נסיעות עסקיות מיוצגות על ידי נסיעות עסקיות בהן עובדי הארגון פותרים סוגיות חשובות לארגון. טיולים יכולים להיות בתוך רוסיה או במדינות אחרות. הם משולמים על ידי המעביד, עבורו מכין העובד דוח הוצאות בנסיעת עסקים. מסמך זה כולל מידע על כמה כסף הוצא לטיול. על סמך דוח זה, על רואה החשבון להעביר לעובד את הסכום הדרוש לכספים בכיסוי העלויות שנגרמו.
מושג מסמך
לנסיעות עסקיות דוח המקדמות בשנת 2017 נערך בצורה של AO-1. בשנת 2018 צורת מסמך זה נותרה ללא שינוי. מסמך זה מאושר על ידי הרשויות הסטטיסטיות, אך לכל חברה יש את ההזדמנות להוסיף תוספות לדו"ח זה.
אתה יכול לא רק להוסיף עמודות חדשות, אלא גם לכלול כמה שורות שנחשבות מיותרות. דוח ההוצאות בנסיעת עסקים מוצג על ידי מסמך החשבונאות הראשי. זה משמש אישור לכך שהכספים שהונפקו לעובד לטיול נשלחו למטרה כזו או אחרת.
ניואנסים של קומפילציה
עריכת דוח הוצאות על נסיעת עסקים היא די פשוטה. תהליך זה מתבצע על ידי רואה חשבון או עובד מייצג שקיבל סכום כסף מסוים עבור הנסיעה מראש החברה. כדי לוודא שהכספים הללו נוצלו בפועל במהלך המסע העסקי, נערך דוח ומועבר לרואה החשבון של החברה.
הדו"ח נבדק על ידי רואה החשבון הראשי, ומועבר לדירקטור לחתימה. אם העובד בילה יותר ממה שקיבל לפני הנסיעה בצורה של מקדמה, אז הוא יכול לקבל פיצוי. זה מונפק במזומן מדלפק הקופות של הארגון. לשם כך, אזרח מקבל תחילה צו הוצאות מזומן, המציין לאיזו מטרה הוצאו הכספים.
באילו טפסים אוכל להשתמש?
בעת עריכת דוח הוצאות, עובדים בחברות יכולים להשתמש במסמכים הבאים:
- טופס AO-1 שאושר על ידי סטטיסטיקאים;
- טופס שפותח במיוחד על ידי חברה מסוימת על בסיס טופס AO-1;
- מסמך אלקטרוני, אם החברה משתמשת בניהול מסמכים אלקטרוניים.
אם החברה מחליטה לפתח טופס משלה, חשוב להכניס לתוכה כמה פרטים נדרשים. אם הם נעדרים, הדבר עלול לגרום לבעיות מסוימות אצל פקחי המס.
איך מתבצעת?
על כל עובדי החברה היוצאים לנסיעות עסקיות להבין כיצד למלא דוח הוצאות על נסיעת עסקים. בעזרת מסמך זה הם יוכלו לאשר את תקפות העלויות שנגרמו וחוקיותן. כללי העיצוב כוללים:
- טופס דוח מונפק לעובד על ידי מומחה במחלקת הנהלת החשבונות;
- אתה יכול למלא את התיעוד בעצמך או בעזרת רואה חשבון;
- נתונים מוזמנים מיד לאחר הטיול;
- מידע מסוים נכנס לרואי החשבון של החברה.
על העובד לצרף לדו"ח מסמכים אחרים המשמשים אישור להוצאות מסוימות. הם מוצגים על ידי המחאות, קבלות או מסמכי תשלום אחרים.
להלן דוח הוצאות נסיעה לדוגמא.
איזה מידע כלול?
מילוי מסמך זה מתבצע על סמך מסמכים רשמיים העומדים לרשות עובד החברה, שהגיע מנסיעת עסקים.אם החישובים נעשו במזומן, אז מצורפים לדוח מסמכי תשלום שונים. אם נעשה שימוש בהוצאות שאינן מזומנות, יהיה צורך בתמצית מהבנק.
המידע הבא כלול בתיעוד:
- מידע על האזרח שנסע;
- נתונים על רואה החשבון שממלא מספר פסקאות בדוח זה;
- שם הארגון בו עובד האזרח;
- מספר כוח אדם;
- מטרת המקדמה המיוצגת על ידי הוצאות משק בית או בידור;
- מידע על חריגה מעלויות או יתרות במזומן;
- מציג מסמכים המאשרים את עלויות האזרח במהלך נסיעת עסקים;
- הסכום הכולל שהוציא עובד בחברה במהלך נסיעת עסקים
- חתימת אזרח.
לאחר עיון בדו"ח זה, רואה החשבון את חתימתו עליו. בנוסף, הם מציינים את מספר והתאריך של הדוח. ניתנות ההוצאות שיש לתת בהן חשבונות, כמו גם את מספר החשבונות החשבונאיים. מסמך ששורטט ונאומת כהלכה מועבר למנהל החברה לצורך לימוד וחתימה.
להלן דוגמה למילוי דוח הוצאות על נסיעת עסקים.
אילו מסמכים מצורפים?
עובד של החברה במהלך נסיעת עסקים חייב לשמור את כל מסמכי התשלום המאשרים הוצאות מסוימות. הם נרשמים בדוח במהלך השלמתו. תיעוד זה עשוי להיות מוצג בצורות שונות. לפיכך, המאמרים הבאים מצורפים לדוח:
- המחאות של קופאית נחשבו לתיעוד הנפוץ ביותר;
- טפסי דיווח קפדניים;
- צווי מזומנים;
- קבלות;
- דרכי דרכים;
- מסמכי תשלום אחרים.
יש לבדוק את כל הניירות הללו בקפידה ולאחסן בתנאים אופטימליים. אם הם אבודים, העובד לא יוכל להוכיח שהוא באמת הוציא את הכספים שהתקבלו מהמעסיק למטרות הנחוצות. במקרה זה, חשבונאות עשויה לסרב להחזיר הוצאות.
אם מבזבזים כספים בארגונים ובחנויות בהם לא מוצא המחאה של קופאית, תצטרך לבקש בדיקות סחורות.
מהם הקשיים?
בתהליך מילוי דוח הוצאות על נסיעת עסקים, עשויים להיווצר קשיים שונים. אלה כוללים:
- אם אדם נשלח למדינה אחרת, עליו לאשר את ההוצאות במסמכי תשלום שהתקבלו מהזרים, אך אם אין לו ידיעת שפה זרה, יתכן שלא יהיו לו קבלות ושיקים שונים;
- לעתים קרובות, מיד לאחר טיול כזה, אזרח יוצא לחופשה, כך שלא יהיה לו זמן לערוך דוח מיד לאחר ההגעה, אך אתה יכול גם להיות חייב לנסח תיעוד מייד לאחר תקופת מנוחה;
- כל המסמכים שיתקבלו מזרים יצטרכו להיות מתורגמים לרוסית.
זה תלוי בנכונות מילוי הדו"ח והכנת מסמכים אחרים האם ההוצאות יוחזרו נכונה לאזרח.
תכונות בעת נסיעה לחו"ל
נסיעות עסקיות יכולות להתבצע לא רק בתוך רוסיה, מכיוון שלעתים קרובות היא נדרשת לבקר בשותפים זרים, ולכן נדרש נסיעת עסקים לחו"ל. כיצד להוציא דוח הוצאות במקרה זה? לשם כך נלקחים בחשבון התכונות:
- חוזר מטיול, על העובד לערוך דוח תוך שלושה ימי עסקים;
- אם הכסף הונפק במטבע חוץ, זה בהחלט מצוין בתיעוד;
- יש להזין מידע על הוצאות במטבע חוץ ללא העברה בשער החליפין של הרובל;
- אם מסמכים המאשרים הוצאות מסוימות נערכים בשפה זרה, תצטרך להתמודד עם התרגום שלהם שורה אחר שורה לרוסית;
- תהליך התרגום יכול להתבצע על ידי עובד ישיר בחברה או על ידי עובדי חברות מתמחות;
- אם נוצרים כרטיסים לרכבים שונים בשפה זרה, אז בהחלט יש צורך בהעברת הפרטים אליהם מתייחס השם המלא.הנוסע, מקום ההגעה, הטיסה, תאריך היציאה וההגעה, כמו גם מחיר הכרטיס;
- אין צורך לתרגם מידע שאין לו שום משמעות, לדוגמה, זה כולל כללי טיסה או תכונות של הובלת מטען;
- אין צורך בהעברה אם לאזרח יש כרטיס אלקטרוני, מכיוון שכל המידע ממולא על בסיס הדרישות של קידוד הבינלאומי המאוחד;
- נדרשת העברה לכל שאר המסמכים התומכים, הכוללים שטר של מלונות או המחאה להשכרת רכב.
רק כאשר נלקחים בחשבון כל הדרישות שלעיל, עובד החברה יוכל לאשר את הוצאת היעד הכספית שהתקבלה מהמעסיק. אם עובדי חברות מתמחות מעורבים בהעברה, עלויות שירותים כאלה נכללות בהוצאות אחרות של החברה.
האם עובד יכול לצאת לחופשה לאחר טיול?
לעתים קרובות נסיעות עסקיות נמשכות מספיק זמן, כך שמיד לאחר טיול כזה העובד זקוק למנוחה. מותר לצאת לחופשה מייד לאחר טיול כזה. לשם כך, זה לא נדרש לבוא לעבודה ולהעביר מייד דוח מראש על נסיעת עסקים.
מותר לערוך תיעוד מייד לאחר יציאת החופשה, ולא תוך שלושה ימים לאחר החזרה מהטיול.
מועדי משלוח
המסמך מיועד להשכרה תוך שלושה ימים. הספירה לאחור מתחילה בנקודות הבאות:
- חזרה מנסיעת עסקים;
- יציאה מהחופשה;
- חזרה מחופשת מחלה.
לכן הספירה לאחור בשלושה ימים מתחילה מהרגע בו האזרח חוזר לעבוד כדי להמשיך בקריירה. אם הופרו מועדי ההעברה של דו"ח המקדמה בנסיעת עסקים, הדבר מוביל לכך שהעובד לא מקבל כסף מהחברה בכדי לכסות את ההוצאות שנגרמו לו. בנוסף, מצב זה עשוי להפוך לבסיס לדיון באחריות החברה אם יתגלו על ידי פקחי המס הפרות.
באילו חיווט משתמשים?
כדי לאשר טופס מילוי נכון של דוח מקדים בנסיעת עסקים, חובה להזין את הנתונים הרלוונטיים לרשומות החשבונאיות. לשם כך משתמש רואה החשבון בפוסטים בכדי לשקף עסקאות הכנסות או הוצאות. ההוצאות נכללות בחשבון 71.
אם אזרח בילה יותר בטיול ממה שקיבל מהמעסיק, הוא יכול לסמוך על פיצוי בגין הוצאות כאלה. לשם כך עליו לאשר אותם עם מסמכים רשמיים. רק במקרה זה את המידע הדרוש מוזין רואה החשבון בחשבונאות החברה.
מסקנה
נסיעות עסקים עשויות להידרש על ידי כל חברה מסיבות שונות. הם יכולים להתבצע ברוסיה או במדינות אחרות. עובדים בנסיעות עסקיות יכולים לצפות לקבל פיצוי עבור הוצאותיהם. לשם כך עליהם לשמור מסמכי תשלום המאשרים את ההוצאות שנגרמו.
לאחר נסיעת עסקים מכינים דוח מקדים על ידי עובד החברה. הוא מכיל מידע על כל ההוצאות במהלך הטיול. מסמכים אחרים המצורפים אליו נלמדים על ידי רואה החשבון ומנהל החברה. על סמך דוח זה, הנתונים הנחוצים מוזנים בחשבונאות של החברה.