La contabilità e il miglioramento delle operazioni di magazzino sono la chiave per il lavoro di qualità di qualsiasi impresa moderna. Il modo esatto in cui viene regolato il lavoro del magazzino determina la razionalità dell'azienda, l'efficienza con cui vengono utilizzate le risorse di produzione. Il debug, il miglioramento del sistema, la contabilità automatizzata delle operazioni di magazzino consentono di ottenere una migliore redditività e produttività e il prodotto finito migliora.
Perché abbiamo bisogno di un magazzino?
Lo scopo principale del magazzino in qualsiasi azienda è lo stoccaggio degli inventari di produzione - MPZ. Magazzino - una piattaforma per varie opere: qui i materiali sono preparati per l'uso come parte del processo di produzione, vengono inviati ai consumatori. La moderna ed efficiente organizzazione e tecnologia delle operazioni di magazzino che utilizzano le più recenti metodologie, il software consente di ridurre al minimo le perdite di materiale sia durante lo stoccaggio che durante il lavoro. Questo, a sua volta, influisce sul costo delle merci. Ma la negligente registrazione delle operazioni di magazzino crea condizioni in cui il furto non può essere evitato. Il responsabile dell'azienda, non importa quanto sia fiducioso in ciascuno dei dipendenti, deve essere consapevole che esiste sempre la possibilità di un comportamento sleale dei dipendenti provocato sia dalle sue qualità personali che dalla pressione esterna.
Parte integrante del sistema di magazzino è lo specialista delle operazioni di magazzino. Dipende dalle sue qualifiche, attenzione, educazione, se il magazzino sarà "accurato come un orologio" o se i problemi verranno regolarmente perseguiti. Quando si seleziona il personale per un magazzino, non è sufficiente assicurarsi che il candidato possieda 1C: Magazzino. Devi scoprire quanto capisce la logistica e se capisce la logica dell'organizzazione delle zone di stoccaggio.
Sottospecie di magazzini
A seconda della destinazione, ci sono diversi gruppi di magazzini. Sistema di classificazione classico:
- materiale;
- produzione interna.
Il secondo gruppo è diviso in magazzini:
- tra seminari;
- all'interno dei seminari.
Il materiale, come suggerisce il nome, è necessario per immagazzinare le riserve materiali dell'impresa. Ecco tutto ciò di cui l'azienda ha bisogno per un flusso di lavoro senza interruzioni. Regolano il lavoro del magazzino materiale, conducono le operazioni di base del magazzino in modo tale che il processo di produzione sia sempre fornito con materiali con un margine. La chiarezza della logistica del magazzino determina il successo dell'azienda, le linee di produzione, la capacità dell'impresa di far fronte agli ordini e i responsabili dei dipartimenti - con le attività.
Intra-produzione - questi sono i tipi di magazzini che esistono all'interno dei negozi e tra loro, che sono necessari per la MPZ. Contiene inoltre le riserve interoperative necessarie per la manutenzione chiara e tempestiva dei lavori. La tenuta dei registri delle operazioni di magazzino si verifica quando si regola per il turno introdotto in produzione. Cioè, ogni nuovo programma, ogni turno successivo di lavoratori deve avere tutte le materie prime necessarie per il normale funzionamento.
Cos'altro ci sono?
Inoltre, la contabilità di magazzino consente di allocare luoghi universali e specializzati per l'archiviazione di MPZ.
Design universale in modo da poter memorizzare facilmente una varietà di valori per molto tempo in azienda. Di solito è così che sono organizzati i magazzini centrali. Le riserve qui archiviate sono destinate alla gestione e alla produzione.
Quelli specializzati sono quelli in cui risiedono solo varietà specifiche di valori. Può essere metallo o vernici, vernici o legno, prodotti elettrici, alimenti congelati e così via.
Attrezzature e contabilità
Una contabilità efficace delle operazioni di magazzino è possibile solo quando i valori da registrare sono memorizzati in un sistema logico e sistematico. Ciò significa che deve esserci uno spazio chiaramente progettato e che gli operatori del magazzino hanno e sono in grado di utilizzare bilance e altri strumenti di misurazione. Valutano in loco i parametri di qualità delle merci in entrata e monitorano la sua sicurezza, misurano il volume degli articoli emessi e identificano eventuali incoerenze e determinano anche la causa di ciò che è accaduto.
I volumi di materiali ricevuti sono presi in considerazione in base all'unità di conto adottata dalla società. Per controllare la posizione, misurare, pesare, considerare quanti pezzi sono arrivati. In alcuni casi, viene utilizzato il cosiddetto calcolo teorico.
Contabilità: perché è necessario?
A cosa serve il programma 1C: Warehouse? Perché dobbiamo tenere una documentazione degli inventari a disposizione dell'impresa? Questa domanda può sorgere tra manager che credono incondizionatamente nell'onestà dei propri dipendenti. Tuttavia, non importa quanto i manager fossero fiduciosi nel personale, la contabilità è una parte obbligatoria di qualsiasi magazzino, non c'è scampo da questo.
La contabilità per le operazioni di magazzino ha lo scopo di garantire la sicurezza dei valori ricevuti presso l'impresa. I dati accumulati nel sistema contabile consentono di determinare se la società ha posizioni lente o se vi è ridondanza dei materiali. Dal lavoro del sistema contabile è chiaro quanto sia grande il fatturato, non solo in generale, ma anche per quanto riguarda un tipo specifico di materiale. Infine, in qualsiasi momento, il database risponde alla domanda: "Quanti articoli sono rimasti nel magazzino?"
Magazzino: accettiamo posizioni
Una delle operazioni più importanti nel magazzino è l'accettazione della merce. Un programma automatizzato per la contabilità di magazzino è di solito istituito per la contabilità quantitativa, ma in aggiunta ad esso dovrebbe essere svolta anche la qualità.
L'operatore responsabile dell'assunzione delle posizioni verifica il numero di posizioni ricevute e controlla la qualità di ciascuna di esse. In questo caso, è innanzitutto necessario chiarire la conformità in termini di volume, solo allora in termini di qualità. In alcuni magazzini, l'accettazione ricade sul negoziante, sulla persona responsabile del magazzino, sul responsabile e per alcuni la responsabilità è condivisa tra il responsabile e il personale tecnico.
Se i materiali appartenenti a categorie speciali vengono accettati nel magazzino, il cosiddetto appuntamento responsabile, viene nominata una commissione per l'accettazione. La procedura per ricevere posizioni di valore è simile. Il programma per la contabilità di magazzino deve contenere la nomenclatura completa nel database conformemente all'ordine approvato durante l'evento. Lo stesso ordine introduce il comitato di selezione, nominando la composizione per nome. In alcune società, la responsabilità di emettere un ordine spetta al capo ingegnere.
Contabilità di magazzino: come funziona?
Quindi, i materiali in magazzino vengono accettati, le fatture vengono controllate, le posizioni vengono ricontattate, la qualità di ciascuna di esse è stata studiata: palpata, profumata, assaggiata. Qual è il prossimo? E poi inizia la vera magia del controllo dell'inventario, quella che non consente ai valori che compaiono nell'azienda di disperdersi negli angoli, come piace ai ratti.
Uno dei principali assistenti del responsabile del magazzino e tramite lui - il capo dell'azienda - si tratta di documenti relativi alle operazioni di magazzino. Riflettono quali materiali sono arrivati al magazzino, quali sono andati, quali sono stati usati e ai quali sono stati cancellati. Tale contabilità dovrebbe essere operativa, riflettere lo stato attuale delle cose, prendere in considerazione tutti i dipendenti responsabili e il modo in cui conducono gli affari. Assegna valori ai numeri di inventario, quindi inserisci le carte contabili, indicando il numero di posizioni visualizzate nella società, il loro consumo.
La carta come base di tutte le cose
La scheda viene utilizzata per memorizzare tutte le informazioni relative al valore a cui è assegnata. La compilazione delle carte è affidata alla persona materialmente responsabile con la quale preliminarmente stipulano un contratto di responsabilità. Viene aperto un registro speciale per le carte, da cui uno specifico viene emesso rigorosamente contro ricevuta.
La contabilità di magazzino può essere tenuta senza registri, ma con l'aiuto di libri redatti nel modo prescritto. Tuttavia, in pratica, quasi tutte le aziende moderne sono passate alla contabilità automatizzata. In questo caso, la scheda viene mantenuta in formato elettronico e solo gli utenti che dispongono di account nel sistema hanno accesso. Il programma salva informazioni su chi ha apportato quelle o altre modifiche alla carta, che funge da analogo all'elenco nel registro quando riceve una copia cartacea del documento contabile.
Senza riferire, da nessuna parte
La contabilità per le operazioni di magazzino comporta il monitoraggio quotidiano dei saldi di inventario detenuti dall'azienda. Ogni mese, la persona responsabile del magazzino, analizzando la documentazione iniziale, prepara un rapporto per il capo dell'azienda. Il report viene inviato al reparto contabilità, supportandolo con documentazione che riflette la ricevuta, perdita di valori.
La relazione dovrebbe riflettere tali materiali, prodotti, quantità, la cui composizione è cambiata durante il periodo di riferimento. All'inizio di ogni mese viene preparato un rapporto separato, che indica in che misura i saldi sono per varie posizioni a disposizione dell'impresa. La documentazione principale dell'azienda serve come base per fissare l'arrivo di valori, partenza. Sulla base di questi dati preparare un codice e saldi che riflettono lo stato dell'azienda alla fine del mese. Le informazioni indicate nelle dichiarazioni devono essere simili a quelle presenti nel sistema contabile di magazzino e nelle carte di posizione.
Casi speciali
In alcuni casi, la contabilità delle operazioni di magazzino viene effettuata per categorie generali. Ad esempio, se un'azienda ha una linea di produzione che consente di riparare macchine, la contabilità di tutti i piccoli pezzi di ricambio può essere considerata poco pratica. In questo caso, è possibile inserire una categoria generale, ad esempio "pezzi di ricambio per fresatrici". Ciò aiuta a rendere l'elaborazione dei dati meno laboriosa e dispendiosa in termini di tempo. La contabilità viene effettuata in termini totali, i singoli nomi dei valori non compaiono in esso.
Alcune compagnie hanno medicine in magazzino. In questo caso, la contabilità delle operazioni di magazzino è impostata in modo tale da conoscere sempre la quantità totale, ma non elencare articoli specifici. Le carte speciali devono essere caricate solo su quei medicinali che contengono alcol o sostanze tossiche. La segnalazione di medicinali è assegnata a medici e veterinari dell'azienda. Creano personalmente elenchi, che vengono quindi inviati ai contabili.
Magazzinaggio e logistica
Magazzini diversi eseguono operazioni diverse: questo è determinato dalle specifiche di una particolare organizzazione. Di conseguenza, ciò determina i tipi di operazioni di magazzino richieste dall'azienda. Il maggior numero di magazzini nel nostro paese è ora rappresentato da società di servizi al dettaglio, all'ingrosso e al dettaglio. Considerando il lavoro delle società all'ingrosso, possiamo distinguere le seguenti operazioni di magazzino:
- scarico autoveicoli con merci;
- accettazione del portato;
- spostare articoli all'interno del magazzino;
- collocamento di merci nelle sezioni a ciò riservate;
- selezione di valori;
- personale;
- carico.
In generale, questo può essere descritto con il termine "logistica". Nel nostro caso, la logistica descrive il carico e lo scarico di oggetti di valore.
E come lavoriamo?
La caratteristica delle operazioni di magazzino di carico e scarico dipende dal tipo di carico con cui lavorare, dal tipo di trasporto da servire. Una forte influenza sul lavoro è fornita dal livello di meccanizzazione dei processi più semplici.L'accettazione della merce per qualità è uno dei momenti più importanti di tutto il complesso legato alla ricezione delle posizioni in magazzino.
Viene deciso come controllare esattamente i flussi di beni materiali analizzando le informazioni sulla quantità e la qualità delle posizioni nel magazzino. La pratica dimostra che spesso nei sistemi contabili i dati sono errati, incompleti, il che porta a errori e perdite gestionali per l'azienda. Le operazioni tecnologiche che si verificano durante la logistica delle merci sono associate a cambiamenti imprevisti di quantità e qualità. I carichi possono essere rubati, danneggiati, persi, c'è il concetto di "eccesso di declino". Il personale può commettere un errore, formare i lotti in modo errato, spedire le merci in modo errato. Tutto ciò porta a carenza, riclassificazione, volume in eccesso.
Quando si accettano le merci, è molto importante valutare attentamente il richiedente, confrontando regolarmente i valori con l'elenco dichiarato. Pertanto, per ogni posizione che accompagna i documenti dovrebbe essere emessa, di regola, fatture. Documentare ogni passaggio è il metodo più efficace per ottenere dati accurati sulla posizione delle scorte.
I dati devono essere aggiornati!
Tuttavia, è importante non solo registrare correttamente tutte le posizioni ricevute dalla società. È necessario introdurre un sistema di contabilità per le operazioni di magazzino, che manterrà il database aggiornato in qualsiasi momento. E qui vengono in soccorso le più moderne soluzioni tecnologiche. Questo è un software specializzato progettato specificamente per i magazzini. Un esempio tipico è un prodotto aziendale 1C, il cosiddetto "magazzino". L'uso di tale software può ridurre al minimo gli errori associati alla perdita di informazioni, nonché ridurre il fattore umano.
Affinché i dati siano il più precisi possibile e riflettano la situazione reale nel magazzino in qualsiasi momento, è necessario introdurre un sistema per controllare il movimento di valori che rifletta qualsiasi movimento. Tutti i passaggi, dalla fonte al consumatore, devono trovare il loro posto nella documentazione interna dell'azienda. Solo tale controllo totale può fornire un elevato livello di affidabilità dei dati utilizzati per le decisioni di gestione.
Conserviamo e portiamo via
Le merci prelevate dal fornitore nel magazzino vengono collocate in un'area destinata allo stoccaggio regolare. Se le merci sono arrivate in container o sono pezzi singoli, possono essere impilate. Un'opzione conveniente è l'installazione di scaffalature. Tuttavia, i valori non possono rimanere per sempre lì, quindi prima o poi arriva il momento per la successiva operazione di magazzino - selezione della posizione memorizzata. Questo può essere fatto come parte di un pacchetto o nel suo insieme.
Si consiglia di meccanizzare l'operazione, se possibile, ma ciò non è sempre possibile e non tutte le aziende dispongono di fondi sufficienti per acquistare le macchine necessarie. La selezione si distingue per le tecniche di meccanizzazione su piccola scala e completamente meccanizzata.
I magazzini sono meccanizzati a vari livelli, sulla base di questo distinto: statistica, dinamica di alta quota. Nel primo caso, ci sono rack lungo i quali il dipendente che seleziona le celle si sposta. Di regola, lavora come un carrello elevatore: cattura il pacchetto di carico desiderato, lo estrae, lo sposta su una piattaforma mobile e lo consegna al picker. Se non è necessario l'intero pacchetto, viene presa la quantità necessaria di posizione e il resto viene restituito al rack.
Ma quelli dinamici in alta quota sono quelli in cui funzionano gli ascensori automatici. Dirigono i pacchi merci verso il picker e li riportano alle celle. I meccanismi sono dotati di forche per aiutare a raccogliere l'oggetto desiderato. Se il selettore necessita solo di una parte del contenuto del pacchetto di carico, il resto viene inviato alla cella di stoccaggio.
Giungiamo a una conclusione logica
Le operazioni di magazzino associate alla logistica delle merci, la direzione dei valori per l'acquirente sono completate. Ciò avviene in un sito destinato al caricamento di posizioni.Affinché il magazzino funzioni senza problemi, è importante controllare due punti:
- convenienza e uso efficiente dello spazio;
- documentazione di ogni fase di lavoro.
La documentazione, come accennato in precedenza, è più efficace utilizzando database elettronici. Se la società è piccola, non è nemmeno necessario installare software speciali, è possibile sviluppare una semplice base per la registrazione del movimento delle merci da soli.
Ma per quanto riguarda l'efficacia dell'uso delle aree a disposizione dell'azienda, sono guidate dai requisiti:
- ogni centimetro quadrato dovrebbe essere utile;
- le navate laterali dovrebbero essere larghe;
- passerelle centrali necessarie;
- i siti per l'accettazione sono organizzati all'arrivo della merce;
- le aree di spedizione sono attrezzate da dove vengono spediti gli articoli;
- i lavori dovrebbero essere sicuri;
- i flussi di merci devono essere distribuiti in modo tale da evitare movimenti in arrivo.
inventario
Forse l'inventario è un'operazione del genere nel magazzino, il che è più preoccupante sia per il personale lineare che per i dirigenti. È piuttosto complesso, poiché comporta una grande quantità di lavoro e spesso provoca anche situazioni di conflitto. Puoi evitarli se riesci a configurare il flusso di lavoro in modo impeccabile. Tuttavia, nelle realtà del business moderno è molto difficile.
L'inventario comporta lo studio dei residui liberi, la loro valutazione, l'identificazione della posizione. Ci sono diverse fasi principali dell'evento. È possibile ridurre al minimo la probabilità di un errore se, all'inizio dell'inventario, si eliminano completamente le riserve della società.
L'inventario ha la seguente sequenza:
- formare una riserva vuota;
- Crea un acquisto vuoto pianificato
- aggiungere alla riserva tutte le posizioni disponibili nel saldo libero;
- i valori non contabilizzati sono inclusi nell'acquisto pianificato;
- le merci in riserva libera sono considerate mancanti e incluse in un elenco speciale.
Il risultato di questa sequenza dà:
- saldo vuoto libero;
- riserva positiva, comprese tutte le posizioni corrispondenti;
- elenchi di valori mancanti;
- Approvvigionamento pianificato, incluso tutto ciò che si è rivelato essere fuori conto.
Come risultato dell'inventario, i valori mancanti vengono generalmente cancellati, una riserva positiva viene trasformata in saldo libero. Infine, l'acquisto pianificato viene acquistato.
Riassumendo
La contabilità per le operazioni di magazzino in qualsiasi azienda moderna che vuole avere successo ed evitare perdite dovrebbe essere basata sulle specifiche dell'azienda, la sua portata e le caratteristiche dei beni con i quali è necessario interagire. È importante documentare tutti i processi di lavoro in magazzino al fine di evitare spiacevoli situazioni di conflitto.
Una contabilità accurata e corretta delle operazioni di magazzino consente sia ai dipendenti che ai dirigenti della società di accedere rapidamente alle informazioni sullo stato attuale della società. Sulla base di tali dati, la direzione può prendere le giuste decisioni di gestione. Uno schema contabile ben calibrato aiuta non solo a eliminare un errore nel monitoraggio del lavoro dell'azienda, ma anche a minimizzare le perdite, a rendere il lavoro dell'organizzazione più efficiente e ad eliminare anche la probabilità di furto e disonestà.