הנהלת חשבונות היא חלק בלתי נפרד מהעסק (אם כמובן שהיא רוצה לפעול בהצלחה במשך זמן רב). איך זה מסודר? מהם הניואנסים של הנהלת חשבונות וניהול חשבונות? מה צריך לדעת כדי שתהיה הבנה מן המניין של מצב העניינים במפעל ולא תעמוד בסכסוך עם שירותי בקרה?
מידע כללי
כשמדברים על שליטה בחברה, מפעל או ארגון, הם מזכירים לעיתים קרובות חשבונאות חשבונאית, פיננסית, ניהולית. מה הם? לאיזו מטרה מבוצעים? מה ההבדלים ביניהם? בואו להבין את הכל. ראשית, יש לציין כי ההבדלים העיקריים, שבגללם נבדלים חשבונאות חשבונאית וניהולית נפרדים, הם רמת הפירוט של המידע, משתמשי הקצה, וגם הטכניקה המשמשת לשקף פעולות עסקיות.
מה מהות ההבדלים?
תחילה עליכם להבין כי הדוחות הכספיים משמשים בו זמנית עבור צרכני מידע פנימיים וחיצוניים כאחד. במקרה הראשון מדובר במחלקות ניהול, אנליטיות, פיננסיות וכלכליות. צרכנים חיצוניים הם מפקחת המס, התקשורת (בה פורסם הדיווח הציבורי) וחברות ביקורת שמכינות את הארגון להיכנס לבורסה. אולם חשבונאות ניהול מייצרת מידע המיועד לשימוש פנימי. התכונה שלו היא שהוא לא נחשף בפומבי בגלל תוכן של נתונים חסויים. יש לציין כי חשבונאות ניהולית קובעת חידוד מידע על מנת להגדיל את ערכו לניהול. מבוסס על כך כי מתקבלות החלטות יעילות שמטרתן לפתח את הארגון. מה ניתן לתת כדוגמאות? נתונים אלה על מבנה העלויות וההשפעה עליו של מרכזי אחריות פונקציונליים שונים, הערכת ביצועים של קישור הניהול הבינוני וכן הלאה. פירוט המידע הכספי והכלכלי הקיים מאפשר לנתח בקפידה את תוצאות הפעילויות, כמו גם להעריך את מצבו הנוכחי של העסק. אחרי הכל, ככל שיותר נתונים, כך קל יותר למומחים לזהות ולמיין את הגורמים המשפיעים על אינדיקטורים. עליכם להיות מודעים לכך שהרעיון של שילוב חשבונאות וחשבונאות ניהולית אינו טוב. מדוע כן?
על אי התאמה
המידע הכלול בחשבונאות, ככלל, מספיק לצורך החלטות אנליטיקה וניהול. אך כאשר משלבים שני פונקציות באחד, איכות ההדרכה והעבודה בשני התחומים סובלת. מה המלכוד? העניין הוא שגם חשבונאות וגם חשבונאות ניהולית משתמשים בטכניקות שונות. בואו נסתכל על דוגמא קטנה. אותה הנהלת חשבונות מוסדרת במידה מסוימת. אבל להנהלה אין מגבלות. לכן, כשמשלבים יש צורך ליישם שיטות שונות של טרנספורמציית נתונים. וזה מסבך את העבודה, דורש נוכחות של עובדים מוסמכים מאוד (שמשולמים גבוה יותר) ומגדיל את הסבירות לטעויות. כמו כן, טכניקת הנהלת החשבונות הניהולית עוסקת בהשגת מידע אמין ועדכני שיהיה ברור למייסדי הארגון וראשיו. לעומת הנהלת חשבונות, זה יכול להיות פשוט יותר ומסובך יותר. וזה נכון לא רק למצב הכללי, אלא גם לאלמנטים בודדים. בואו נסתכל על דוגמא קטנה.רכוש קבוע מוצג בתשלום לאחר מכן. הנהלת חשבונות / הנהלת חשבונות נחוצה כדי לשקף את המצב. אך במקרה הראשון, יש צורך לבצע רישומים בכל החשבונות, ואילו בשני מספיק פשוט ליידע על שווי הכספים ולאן נלקח הכסף (ממילואים, רווח, אשראי וכו ').
היבטים שונים
יש לציין כי המידע שלמעלה אינו האמת האולטימטיבית במלואה. כך, בהתאם למטרות, ניתן להבחין בהיבטים ממוקדים שונים של העבודה. נניח - חשבונאות, מיסים, הנהלת חשבונות. מה משתמע במקרה זה? הנהלת חשבונות הנהלה מתייחסת ליצירת נתונים מובנים לניהול ארגוני. תחת המס - נוצרים נתונים עבור המערכת הפיסקלית. וחשבונאות - למשתמשים חיצוניים, כמו חברות ביקורת. במקביל, הדרישות לפרטים, מהירות ההיווצרות והנתונים המוצגים, המתודולוגיה המשמשת, משתנים.
קח הנהלת חשבונות. במקרה זה, יש צורך לקבל במהירות מידע איכותי ואמין אודות המתרחש בארגון (כמה והיכן מה הופק, קנה, נמכר). יש לעדכן מידע בזמן אמת. חשבונאות מס מחייבת איסוף נתונים של החודש, בנייתם בדרך מסוימת והעברה לאחר מכן לייצוג הטריטוריאלי של המערכת הפיסקלית. במקרה זה, יש צורך לפקח על דיוק המידע כדי לא לקבל קנס. ניתן ליצור דוחות חשבונאיים בכדי לספק נתונים כלליים לחברה או לבעלי הארגון (בתנאי שהם אינם המנהיגים שלה). במקרה זה, כל עסק יוצר תנאים נוחים לעצמו. לדוגמה, זה מתחלק לחשבונאות חשבונאית, פיננסית וניהולית, אך לא מקצה מס. או משהו אחר. כאן כל אחד מחליט בעצמו. הכרחי, חובה הם רק חשבונאות וניהול חשבונות.
הבדלים ברכיבי המידע
מה שיש במציאות בארגון והנתונים המועברים לשירות המס הם שני דברים שונים. אמנם מידע ניהול / חשבונאות דומה כלפי חוץ, אך חלק ממנו מוגן יותר מעין אחת. והראשון משמש להצגת מצב העניינים האמיתי. בואו נסתכל על דוגמא קטנה. כעת המצב נפוץ למדי כאשר אנו מגיעים לחנות אנו מקבלים מספר צ'קים. זה נעשה על מנת למזער מיסים בתשלום. יתר על כן, כל ישות משפטית פרטנית פועלת מעצמה מנקודת מבט של שירות המס. אך על בעל המערכת כולה להיות תחת שליטה ובתשומת ליבו את כל המצב. משהו דומה יכול להיווצר במקרה של חברות בנות. נכון, במקרה זה הם נוצרים בעלי סיכוי גבוה יותר להבדיל בין הניהול ולייעל את תהליך האינטראקציה עם הלקוח. תאר לעצמך שכל החברות הן רק כיסים. עבור משרד המס, כולם פועלים בנפרד, ואילו לחשבונאות ניהולית יש לוודא שיש תמונה הוליסטית. במקומות מסוימים יש צורך בניתוח אחיד, לעיתים ניתוח נפרד, אך הדבר אינו משנה את המצב הכללי.
מתי נוצרות חטיבות אחרות?
במאמר צוין כי לדוגמא, ניתן לשמור על דוחות כספיים כמרכיב נפרד. במבט ראשון זה אולי נראה מטופש, אך אל תמהר למסקנות. מתי זה אפשרי? דמיין שיש חברה אחת. במקביל, הפעילות מבוצעת במספר משרדים טריטוריאליים שאינם מופרדים כחוק. וזה הכל - התנאים מוכנים ליישום דוחות כספיים נפרדים, ויתרה מכך, הם גם מופחתים לתנאים משותפים.מדוע אתה צריך לעשות זאת? ואיך אחרת תוכלו להבין את היעילות של היחידות! אכן, קבלת נתונים כאלה, תוך הסתמכות על דוחות כספיים בלבד, תהיה בעייתית. אולי, כמובן, אבל זה קשה מאוד ושופע בעיות משמעותיות. במקרים כאלה יש להקצות גם חשבונאות, מיסוי, הנהלת חשבונות ניהול. אחרי הכל, הייצור הוא דבר אחד, והפעילות הבינלאומית היא דבר אחר. הייצור יכול להיות בכמה תנאים של ירוסלבל, ואילו נציגויות רשמיות יכולות להיות בבלארוס, אוקראינה, פולין, נורבגיה, שוודיה, פינלנד. אך יחד עם זאת, אסור להמשיך. אז הוצאות ניהול חשבונאות עשויות לעניין את בעלי המניות של המיזם. אבל אם זה שייך לבמאי שיצר אותו, אז אין צורך בכך (או שהוא מינימלי ואפשר להתעלם ממנו). אבל לא מבחינת הספירה, אלא באסטרטגיה נוספת. וכמובן, עליכם לעקוב אחר השימוש בכספים.
כמה דוגמאות
הנהלת חשבונות / הנהלת חשבונות עם דוגמאות זכורה הרבה יותר טוב. נניח שיש לקוח. הוא הבעלים של ארבע ישויות משפטיות. אתמול היו אינטראקציות באחת, היום בשנייה. מחר הלקוח משתמש בגוף משפטי שלישי, ואחרי שבוע - הרביעי. כמה כסף הרוויח מהאינטראקציה איתו? האם זה מעניין מנקודת המבט של עבודה עם כל ישות משפטית פרטנית? ברור שלא. תן לזה להישאר לפיוס נתונים ופעולות ביורוקרטיות. אבל כדי לנתח את המצב באופן יסודי, לקבל תחזיות ולקבל את ההחלטות הנדרשות, אתה צריך להסתכל על "כל הלקוח". זה חל על חשבונות חייבים, הכנסות, הכנסות ומדדים אחרים. וכאן, הנהלת חשבונות / הנהלת חשבונות אחראית לרגעים שונים. המשימות העומדות בפני כל אחת מהן מאפשרות לכם להשלים ולנווט טוב יותר במצב אמיתי.
בואו נסתכל על דוגמא אחרת. נניח שיש מחסן. יש לו מתלים רבים. לצורך הנהלת חשבונות איננו חשוב מידע היכן שוכן המוצר. ואילו לחשבונאות ניהולית הדבר יכול להיות בעל חשיבות רבה. למה? כן, לפחות על מנת למצוא במהירות את המוצר הנכון. אחרי הכל, אם המחסן תופס כמה עשרות קמ"ר, אז יהיה בעייתי למצוא, נניח, ברגים.
אנו ממשיכים לשקול את הדוגמא של מחסן. נניח שטחו הוא עשרת אלפים מטרים רבועים, והוא מחולק למאה אזורים. לקוח בא ואומר שהוא רוצה לקנות קילוגרם ציפורניים. ואם מחלקת הנהלת החשבונות מבטלת מוצרים במהלך המכירה, אז עם ההנהלה יש למצוא את האזור הרצוי ולהראות שיש שם פחות סחורות. אבל זה לא הכל. מה ההבדל בין הנהלת חשבונות לניהול חשבונאות? עלויות! אחרי הכל, אם מכרנו ציפורניים ללקוח, אז אתה צריך להזמין אותם במפעל. כמובן שקילוגרם עשוי להיראות קטן מכדי להכין אצווה חדשה. אבל טון זה עניין אחר לגמרי.
ניהול פרויקטים
כל מיזם יוצר או עובד על משהו. מערכת הנהלת חשבונות / ניהול חשבונות מאפשרת לך לפעול עם נתונים יבשים. אבל מה אם יש צורך לעבד את הפרויקט (לא רק עלויות / רווחים, אלא הערכות, סיכויים)? הנה הנהלת חשבונות לא תעזור. פשוט אין לו את המושגים הנחוצים לכך, ויש גם בעיות בכלים. ואילו חשבונאות ניהולית היא הכרחית. בואו נסתכל על דוגמא קטנה. נחתם הסכם, לפיו על החברה לבנות בית. זהו תהליך ארוך בפני עצמו. בתחילה, יש צורך לרכוש חומרים, לשכור אנשים ולוודא שהעבודה מתבצעת על פי לוח הזמנים. במקרה זה, יש צורך לשלוט על התהליך כולו. אחרי הכל, אם יש בעיות באספקת המים, הבסיס או האדמה, אז כל זה יגרום לעיכובים. לכן, אם מכשירי חשמל עובדים מגנרטורים, עליכם לדאוג לנוכחות בנזין, ולפני שייגמר להם.אם אין תוכנית לניהול פרויקטים, כלומר לא ידוע איך כל זה יובא בחשבון ומה יהיו ההשלכות, אז בבניית בית תהיה להם בעיה אחת.
הבדל בעבודה עם אנשים וניירות
שיטת החשבונאות / הנהלת חשבונות ניהול תלויה גם אחרת בכישוריהם של הצוות המבצע את המטלה. מה המשמעות של זה באמת? כדי לנהל חשבונאות, עליך ללמוד את החשבונות, להזין את הערכים הנכונים ולהבחין בין חיוב לאשראי. בחשבונאות ניהולית, מערך כישורים מינימלי כזה לא יעזור. בואו נסתכל על דוגמא קטנה. יש חברה בה עובדים רבים עובדים כיועצים. תפקידם כולל תקשורת עם לקוחות, שיחות אליהם, כתיבת מכתבים, שליחת מסמכים. ואז אדם אחד מתפטר. איפה ניתן למצוא את כל המידע שהוא עבד איתו? התשובה לשאלה זו לרוב יכולה להינתן רק על ידי הלקוח עצמו. והמפעל בו זמנית נשאר עם אף. לא ידוע עם מי דיבר, מתי ועל מה הסכים. כדי להימנע ממצבים לא נעימים כאלה, נוצרות מערכות ניהול בהן כל המידע הדרוש נרשם ללא הרף. היא מתחשבת בכל מכתב ומתקשר. הם נשמרים ומתועדים. והנתונים לא שייכים ליועץ, אלא לחברה. אגב, זה לא היתרון היחיד של האוטומציה. נניח שנחתם חוזה, שיש בו רבים. אחרי שנה אתה צריך למצוא אותו. ואיך לחפש? אולם אלגוריתם הבחירה והמיון יאתר ויחזיר במהירות את המסמך הרצוי.
מסקנה
בשל נפח המאמר המצומצם, איננו יכולים לחשוף באופן מלא את כל התכונות והניואנסים של ההבדלים. אפשר לדבר גם על ההבדלים במיטוב המניות, בהן לעיתים קרובות נצפות בעיות גדולות. כמו כן יש צורך לפקח על פעולת הציוד, תחזוקתו, לעקוב אחר תהליך התיקון ולדעת בדיוק לאן נעלם המהנדס. כל תוכניות הנהלת החשבונות הללו מספקות, בלשון המעטה, בקושי רב, מציגות מספרים יבשים בלבד. יש לזכור גם את השתקפותם של תהליכים עסקיים, חוזים, יישומים, רכש. בחשבונאות עובדת יישום אירוע מסוים נרשמת רק מה שמשתקף כלכלית. נראה שחומרי הגלם הגיעו, הם שילמו על זה ואז השתמשו בזה. אבל במציאות, הכל הרבה יותר מסובך! יש צורך למצוא ספק, לבצע הזמנה, לקבל הערכה, למלא בקשה לתשלום, לשקול אותה ולתת לדרך. וזה לא הכל ...