Le aziende devono tenere conto di quanto tempo tutti i dipendenti dell'azienda lavorano effettivamente durante il giorno o il turno. Ciò richiede il mantenimento di un foglio presenze per i dipendenti. Questo documento è preparato in una forma speciale. Ogni azienda e singolo imprenditore deve compilare questa documentazione. Per fare ciò, è necessario utilizzare i moduli di registrazione T-12 e T-13 sviluppati dal Comitato statale statale. Compilare il foglio è piuttosto semplice, ma per questo alcune regole e requisiti devono essere presi in considerazione affinché il rapporto sia corretto. Dal suo contenuto dipende dal corretto calcolo del salario dei dipendenti.
Concetto di documento
La forma speciale della pagella è stata approvata nel 2004 dal Goskomstat. La gestione dei fogli presenze nelle organizzazioni è svolta da dipendenti del servizio personale o del reparto contabilità.
Sulla base di questo modulo, la direzione aziendale può eseguire varie azioni:
- tenere conto di tutte le ore lavorate da ciascun dipendente dell'impresa;
- monitorare la disciplina sul posto di lavoro;
- riflettere tutte le presenze e l'assenteismo dei dipendenti;
- registrare il fatto che ogni specialista è in ritardo;
- possedere informazioni che consentono di determinare in che misura il lavoro è stato eseguito da uno specialista dell'azienda;
- utilizzare queste informazioni per il personale competente;
- inserire i dati in moduli statistici.
Questo documento viene spesso utilizzato dai dipendenti del reparto contabilità quando calcolano lo stipendio, i bonus e le indennità ottimali per gli altri dipendenti dell'azienda. Il mantenimento di un foglio presenze per i dipendenti per il servizio del personale consente di controllare la presenza e il ritardo. Se vengono rilevate violazioni, i dipendenti rilevanti dell'azienda sono ritenuti responsabili e possono essere applicati diversi tipi di sanzioni disciplinari.
Le sfumature dell'uso del documento
Il codice fiscale contiene informazioni che ogni persona che lavora ufficialmente in una società può, al momento del licenziamento, richiedere un foglio di tempo insieme ad altri documenti, che include il libro di lavoro. Questa informazione è indicata nell'Art. 84.1 Codice fiscale.
Dal 2013, i manager aziendali non possono utilizzare moduli unificati quando mantengono un foglio di lavoro per i dipendenti, poiché sono stati cancellati. Ma di solito gli specialisti dell'azienda usano proprio questi documenti. Di seguito è riportato un foglio di esempio.
È consentito che gli specialisti del reparto contabilità o del personale eseguano autonomamente varie modifiche a questo documento. Dipendono dalle specifiche dell'intera impresa e dal numero di dipendenti nello stato.
Il modulo introdotto da Goskomstat è considerato conveniente, quindi può essere facilmente elaborato e modificato. Spesso viene utilizzato senza modifiche.
Quali forme sono convenienti?
Esistono tre forme di documento che sono considerate facili da usare. Puoi facilmente apportare varie regolazioni. La scelta dipende dalla direzione dell'impresa e dal numero di posizioni nell'azienda.
Il mantenimento di un foglio presenze può essere effettuato utilizzando tre moduli come base:
- T-13. Questo modulo viene solitamente utilizzato dalle aziende in cui è installato un tornello o altra attrezzatura all'ingresso, in base al quale viene automaticamente registrato quando un particolare specialista si mette al lavoro.La documentazione è compilata sia con il metodo manuale, sia usando vari programmi per computer.
- T-12. Questa opzione è una forma universale. Di solito viene compilato manualmente da specialisti dell'azienda. Ha una sezione aggiuntiva in cui è possibile inserire informazioni sull'importo del pagamento per il lavoro svolto.
- 0504421. Questo modulo è considerato specifico, in quanto viene utilizzato solo dalle organizzazioni di bilancio. Il più rilevante tra gli insegnanti o gli insegnanti che lavorano in diverse istituzioni educative.
Ogni documento ha le sue caratteristiche, quindi è compilato in un modo specifico.
Chi sta compilando il foglio presenze?
In particolare, la società dovrebbe nominare una persona specifica responsabile del mantenimento del foglio presenze. Di solito, un ufficiale del personale o ragioniere è selezionato per questo. Per fare ciò, un ordine dovrebbe essere emesso inizialmente, sulla base del quale i poteri corrispondenti vengono trasferiti allo specialista.
Sul foglio dei tempi deve essere firmato dalla persona responsabile della manutenzione del foglio dei tempi e il capo del dipartimento del personale. Non è necessario che la società assegni separatamente una posizione per tale dipendente, dal momento che ogni persona dotata della direzione dell'impresa con l'autorità appropriata può far fronte all'attività. L'obbligo di mantenere un foglio presenze viene trasferito sulla base di un ordine. Indica quale dipendente dell'impresa è responsabile della conservazione di questo documento.
È necessario aggiungere una clausola separata al contratto di lavoro dello specialista selezionato. Indica che un cittadino è investito di poteri specifici. Se questo processo non viene completato, lo specialista può rifiutare ulteriori lavori.
La persona selezionata per mantenere il foglio presenze deve inserire le informazioni per tutto il mese, dopodiché la documentazione viene trasferita al capo del dipartimento del personale. Il direttore del dipartimento controlla le informazioni con altre fonti e quindi firma il modulo. Viene quindi trasferito al reparto contabilità per calcolare lo stipendio di ciascun dipendente dell'impresa.
Regole di riempimento
Un dipendente dell'azienda autorizzato a compilare questo documento deve comprendere le sfumature del processo di immissione delle informazioni. Le regole per mantenere un foglio presenze sono considerate semplici e comprensibili. Si consiglia di comprenderli inizialmente bene, il che renderà conveniente e facile lavorare con il rapporto. La produttività non dipende solo dal servizio del personale, ma anche dal reparto contabilità. Sulla base dei dati inseriti correttamente, i dipendenti del reparto contabilità saranno in grado di calcolare correttamente la remunerazione di ciascun dipendente dell'impresa.
Le regole di base per la compilazione di un documento includono quanto segue:
- sin dall'inizio, la forma corrente di mantenimento di un foglio presenze è selezionata correttamente;
- il documento è compilato in una sola copia;
- è consentito per questo inserire manualmente i dati o utilizzare un computer;
- il dipendente coinvolto in questo processo deve avere l'autorità appropriata, per la quale il datore di lavoro emette per primo un ordine;
- preparare il foglio orario all'inizio del nuovo mese;
- le informazioni sul nome della società e le divisioni esistenti sono inserite nella pagina del titolo;
- è indicata la data di inizio della contabilità;
- alla fine del mese viene fissata la data di riferimento;
- il foglio principale del foglio presenze è rappresentato da una tabella in cui sono inseriti i dati relativi a ciascun dipendente dell'organizzazione ed è importante inserire correttamente tutti i nomi per evitare confusione o errori;
- devono essere disponibili informazioni sicuramente affidabili su ciascun dipendente e viene registrato anche il numero assegnato allo specialista, che può essere preso in un file personale;
- le colonne della scheda attività sono rappresentate da giorni specifici del mese;
- cognomi opposti ci sono celle in cui sono inserite informazioni su tutte le ore lavorate o turni;
- se ci sono fine settimana o festivi, queste informazioni devono essere indicate con segni speciali;
- le informazioni della persona responsabile devono essere inserite quotidianamente, per le quali lo specialista è guidato da documenti ufficiali, che comprendono vari ordini, dichiarazioni, congedi per malattia o istruzioni della direzione aziendale;
- se vengono registrati ritardi o assenteismo, vengono corretti con codici speciali costituiti da numeri e lettere.
Il documento è fissato con la firma del capo dell'impresa. Senza questa firma, non sarà considerata valida. La procedura per la gestione di un foglio presenze è considerata semplice, pertanto ogni dipendente del servizio personale può far fronte a questo processo. Se vengono rilevati errori o violazioni, è lo specialista nominato responsabile di queste informazioni.
Le sfumature di inserire informazioni diverse
Compilare questo documento è in realtà abbastanza semplice. Per fare questo, devi solo capire lo scopo di ogni cella. Le persone responsabili con l'autorità per completare la documentazione dovrebbero avere una buona comprensione della composizione del documento. Le caratteristiche del processo di riempimento includono:
- permesso di aumentare il numero di colonne;
- i codici di spesa dell'ora sono visualizzati in alto e in basso indica quanto lo specialista ha effettivamente lavorato in un determinato giorno;
- ciascun dipendente dell'organizzazione deve avere un numero personale nel foglio presenze, che viene utilizzato per calcolare gli stipendi e svolgere altre azioni;
- due numeri sono assegnati ai lavoratori a tempo parziale;
- è necessario indicare sia le giornate lavorate che il numero di ore effettivamente lavorate quotidianamente da uno specialista;
- alla fine di ogni mese, la pagella viene consegnata al dipartimento del personale e gli specialisti di questo dipartimento controllano la correttezza della preparazione del documento e si assicurano che le ore di lavoro perse dai dipendenti non siano assenteismo;
- se uno specialista lascia, quindi dal mese successivo il suo numero non viene utilizzato durante la compilazione del foglio presenze;
- Indicare dati sull'assenteismo, i giorni liberi e anche sull'assenteismo, le vacanze, i viaggi di lavoro o altri motivi per i quali non esiste uno specialista sul posto di lavoro.
Se la durata della giornata lavorativa è indicata in ore, non è necessario correggere le ore incomplete.
Specifiche per le organizzazioni di bilancio
Le imprese che dispongono di budget utilizzano una forma diversa durante il funzionamento. Si chiama n. 0504421. Questo modulo presenta alcune differenze rispetto al modulo standard T-12 o T-13. Ciò è dovuto al fatto che riflette tutte le sfumature del lavoro di un'organizzazione di bilancio. Nella tabella è possibile inserire diversi codici che indicano un fine settimana durante le vacanze di formazione o studio.
Le principali sfumature del mantenimento di un foglio presenze per i dipendenti del settore pubblico includono:
- è importante includere nel titolo non solo il nome dell'istituzione, ma anche il codice digitale assegnato;
- se è necessario apportare alcune modifiche al documento, viene prescritto il codice di correzione;
- ci sono grafici in cui è necessario inserire informazioni sui totali parziali.
Quando si utilizza questo modulo, non è necessario registrare calcoli aggiuntivi. Quando si compila un documento, vengono utilizzate le regole standard.
Quali codici vengono usati?
Quando si compila questo documento, è necessario disporre delle informazioni sui codici da inserire. Sono costituiti da numeri e lettere. Sulla copertina di questo rapporto è una trascrizione di tutti i codici. Spesso è necessario inserire codici aggiuntivi, per i quali viene emessa una disposizione speciale dal capo dell'impresa al momento di mantenere un foglio presenze.
I codici principali utilizzati per compilare questo foglio di tempo includono:
- la durata del turno di giorno - Я01;
- lavoro notturno - Н02;
- le attività che i dipendenti devono svolgere nei fine settimana o nei giorni festivi - PB03;
- incarichi straordinari - С04;
- invio di uno specialista in viaggio d'affari - K06;
- registrazione delle ferie retribuite obbligatorie - OT9;
- fornire allo specialista ferie retribuite supplementari - OD10;
- trovare una persona in congedo per malattia - B19;
- registrazione di invalidità temporanea senza pagamento - T20.
Di solito, i codici standard introdotti dalla legge sono sufficienti per compilare correttamente un documento.
Quali errori vengono spesso commessi?
Vi sono alcune irregolarità comuni che causano errori significativi nel documento. Questi includono:
- sono indicate solo le iniziali dei dipendenti e allo stesso tempo non ci sono informazioni sulla posizione che occupano;
- Le festività sono registrate come giorni lavorativi;
- nel giorno pre-festivo, non si nota che il turno di lavoro è ridotto di un'ora.
Se un cittadino ha un lavoro part-time presso l'azienda, allora molta attenzione deve essere prestata alla durata esatta della sua giornata lavorativa. Spesso, gli specialisti vanno in viaggio d'affari e, in tali condizioni, il codice K06 viene semplicemente utilizzato, quindi non è necessario indicare quante ore lavora un dipendente al giorno.
Come viene riempito il pagamento del lavoro a cottimo?
Abbastanza spesso, le imprese usano salari a tasso unico, il che porta a difficoltà nella compilazione del foglio presenze. Le istruzioni per la gestione di un foglio presenze per i lavoratori sono le seguenti:
- la remunerazione dipende dalla quantità di lavoro svolto da uno specialista;
- il documento dovrebbe tenere conto dell'output per ciascun dipendente dell'impresa;
- è consentito misurare il lavoro in ore, ad esempio, è richiesto nelle scuole o in altri istituti di istruzione, pertanto il foglio di tempo deve essere scritto nel foglio di tempo;
- in altre situazioni, viene utilizzato il codice I01, quindi non è necessario compilare l'ultima riga di questa documentazione;
- il lavoro in vacanza viene pagato separatamente e l'importo del pagamento dipende dalle informazioni contenute nel contratto collettivo.
Pertanto, anche con un modulo salariale, compilare un foglio presenze è abbastanza semplice.
Responsabilità per errori
Uno specialista aziendale specifico è autorizzato a tenere un foglio orario, per il quale il datore di lavoro emette un ordine adeguato. Dovrebbe avere una buona conoscenza di come popolare correttamente la tabella. Per semplificare il processo, viene spesso utilizzato un programma speciale per mantenere un foglio presenze. È sufficiente inserire i dati pertinenti nelle righe necessarie, dopo di che il documento viene stampato e firmato. Se necessario, apportare solo varie modifiche.
Se gli errori vengono identificati in questo documento dalle autorità di regolamentazione, la società sarà ritenuta responsabile. Molto spesso, l'ispettore rivela che ci sono discrepanze nelle informazioni indicate nella scheda attività con i dati contenuti nei documenti principali. Spesso, le informazioni sullo stipendio differiscono dai dati nella documentazione di liquidazione.
Se viene accertato che vi sono violazioni, la società è ritenuta responsabile dal punto di vista amministrativo, pertanto paga una multa di 5 mila rubli. Se viene rivelata una completa assenza di questo documento, la multa aumenta a 50 mila rubli e viene addebitata al capo dell'impresa sulla base delle disposizioni dell'Art. 5.27 del Codice dei reati amministrativi. Per evitare questa situazione, la direzione aziendale deve monitorare la correttezza e la tempestività della compilazione di un foglio presenze.
conclusione
Pertanto, il mantenimento di un foglio presenze per i dipendenti è obbligatorio per ciascuna organizzazione. Questo processo viene eseguito da uno specialista responsabile, dotato dell'autorità competente emettendo un ordine speciale dal capo dell'impresa.
È importante comprendere le regole per la compilazione di tutte le celle in questo documento. Se contiene errori o è completamente assente dalla società, le autorità di vigilanza possono ritenere la società responsabile a livello amministrativo.Sulla base delle informazioni contenute nella scheda tecnica, viene effettuato il calcolo della remunerazione degli specialisti. È ottimale per la gestione dei documenti utilizzare speciali programmi per computer che semplificano questo processo.