Il campo informativo dell'impresa può essere diviso in tre grandi gruppi: dati tecnici, operativi, commerciali. Tutti sono necessari per il corretto e pieno funzionamento. Alcune informazioni sono disponibili a tutti, l'altra è classificata e costituisce un segreto commerciale.
Quali dati ci sono?
Quelli commerciali sono quelli relativi ai prodotti fabbricati dall'azienda, nonché idee sui volumi. Ciò include i dati sulle controparti con le quali vengono concluse le transazioni, i prezzi ai quali le merci vengono fornite al cliente. Infine, l'informazione commerciale è il concetto dei costi di produzione, conservazione e vendita di un prodotto.
Le informazioni tecniche ti consentono di conoscere tutto sul prodotto, su come viene creato. Da questi dati risulta quali materiali e componenti sono necessari per la fabbricazione del prodotto, macchinari e attrezzature, tecnologie e strumenti utilizzati nel processo di lavoro. Risponde alla domanda su quale sia la sequenza di produzione di un prodotto di qualità.
Infine, i dati operativi sono quelli che regolano il lavoro del personale, ovvero danno un'idea dei compiti e vengono utilizzati anche per il controllo dei dipendenti. Le informazioni operative rivelano come il processo di produzione è regolato dall'azienda, come possono essere adattate le misure commerciali e gestionali. Il vantaggio di tali dati è la capacità di collegare tutti i processi in un unico complesso, il che consente di creare un prodotto di alta qualità in quantità sufficienti a costi minimi.
Quando i dati sono ricchezza
Perché la società ha bisogno di un decreto sull'elenco delle informazioni che costituisce un segreto commerciale? Da dove provengono le informazioni da classificare? Perché nascondere i dati?
È necessario comprendere che le informazioni possono avere un certo valore imprenditoriale. La divulgazione di tali dati può portare all'insicurezza della società da un punto di vista economico. Sulla base di questo, ci sono tre grandi gruppi di informazioni relative al lavoro di qualsiasi azienda moderna:
- aperto per l'uso in ampi cerchi;
- limitato, accessibile alle autorità i cui diritti sono prescritti dalla legge (ad esempio investigatori, pubblici ministeri, ispettori fiscali);
- accessibile solo all'interno dell'azienda a un numero di dipendenti e talvolta solo al team di gestione.
Sia il secondo che il terzo gruppo sono dati che includono nell'elenco delle informazioni che costituiscono un segreto commerciale dell'impresa. Ciò significa che hanno un certo livello di riservatezza (determinato individualmente) e vi sono rigide restrizioni alla distribuzione. La loro violazione può portare a conseguenze piuttosto gravi.
Legge e ordine
Affinché alcune informazioni diventino confidenziali, è necessario immettere il documento appropriato presso l'azienda: un elenco di informazioni che costituisce un segreto commerciale. Determina cosa includere in essa, in base alle caratteristiche del lavoro di una particolare organizzazione. Documentare questo passaggio è un passaggio molto importante. Se in futuro qualcuno divulga informazioni classificate, puoi andare in tribunale e provare una violazione degli interessi solo se il flusso di documenti interno dell'azienda contiene la disposizione pertinente e un ordine per metterle in vigore.
Chi determina l'elenco di informazioni che costituisce un segreto commerciale? Lo sviluppo dell'elenco viene svolto congiuntamente dal senior management, dai capi dipartimento e dalla persona responsabile del flusso di lavoro, ma l'approvazione è la preferenza del direttore generale. L'elenco dovrebbe contenere dettagli in base alle regole del flusso di lavoro, memorizzati su un supporto tangibile. È importante che nel sistema generale di documentazione dei suoi dettagli fosse sufficiente per una rapida ricerca e identificazione.I dati specificati in tale elenco dovrebbero essere sufficienti per dare un'idea di ciò che dovrebbe essere tenuto segreto, ma per non rivelare nulla di superfluo.
Sicurezza - Sicurezza
L'elenco delle informazioni che costituiscono un segreto commerciale (centro medico, complesso produttivo, studio legale - non importa in quale area opera l'azienda, l'effetto della legge è ugualmente applicabile a tutti) è necessario per un motivo. Se le informazioni sono state inserite, la sua segretezza è garantita dalle leggi del nostro paese. Si distinguono i seguenti gruppi di segreti protetti da standard legali:
- bancario;
- commerciale;
- governo;
- i militari;
- servizio.
Commerciale è un termine equiparato a segreti commerciali.
E se più semplice?
Se riunisci tutto ciò che è menzionato sopra, puoi arrivare alla seguente conclusione: i segreti commerciali sono intesi come un diritto così inalienabile di qualsiasi azienda che consente a alcuni dati interni di essere chiamati segreti e proteggerli. Inoltre, l'informazione non sarà un segreto a livello statale. Il mistero è associato alle attività dell'azienda, alle sue decisioni di gestione, agli sviluppi tecnologici, agli aspetti monetari. Un indicatore chiave della classificazione di determinate informazioni come segreti commerciali è il danno alla situazione economica dell'organizzazione in caso di pubblicazione di dati.
Non solo le informazioni che sono già preziose dal punto di vista commerciale, ma anche qualsiasi informazione che potrebbe potenzialmente diventare una di esse può essere classificata come segreta. L'elenco delle informazioni che costituiscono un segreto ufficiale commerciale contiene tutti quei tipi di dati che non dovrebbero rientrare in terzi in modo che la società non subisca perdite. Legalmente, l'accesso a tali informazioni non può essere ottenuto, ma l'impresa deve adottare misure di protezione.
È possibile ed è impossibile
L'elenco di informazioni che costituisce un segreto commerciale di un'impresa determina quali dati possono essere divulgati a terzi e cosa dovrà essere tenuto segreto. Ma vale la pena capire: che tipo di informazioni non possono essere incluse in esso. Nel 1991, la Russia ha adottato una risoluzione con il numero 35. Elenca tutte quelle categorie di informazioni che non possono essere nascoste.
Quindi, non puoi nascondere:
- documentazione costitutiva;
- dati da cui consegue che l'impresa ha il diritto di lavorare;
- informazioni sui moduli di segnalazione, che consentono di verificare se le imposte e gli altri pagamenti sono regolati correttamente, come regolato dalla legge applicabile;
- il numero di dipendenti nell'impresa, il livello di remunerazione, le condizioni di produzione, i posti vacanti;
- informazioni che riflettono la conformità alle norme relative ai contributi obbligatori, ai pagamenti, nonché alle leggi che regolano la protezione dell'ambiente, la protezione del lavoro;
- dati relativi alle leggi antitrust;
- informazioni che confermano che la società ha venduto beni che hanno danneggiato la salute dei cittadini;
- dati che confermano che i funzionari partecipano anche a società per azioni, cooperative e altre imprese.
È per tutti?
Quindi, creando un elenco di informazioni che costituisce il segreto commerciale di un'organizzazione, è impossibile includere tutto quanto sopra in esso - la legge dice che. Allo stesso tempo, per tutti di seguito, anche queste informazioni non sono necessarie per la divulgazione. I dati non appartengono alla categoria di accesso aperto.
Il modo più semplice per spiegarlo è con un esempio. Pertanto, le informazioni su quanto sono alti i salari e in quale stato è disponibile la rendicontazione finanziaria sono disponibili solo per le autorità statali specializzate. Le autorità inviano alla società una richiesta di divulgazione di tali informazioni e l'uomo d'affari apre solo ciò che gli è stato richiesto, secondo le modalità previste dalla legge.
Alcune persone giuridiche hanno il diritto di richiedere l'accesso a determinati dati dall'elenco precedente. La loro lista può essere trovata nelle leggi del paese.I clienti possono richiedere di fornire la carta dell'azienda, nonché vari certificati e licenze che confermano che la società opera legalmente e possiede il livello necessario di qualifica nel suo campo.
La protezione delle informazioni è difficile
Perché è così difficile compilare un elenco di informazioni che costituiscono un segreto commerciale di un'organizzazione? Non è nemmeno una questione di restrizioni legislative. Da un lato, un cliente può essere attratto fornendogli dati completi sui suoi vantaggi. Più informazioni ha un potenziale cliente, più completa è la sua comprensione dell'azienda, maggiore è la probabilità di prendere una decisione a favore di questa particolare organizzazione.
D'altra parte, i concorrenti non dovrebbero ottenere troppi dati sull'azienda per essere sempre un passo indietro. Solo un piccolo nodo porta già a una perdita, che nelle condizioni di una forte concorrenza del mercato moderno può portare a una perdita immediata di una posizione dominante.
Un esempio di un elenco di informazioni che costituisce un segreto commerciale
- Termini di contratti esistenti.
- Processi utilizzati nella produzione.
- Piani, prospettive, passaggi proposti per lo sviluppo dell'azienda.
- Standard di processi aziendali.
- Dati relativi alle negoziazioni con determinate persone (investitori, clienti, partner).
- Idee, ricerca, know-how.
- Finanziamento (interno, esterno).
- Rischi, pianificazione fiscale.
L'elenco delle informazioni che costituiscono un segreto commerciale in ciascuna società è compilato individualmente. Allo stesso tempo, vengono prese in considerazione le specificità del campo di attività e le caratteristiche dei processi di lavoro. È possibile presentare all'azienda un elenco di informazioni che costituiscono un segreto commerciale, un campione del quale è tratto dal World Wide Web? Nota: su Internet tutti questi trasferimenti sono dati in termini generali, quindi è necessario studiare attentamente l'opzione che ti piace per la conformità con le specifiche del lavoro della tua azienda. Sebbene, naturalmente, come "scheletro" quando si crea un elenco di informazioni che costituisce un segreto commerciale, il campione risulta utile.
Segreto commerciale: altro
Prima di tutto, è necessario considerare in modo più dettagliato le caratteristiche dello sviluppo strategico dell'azienda. I dati classificati associati a questo sono la chiave per lo sviluppo di successo di un'azienda che i concorrenti non possono anticipare. L'elenco delle informazioni che costituiscono un segreto commerciale in questo settore:
- know-how, innovazioni produttive, tecnologie segrete;
- piani di sviluppo d'impresa, programmi, informazioni che riflettano la pianificazione;
- investimenti, metodi per attrarre investimenti;
- processi aziendali, regole in base alle quali sono stabiliti, tecnologie di gestione aziendale;
- caratteristiche della configurazione e del funzionamento dell'apparato gestionale dell'organizzazione;
- informazioni che riflettono le specifiche della sicurezza aziendale.
E i soldi?
In quest'area, un elenco approssimativo di informazioni che costituiscono un segreto commerciale è il seguente:
- accordi, contratti conclusi dall'azienda, loro condizioni, contenuto;
- la struttura dei prezzi dei prodotti, il costo dei manufatti, i servizi forniti;
- budget, caratteristiche della sua formazione;
- informazioni che riflettono il reddito dell'impresa, la redditività dell'azienda e l'entità del volume dei prodotti venduti;
- valore della domanda, offerta;
- dati sulla proprietà dell'azienda, inclusi dimensioni, composizione, scorte, opportunità di cassa;
- la circolazione di beni e denaro in azienda;
- informazioni che mostrano denaro, operazioni bancarie, investimenti, saldi dei conti, prestiti, passività;
- risultati di ricerche di mercato;
- dati sui salari dei dipendenti, inclusi premi, pagamenti in natura, premi.
Informazioni personali
L'elenco delle informazioni che costituiscono un segreto commerciale nel campo della struttura aziendale e dei dati personali:
- contratti conclusi per conto dell'impresa con dipendenti;
- indirizzi, stato civile dei dipendenti, numeri di telefono;
- informazioni che riflettono i cambiamenti pianificati nel personale dell'azienda.
Relazione con gli altri
Un segreto commerciale consiste nel nascondersi da dati estranei su quali imprese dovrebbero lavorare, quali passi sono stati fatti in questa direzione, se i negoziati sono in corso e in quale fase sono. Inoltre, vengono classificati i dati che riflettono gli ordini, le offerte ricevute dalla società e portate al lavoro.
Oltre alle informazioni direttamente elencate, i segreti indiretti ad essa correlati sono anche classificati come segreti commerciali. Ad esempio, quando si analizzano informazioni classificate, il prodotto risultante sono dati che sono anche inammissibili per la divulgazione.
Cos'altro nascondiamo?
Oltre a quanto sopra, è anche possibile aggiungere all'elenco adottato dai dati aziendali relativi ai tipi di apparecchiature utilizzate e alle caratteristiche del suo posizionamento. Puoi classificare le informazioni sulle decisioni relative a vari aspetti del funzionamento dell'organizzazione, da quello manageriale a quello scientifico.
È possibile fornire lo stato di segreti commerciali di informazioni relative alle riunioni tenute in azienda, o meglio, gli argomenti discussi nel loro quadro. In questo caso, non sarà possibile divulgare sia gli obiettivi degli incontri sia i metodi per organizzarli, nonché i risultati degli eventi.
Se un'azienda partecipa ad aste, gare d'appalto, ha il diritto di classificare le informazioni al riguardo. In particolare, i piani dell'impresa riguardanti le aste e le misure di preparazione per l'evento non sono soggetti a divulgazione. Puoi anche dichiarare chiusi i risultati delle offerte.
La tecnologia viene prima di tutto
In pratica, il più delle volte informazioni segrete in un'azienda sono assegnate a informazioni relative alle finanze dell'organizzazione e ai suoi risultati nel campo della scienza e della tecnologia. Ciò non sorprende, perché per molti aspetti le tecnologie innovative sono ciò che garantisce la sopravvivenza nel mercato nel prossimo futuro.
È possibile nascondere i dati su quale tipo di ricerca scientifica viene condotta, cosa è pianificato, quali attività sono impostate per gli scienziati e quali programmi usano nel loro lavoro. Non divulgare le idee principali dell'azienda in questo settore.
È possibile dichiarare riservate le caratteristiche dei prodotti, i parametri dei processi durante i quali vengono prodotti. In questo caso, le terze parti non avranno accesso al volume e alle dimensioni dei prodotti prodotti, da quali componenti sono realizzati, a quali condizioni. Se durante il lavoro è stato possibile rilevare modelli precedentemente sconosciuti, possono anche essere classificati indipendentemente dalla forma di espressione: analisi, grafica.
E infine
Infine, dovrebbero essere menzionati gli aspetti di sicurezza. Naturalmente, qualsiasi azienda dovrebbe proteggere i segreti associati al processo di produzione e innovazioni, prospettive e piani, ma solo una legge, come sapete, non salverà dai concorrenti. Vale la pena ricorrere alle misure di sicurezza più recenti ed efficaci. E come è esattamente un affare privato dell'imprenditore, il capo dell'azienda. Divulgare le funzionalità del sistema di sicurezza creato per la tua azienda è un'impresa rischiosa.
Per legge, puoi chiamare dati riservati su come è organizzata la sicurezza in azienda, come funziona il controllo degli accessi e che tipo di allarme è installato. Se esiste una procedura per proteggere i segreti commerciali, deve anche essere protetta da persone non autorizzate e rilasciata come riservata. Infine, se l'impresa ha accesso ai dati segreti dei partner, dovrebbe anche proteggerli dalla divulgazione.