תשלומים דרך האינטרנט הפכו זה מכבר למקובל, אולם חילופי מסמכים, בעיקר בין אנשים פרטיים, עדיין קיימים בצורה של נייר. חתימה אלקטרונית מוסמכת נועדה לפתור בעיה זו ולהקל על החלפת מסמכים. גורמים משפטיים עובדים עם EDS מזה זמן רב, יזמים פרטיים משתמשים בהם בכדי להעביר נתונים מסוימים (למשל מע"מ בעת השכרת הנחות ממשלתיות), ואילו אנשים יכולים להשתמש בחתימתם כדי לקבל גישה לאתר השירותים הממלכתי. כיצד להשיג חתימה אלקטרונית מוסמכת משופרת ואילו יתרונות היא מספקת?
מה זה
חתימה אלקטרונית מוסמכת היא הפרטים המאשרים את אמיתות המסמך האלקטרוני, היעדר עיוותים בו מרגע התקנת החתימה. זה גם מאפשר לך לקבוע את הבעלות על המסמך. ניתן להשיג פרטים כאלה רק כתוצאה מהמרה קריפטוגרפית של קוד, מידע.
תעודת חתימה אלקטרונית היא מסמך המאשר את הזכות להחזיק מפתח ציבורי של חתימה אלקטרונית. את האישור ניתן להשיג רק ב- CA (מרכז הסמכה) או במשרד של נציגיהם המוסמכים.
בעל התעודה הוא אדם שקיבל תעודת חתימה אלקטרונית על שמו. לכל בעל התעודה שני מפתחות: ציבוריים ופרטיים. אימות חתימות אלקטרוניות מתבצע באמצעות המפתח הציבורי. זה, בתורו, משויך למפתח פרטי, דרכו נוצרת החתימה האלקטרונית ונחתם המסמך.
סיווג
חתימה אלקטרונית פשוטה, כפי שהשם מרמז, היא הגרסה הפשוטה ביותר של EDS. זה גם משתמש בסיסמאות, קודים או אמצעים אחרים המאשרים את היווצרות החתימה על ידי הבעלים.
חתימה אלקטרונית משופרת שאינה מוסמכת ניתנת להשגה רק באמצעות המרת מידע קריפטוגרפי. כאן לא תוכלו להסתדר בלי מפתח חתימה פרטי. באמצעות חתימה אלקטרונית כזו ניתן לא רק לזהות את האדם שחתם על המסמך, אלא גם לאתר שינויים שנעשו לאחר החתימה.
חתימה אלקטרונית מוסמכת משופרת כוללת את כל הסימנים לכך שהם אינם מוסמכים. ההבדל היחיד הוא שבשביל אימותו ויצירתו אמצעים חמורים יותר להגנה קריפטוגרפית, עליהם להיות מאושרים על ידי ה- FSB של רוסיה. בנוסף, יש הבדל: ניתן להנפיק תעודה חתימה אלקטרונית מוסמכת רק במרכז הסמכה שעבר הסמכה. ניתן לראות את רשימת הרשויות המקומיות המאושרות באתר האינטרנט של שירותי המדינה.
שוויון
החוק הפדרלי מס '63 מכיר במסמך שנחתם עם כל חתימה אלקטרונית, פשוטה ומשופרת, שווה למסמך נייר שנחתם ידנית. עם זאת, ישנה תכונה אחת: בין הצדדים שמבצעים חילופי מסמכים אלקטרוניים, יש לחתום קודם על הסכם.
חתימה מוסמכת היא גם אנלוגית של חתימה שנעשתה בידו של עצמך, אולם היא יכולה להחליף את חותמת הארגון. הכוח המשפטי של מסמכים שנחתמו על ידי חתימה דיגיטלית מוסמכת מוכר על ידי רשויות הרגולציה. ניתן להשתמש בהם בבית המשפט.
תחום היישום
ראשית כל, מדובר כמובן בניהול מסמכים אלקטרוני. חתימות אלקטרוניות יסייעו בביסוס חילופי מסמכים חיצוניים ופנימיים בכל המקרים בהם נדרשת חתימה בכתב יד.
ניהול מסמכים פנימי משתמש בחתימות אלקטרוניות בלתי מוסמכות ומוסמכות כדי לאשר ולאשר הסכמים ומסמכים אחרים המסדירים את התהליכים הפנימיים של הארגון. לדוגמא, אם דירקטור חותם על הסכם בחתימה אלקטרונית והוא מועבר לביצוע.
גורם עיקרי
עם ניהול מסמכים חיצוני, נוכחות של חתימה אלקטרונית מוסמכת היא תנאי חשוב מאוד, מכיוון שהיא זו שהיא האחראית לכוח משפטי. במקרים אחרים, המסמך האלקטרוני אינו מוכר על ידי רשויות הרגולציה כמקור, מה שאומר שאין לו שום כוח משפטי ולא ניתן להשתמש בו בהליכים משפטיים. בנוסף, ניתן לאחסן מסמך חתום על ידי חתימה דיגיטלית מוסמכת משופרת בארכיון דיגיטלי, בעוד שלגיטימיותו תישמר.
ניתן להשתמש ב- EDS לדיווח לרשויות הרגולציה. רבים כבר העריכו כיצד מתבצע הדיווח האלקטרוני במהירות ובנוחות. יתר על כן, כל ארגון יכול לבחור את הדרך הנוחה ביותר עבור עצמו, בין אם מדובר במוצרי 1C, תוכנה נפרדת, או FSS ואתרי שירות המס הפדרלי. אישור מוסמך של מפתח חתימה אלקטרונית הוא הבסיס לכל פעולה כזו, יש להנפיק על ידי גורם מוסמך או מוסמך מוסמך. אבל שיטת השליחה אינה קריטית.
קבלת שירותים ציבוריים
כל אזרחי הפדרציה הרוסית יכולים להשיג חתימה אלקטרונית על מנת להשתמש בה לקבלת שירותים ציבוריים, עם זאת, אישור מוסמך של אימות חתימה אלקטרונית במקרה זה אינו נדרש: ה- EDS הפשוטה ביותר, הבלתי מוסמכת ביותר, תספיק, היא די מתאימה לצרכיו של אדם. בעזרתו, כל אזרח יכול לחתום על בקשה אלקטרונית, אותה ניתן לשלוח לרשות המבצעת אם זרימת מסמך כזו אפשרית.
איך להשיג חתימה אלקטרונית מוסמכת לאדם? הדרך הקלה ביותר להשיג כרטיס אלקטרוני אוניברסלי, המונפק החל מה -1 בינואר 2013 ובעל חתימה אלקטרונית מוסמכת מובנית ומשופרת. כרטיס כזה הוא כלי זיהוי ייחודי של אזרח, בעזרתו ניתן לשלם, להזמין ולקבל שירותים ציבוריים שונים באמצעות האינטרנט. לפי תפיסתו, הכרטיס נועד להחליף מסמכים רבים, כמו תעודת פנסיה ופוליסה רפואית, לשילובם עם ארנק אלקטרוני, כרטיס נסיעה וחתימה אלקטרונית.
באמצעות ES
חתימה אלקטרונית מוסמכת משופרת מתאימה לזרימת עבודה פנימית וגם בין ארגונית. ניתן להשיג אותו ברשות האישורים המוסמכת על ידי משרד התקשורת RF. זה מגן על המסמך מפני שינויים, מאשר את שלמותו ומחברתו.
ES מוסמך משופר יכול לעזור בפתרון מגוון רחב של בעיות. לדוגמה, הוא משמש לדיווח לרשויות המס ולחילופי מסמכים אלקטרוניים. גרסה זו של האישור כוללת את המספר הגדול ביותר של פונקציות אפשריות, אך אין זה אומר שיהיה נוח יותר לכל ארגון להשתמש בה. ראשית, מחיר האישור תלוי ישירות במספר הפונקציות. שנית, כשאתה בוחר תעודה פחות פונקציונלית, עליך לוודא שהיכולות הזמינות מספקות באופן מלא את צרכי הארגון.
ישנם גם מצבים בהם סוג האישור המשמש נקבע על ידי הגורם שקיבל את המסמך. לדוגמא, ישנם מפעילי ניהול מסמכים המקבלים אישורים רק ממרכז האישורים שלהם, לכן, בעת בחירת אישור, עליכם לוודא כי אין הגבלות על השימוש בה במערכת המידע הדרושה.
היתרונות של החלפת מסמכים אלקטרוניים
מכיוון שכעת יש לכל הארגונים והחברות אפשרות לארגן חילופי מסמכים אלקטרוניים המחייבים כחוק, כדאי לדון ביתרונותיו של תהליך זה.
ראשית, זו מהירות מסירת המסמכים. ללא קשר לכתובת הצד שכנגד, זמן האספקה של מסמכים יהיה פחות פי עשרה מכתובת הנייר הרגילה. השימוש במסמכים אלקטרוניים גם מקטין את העלויות הכרוכות בהכנה והעברת עותקי נייר.
ישנם יתרונות כלכליים רציניים יותר, מכיוון שניהול מסמכים אלקטרוניים מרמז על האצה משמעותית של תהליכים עסקיים. הדוגמה הפשוטה ביותר לכך היא סיום מהיר והפעלת עסקאות שבגללן מושגת תזרים מזומנים גדול יותר. כלומר, לאחר הקמת ניהול מסמכים אלקטרוני, החברה תוכל להגדיל את הרווח לזמן היחידה.
אוטומציה
כמו כן, שימוש במפתח חתימה אלקטרונית מוסמך יכול לצמצם את זמן העיבוד, שליחת המסמכים ולמעשה אוטומטית של תהליך זה. על פי החוק, מכתבים המחייבים כוח משפטי, חשבוניות, שטרי מטען, חשבוניות, מעשי עבודה שבוצעו, מעשי מתן שירותים, חשבוניות, מעשי פיוס בין הסדרים הדדיים, שטרי משלוח, רשאים להשתתף בחילופי פנים בין חברות, על פי החוק.
בשל המהירות והאמינות של החלפת מסמכים אלקטרוניים, חברות לא יכולות לדאוג מדיווח פשוט ומתוזמן לרשויות המס. זה גם מאפשר לך לחסוך חלק מהכסף.
גורמים חשובים
זרימת מסמכים בין-ארגונית בצורה אלקטרונית הגיונית רק אם לכל מסמך יש כוח משפטי וניתן להשתמש בהם בבית משפט או בערכאות אחרות. כדי לתת משמעות משפטית למסמך אלקטרוני, יש לפתור כמה בעיות. ראשית, תהליך חתימה ושליחת מסמך אלקטרוני לקבלנים, ושנית, קבלת ואימות חתימה אלקטרונית מוסמכת על מסמכים שהתקבלו מקבלנים. שלישית, יש צורך לארגן את האחסון והעיבוד של מסמכים שכבר חתומים, אחסון בארכיון וניווט עליהם. רביעית, חשוב להבטיח את שמירת הלגיטימיות של מסמכים באחסון ארכיוני.
פיתרון פשוט
כדי לפתור את שתי הבעיות הראשונות, באפשרותך להשתמש בשירותי חילופי פנים ארגוניים, המנוהלים על ידי מפעילי ניהול מסמכים אלקטרוניים. בבחירת שירות כזה, יש לקחת בחשבון גורמים מסוימים, כגון זמינות הרישיונות המתאימים למפעיל, יכולת שילוב שירות החלפות במערכת המידע הארגונית וטעינת מסמכים.
ניתן לפתור שתי משימות נוספות באמצעות מערכת ניהול המסמכים האלקטרונית, שכבר יש לה את כל הפונקציונליות הדרושה. אם ההתהוות הראשונית של מסמכים מתרחשת במערכת הנהלת החשבונות, אתה יכול לשלב בה מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית.
בהיעדר מערכת כזו, ניתן להקצות משימות אלה באופן חלקי למפעיל שירותי החליפין.