Per mantenere relazioni commerciali e partnership reciprocamente vantaggiose con altre imprese, le organizzazioni devono allocare fondi dal proprio budget per le spese di ospitalità. Cosa si applica a loro? Nella legislazione fiscale della Federazione Russa, questo tipo di costo è attribuito ai costi associati al processo di produzione e vendita. L'articolo fornisce esempi di spese di ospitalità. Cosa si applica a loro e come redigere correttamente questi costi nella contabilità?
Qual è la caratteristica dell'ospitalità
Non è un caso che questa voce di spesa sia considerata una delle più controverse. Il fatto è che i contribuenti, cioè i proprietari di imprese, stanno cercando di spendere vari costi con qualsiasi mezzo (a volte non del tutto legale), trasferendoli come spese di ospitalità. Cosa si applica a loro?
Innanzitutto, vale la pena notare che tali fondi non appartengono alla categoria di spese normalizzate ai fini dell'imposta sugli utili. Questo è il denaro speso dal budget aziendale per l'organizzazione di eventi ufficiali. Tuttavia, sotto forma di spese di ospitalità, le finanze per l'intrattenimento, lo sport, la ricreazione, i servizi medici, ecc. Sono talvolta inviate illegalmente.In questo caso, l'ispettorato fiscale, sospettando l'occultamento degli utili, nominerà un controllo approfondito della composizione di ogni appropriazione indebita di un'entità giuridica.
Ad oggi, la pratica giudiziaria è già stata integrata da un numero significativo di controversie tra ispettorati fiscali e contribuenti. La decisione del tribunale ha inserito più di un punto nei casi relativi al chiarimento delle voci di costo dell'impresa. Quindi, quali spese non sono rappresentative? Proviamo a capire in quali casi l'imprenditore dovrà difendere la sua posizione davanti all'ispettore, dimostrando il contrario.
Cosa dice la legge
Il codice fiscale contiene una definizione di questo termine e indica il contenuto delle spese di ospitalità. Cosa si applica a loro? L'articolo 264 del codice fiscale della Federazione Russa stabilisce che la categoria di questi costi comprende tutte le risorse finanziarie a carico del bilancio dell'istituzione speso per l'organizzazione di un ricevimento ufficiale, nonché per la manutenzione:
- persone che rappresentano altre organizzazioni, se si svolgono negoziati con loro allo scopo di approvare un piano di cooperazione o sviluppare partenariati esistenti reciprocamente vantaggiosi;
- membri dell'impresa contribuente che sono arrivati alla riunione dell'organo di governo.
Il Ministero delle finanze della Federazione Russa ha chiarito questo. L'Ufficio determina i costi delle negoziazioni con persone che sono potenziali clienti. Ma per quanto riguarda le spese di ospitalità e come organizzarle correttamente? Una condizione importante: i negoziati dovrebbero essere di natura ufficiale e perseguire l'obiettivo di sviluppare una cooperazione reciprocamente vantaggiosa. Allo stesso tempo, il Ministero delle finanze non ritiene appropriato includere nelle spese di ospitalità i fondi spesi per le trattative con i dipendenti delle proprie filiali e dipartimenti. Il tribunale non supporta questa posizione, sulla base di precedenti esistenti.
Inoltre, non dobbiamo dimenticare che i fondi spesi per l'organizzazione di eventi aziendali per subordinati non sono rappresentativi. Un'eccezione è un evento collettivo a cui sono invitati clienti, partner commerciali, rappresentanti di altre società e solo se questo evento non è di natura divertente.
Devo pagare l'imposta sul reddito
La questione dell'ospitalità è una questione importante perché questi costi finanziari devono essere inclusi nel calcolo delle imposte sul reddito. La caratteristica principale di questo articolo sui rifiuti è che i fondi assegnati possono teoricamente essere utilizzati da un'impresa che lavora su un sistema fiscale comune al fine di ridurre l'onere fiscale. Inoltre, l'art. 264 del codice fiscale della Federazione Russa stabilisce restrizioni relative alla loro applicazione per gli scopi indicati: le spese di rappresentanza non possono superare il 4% dell'importo delle spese assegnate per la retribuzione del lavoro nello stesso periodo fiscale.
L'elenco dei costi considerati costi del processo di produzione è tuttavia esaustivo, così come le opzioni per la contabilizzazione delle spese di ospitalità. Per un calcolo accurato degli utili imponibili, tutte le spese devono essere giustificate, documentate e conformi ai parametri prescritti dall'art. 252 del codice fiscale della Federazione Russa.
L'assegnazione degli importi spesi per l'organizzazione di eventi ufficiali alla base imponibile dell'impresa prima della detrazione dell'IVA richiede il rispetto di una serie di condizioni. Prima di tutto, dovrebbe esserci un segno di fattibilità economica delle spese di ospitalità. Cosa si applica a lui? Conti, assegni, ricevute, come conferma dell'appropriazione indebita dell'obiettivo, sono presi in considerazione ai fini della determinazione dell'IVA. Inoltre, questa disposizione implica che i costi di ospitalità sono sostenuti per stringere nuove relazioni commerciali o mantenere partnership tra la società dei contribuenti e i suoi partner.
Il costo dei ricevimenti formali
Le spese rappresentative comprendono le spese per l'organizzazione di riunioni di rappresentanti di diverse società. Ciò include anche i costi di fornitura di colazione, pranzo o cena per uomini d'affari e un intermediario che partecipa alle negoziazioni di una società di contribuenti.
La legislazione fiscale non stabilisce restrizioni fondamentali alla scelta del luogo e del tempo per una riunione ufficiale. Di conseguenza, la legge non proibisce un evento durante la settimana, il fine settimana o le vacanze, al mattino o alla sera. La reception può essere organizzata sia in ufficio che nel centro business, ristorante. La cosa più importante è l'osservanza di tutte le formalità e il dominio ufficiale della riunione, che deve essere documentato.
Quali spese non riguardano le spese di ospitalità? Questa categoria non comprende i fondi destinati all'organizzazione del tempo libero degli ospiti, concerti di intrattenimento, celebrazioni, prevenzione o cura delle malattie. Ecco perché è consigliabile rifiutare ricevimenti in luoghi divertenti come un teatro, un club di biliardo e bowling, una sauna, pub e sanatori medici e preventivi, soprattutto se non forniscono servizi di ristorazione.
Nonostante tutto, molti sono stati in grado di dimostrare la validità dei soldi spesi e designarli come ospitalità. Cosa si applica a loro? Un'eccezione alla regola può essere considerata la dotazione finanziaria destinata all'organizzazione di un evento ufficiale, anche se l'accoglienza si è svolta in un luogo che chiaramente non favorisce i negoziati commerciali. Quindi la principale giustificazione del contribuente dovrebbe essere i documenti giustificativi che possono dimostrare la natura formale dell'evento e la fattibilità economica delle finanze spese.
Un esempio lampante è una delle decisioni del FAS MO del 3 settembre 2013, in cui i costi di organizzazione di una riunione tecnica su una nave con la partecipazione di delegati stranieri sono stati considerati ragionevoli e la contabilità delle spese di ospitalità è stata considerata legittima. Ciò che li riguarda è difficile rispondere in modo inequivocabile. Ma allo stesso tempo, puoi facilmente nominare i costi che non possono essere inclusi in questa categoria di rifiuti:
- decorazioni e decorazioni festive della sala;
- acquisto di premi e diplomi da presentare ai partecipanti ad eventi competitivi, inclusi rappresentanti di altre organizzazioni, clienti;
- souvenir e regali che vengono presentati ai partner nel quadro di negoziati ufficiali;
- organizzazione del tempo libero, intrattenimento, non collegata alla parte ufficiale dell'incontro d'affari, trattative, visita.
Altre spese per importanti ricevimenti
In questo caso, intendiamo garantire la consegna dei partecipanti a un evento ufficiale nella sede e viceversa. Data la posizione del Ministero delle finanze, questa categoria non include i costi per l'acquisto di biglietti per il trasporto ferroviario e collegamenti aerei da altre regioni o paesi, nonché le finanze che erano necessarie per trasportare gli ospiti al luogo di soggiorno temporaneo dall'aeroporto, dalla stazione ferroviaria, dal collocarli in un hotel, dal rilascio dei visti . Gli articoli specifici di rifiuti dell'organizzazione non sono considerati ufficiali.
Le spese di rappresentanza (che si applicano anche a loro, è stato notato sopra) possono essere considerate rifiuti per l'acquisto di alimenti destinati alla preparazione di piatti per colazione, pranzo o cena. Per le riunioni ufficiali, è anche consentito l'acquisto di bevande alcoliche, il che è confermato da una lettera esplicativa del Ministero delle Finanze della RF del 03.25.2010. L'Ufficio ha incluso l'alcol nell'elenco delle spese di ospitalità. Cos'altro si applica a loro, oltre all'alcol? Molte persone pensano che i soldi spesi per un ricevimento ufficiale possano includere l'acquisto di tè, caffè, zucchero, dolciumi, che possono essere offerti a clienti o partner al di fuori di un importante evento ufficiale e, ad esempio, in attesa del ricevimento. Tuttavia, il Ministero non ritiene ragionevoli tali costi.
Le spese rappresentative comprendono le spese su invito dei traduttori che non fanno parte dello stato della società dei contribuenti. La necessità di servizi specialistici per il periodo dell'evento ufficiale è giustificata quando alla reception sono presenti importanti ospiti stranieri.
Quali documenti sono necessari per confermare
Il codice fiscale della Federazione Russa non ha stabilito un elenco specifico di titoli che sono richiesti per le spese attraverso la dichiarazione dei redditi come rappresentante, ma il Ministero delle finanze della Federazione Russa in una lettera del 04/10/2014 chiarisce cosa può essere riconosciuto come tale. I documenti per la registrazione delle spese di ospitalità includono:
- documentazione primaria indicante l'acquisto di beni, il pagamento di servizi (atti di lavoro eseguiti, lettere di vettura, assegni, ricevute, ecc.);
- una relazione su un evento formale o qualsiasi altro documento che rifletta il rapporto tra costi e ammissione.
Per preparare un rapporto, i contribuenti possono sviluppare autonomamente un modulo. Tuttavia, un documento non può essere presentato in alcun modo. Nella legge federale n. 402 "Contabilità", sono indicati i requisiti di base per la preparazione della documentazione primaria e la sua designazione. Cosa si applica a loro? Le spese di rappresentanza devono essere confermate da informazioni dettagliate sull'evento, comprese informazioni su:
- ora e luogo di ricezione;
- la composizione dei partecipanti, comprese le persone invitate da altre organizzazioni e dipendenti della società dei contribuenti);
- La quantità totale di denaro speso per l'organizzazione dell'evento;
- la parte finale dell'evento ufficiale (redazione di risoluzioni, trattati e accordi di cooperazione, creazione di partenariati reciprocamente vantaggiosi e pianificazione dei prossimi eventi, ecc.).
Oltre al rapporto, si raccomanda anche di allegare ulteriori documenti per giustificare gli obiettivi dei fondi spesi. I documenti per la registrazione delle spese di ospitalità includono:
- l'ordine del capo dell'organizzazione dei contribuenti di tenere un ricevimento ufficiale, una riunione di gala in cui dovrebbe essere indicato lo scopo e le persone responsabili dell'organizzazione dell'evento sono identificate;
- stime dettagliate dei costi pianificati e totali, che indicano l'elenco degli acquisti, la loro fascia di prezzo stimata e i costi finali.
Contabilità DOS
I contribuenti hanno il diritto di utilizzare per la contabilità fiscale tutti i costi che hanno una fattibilità economica, cioè indicano nella dichiarazione quelle spese che hanno il solo scopo di realizzare profitti e hanno prove documentali. Per quanto riguarda le regole per il calcolo delle imposte e la procedura per la contabilità fiscale, molto dipende dal sistema fiscale utilizzato. Successivamente, consideriamo come vengono calcolate le tasse in presenza di spese di ospitalità, che si applicano ad esse in un istituto di bilancio e in un'impresa commerciale.
Va detto subito che la forma di proprietà dell'organizzazione dei contribuenti non svolge alcun ruolo nel calcolo dell'imposta. Di grande importanza è il sistema fiscale (generale o semplificato). Per scoprire l'importo esatto dell'imposta sul reddito per DOS, i costi degli eventi ufficiali sono standardizzati secondo il seguente principio: sono inclusi in altre voci di spesa e l'importo non deve superare il 4% di tutte le spese dirette ai salari dei dipendenti per il periodo di riferimento, in quali erano le spese di rappresentanza.
Allo stesso tempo, è importante tenere conto del fatto che i costi dell'organizzazione associati alla retribuzione del lavoro comprendono non solo gli importi spesi per gli stipendi e le indennità per i dipendenti, ma anche i contributi all'UIF, al Fondo delle assicurazioni sociali, i costi dell'assicurazione aggiuntiva per i dipendenti e altri. con i salari durante il periodo fiscale, aumenta l'indicatore marginale della norma per le spese ufficiali. Pertanto, se una parte delle spese di rappresentanza è stata sostenuta nel primo trimestre e ha superato il 4% previsto dalla legge, ma non è stata presa in considerazione nel calcolo delle imposte, è consentito tenerne conto nei periodi fiscali successivi per il calcolo della base imponibile annuale.
Inoltre, le spese di ospitalità sono deducibili nella misura del reddito imponibile. In questo caso, viene presa in considerazione la cosiddetta IVA "input" e la detrazione dei fondi spesi per eventi ufficiali viene presa esclusivamente dall'importo delle spese utilizzate nel calcolo dell'imposta sul reddito tenendo conto delle norme. Se la parte rimanente dei costi rientra negli standard dei trimestri successivi dell'anno di riferimento, è anche possibile dedurre l'IVA da esso.
Un esempio di contabilità fiscale delle spese per le riunioni ufficiali
Nella società "Leader", che utilizza un sistema fiscale comune, nel primo trimestre si è tenuto un evento rappresentativo. I costi della sua organizzazione e implementazione ammontavano a 22.500 rubli. (IVA inclusa 3.550 rubli). Nel prossimo trimestre, non si sono tenuti ricevimenti e incontri a livello ufficiale. Inoltre, il costo totale del lavoro nel primo trimestre è stato di 320 mila rubli e nel secondo - 370 mila rubli. La procedura per la contabilità fiscale di questa categoria di costi per un budget o un'organizzazione commerciale sarà la seguente:
- Nel primo trimestre, lo standard per la contabilizzazione delle spese rappresentative ammontava a 12.800 rubli, pari al 4% di 320 mila rubli.
- Poiché lo standard è inferiore all'importo totale delle spese per eventi ufficiali, solo 12.800 rubli possono essere accettati per la contabilità fiscale.
- Successivamente, viene calcolata l'IVA consentita per la detrazione - 12.800 x 18% = 2304 rubli.
Ora calcoleremo due trimestri, cioè la prima metà dell'anno:
- lo standard per la contabilizzazione delle spese per riunioni e ricevimenti ufficiali sarà di 27.600 rubli, poiché il calcolo tiene conto dell'importo del costo del lavoro per due quarti (320 mila rubli + 370 mila rubli) x 4%;
- poiché lo standard supera l'intero importo delle spese di ospitalità, viene preso in considerazione il saldo di 6150 rubli. (22.500 - 3.550 - 12.800);
- l'importo dell'IVA rimborsata nel secondo trimestre sarà di 1107 rubli. (6150 x 18%).
Caratteristiche della contabilità con un sistema fiscale semplificato
Assegnando fondi per coprire le spese di ospitalità nell'ambito del regime semplificato "entrate meno spese", l'istituzione non sarà in grado di includerle nella base imponibile per il calcolo delle imposte. L'impossibilità di ottenere una detrazione è approvata dall'articolo 346.16 del Codice Fiscale della Federazione Russa, che contiene un elenco di costi per i quali un imprenditore nel sistema fiscale semplificato "reddito meno spese" potrebbe ridurre il proprio reddito. Non si fa menzione delle spese di ospitalità. Cosa si applica a loro nel sistema fiscale semplificato? Assolutamente nulla, quindi, il contribuente dovrà sostenere i costi delle ricevute ufficiali a proprie spese, vale a dire, per utilizzare gli utili rimanenti dopo aver pagato tutte le tasse e i contributi.
Come spendere tali spese in contabilità
A differenza delle tasse, la contabilità non considera i rifiuti rappresentativi come una categoria speciale di spese. I fondi spesi per l'organizzazione e lo svolgimento di eventi ufficiali sono di fondamentale importanza solo per le autorità fiscali. Nella contabilità, questi costi non sono qualificati in alcun modo. Nella maggior parte dei casi, la contabilizzazione delle spese di ospitalità viene effettuata utilizzando il regolamento contabile "Costi organizzativi" 10/99. Secondo le sue norme, i costi di un'impresa secondo i tipi standard di attività sono suddivisi in:
- materiale (acquisizione di materie prime, attrezzature, ecc.);
- relativi a salari e premi assicurativi;
- costi di ammortamento
- altre voci di spesa.
I costi degli eventi ufficiali non sono soggetti a razionamento nella conduzione della contabilità. Cosa si applica a loro? Le spese di rappresentanza sono interamente accettate, ovvero come parte dei costi di produzione o di vendita. La contabilità non tiene conto di alcuna divisione in ospitalità e spese generali. In alcuni casi, a seconda delle specificità dell'attività imprenditoriale, questo tipo di costo può essere presente nella corrispondenza dei conti nella colonna della contabilità per i valori materiali.
A fini economici, le spese di ospitalità sono vicine alla categoria di altre spese dell'organizzazione. Allo stesso tempo, si presume che la società sarà in grado di determinarli in modo indipendente, facendo un elenco dei costi in contabilità.
Un altro problema che interessa ai contabili è la relazione tra i costi di ospitalità e le assegnazioni dei conti contabili. In pratica, tali transazioni sono spesso registrate utilizzando il conto 26, che di solito viene utilizzato dalle imprese industriali e 44 (per le società commerciali). Nelle istituzioni di bilancio viene utilizzato principalmente il conto 86. È altrettanto importante quando si contabilizzano le spese di ospitalità indicare correttamente la sequenza delle assegnazioni di conto, riflettendo le fasi del flusso di cassa.