Esistono diversi periodi di conservazione nei documenti di documenti di un certo tipo. Alcuni si riferiscono a quelli di valore informativo illimitato, mentre altri perdono rilevanza abbastanza rapidamente. Quindi quali documenti e per quanto tempo devi conservare? Come devono essere smaltiti? Tutto ciò è chiaramente indicato nella legislazione.
Tre tipi di periodi di conservazione
L'elenco dei periodi di conservazione dei documenti nei documenti: temporaneo (fino a 10 anni), a lungo termine (oltre 10 anni) e permanente. Se parliamo di casi di conservazione a lungo termine e permanenti, dopo il loro completamento vengono trasferiti a dipartimenti speciali per un periodo di 2 anni, quindi vengono archiviati.
L'aspetto del supporto influisce sul tempo di archiviazione?
Il tipo di supporto informativo (cartaceo o elettronico) non influisce sul periodo di conservazione. Ciò che è importante è l'informazione che contiene. L'ulteriore utilizzo di un caso particolare è determinato da un esame speciale. Classifica tutti i documenti, indica se possono essere utilizzati negli interessi (o contro) scienza, stato, società, individui, ecc.
Perché è un esame per determinare il valore dei documenti?
È impossibile fare a meno di questa procedura nel campo del lavoro d'ufficio, sia esso un archivio statale, un'organizzazione o un'impresa.
Obiettivi dell'esame: determinare o modificare la durata di conservazione del documento; effettuare una selezione di quei casi che sono soggetti allo smaltimento in quanto non hanno più valore o hanno perso rilevanza; indicare il periodo di conservazione di documenti che non hanno valore storico o scientifico, ma hanno valore pratico. Inoltre, l'esame dovrebbe determinare a quale tipo di valore si riferisce l'altra documentazione: politica, scientifica, economica, culturale, industriale, ecc.
Per informazioni su personale, contabilità, archiviazione e ulteriore nomina dei casi, è necessario fare riferimento alla legge sugli affari archivistici.
Il risultato dell'esame dovrebbe essere un elenco contenente 12 sezioni di documenti risultanti dal funzionamento di strutture statali, organizzazioni, istituzioni e altre società. Presteremo particolare attenzione alle questioni contabili e del personale, considerando le condizioni e i termini di conservazione dei documenti presso le imprese. Tocca leggermente i documenti medici.
Cartella clinica
Le carte mediche, così come altre importanti dal punto di vista informativo, hanno i propri periodi di conservazione specifici per i documenti nel lavoro clericale di un'organizzazione medica. Questo periodo è regolato da atti normativi della Federazione Russa e varia da 1 a 50 anni per varie categorie di documenti.
Record di contabilità
Per la documentazione prodotta dai dipartimenti contabili, si applicano condizioni e periodi di conservazione separati per i documenti in documenti. Dopo l'elaborazione, la documentazione principale, i saldi, i dati dei registri contabili, i report devono essere archiviati in una stanza speciale o in un armadio chiuso, fino a quando non vengono trasferiti nell'archivio dell'organizzazione. I moduli di segnalazione rigorosi devono essere conservati in armadi metallici o cassette di sicurezza. Il capo contabile nomina una persona autorizzata a monitorare questi problemi.
Se questo tipo di documento viene perso, danneggiato, trasferito illegalmente a terzi, la direzione dell'organizzazione deve informare le autorità di polizia in merito. La distruzione o il sequestro della documentazione dovrebbe avvenire esclusivamente secondo i requisiti previsti dalla legge.
Periodo di conservazione dei documenti contabili
Standard di shelf life contabili esistenti:
- documentazione primaria, moduli - 3 anni;
- documenti in contanti, informazioni relative a transazioni finanziarie - 5 anni;
- fogli di pagamento e di regolamento (se non esiste un conto personale) - 75 anni.
È vietato sequestrare i casi alla fine del periodo di archiviazione senza verifica da parte delle autorità fiscali e una commissione appositamente nominata deve prendere una decisione in merito alla distruzione di documenti in ufficio con un periodo di archiviazione scaduto.
Amministrazione delle risorse umane
La documentazione del personale ha un grande significato sociale (prima di tutto, riguarda la disponibilità di dati personali), quindi la loro conservazione è determinata da regole speciali. Una parte significativa di essi funge da effettiva conferma dei diritti dei lavoratori alla sicurezza sociale (in età avanzata, disabilità, ecc.), Contiene informazioni sulla loro anzianità, ecc. A questo proposito, la maggior parte dei documenti relativi al personale si riferisce a coloro che hanno un periodo di conservazione lungo o permanente e sono utilizzati negli archivi dove i cittadini contattano per informazioni di base. Hanno anche un valore archeografico e biografico, servono come fonti per indagini statistiche o studi storici e sociali.
La condizione principale per l'archiviazione della documentazione dall'ufficio del personale è la limitazione dell'accesso illegale alle informazioni personali sui dipendenti, nonché la capacità di trovare rapidamente le cose giuste.
Nell'organizzazione del lavoro d'ufficio e nei periodi di conservazione dei documenti del personale si possono distinguere due tipi di archiviazione: attuale e successiva. Il primo tipo è diviso in due sottotipi: archiviazione della documentazione durante l'esecuzione e archiviazione della documentazione eseguita.
I casi durante la loro esecuzione si trovano nella persona che li gestisce in cartelle speciali con nomi (ad esempio, "Urgente", "Per firma"). Anche il numero di telefono, il cognome, le iniziali del contraente devono essere indicati qui. Dopo che sono stati archiviati e archiviati in conformità con la nomenclatura.
ordini
Tutti gli ordini devono essere conservati in originali e le loro copie (per incentivi, penalità, assunzioni, licenziamenti, ecc.) Sono inserite nel file personale del dipendente. È collocato in una cartella numerata e le sue pagine devono essere flashate. La copertina del file personale ha il suo numero di serie. L'attuale periodo di archiviazione per i registri delle risorse umane si applica solo ai dipendenti attualmente impiegati. Dopo il licenziamento, il caso deve essere rimosso dalla cartella ed eseguito per il trasferimento nell'archivio.
Le condizioni di conservazione dei libri di lavoro dei dipendenti, nonché di sigilli, timbri, carta intestata, chiavi per armadi con documentazione, significano che sono conservati nella cassaforte del capo del dipartimento del personale. Inoltre, si raccomanda che l'agente del personale, lasciando il suo ufficio, pulisca tutti gli appunti e i documenti in un armadio e spenga il computer. Alla fine della giornata lavorativa, è necessario posizionare tutta la documentazione in un armadio metallico e sigillarla. La chiave viene consegnata al capo dipartimento con un elenco nel giornale corrispondente. Tutte le bozze e i moduli rifiutati vengono distrutti, i computer vengono disconnessi dalla rete. Se il dipendente ha ricevuto una copia o un estratto del documento, deve lasciare una firma su questo nel diario.
Solo i documenti il cui periodo di conservazione è superiore a 10 anni rientrano nel fondo di archiviazione. Hanno valore sociale, economico, politico, storico e altro. Il programma di presentazione dei documenti all'archivio è approvato dal manager o dal datore di lavoro. I documenti dovrebbero arrivare qui sotto forma di originali. Se ciò non è possibile, è necessario certificarne e consegnarne una copia.
Regola i termini e le procedure per l'archiviazione della documentazione del personale "Elenco dei documenti di gestione tipici", approvato dall'Archivio federale. I periodi di conservazione dei documenti nelle scartoffie e la procedura di conservazione dei libri di lavoro sono approvati in un atto normativo speciale - Decreto del governo della Federazione Russa "I libri di lavoro".
Termini di conservazione della documentazione del personale
Quindi, per 5 anni vengono memorizzati:
- Documenti (certificati, informazioni, dichiarazioni, ecc.) Relativi alla disponibilità, acquisizione o circolazione dei lavoratori.
- Documenti (elenchi, informazioni, certificati) relativi al rilascio o alla necessità di personale di lavoro, creazione di posti di lavoro, genere, età e qualifiche professionali dei dipendenti.
- Corrispondenza relativa alle questioni occupazionali.
- Documenti sul trasferimento dei dipendenti a un giorno lavorativo o una settimana più brevi.
- Documenti relativi a controversie di lavoro.
- Le relazioni sullo stato e sulla verifica del lavoro con i dipendenti vengono archiviate su base continuativa e le domande (certificati) per il rilascio e le esigenze dei dipendenti vengono conservate per cinque anni.
Per 3 anni vengono memorizzati:
- Documenti (informazioni, saldi dell'orario di lavoro, informazioni, appunti) relativi alla registrazione dell'orario di lavoro.
- Atti (informazioni, caratteristiche, messaggi, certificati, ecc.), Che contengono informazioni sulla disciplina del lavoro.
- Atti (rapporti e altre informazioni) relativi alla contabilità di inserti e libri di lavoro.
L'archiviazione per un anno si applica ai fogli presenze e ai libri di rilevamento del tempo, nonché ai programmi delle vacanze.
Il file personale e la scheda personale del dipendente vengono archiviati per 75 anni e, se parliamo di questa documentazione per manager, dipendenti con riconoscimenti o gradi statali, membri dell'esecutivo, strutture governative o di controllo dell'organizzazione, quindi permanentemente.
Il personale dell'organizzazione e le relative modifiche sono archiviati su base continuativa e le disposizioni del personale - per 75 anni.
Una tipica descrizione del lavoro nel luogo di approvazione e sviluppo viene memorizzata in modo permanente, personale (come parte dei file personali) - per 75 anni.
La copia rimanente del datore di lavoro del contratto di lavoro, archiviata nel file personale del dipendente, deve essere conservata per 75 anni e quindi archiviata. Se i file personali non vengono conservati, tali contratti dovrebbero essere stipulati in un'azienda separata alle stesse condizioni di archiviazione.
Carte contabili, libri, riviste hanno anche le loro condizioni per la conservazione dei documenti nelle scartoffie:
- Accoglienza, trasferimento, licenziamento di dipendenti - 75 anni.
- Contabilità per viaggiatori d'affari - 5 anni dalla data del licenziamento.
- Contabilità per servizio militare - 3 anni.
- Informazioni sulle vacanze - 3 anni.
- File personali, carte, contratti di lavoro e accordi - 75 anni.
- Emissione di inserti e libri di lavoro - 50 anni.
- Rilascio dei certificati di stipendio (luogo o esperienza lavorativa) - 3 anni.
- rilascio di certificati di viaggio - 5 anni.
Riassumendo quanto sopra, per comodità di coloro che necessitano di informazioni in forma assemblata, è possibile inviare autonomamente i periodi di conservazione dei documenti in documenti cartacei in una tabella.
Cosa fare se il documento è danneggiato?
Tali documenti sono soggetti a restauro. Ad esempio, se la scheda attività è danneggiata (la sua durata è di settantacinque anni), è possibile trovare informazioni al riguardo sul computer del reparto contabilità. È impossibile lanciare una pagella danneggiata, poiché si tratterà di una riduzione non autorizzata dei periodi di conservazione prescritti dalle norme, che potrebbe comportare la punizione della gestione dell'organizzazione. Pertanto, tutti i documenti che sono diventati inutilizzabili prima della scadenza devono essere ripristinati. Ora tutte le organizzazioni utilizzano il software, che contiene le informazioni necessarie per questo.
In conclusione
Pertanto, i periodi di conservazione nei documenti dipendono dal tipo e dal valore dei documenti. Una parte significativa della documentazione del personale ha una durata di conservazione aumentata. Da parte della legislazione della Federazione Russa, ci sono rigorosi standard prescritti per questo. La legge regola anche la procedura e i termini di conservazione di alcuni tipi di documenti, nonché la disposizione dei documenti: dovrebbe avvenire solo dopo l'esame e di conseguenza.