L'organizzazione di viaggi di lavoro è un elemento importante dell'attività economica di molte imprese nazionali. La necessità della presenza di dipendenti di una particolare organizzazione in filiali o filiali remote può essere associata a eventi di natura molto diversa. Spesso vengono presi accordi di viaggio per eliminare i problemi organizzativi e di produzione, aprire una nuova unità in un'altra città o paese, condurre stage per dipendenti assunti e svolgere anche altre attività lavorative simili.
La consapevolezza è la chiave per l'efficienza dei dipendenti e la tranquillità
Oltre all'aspetto del lavoro, il lavoro del personale distaccato è strettamente correlato alla creazione di contatti con i dipendenti dell'impresa ospitante e alla preparazione di vari tipi di documentazione. L'ultima sfumatura è estremamente significativa, poiché dipende dalla correttezza della compilazione di moduli, domande, ordini e consente se il dipendente distaccato riceverà l'accesso alle strutture necessarie, se adempirà pienamente al suo compito e se riceverà un compenso monetario.
Conoscere quali requisiti sono imposti ai viaggiatori d'affari facilita notevolmente il processo di viaggio per i contabili e coloro che sono coinvolti nella documentazione.
Inoltre, queste informazioni sono necessarie per il dipendente che sta andando in viaggio di lavoro, in quanto gli consente di prepararsi in anticipo per l'adempimento delle sue funzioni e non mettersi nei guai. Infine, il personale dell'azienda ospitante è semplicemente tenuto a conoscere i requisiti per i viaggiatori d'affari. Altrimenti, potrebbero esserci malintesi relativi alla ricerca di parti responsabili.
Chi e in quali condizioni può essere distaccato
Pertanto, un viaggio deve essere considerato il viaggio di un dipendente in un'altra località al fine di adempiere al compito assegnatogli dal datore di lavoro. Allo stesso tempo, il numero di viaggi di lavoro non comprende i viaggi di quei dipendenti le cui attività consistono in un movimento costante o possono essere svolte su strada.
La legislazione, curando il rispetto dei diritti dei cittadini che lavorano, ha stabilito restrizioni sulle categorie di dipendenti che possono essere inviati in viaggio d'affari:
- Donne in gravidanza.
- Donne con bambini di età inferiore a tre anni.
- Le madri con disabilità o quelle i cui figli hanno 3-14 anni possono essere inviate solo con il loro consenso.
- Genitore che alleva in modo indipendente un figlio minore.
Essendo diretto a un'altra impresa, il dipendente si sottopone alla sua routine interna. Se il giorno della partenza o dell'arrivo cade durante le vacanze legali dell'impiegato, viene rilasciato un altro giorno di riposo. È vero, in quei casi in cui il viaggiatore d'affari si reca intenzionalmente in viaggio per un fine settimana o una vacanza, viene risarcito in base al diritto del lavoro.
I viaggi di lavoro all'interno dello stato non devono superare un mese di durata e due mesi al di fuori di esso.
Viaggio di lavoro: scartoffie
Nella contabilità, le spese di viaggio sostenute durante il viaggio sono incluse nell'elenco dei costi di produzione coinvolti nel calcolo dell'imposta sul reddito.
La procedura per organizzare un viaggio prevede i seguenti passaggi:
- Emissione di un ordine per un viaggio d'affari in base a un incarico di lavoro.
- Registrazione di un certificato di viaggio.
- Emissione del certificato di calcolo del pagamento anticipato per il viaggio.
- Emissione di fondi in uscita al dipendente in uscita.
- Registrazione del viaggio in una rivista appositamente designata per questo.
ID di viaggio - Uno dei documenti più importanti per un dipendente che è andato in un'altra città o paese. È contrassegnato alla partenza, all'arrivo del lavoratore distaccato. I marchi sono accompagnati da firme e sigilli di funzionari plenipotenziari dell'impresa di invio e dell'ospite.
Sottigliezze della compensazione finanziaria
Quando un dipendente ritorna, deve riferire per iscritto su come sono stati utilizzati i fondi assegnati a lui, compilando nota spese. Fare un viaggio termina con il calcolo della contabilità con il dipendente. Dopo che i fondi maturati sono stati pagati, questa operazione si riflette nei relativi conti.
Nel caso in cui il pagamento anticipato non sia stato interamente speso dal dipendente, il saldo deve essere restituito alla cassa o al conto di regolamento dell'impresa. Questa è una delle principali responsabilità del dipendente. Insieme a questo, sapendo quali requisiti sono imposti al personale distaccato, il dipendente può richiedere un risarcimento per i fondi personali da lui spesi. È vero, ha bisogno di fornire argomenti che dimostrino la necessità di tali spese, nonché documenti che confermano il fatto che si sono verificati (controllo, dichiarazione).
Quali spese sono compensate
Mentre si trova in un'altra località o paese, il dipendente distaccato riceve il suo solito stipendio, i bonus dovuti a lui e le sovvenzioni, nonché i fondi necessari per un soggiorno confortevole al di fuori del suo solito luogo di residenza.
Le spese di viaggio comprendono le seguenti voci:
- Pagamento del viaggio (interurbano e sul territorio dell'insediamento).
- Il costo degli alloggi in affitto.
- Il cosiddetto giorno per giorno: spese per cibo e altre esigenze del dipendente.
- Costi riconosciuti dal dipendente come necessari e approvati dal suo responsabile.
L'importo massimo ammissibile delle spese di viaggio e l'importo del giorno vengono determinati dal contratto collettivo dell'azienda o dalle normative locali. Poiché il giorno in giorno è in realtà denaro per le esigenze quotidiane del dipendente, viene addebitato anche per i giorni non lavorativi (fine settimana, ferie, tempi di fermo della produzione forzata, ritardi).
Più in dettaglio sull'incarico di lavoro del dipendente distaccato
Questo documento ha una forma unificata, ovvero l'aspetto e il contenuto sono gli stessi per tutte le imprese nel territorio di un determinato stato.
L'incarico di lavoro è redatto dal capo dell'impiegato in viaggio d'affari e approvato dal datore di lavoro. Il documento include i seguenti dati:
- Cognome, nome, patronimico dell'impiegato che parte per un viaggio d'affari per ordine del capo.
- Il nome dell'organizzazione che lo dirige.
- Destinazione del dipendente (nome dell'azienda, città).
- Date di inizio e fine del viaggio.
- Riassunti dei dati sullo stato di avanzamento dell'incarico.
L'incarico ufficiale e l'ordine di viaggio di lavoro elaborati sulla base si trovano presso l'impresa di invio. Insieme ad altri documenti vengono conservati per il periodo stabilito dalla legge.
Quali sono i requisiti per i viaggiatori d'affari
Dato che un viaggio d'affari è il trasferimento dell'autorità a un dipendente per eseguire qualsiasi azione importante per l'azienda, il management deve essere sicuro che il lavoro verrà svolto in modo efficiente e puntuale. Pertanto, i dipendenti più qualificati, esperti e responsabili vengono solitamente inviati a tali viaggi.
Esistono una serie di criteri, studiando quali, il capo decide sulla nomina di un dipendente specifico:
- Età superiore ai 18 anni.
- Buona formazione professionale.
- La disponibilità di una formazione adeguata, confermata dalla certificazione.
- Possesso delle categorie di tolleranza necessarie (quando si lavora con reti elettriche).
- A seconda delle specificità dell'attività economica delle imprese e dello scopo del viaggio di lavoro, al dipendente potrebbe essere richiesto di avere una formazione e certificazione sulla protezione del lavoro.
Se un dipendente è adatto sotto tutti gli aspetti e non vi sono ostacoli giuridicamente legali al suo viaggio di lavoro, il capo lo informa di un viaggio futuro.
Responsabilità di un dipendente distaccato
Ogni azienda ha i propri requisiti che i dipendenti devono rispettare, ma ci sono diversi punti rilevanti per la maggior parte delle organizzazioni:
- Manutenzione corretta, competente e tempestiva della documentazione necessaria.
- Conformità con la routine adottata dall'organizzazione ospitante.
- Realizzazione degli obiettivi formulati nell'incarico.
- Esecuzione coscienziosa dei loro doveri.
- Spesa legittima di fondi anticipati erogati a un dipendente.
- Salvataggio di documenti a conferma dell'attuazione dei costi.
- Segnalazione tempestiva del viaggio dopo il suo completamento (di solito entro tre giorni).
Istruzioni per i dipendenti in viaggio d'affari
Per arrivare all'azienda ricevente, i dipendenti distaccati sono tenuti ad ascoltare il briefing introduttivo, che include le regole di condotta nei negozi, vicino alle attrezzature o in altri luoghi. Questa misura è obbligatoria anche per quei dipendenti che sono stati più volte in questa azienda e che conoscono a memoria tutte le istruzioni.
Il briefing del personale inviato include anche informazioni sugli standard di sicurezza antincendio e di protezione del lavoro.
Contrariamente alle disposizioni generali del briefing introduttivo, l'obiettivo si riferisce direttamente a quei lavori che verranno svolti dal dipendente distaccato in questo momento.
conclusione
L'organizzazione di viaggi di lavoro è un processo responsabile di cui la maggior parte delle imprese, organizzazioni e aziende non può fare a meno. Al fine di raggiungere con successo lo scopo del viaggio, nonché per l'uso più efficiente ed efficace delle risorse, i dipendenti sono tenuti a soddisfare una serie di requisiti, svolgere le proprie mansioni professionali in modo efficiente e conoscere tutte le regole della documentazione.
