Le lettere di vettura sono presentate dalla documentazione contabile principale, che deve essere compilata da ciascun imprenditore o dirigente aziendale, se le attività dell'azienda sono legate all'uso delle automobili. Se la società è il proprietario dell'auto, sono le lettere di vettura che confermano la possibilità di utilizzare il veicolo nel processo di fare affari. Se l'auto appartiene al dipendente, i fogli consentono di determinare l'importo ottimale del risarcimento per l'utilizzo dell'auto a scopi ufficiali. Compilare la lettera di vettura è un processo importante, poiché durante la procedura non è possibile commettere gravi errori. Il processo viene eseguito da funzionari dell'azienda.
Il concetto e la necessità di lettere di vettura
Sono i documenti principali che confermano l'uso della macchina per l'azienda. Contengono informazioni importanti sul veicolo diretto, sull'autista e sull'azienda. Questi documenti possono essere controllati dall'ispettorato del lavoro, dagli ispettori fiscali o dalla polizia stradale, pertanto i funzionari dell'azienda devono tenere conto delle regole per la compilazione dei fogli di viaggio. Aiuteranno a evitare varie violazioni ed errori.
Se gli ispettori trovano informazioni inesatte ed errori, questo diventerà la base per l'imposizione di multe di grandi dimensioni.
Perché usato
La compilazione della lettera di vettura viene effettuata da ciascuna organizzazione, che in un modo o nell'altro è associata alla necessità di utilizzare veicoli. Utilizzando questo documento, è possibile raggiungere diversi obiettivi contemporaneamente, tra cui:
- il movimento della vettura viene monitorato durante la giornata lavorativa;
- sulla base di questo documento, viene calcolato lo stipendio del conducente;
- importo fisso di denaro speso per carburante e lubrificanti;
- l'ammortamento è calcolato correttamente sulla proprietà utilizzata;
- le spese totali per l'auto sono prese in considerazione.
Inoltre, l'autista ha bisogno della lettera di vettura per la presentazione all'ufficiale di polizia stradale, poiché è lui che conferma la legalità del trasporto di merci o passeggeri. Agisce come prova del fatto che il veicolo è in condizioni ottimali e che un determinato cittadino è il conducente ufficiale. Se durante il controllo vengono rilevati errori nel documento o viene rilevata l'assenza di una lettera di vettura, il conducente sarà ritenuto responsabile in base all'art. 12.13 Codice amministrativo.
Caratteristiche del documento
La compilazione della lettera di vettura è considerata un processo abbastanza semplice. Ogni azienda sceglie autonomamente se utilizzare un singolo modulo o se verrà sviluppata una forma unica di questo documento, che è racchiusa nella documentazione normativa interna dell'organizzazione.
Se la società è specializzata nel trasporto di persone o merci, la procedura di contabilità automobilistica deve essere eseguita solo su un modulo di foglio appositamente approvato. Chi dovrebbe impartire indicazioni ai conducenti? Il processo viene eseguito esclusivamente dal datore di lavoro che prepara e compila questo documento. Di solito, il direttore dell'azienda emette un ordine con il quale nomina il responsabile. È questo dipendente dell'azienda che è coinvolto nella creazione, compilazione e trasferimento di volantini ai conducenti.
Le caratteristiche della compilazione di un documento includono:
- un foglio è scritto esclusivamente quando si utilizza l'auto per scopi commerciali;
- non importa per quale motivo il proprietario dell'azienda utilizzi un determinato veicolo, quindi l'auto può essere posseduta dalla società in base alla proprietà o noleggiata;
- il periodo di validità massima di un documento è di 30 giorni;
- è consentito scriverlo per un giorno o anche per un viaggio.
Secondo le nuove norme in vigore nel 2018, è consentito estendere la validità del foglio.
Tipi di documenti
Le regole per la compilazione delle lettere di vettura possono variare leggermente a seconda della varietà di questo documento. Ogni tipo di veicolo utilizza il proprio tipo di volantino. Pertanto, ci sono lettere di vettura per i seguenti veicoli:
- camion;
- autovetture;
- trasporto speciale;
- taxi, che può essere un'auto o un camion;
- autobus che possono essere destinati al traffico pubblico di passeggeri o ad altri scopi.
Per ogni veicolo, viene utilizzata la forma corrispondente. Se l'organizzazione è impegnata in modo indipendente nello sviluppo della documentazione, il modulo selezionato viene fissato in un giornale speciale.
Le sfumature del riempimento
La procedura per compilare la lettera di vettura è determinata individualmente in ciascuna società. Molto spesso, vengono utilizzate le seguenti regole e funzionalità:
- un committente è nominato per ordine del capo della società, che redige i fogli di viaggio per ogni auto utilizzata dai dipendenti nel processo di adempimento delle mansioni lavorative;
- se la società è piccola, la documentazione viene spesso compilata dal conducente diretto dell'auto, ma inserisce le informazioni solo in una parte del modulo, che si riferisce al chilometraggio dell'auto, per il quale vengono presi in considerazione gli indicatori del contachilometri;
- è consentito inserire informazioni per utilizzare un programma speciale con il quale sono nascoste le parti extra del documento;
- Prima di inviare l'auto su un volo, il dipendente responsabile dell'azienda deve assicurarsi che il veicolo sia in condizioni ottimali;
- prima del volo, anche i conducenti devono sottoporsi a una visita medica per confermare che i cittadini possono guidare.
Dopo il volo, il foglio viene trasferito nuovamente al dispatcher. Non appena il documento scade, viene trasferito per l'archiviazione nell'archivio dell'azienda per 5 anni. Per errori e violazione della responsabilità sono i leader dell'organizzazione.
Di seguito è riportato un esempio di compilazione di una lettera di vettura del veicolo.
Quali informazioni sono incluse?
La compilazione della lettera di vettura di un'automobile o di un camion deve essere effettuata da un dipendente autorizzato dell'azienda. Deve prima capire le regole di questo processo. I dettagli obbligatori durante la compilazione della lettera di vettura sono presentati con le seguenti informazioni:
- nome del documento;
- il suo numero;
- periodo di validità;
- informazioni sul proprietario dell'auto;
- tipo e marca della macchina;
- numeri di immatricolazione delle auto;
- indicatori del contachilometri e vengono rimossi quando l'automobile lascia l'azienda, nonché durante l'invio del veicolo al garage;
- orario esatto di partenza e di arrivo;
- informazioni sul dipendente responsabile dell'azienda, che mette la macchina in linea e compila una lettera di vettura;
- informazioni sul conducente;
- ora e data del superamento dell'esame medico dell'autista;
- informazioni sull'ufficiale medico che conduce l'esame;
- un segno sull'ora e la data dell'ispezione tecnica della vettura e la procedura può essere eseguita direttamente nell'organizzazione, se sono presenti le attrezzature necessarie e gli specialisti pertinenti;
- informazioni sui meccanici che hanno eseguito l'ispezione.
È consentito inserire altre informazioni nel documento. Ciò è possibile se l'organizzazione utilizza la propria lettera di vettura.
Quali informazioni sono facoltative?
La procedura per compilare la lettera di vettura può variare leggermente da società a società. Sono presi in considerazione i seguenti punti:
- Non richiede la presenza sul foglio di stampa dell'azienda con i dettagli;
- in particolare si dovrebbe prestare molta attenzione allo studio delle condizioni tecniche della vettura;
- la forma unica di questo documento è stata abolita dalla legge;
- non è necessario indicare il percorso nel testo, poiché sono richiesti solo i dati presentati dal contachilometri.
In pratica, la polizia stradale o i dipendenti di altri organi di ispezione spesso credono che la mancanza di informazioni sul percorso sia una grave violazione, quindi i conducenti e i proprietari delle compagnie sono ritenuti responsabili. In questo caso, devi andare in tribunale per contestare multe elevate. Per evitare tali spiacevoli situazioni, si consiglia di annotare direttamente nel testo del documento quale sia il punto finale del percorso.
Le sfumature dell'uso del documento
Riempire la lettera di vettura di un camion o altro trasporto è un processo obbligatorio per qualsiasi azienda che utilizza macchine diverse per le attività lavorative. L'uso di questo documento ha le seguenti caratteristiche:
- Il modulo 4-C si applica se per calcolare i salari del conducente vengono utilizzati gli indicatori di lavoro a cottimo;
- se vengono utilizzati salari basati sul tempo, viene creata una lettera di vettura in forma 4-P;
- oltre a questo documento, i conducenti devono avere la documentazione di accompagnamento fornita dalla polizza di carico per le merci trasportate;
- un documento è redatto esclusivamente da una persona responsabile che lavora su un turno specifico;
- il documento deve essere contrassegnato da un meccanico che verifica le condizioni tecniche della macchina, da un operatore medico che effettua una visita medica, da un dispatcher che invia un'auto su un volo e dall'autista diretto.
Ogni lettera di vettura dovrebbe essere disponibile in ogni azienda nella quantità ottimale.
Periodo di conservazione del documento
Le aziende devono conservare i loro fogli di viaggio per almeno 5 anni, come prescritto dall'Ordine del Ministero dei trasporti n. 152 e dalla Legge federale n. 402.
Se durante la compilazione della lettera di vettura vengono commessi gravi errori o violazioni, il documento viene invalidato, pertanto non può essere utilizzato per nessuno scopo. La responsabilità di tali errori spetta ai funzionari che compilano la documentazione, nonché al direttore diretto dell'azienda.
Come sviluppare la tua forma?
Non tutte le aziende preferiscono utilizzare moduli uniformi, quindi preferiscono sviluppare le proprie forme del documento. Per questo, è consentito utilizzare qualsiasi struttura, nonché includere diversi punti nel documento.
Ma quando si forma un nuovo modulo, si tiene conto del fatto che i dettagli obbligatori dovrebbero essere inclusi nel testo. Senza di essi, la lettera di vettura è facilmente riconosciuta come non valida, pertanto non sarà possibile utilizzarla per nessuno scopo.
Dopo aver sviluppato il modulo, è necessario trasferire il campione al servizio fiscale federale nel luogo di registrazione. In questo caso, è possibile evitare in futuro problemi con l'assegnazione delle spese sulle lettere di vettura ai costi della società.
Responsabilità per l'assenza di un documento
Se il conducente si muove lungo le strade senza l'insieme necessario di documenti, che include la lettera di vettura, si tratta di una violazione significativa. È portato alla responsabilità amministrativa dalla polizia stradale, quindi dovrà pagare una multa di 500 rubli.
Le persone giuridiche con tali violazioni devono pagare una multa per un importo di 100 mila rubli. Le stesse sanzioni si applicano alle imprese che trasportano persone o merci mediante trasporto elettrico.
Altre caratteristiche
Quando si compila la lettera di vettura di un autobus o altro trasporto, vengono prese in considerazione altre sfumature:
- non è necessario redigere una lettera di vettura se viene utilizzata un'auto noleggiata, ma con il suo aiuto è possibile prendere in considerazione i costi del carburante e dei lubrificanti nelle spese dell'azienda;
- viene redatto un volantino per un viaggio, ma il suo periodo di validità può variare da 1 a 30 giorni;
- non è consentito compilare parzialmente la documentazione, altrimenti tale documento sarà dichiarato non valido.
La persona responsabile designata come dispatcher deve prima seguire corsi speciali che gli consentano di comprendere le regole per la compilazione della documentazione di base che deve avere ogni conducente dell'azienda. Inoltre, il conducente deve disporre di un certificato di visita medica prima del volo.
conclusione
Le lettere di vettura sono documenti importanti in qualsiasi azienda specializzata nel trasporto di merci o persone. Sono compilati da dipendenti speciali dell'azienda nominati per posta emettendo un ordine dalla direzione dell'organizzazione.
Ogni azienda può sviluppare la propria forma di documentazione, ma nel modulo devono essere presenti alcuni dettagli obbligatori. Se vengono rilevati errori o violazioni, il foglio sarà considerato non valido o nullo.