Chi è il personale amministrativo dell'azienda?

Oggi l'attività lavorativa nel servizio amministrativo della struttura è spesso percepita come la fase iniziale di una carriera o come lavoro per gli studenti del primo anno, che, di norma, non richiede una preparazione seria. Cosa si intende per concetto personale amministrativo? Chi è imparentato alla categoria appropriata? Perché? Le risposte a queste e ad altre domande altrettanto importanti possono essere trovate nel processo di lettura di questo articolo.

Caratteristiche comuni

Nonostante ciò personale amministrativo spesso implica solo l'inizio della crescita, molte persone costruiscono una carriera di successo e ricevono un riconoscimento professionale in questo settore. Tali dipendenti non chiameranno questo lavoro non richiedendo qualifiche appropriate ed estremamente facile. Quali sono le responsabilità che un servizio svolge in genere? Personale amministrativo svolge una serie di compiti relativi all'organizzazione dei processi aziendali fondamentali. Tra questi ci sono i seguenti elementi:

• Tenuta dei registri.
• Controllo in termini di esecuzione di ordini e ordini del capo per diversi dipartimenti e divisioni.
• Personale amministrativo impegnato nella fornitura di servizi sociali, domestici, economici, materiali e tecnici alla struttura.
• Organizzazione e successiva riparazione in ufficio, se necessario.
• Organizzazione del trasferimento.
• Lo staff amministrativo è dipendenti che devono interagire con i servizi operativi.
• Interazione con i proprietari.
• Organizzazione e successiva tenuta di eventi aziendali. È importante aggiungerlo in questo caso personale amministrativo fornisce solo assistenza aggiuntiva.

È importante notare che questo elenco può essere concretizzato e integrato a seconda delle esigenze e dei compiti dell'azienda.

L'aspetto pratico del problema

Come si è scoperto, il personale amministrativo è dipendenti la cui area di attività comprende l'implementazione di funzioni manageriali o l'esecuzione di lavori relativi a questioni gestionali organizzative in termini tecnici.

Quindi, nelle organizzazioni governative, il dipartimento del personale, che gestisce il personale e seleziona il personale, è spesso incluso nel dipartimento amministrativo, nel dipartimento di amministrazione aziendale e così via. Tuttavia, una tale pratica nei confronti delle organizzazioni su larga scala di proprietà privata non è diffusa - qui il dipartimento di gestione è una struttura indipendente, ovviamente, guidata dal capo. È importante notare che in personale amministrativo spesso non sono inclusi gli assistenti personali e gli assistenti di reparto. Quindi, si riferiscono, di regola, al personale di una data unità strutturale e sono subordinati al capo corrispondente. I loro compiti sono ridotti direttamente alla risoluzione dei problemi di questa unità. Caratterizzante lo stesso gruppo del personale amministrativo i colleghi risolvono i problemi dell'intera organizzazione.

Va notato che il numero di dipendenti amministrativi dell'azienda dipende principalmente dalla sua struttura interna, dimensioni e area di attività. Ad esempio, molte associazioni statali, società di gestione di grandi imprese o grandi aziende separano il personale amministrativo in un dipartimento indipendente. Di norma, si chiama il dipartimento amministrativo o il dipartimento generale.Il dipartimento è un'organizzazione complessa, il cui capo organizza gestione del personale e riferisce al capo dell'azienda.

Istituzioni statali

Il dipartimento amministrativo di un'istituzione statale può includere i seguenti dipartimenti di una modalità di attività indipendente:

• Supporto per la documentazione.
• Protocollo-organizzativo.
• Dipartimento di controllo.
• Supporto alle famiglie.
• Servizio pubblico e così via.

È importante notare che nelle grandi strutture commerciali lavoro. Personale amministrativo in questo caso rappresenta il dipartimento commerciale. Comprende dirigenti d'ufficio, segretari, personale di manutenzione (autisti, addetti alle pulizie, corrieri). Il capo della categoria corrispondente è pienamente responsabile del lavoro del dipartimento.

Nelle aziende che hanno una struttura complessa che comprende diversi uffici, personale amministrativo e tecnico, di regola, si forma secondo un unico schema. Il suo lavoro è supervisionato dalle attività del direttore amministrativo. I suoi compiti comprendono la gestione e il coordinamento delle attività della struttura amministrativa nel suo insieme. Il direttore amministrativo è subordinato ai capi dei dipartimenti amministrativi, nonché ai dirigenti delle unità strutturali e degli uffici indipendenti.

Piccole aziende

Personale amministrativo nelle piccole aziende con obiettivi commerciali, di norma, è costituito da un dipendente. La sua posizione è indicata come responsabile dell'ufficio o segretaria. Se questo è assente, alcune funzioni amministrative (ad esempio l'organizzazione di pratiche burocratiche, la gestione dei documenti o l'ordinazione dell'ufficio) sono assegnate a un determinato dipendente junior come onere aggiuntivo.

tradizionalmente, personale amministrativo comprende segretario, assistente dipartimento, assistente personale al capo, capo del dipartimento amministrativo. Inoltre, questo elenco include un responsabile dell'ufficio e un direttore amministrativo. È importante notare che ciò include un numero di dipendenti del personale addetto alla manutenzione (ad esempio, personale amministrativo e tecnico per la sicurezza elettrica). Nei capitoli successivi, sarà opportuno considerare i posti amministrativi più comuni.

Responsabile dell'ufficio

Come si è scoperto, caratterizzante personale amministrativo suddiviso in sfere amministrative e tecniche. Il responsabile dell'ufficio appartiene al primo gruppo. In un altro modo, è chiamato un amministratore o amministratore senior. Il responsabile dell'ufficio riferisce al direttore delle assunzioni o al direttore esecutivo. Nella cerchia dei suoi subordinati ci sono solo dipendenti che supportano il funzionamento della struttura. L'obiettivo principale dell'amministratore senior è garantire l'adeguato funzionamento dell'ufficio e il suo corretto funzionamento. Responsabile ufficio come personale di supporto amministrativo svolge le seguenti funzioni:

• Fornire il controllo sulla disponibilità e il funzionamento delle apparecchiature per ufficio.
• Spese di budget per il supporto dell'ufficio.
• Garantire l'elaborazione tempestiva della corrispondenza sia in arrivo che inviata, la sua consegna in conformità con lo scopo.
• Partecipazione all'inventario dei complessi immobiliari degli uffici.
• Esercizio del controllo sulle scadenze per l'esecuzione dei titoli e la loro esecuzione competente.
• Organizzazione e controllo del lavoro dei lavoratori subordinati, tra cui, di norma, operatori telefonici, segretari, autisti, addetti alle pulizie e guardie di sicurezza.
• Controllo e supporto del file system aziendale.
• Prenotazione biglietti, supporto per il visto e prenotazione camere per dipendenti dell'azienda.

I seguenti requisiti relativi all'esperienza e alle qualifiche sono rilevanti per il responsabile dell'ufficio:

• Istruzione adeguata (secondaria speciale o superiore).
• Conoscenza desiderata di una o più lingue straniere.
• Ottima conoscenza della tecnologia informatica.
• Conoscenza della tecnologia dell'ufficio.
• Esperienza lavorativa in campo amministrativo per almeno un anno.
• Socievolezza, resistenza allo stress, capacità organizzative.

Capo del dipartimento legale

Il capo di questo dipartimento riferisce esclusivamente al direttore generale. I suoi subordinati comprendono tutti i dipendenti dell'ufficio legale. Lo scopo dell'attività del capo è la formazione e l'ulteriore gestione del servizio legale della società. Il dipendente in questione svolge le seguenti funzioni:

• Selezione e perfezionamento professionale dei legali.
• Legalizzazione della struttura organizzativa dell'impresa.
• Formazione di standard aziendali interni.
• Creazione del flusso di lavoro secondo gli standard legali aziendali sviluppati.
• Organizzazione della formazione legale per i dipendenti dell'azienda.
• Competenza legale in progetti di vari documenti legali, la cui preparazione viene effettuata presso l'impresa.
• Organizzazione della preparazione delle conclusioni in conformità con le questioni legali che sorgono nel corso della struttura.
• Rappresentanza degli interessi dell'impresa nelle autorità giudiziarie, nonché delle associazioni pubbliche e statali nello studio delle questioni giuridiche.
• Monitoraggio e adozione di misure per recuperare i debiti conformemente agli accordi precedentemente eseguiti.

Requisiti per uno specialista in termini di qualifiche ed esperienza:

• Educazione legale (preferibilmente superiore).
• Esperienza nella specialità pertinente per più di cinque anni.
• Conoscenza dell'inglese a livello medio.
• Esperienza nella negoziazione e soluzione preventiva delle problematiche.
• Disponibilità per viaggi e viaggi d'affari.
• Conoscenza delle seguenti aree legali: civile, fiscale, amministrativa, societaria, arbitrato e altri rami del diritto.

Personale amministrativo per la sicurezza elettrica

Il personale elettrico che esegue lavori su impianti elettrici è classificato nelle seguenti categorie:

• I lavoratori amministrativi e tecnici sono manager e specialisti che svolgono le funzioni associate all'organizzazione di operazioni e manutenzione, installazione, riparazione e messa in servizio in relazione a installazioni elettriche.
• Dipendenti operativi - personale che fornisce manutenzione e gestione operativa degli impianti elettrici. Ciò include l'ispezione, la preparazione del posto di lavoro, il cambio operativo, l'ammissione e la successiva supervisione dei dipendenti, l'esecuzione del lavoro in conformità con l'operazione corrente.
• Personale addetto alle riparazioni: personale che fornisce servizi di riparazione e manutenzione, messa in servizio, installazione e collaudo delle apparecchiature.
• Personale operativo e di riparazione - personale addetto alle riparazioni appositamente addestrato e addestrato a servire il focus operativo in una determinata quantità di installazioni elettriche assegnate ad esso.

avvocato

Spesso, un avvocato è chiamato un consulente legale in un modo diverso. Riferisce al direttore generale o al capo del dipartimento competente. I subordinati dell'avvocato sono gli impiegati di questo dipartimento. L'obiettivo principale delle sue attività è fornire supporto per il lavoro dell'ufficio legale. I compiti chiave dello specialista sono i seguenti punti:

• Sviluppo di documentazione legale.
• Fornire una guida metodologica per le attività legali dell'azienda.
• Attuazione di misure per rafforzare la disciplina finanziaria, contrattuale e del lavoro.
• Consultazione del personale della struttura in termini di questioni professionali, assistenza nella preparazione della documentazione e atti normativi di un orientamento di proprietà.

Il consulente legale svolge le seguenti funzioni:

• Partecipazione allo sviluppo di documentazione e contratti legali.
• Partecipazione a controversie legali.
• Fornire consulenza ai dipendenti e alla direzione aziendale in conformità con gli aspetti legali.
• Partecipazione alla verifica dell'alfabetizzazione della documentazione, nonché dei contratti da un punto di vista legale.
• Mantenimento del file system dei contratti.
• Fornire assistenza ai dipendenti del dipartimento interessato nello sviluppo di vari tipi di progetti.

dispatcher

Il dispatcher riporta direttamente al responsabile della produzione, ma non ha subordinati. L'obiettivo principale del suo lavoro è la regolazione operativa del processo di produzione e altre attività della struttura. Il dispatcher svolge le seguenti funzioni:

• Monitorare la disponibilità delle scorte necessarie per un processo ininterrotto di produzione delle divisioni aziendali (componenti, materiali, trasporti, attrezzature).
• Organizzazione del controllo operativo sul processo di produzione, consegna del prodotto finito, esecuzione di lavori o servizi secondo il programma del processo di produzione.
• Conduzione di un giornale di spedizione, formazione di rapporti di reporting e altra documentazione tecnica in termini di processo produttivo.

Nel caso di un dispatcher, sono pertinenti i seguenti requisiti in materia di qualifiche ed esperienza:

• La presenza dell'istruzione professionale secondaria.
• Conoscenza nel campo della pianificazione della produzione in azienda.
• Resistenza allo stress, socievolezza.

Segretario generale

In un altro modo, la posizione può essere definita assistente personale o referente di segreteria. Il dipendente riferisce al direttore delle risorse umane o al direttore generale. Non ci sono subordinati del Segretario Generale. L'obiettivo principale del lavoro del referente-segretario è fornire supporto amministrativo di alta qualità alla struttura del direttore. Un assistente personale svolge le seguenti attività:

• Garantire un flusso di lavoro adeguato.
• Organizzazione della giornata del direttore nel piano di lavoro.

L'assistente segretario svolge principalmente le seguenti funzioni:

• Pianificazione per il CEO, organizzazione di incontri d'affari e viaggi di lavoro.
• Modifica, traduzione ed esecuzione di lettere commerciali e documentazione.
• Fornire il controllo della corrispondenza in arrivo e delle telefonate.
• Preparazione ed esecuzione di lettere commerciali, relazioni, altra documentazione.
• Organizzazione dell'interazione tra il direttore e gli altri dipendenti della struttura.
• Controllo di qualità della preparazione, corretta compilazione, successivo coordinamento e approvazione della documentazione presentata per la firma direttamente al direttore dell'organizzazione.
• Organizzazione del lavoro dell'accoglienza del direttore generale.
• Adempimento delle singole istruzioni della testa.
• Accompagnamento della testa in viaggio d'affari.

I requisiti effettivi per esperienza e qualifiche in questo caso sono:

• La presenza dell'istruzione superiore.
• Conoscenza di una lingua straniera (preferibilmente inglese).
• Ottimo uso del PC.
• Alto standard per quanto riguarda l'etichetta aziendale.
• Almeno due anni di esperienza lavorativa.
• Aspetto presentabile, socievolezza.