Ogni azienda in procinto di funzionare è costretta a preparare un numero enorme di documenti. Si riferiscono al regime fiscale selezionato, ai dipendenti o alla cooperazione con i principali appaltatori. Affinché ogni dipendente dell'impresa possa trovare la documentazione necessaria, richiede uno stoccaggio competente e strutturato. Molti documenti devono essere presenti nell'azienda da oltre 75 anni, poiché contengono informazioni sui dipendenti dell'azienda. Pertanto, è richiesta l'archiviazione competente dei documenti nell'organizzazione. Se la società è grande, è consigliabile creare il proprio archivio completo. Ma nelle piccole organizzazioni, i documenti vengono semplicemente archiviati in un armadio separato.
Regole di archiviazione
L'archiviazione dei documenti è un processo obbligatorio per ciascuna società, che è indicato nelle disposizioni della legge federale n. 125. Nelle piccole aziende, tutte le azioni necessarie sono eseguite dal segretario, ma nelle grandi organizzazioni un dipendente separato è impegnato nell'archiviazione.
Il dipendente nominato deve conoscere i requisiti di legge relativi all'archiviazione dei documenti del personale nell'organizzazione e deve anche comprendere i periodi di conservazione di vari documenti. Per questo, vengono avviati documenti separati per documenti diversi. La documentazione relativa al personale dell'azienda deve essere conservata per almeno 50 anni se i documenti sono stati creati dopo il 2003 e se l'organizzazione dispone di documenti formati prima del 2003, devono essere conservati per 75 anni.
Le sfumature della creazione di un archivio
Nelle grandi aziende, nel corso degli affari viene generato un numero enorme di documenti, quindi vengono archiviati in una stanza separata chiamata archivio. È rappresentato da un'unità strutturale separata e durante la sua creazione viene emanato un Regolamento speciale dal management, che è l'atto normativo locale della società.
È nel presente regolamento che vengono fornite le regole di base per l'archiviazione dei documenti nell'organizzazione, nonché la responsabilità dei funzionari coinvolti in questo processo per le varie violazioni rilevate.
Regole di processo
Durante l'archiviazione dei documenti nell'organizzazione, il dipendente responsabile designato deve tenere conto delle seguenti regole:
- la documentazione viene trasferita all'archivio solo tramite inventario;
- se i documenti vengono archiviati nel lavoro di qualsiasi dipendente, è importante tenere conto dei requisiti delle linee guida speciali in modo che in futuro sia facile trovare il documento giusto;
- ciascun dipartimento dell'azienda deve trasferire i documenti per l'archiviazione alla persona responsabile entro i termini stabiliti dalla legge;
- se per vari motivi viene violato il programma, in base al quale viene trasferita all'archivio una documentazione diversa, il funzionario deve informare il responsabile dell'azienda in merito a tale circostanza.
L'alfabetizzazione nella compilazione dell'archivio dipende dalla correttezza di questo processo.
Obiettivo del processo
L'archiviazione dei documenti nell'organizzazione è necessaria per ottimizzare tutta la documentazione, nonché per la sua conservazione competente. Se esiste un archivio ben strutturato, qualsiasi dipendente dell'azienda, se necessario, sarà in grado di trovare documenti diversi relativi al personale, ordini diversi o controparti.
Sempre più le aziende passano alla gestione elettronica dei documenti, quindi tutti i documenti vengono archiviati in un computer, per il quale viene formata una versione elettronica dell'archivio.Ciò tiene conto del fatto che i documenti hanno valore legale solo se esiste un formato cartaceo, pertanto la conservazione elettronica dei documenti funge solo da aggiunta all'archivio standard.
Procedura di archiviazione
La procedura per l'archiviazione dei documenti è la stessa per tutte le aziende, ma ogni organizzazione può apportare le proprie modifiche. La procedura standard è suddivisa nei seguenti passaggi:
- Inizialmente, vengono evidenziate le caratteristiche dei documenti che sono preparati per la trasmissione all'archivio;
- se necessario, vengono eseguite ulteriori azioni, tra cui la pinzatura dei documenti o l'aggiunta di varie aggiunte;
- i documenti vengono adattati, il che consente in futuro di trovare facilmente i documenti necessari nella massa totale della documentazione;
- i documenti non necessari vengono distrutti legalmente, in quanto non rappresentano alcun valore per il funzionamento dell'impresa;
- i documenti vengono sistematizzati, dopo di che vengono cuciti in base al loro tipo;
- i documenti sono suddivisi nei seguenti tipi: contabilità, personale o direzione;
- se è impossibile classificare qualsiasi documento come i tipi sopra indicati, vengono combinati e inseriti in un caso separato;
- ogni sigillo è apposto con il sigillo dell'organizzazione, così come la firma del dipendente autorizzato;
- viene creato un inventario per ogni caso contenente informazioni su quali documenti si trovano in una determinata cartella;
- vengono realizzati cataloghi di casi ordinati per tipo;
- tutti i casi correttamente preparati vengono inviati per l'archiviazione all'archivio, che di solito viene presentato come una stanza separata, in cui sono presenti numerosi rack convenienti.
La procedura viene eseguita solo da una persona autorizzata, dotata dell'autorità necessaria dal capo dell'organizzazione. In caso di violazione delle regole per l'archiviazione dei documenti o la perdita totale della documentazione, questo particolare dipendente dell'azienda è responsabile delle violazioni identificate.
Caratteristiche della raccolta della nomenclatura
Se la società ha davvero molti documenti, quindi quando si archiviano i documenti nell'organizzazione, viene compilata una nomenclatura dei casi. Con il suo aiuto in futuro sarà possibile trovare facilmente la cosa giusta tra le numerose cartelle.
Quando si compila l'elenco dei casi, devono essere indicate le seguenti informazioni:
- l'indice del caso specifico, rappresentato dal numero condizionale assegnato, la prima parte di questo numero è il codice dipartimento da cui sono stati ricevuti i documenti;
- nome del caso;
- numero di documenti archiviati nella cartella;
- il periodo durante il quale tali documenti dovrebbero essere archiviati sulla base di requisiti legislativi;
- note diverse lasciate dal responsabile, ad esempio, è possibile indicare che un caso particolare ha una versione elettronica aggiuntiva.
Nelle piccole organizzazioni, dove non vengono trasferiti annualmente troppi documenti nell'archivio, la nomenclatura dei casi potrebbe non essere compilata.
Regole per la pubblicazione del "Regolamento sull'archivio"
Nelle grandi aziende, l'archivio è presentato in una stanza separata, in cui per un lungo periodo di tempo viene archiviato un numero enorme di file e documenti. Allo stesso tempo, l'organizzazione impiega uno specialista impegnato esclusivamente nell'archiviazione di documenti. Affinché il suo lavoro sia chiaramente regolato, i dirigenti dell'azienda pubblicano e consolidano spesso uno speciale "Regolamento sull'archivio". Le regole per il suo utilizzo includono:
- è indicato quale tipo di lavoro dovrebbe essere svolto dalla persona responsabile;
- vengono fornite le regole per il trasferimento di documenti da diversi dipartimenti all'archivio;
- elenca le regole per la registrazione dell'inventario e della nomenclatura dei casi;
- vengono inserite le informazioni sulla corretta preparazione dei documenti che vengono trasferiti nell'archivio;
- si indica che il dipendente designato dovrebbe essere coinvolto nella riconciliazione della composizione dei documenti e della loro esecuzione.
Se il dipendente dell'archivio determina la presenza di violazioni nella documentazione, i documenti vengono inviati per la revisione al reparto appropriato dell'azienda. Se non ci sono errori o carenze, i fogli vengono accettati per la cucitura. Se le informazioni sono difficili da leggere, viene creata una copia del documento.
Requisiti di archivio
Ogni azienda dovrebbe tenere conto dei requisiti di base per la corretta archiviazione dei documenti nell'organizzazione. La tenuta dei registri dovrebbe essere soggetta alle condizioni di base della legge. Nelle grandi aziende, l'archivio è rappresentato da una stanza separata, che deve essere protetta dai dipendenti dell'azienda o da persone non autorizzate. Pertanto, durante la creazione di questa unità, vengono presi in considerazione i seguenti requisiti:
- i locali devono essere isolati da altri dipartimenti e uffici;
- stabilisce un allarme antincendio e antifurto;
- la dimensione di questa stanza dipende da quanti documenti vengono trasferiti nell'archivio ogni anno;
- speciali rack lunghi sono installati nella stanza ed è consigliabile scegliere strutture metalliche;
- tra i rack c'è una distanza che non può essere inferiore a 75 cm;
- la lunghezza dei ripiani può essere diversa e dipende dall'altezza dei soffitti;
- Inoltre, nella stanza sono installate casseforti speciali, in cui si trovano i documenti più preziosi e importanti.
In ogni azienda, l'area dei locali selezionati può essere completamente diversa, poiché vengono presi in considerazione vari fattori.
Come vengono preparate le cose correttamente?
L'archiviazione dei documenti contabili è consentita solo dopo la preparazione preliminare competente di questa documentazione. Pertanto, prima di inviare questo o quel documento all'archivio, è necessario eseguire le seguenti operazioni:
- inizialmente, la persona responsabile deve assicurarsi che la documentazione effettivamente trasferita non sia richiesta nel processo di conduzione delle attività correnti dell'azienda;
- viene fatta una descrizione dei documenti e del caso diretto;
- viene effettuato un esame per accertare che la documentazione e i casi siano veramente preziosi, pertanto devono essere conservati in azienda per un certo periodo di tempo;
- se necessario, i documenti vengono archiviati, copiati o adattati e solo successivamente trasferiti nell'archivio.
Gli ordini relativi a dipendenti assunti e con periodi di conservazione diversi devono essere disposti per casi diversi, poiché se vengono mescolati, potrebbe esserci confusione durante la distruzione di determinati documenti.
Le sfumature di lavorare con le query
L'archiviazione dei documenti del personale e di altri documenti che si formano durante il lavoro dell'organizzazione viene effettuata da un dipendente responsabile che riceve un determinato stipendio per le sue attività. Se il responsabile o altri dipendenti dell'azienda devono studiare tutti i documenti disponibili nell'archivio, devono presentare una richiesta speciale alla persona designata.
Le informazioni dall'archivio vengono fornite sotto forma di un certificato di archivio, copia o estratto. Il certificato è presentato da un documento che include informazioni di archivio sull'argomento richiesto.
Una copia archiviata è rappresentata riproducendo testo o un'immagine da un documento archiviato nell'archivio. Inoltre, fornisce dati di ricerca.
Un estratto testuale riproduce solo una certa parte della documentazione. Per fare ciò, il dipendente che effettua la richiesta deve indicare su quali particolari informazioni sul problema sono richieste.
conclusione
Molti documenti creati durante il lavoro dell'azienda devono essere conservati per un lungo periodo di tempo. Per creare condizioni ottimali, viene creato un archivio in azienda, presentato da un'unità strutturale separata. Inoltre, viene nominata una persona responsabile che è responsabile dell'accettazione della documentazione nell'archivio. Lo stesso specialista risponde alle richieste di altri dipendenti e manager.
Durante l'archiviazione della documentazione, è necessario tenere conto di alcune regole e requisiti che consentono di strutturare correttamente la carta e di fornire loro le condizioni ideali di conservazione.