La pianificazione dell'approvvigionamento di beni è una delle fasi più importanti nelle attività di qualsiasi istituzione o impresa moderna. È destinato alla formazione di documentazione preparatoria, se necessario, per l'acquisto di un prodotto, ordini di lavoro, servizi. L'area più rilevante per i comuni, le aziende statali. Sono stati sviluppati diversi metodi di pianificazione che sono considerati parte di corsi di formazione specializzati. Naturalmente, i calcoli teorici sono applicabili nella pratica, l'ambito della loro applicazione è estremamente ampio. Ciò è in gran parte dovuto ai requisiti dell'attuale legislazione sulla giustificazione delle acquisizioni di comuni e agenzie governative.
Un inizio senza errori è la chiave del successo
Attualmente è in corso la pianificazione degli appalti conformemente alla legge federale 44. Questo documento ha dichiarato a livello federale quanto sia importante la procedura per l'elaborazione di un piano. I requisiti per la redazione delle acquisizioni sono apparsi per la prima volta nel 2013 e da allora la situazione non è diventata più facile da attuare per le singole istituzioni. Gli standard legali pertinenti ai nostri giorni richiedono che tu pianifichi acquisizioni nel rigoroso rispetto delle leggi, documentando attentamente ogni fase, qualsiasi operazione.
L'organizzazione degli appalti, l'elaborazione di un piano sono compiti che, con l'invariabilità della legge, vengono risolti ai nostri tempi utilizzando metodi più moderni. Ciò consente una maggiore efficienza economica del risultato per aderire agli standard stabiliti. Il sistema di pianificazione degli acquisti è la chiave per un risultato positivo dell'intero evento. Le esigenze sono importanti da analizzare, data la quantità di fondi assegnati all'impresa. Naturalmente, l'opzione migliore è quella di allocare le masse finanziarie negli importi richiesti da un particolare istituto per attuare tutte le transazioni pianificate, ma i vincoli di bilancio raramente consentono di realizzare il 100%.
Fallo bene
Per inciso, la rilevanza e la complessità della questione della pianificazione dei piani di approvvigionamento, la redazione di progetti è già visibile dall'abbondanza di pubblicazioni specializzate che sono state recentemente pubblicate, rivelando vari aspetti sottili e sfumature del problema. Molto è dovuto alla difficile situazione economica nel paese, in base alla quale vengono rafforzati i requisiti di legge, nonché al monitoraggio della loro conformità. C'è un lato positivo: è possibile prevenire efficacemente l'abuso, la componente corruzione e l'inefficiente spreco di risparmi di bilancio.
La pianificazione annuale degli appalti è l'opzione più comune. Non sarà superfluo elaborare piani per un lungo periodo di tempo (piano quinquennale), ma sono formati solo in termini generali. Esistono piani a breve termine (ad esempio, per un mese), ma questi riflettono solo le esigenze attuali dell'impresa. Un piano annuale non è solo un elenco delle acquisizioni necessarie, ma anche un documento che dimostra le prospettive dell'istituzione, la sua strategia di sviluppo e il miglioramento del processo di lavoro. Spesso al piano è allegata una nota esplicativa che giustifica la necessità di ciascuno degli elementi elencati. Ciò aiuta a prevenire il sospetto di abuso e dimostra la necessità di stanziare fondi.
Obiettivi principali: analisi degli esempi di approvvigionamento
Pianificazione, approvvigionamento può essere l'area di responsabilità che l'azienda trascura.In tale situazione, la qualità del servizio fornito a seguito del lavoro dell'istituzione del prodotto sarà piuttosto bassa e i termini saranno prolungati. Se non è stato possibile elaborare correttamente il prezzo del contratto, pianificare l'acquisizione, esiste la possibilità di una spesa inefficiente di fondi, che può essere considerata un reato con le conseguenze che ne conseguono.
La pianificazione degli appalti comunali aiuta a prevenire cancellazioni impreviste. L'iniziatore del blocco delle transazioni può essere l'autorità di controllo, l'appaltatore o l'istituzione stessa, che improvvisamente ha riscontrato un errore e, pertanto, è stata costretta a interrompere urgentemente la cooperazione di comune accordo. Questo porta a perdite temporanee, finanziarie. Un cliente che ha completato in modo errato il processo di approvvigionamento potrebbe essere soggetto a sanzioni. In particolare, dalle leggi esistenti risulta che un funzionario che irresponsabilmente ha erroneamente selezionato il metodo di acquisizione è costretto a rispondere: la pena raggiunge i 50.000 rubli.
Uno per uno
Nelle aziende moderne, la pianificazione degli acquisti viene effettuata attraverso un approccio sistematico al problema utilizzando sistemi elettronici, informatici e software efficaci. Ciò riduce al minimo la probabilità di errore umano. La sequenza delle operazioni è la formazione del piano, il suo coordinamento con le autorità superiori, l'attuazione del piano. Già nella fase preparatoria, è necessario giustificare tutte le operazioni pianificate, verificare il rispetto degli obiettivi fissati per l'istituzione e normalizzare gli appalti. Quest'ultimo comporta il controllo di qualità del prodotto acquistato, il servizio ordinato rispetto ai requisiti attuali, le attese qualità del consumatore. Nella fase del piano, vengono analizzate la quantità richiesta del prodotto e il prezzo marginale al quale può essere acquistato.
La gestione della pianificazione degli appalti comprende l'organizzazione di una discussione pubblica dell'evento. Ciò è particolarmente vero per una serie di transazioni per le quali è prevista la pubblicità nelle leggi. Ci sono eventi tali che è semplicemente impossibile implementare senza una ricerca pubblica preliminare con una valutazione dei risultati. Attualmente, i mezzi e i metodi più moderni di comunicazione, soluzioni tecniche e tecnologie informatiche sono attivamente utilizzati per organizzare un simile passo.
Non c'è fine ai documenti!
La pianificazione per gli appalti statali e municipali comporta la formazione di un programma, un piano di approvvigionamento. Il secondo tipo di documentazione è stato introdotto nel 2016. Il primo è stato praticato prima, la sua forma è rimasta invariata per diversi anni. Il programma è formato per l'anno. Il piano di approvvigionamento è redatto per un periodo medio e comprende tutti i nomi dei prodotti necessari all'istituzione e acquistati dal fornitore. Normalmente, tale documento copre un periodo di tre anni, poiché è per questo periodo che viene formato un bilancio.
La pianificazione degli appalti pubblici è una questione particolarmente difficile. È necessario concentrarsi sulla legge federale adottata nel 2011 con il numero 223. Ha dichiarato la possibilità di elaborare un piano flessibile per un periodo di dodici mesi. Alcuni acquisti non devono essere giustificati. Questo vale per l'elenco che rientra negli standard della seconda parte del quindicesimo articolo della già citata 44a legge federale. I dipendenti del settore pubblico hanno il diritto di adeguare i piani in base alle necessità. Non ci sono limiti di tempo o motivi.
Tutto secondo il piano
L'approvvigionamento nella pianificazione del bilancio in formato grafico comporta l'uso della documentazione sviluppata in un periodo di tre anni e la descrizione delle esigenze di base dell'istituzione come base.Non tutte le persone giuridiche per la prima volta possono formulare con successo un piano di approvvigionamento che può essere tradotto in realtà, pertanto la legge prevede la possibilità di apportare modifiche a quei documenti che sono già pubblicati attraverso un sistema informativo specializzato.
Spesso, è necessario apportare modifiche man mano che vengono scoperti i bisogni di beni che non è stato possibile identificare in precedenza. Attraverso il bilancio elettronico, la pianificazione degli appalti è un processo abbastanza flessibile, è possibile aggiungere nuovi elementi, soprattutto se le opportunità finanziarie per la loro attuazione sono dovute al risparmio nelle gare d'appalto che sono già passate al momento dell'adeguamento. È possibile apportare modifiche quando è stimolato dai risultati della discussione pubblica, se è stato organizzato come conforme ai requisiti delle leggi.
Logistica di approvvigionamento
Per garantire che la pianificazione degli appalti (il bilancio elettronico, condotto attraverso moderni prodotti software, fornisca assistenza significativa agli specialisti) sia il più efficace possibile, organizzare eventi, tenendo conto delle esigenze logistiche. Quando si elabora il piano, è necessario essere guidati dalle esigenze dell'azienda, dai costi associati ai processi di lavoro, dagli spazi di archiviazione disponibili per l'uso. Il ruolo e la quantità di materiale necessario per il processo di produzione, i tempi in cui dovrebbe essere consegnato svolgono un ruolo. Per avere successo, è necessario prendere in considerazione le risorse dei fornitori, la capacità di organizzare la propria produzione di alcuni materiali di consumo applicabili per la fabbricazione del prodotto finale, la fornitura di servizi.
La formazione, tenendo conto dell'intero piano di approvvigionamento specificato nella pianificazione del bilancio in relazione a società statali e private, consente di stabilire un processo di lavoro senza tempi di inattività e perdite finanziarie dovute a eccedenze di acquisizione, danni ai materiali di consumo. Per identificare la quantità di materiale necessaria (vale a dire, questo indicatore è la base per il calcolo della maggior parte degli altri), è necessario padroneggiare diversi metodi di calcolo standard. Per applicarli a una specifica azienda, è necessario prima raccogliere la base di informazioni più completa sull'uso di materie prime simili nell'industria in precedenza.
Quanto serve?
Uno dei metodi di pianificazione degli acquisti è la valutazione del volume di prodotti che devono essere prodotti, in base alle necessità del cliente. Sapendo quanto sia significativa la domanda per il prodotto al momento, si può ragionevolmente calcolare la quantità di materia prima necessaria. Per semplificare gli elenchi dei moduli di calcolo con prodotti, materiali, tenere conto del tempo necessario per fornire diversi articoli, la durata della conservazione. Se alcuni materiali di consumo possono essere realizzati da soli, è necessario calcolare in anticipo quanto sono grandi i costi del tempo.
Conoscendo gli intervalli di tempo, stimano il bisogno grave delle posizioni ricevute dal fornitore, prodotte da sole. Sulla base di ciò, la domanda netta viene determinata analizzando le scorte esistenti, gli ordini effettuati e i volumi di produzione pianificati. Tra gli ordini possono essere quelli che sono stati effettuati in precedenza per la serie precedente di merci. Quando si pianifica un nuovo ciclo di produzione, non è necessario tenerne conto.
Fluttuazioni della domanda
Questo metodo di pianificazione degli acquisti è rilevante quando l'interesse del consumatore può essere descritto da un grafico a onde con elementi ripetitivi. Per ottenere un livellamento, è necessario valutare l'entità del consumo effettivo del prodotto nell'ultimo periodo di tempo, per identificare il rapporto con gli indicatori precedentemente calcolati per esso. Per un nuovo periodo, la previsione è un indicatore calcolato per il periodo di tempo precedente, a cui viene aggiunto il valore correttivo: la quantità di merci moltiplicata per il coefficiente di significatività.
Opzione alternativa
Un altro metodo di pianificazione degli acquisti è deterministico.Ricorrono a questo quando è noto per quanto tempo ci vuole per eseguire un ordine, quanto materiale è necessario per esso, in che ora saranno consegnati i materiali di consumo.
A volte l'approccio stocastico è più applicabile nella pratica. La base per i calcoli sono i metodi di statistica, matematica. Utilizzando formule specializzate, è possibile valutare quali sono le esigenze di un prodotto e, in base a questo piano, acquistare i materiali di consumo.
Utilizzando l'esperienza accumulata dal personale, è possibile implementare un approccio euristico alla pianificazione degli appalti.
C'è un tempo per tutto
Pianificando gli appalti pubblici, il privato comporta la disponibilità della base di informazioni più completa in merito al processo di produzione e al risultato della sua applicazione. È necessario fornire agli analisti l'accesso a informazioni accurate sul movimento di materiali di consumo, componenti, pezzi di ricambio. Dovrebbero esserci dati su tutte le fasi dal momento della ricerca sul mercato degli acquisti al ricevimento degli acquisti presso il magazzino.
Affinché il sistema di approvvigionamento logistico funzioni correttamente, è necessario sapere quali materiali vengono utilizzati nel processo di produzione. La formazione del piano di approvvigionamento comporta l'interazione coordinata di diverse persone impiegate nell'azienda. La pianificazione degli appalti pubblici (e ugualmente nelle società private) costringe a stabilire relazioni reciproche tra diversi dipartimenti, divisioni, filiali di un'entità legale. Solo un'interazione attentamente organizzata ci consente di garantire la correttezza di calcoli, analisi e la scelta a favore del metodo ottimale di formazione degli acquisti. Il lavoro congiunto consente di decidere a favore della migliore politica dei prezzi, concludere un contratto proficuo con il fornitore e tenere traccia della quantità di materie prime in entrata, disponibili e esaurite. La logistica include il controllo sui tempi delle consegne, il posizionamento delle materie prime nei territori di magazzino.
Niente di più
Organizzando la logistica di approvvigionamento, è possibile ottenere un inventario minimo nel magazzino con una fornitura ininterrotta di materiali di consumo per il processo di produzione. Affinché la pianificazione sia efficace, è necessario formulare con precisione quali posizioni particolari sono richieste e fino a che punto, in quale periodo di tempo dovrebbero essere esattamente a disposizione delle officine e quanto sono grandi le possibilità di noti fornitori. I logisti valutano le attuali capacità del magazzino, escogitano modi per organizzare il processo di produzione dei materiali di consumo utilizzando le proprie capacità.
Compriamo saggiamente
In molti modi, la pianificazione degli appalti è strettamente correlata alla scelta di un formato specifico per la cooperazione con i fornitori. Di recente, l'opzione più diffusa è l'esecuzione di un'offerta. È ugualmente applicabile alle imprese statali, alle istituzioni e alla ricerca di un fornitore da parte di un operatore privato. Il concetto di gara è entrato nell'economia per molto tempo. L'organizzazione delle offerte è a carico del cliente, annunciando le condizioni di concorrenza per la fornitura del prodotto, la prestazione di servizi. Come parte dell'asta, coloro che lo desiderano possono partecipare alla competizione per il diritto di concludere un accordo con il cliente a condizioni pre-annunciate. Le regole alle quali sarà subordinata la cooperazione devono essere formulate, pubblicate in anticipo. Per questo, viene compilato un pacchetto completo di documentazione di gara, che indica i termini di tutte le fasi del lavoro reciproco. Sono elencati i nomi di prodotti, servizi, prezzi adatti al cliente.
La gara d'appalto classica è una procedura che coinvolge numerosi concorrenti. Vincere il diritto di concludere un contratto non è facile, ma il processo in sé è conveniente, equo. La sua organizzazione è assegnata ai responsabili dell'azienda, in qualità di cliente. La società raccoglie una commissione di approvvigionamento, la cui composizione è approvata dal personale comandante.Questi specialisti preparano un pacchetto di documenti, redigono tutto il necessario per stabilire le condizioni per la visione pubblica. È necessario ricordare gli attuali atti normativi e legali che disciplinano le offerte e le aste.
Con attenzione e accuratamente
Tutte le offerte presentate entro un periodo di tempo limitato devono essere analizzate dai partecipanti alla commissione di approvvigionamento. Per ciascuna delle opzioni, viene formulata una decisione generale: accettare la proposta, nominare una persona potenziale come appaltatore o rifiutare l'opzione. Determinando a favore di un risultato specifico, è necessario verificare le condizioni della competizione, analizzare le caratteristiche di tutte le proposte ricevute. Il risultato ideale della procedura è un accordo al prezzo più basso possibile, soggetto a tutti i requisiti e le condizioni del cliente. Imparzialità, apertura, trasparenza sono i principali vantaggi di tale procedura.
Nel formulare i requisiti per gli artisti, si deve essere guidati non solo dai propri interessi, ma anche dalle offerte di mercato nella media. Se il cliente stabilisce condizioni deliberatamente sfavorevoli, non c'è quasi nessuno che voglia iscriversi a tale cooperazione; a seguito dell'offerta, non verrà visualizzata una singola domanda. Per non trovarsi in una situazione così spiacevole, con conseguenti interruzioni nei tempi di consegna, è necessario formulare proposte adeguate. Uno dei modi in cui è stato fatto ricorso sempre più di recente è la definizione delle condizioni il più possibile possibili per il cliente. Ogni potenziale appaltatore offre le proprie opzioni, corrispondenti nel prezzo o più convenienti, e sulla base di un'analisi di tutte le domande ricevute, è possibile scegliere il modo più efficace di cooperazione.
Come spendere?
Quando si pianificano gli acquisti sotto forma di offerta, è innanzitutto necessario analizzare le offerte di prezzo del mercato, compilare una base di quotazione riepilogativa, confrontare i diversi fornitori e quindi procedere direttamente all'organizzazione dell'offerta. Nella documentazione di accompagnamento indicare i requisiti per il prezzo del contratto, i tempi della sua esecuzione, il livello di qualificazione e la qualità del prodotto. Ciascuno dei partecipanti che segue i risultati dell'offerta riceve un numero individuale, il primo è destinato al vincitore. Se uno rifiuta di concludere un accordo, il secondo nell'elenco e così via avrà la priorità. Nel corso della gara è vietato contattare i membri della commissione e i rappresentanti dei potenziali contraenti interessati.