.Va anche ricordato che, nonostante il fatto che la forma di un documento come un account sia assente nei documenti normativi, ma può essere presentata in udienza come prova.
Metodi di trasferimento di un conto a una controparte
I documenti generati presso le imprese possono essere trasferiti in diversi modi. L'account non fa eccezione. Viene trasmesso in questo modo:
- via fax;
- via e-mail
- per posta
- personalmente in mano.
I principali errori nella preparazione
Come fatturare? Questa domanda sorge spesso tra i singoli imprenditori principianti. Conoscendo gli errori che non dovrebbero essere commessi, sarà molto più semplice redigere il documento corretto.
Prima di tutto, se l'account è firmato dal singolo imprenditore e commercialista, le loro firme devono essere decifrate. Se la fattura viene inviata sotto forma di un documento elettronico con la firma di una firma digitale elettronica, la decodifica non è più necessaria.
Accade spesso che nella fattura la data di emissione e compilazione del documento non coincida. Questo è sbagliato E un altro problema: la disattenzione durante la compilazione dei dettagli per il pagamento. Naturalmente, se il documento è preparato in uno speciale programma di contabilità, ciò non accade. Ma se l'IP fatture raramente, quindi prima di inviarlo alla controparte, è necessario controllare più volte i conti di regolamento e altri dettagli.
Diario di fatturazione
Sorge una domanda logica: se la forma dell'account non è regolata dalla legge, allora è necessario un diario per registrarli? In effetti, tale giornale dovrebbe essere obbligatorio per le persone che svolgono servizi di intermediazione. La forma di tale documento contabile è prevista dal decreto del governo della Federazione Russa n. 1137.
In tal caso, il titolare del giornale delle fatture fatturate è tenuto a inserire i dati sulla ricevuta delle fatture. Gli atti normativi prevedono la possibilità di conservare tale giornale sia in formato elettronico che cartaceo, sebbene la sua presentazione all'Ispettorato del servizio fiscale federale sia fornita esclusivamente in formato elettronico. La rivista è composta da due parti e viene mantenuta trimestralmente.
Nella prima parte del giornale delle fatture ricevute ed emesse, le fatture ricevute sono indicate, e nella seconda, rispettivamente, - emesse. Il documento deve essere presentato all'IFTS su base trimestrale, cioè per il primo trimestre fino al 20 aprile, per il secondo - fino al 20 giugno e così via.
Tutti i singoli imprenditori e le persone giuridiche impegnate nella mediazione sono tenuti a conservare tali riviste per 4 anni interi, che vengono conteggiati dal momento in cui è stata inserita l'ultima registrazione.
Per l'assenza di tale rivista, viene fornita una multa di 10 mila rubli, che è la stessa sia per le persone giuridiche che per i singoli imprenditori.
In altri casi, la contabilità delle fatture viene effettuata esclusivamente su richiesta dell'imprenditore.
Come visualizzare l'IVA nell'account?
Se un singolo imprenditore lavora su una base comune ed è un contribuente dell'imposta sul valore aggiunto, al momento della fatturazione, questa imposta deve separarsi in una riga separata. In pratica, ci sono due opzioni ed entrambe sono corrette.
L'importo totale da pagare è calcolato IVA inclusa, ad esempio:
"L'importo totale è: 100.000,00 rubli, incluso il 18% di IVA - 18.000,00 mila rubli. Totale da pagare: 100.000,00 rubli. "
La seconda opzione:
"L'importo totale è: 82.000,00 rubli, incluso il 18% di IVA - 18.000,00 mila rubli. Totale da pagare: 100.000,00 rubli. " Cioè, prima viene prescritto l'importo senza IVA, quindi vengono assegnati l'importo dell'imposta e l'importo totale da pagare.
Termine di pagamento
Come fatturare e visualizzare correttamente la data di scadenza? Il termine entro il quale deve essere effettuato il pagamento può essere indicato sia nel documento stesso sia direttamente nel contratto. Se il prezzo e la data di scadenza sono fissati nel contratto, la parte che lo imposta non ha il diritto di modificare il valore.
Se la fattura non ha una scadenza entro la quale deve essere effettuato il pagamento, non si tratta di una violazione. Sebbene nella pratica, possono sorgere alcune difficoltà con il "knock out" del pagamento.In tali casi, molto spesso i termini sono prescritti nel contratto. Se non vi è alcun accordo, la parte che deve effettuare il pagamento ha la possibilità di determinare autonomamente quando pagherà.
Il tempo di pagamento può anche essere determinato in un certo modo. Ad esempio, la data di ricezione della fattura o la ricevuta della merce. In ogni caso, la parte che fattura il pagamento e determina i termini delle transazioni in essa garantite all'altra parte che il costo dei beni o servizi non sarà aumentato durante questo periodo.
In effetti, non dovrebbero sorgere problemi con la fatturazione dell'IP a LLC. Un potenziale cliente contatta il singolo imprenditore, annuncia il suo desiderio di acquistare un prodotto specifico e la sua quantità. Il venditore, sulla base di una domanda scritta o orale, forma le fatture e le trasferisce per il pagamento alla controparte. La parte che ha ricevuto la fattura e ha accettato di pagarla trasferisce i fondi sul conto bancario del fornitore e riceve i suoi beni.