העסק הממלכתי ותחום העבודה המשרדית הוא הענף החשוב ביותר בחיי הציבור של כל מדינה. מידע מתועד הוא נתונים משפטיים. פעילויות עשיית חוק תורמות לבניית החוק האזרחי והסדר והרווחה, החשובים מאוד.
מושג המידע המתועד
ייעוד כזה, במבט ראשון, אינו משמש לעתים קרובות מאוד בתחום המשפט, אך יחד עם זאת הוא חשוב מאוד. בהתבסס על חקיקה פדרלית, מידע מתועד הוא סוג של קבוצה של נתונים מסוימים שנרשמים על מדיום מוחשי לצורך הבטיחות.
כמו כן, חומר זה מניח נוכחות של פרטים אודות המקורות הזמינים למקורם, אשר באופן כללי מאפשר לקבוע את טיב הנתונים או המדיה שלהם, ללא קשר לצורת ההצגה. בלעדיהם, מושג המידע המתועד למעשה מאבד את משמעותו. דרישות מטבען מבצעות שתי פונקציות בסיסיות - הסמכת מידע ואבטחה. כלומר, מצד אחד הם מכילים את הנתונים הדרושים, ומצד שני אין אפשרות לזייף מסמכים.
הארגון הבינלאומי לתקינה
ניהול המידע המתועד מוסדר על ידי מגוון פעולות משפטיות, גזירות פדרליות, הוראות, מסמכי רגולציה בינלאומיים. אם כן, הארגון הבינלאומי לתקינה (ISO) לוקח ברציפות חלק ישיר בפיתוח דוגמות, כללים ותקנות לגבי היווצרות, אחסון, שימוש במידע. התפתחויות נעשות בכיוון של ביטול הפרות של אי ההתאמה בתוכן המציאות, בגיבוש דרישות לצורת הצגת נתונים.
שלטי מידע מתועד
הסימן הראשון והחשוב ביותר הוא נוכחותו של מנשא חומר. כיוון שכך, כל אובייקט מהעולם שמסביב יכול לפעול, כולל חפצים ושדות פיזיים שבהם מוצגות פעולות או מידע מסוימים. ניתן להקליט את אותם נתונים במדיה שונה. נכון יהיה גם שניתן לתעד חומרים שונים באותו אתר.
התכונה הבאה החשובה ביותר במידע המתועד היא היכולת לזהות חומר מוקלט. זה מסופק באמצעות התפקיד התומך של אבזרים. נוכחותם מסייעת לקבוע את מטרת הנתונים, אופים, מקורם, זמן התיעוד. בחלק מהמקרים הפרטים מספקים את מידת ההגנה הדרושה של מדגם מסוים בצורה של חתימה דיגיטלית אלקטרונית מצורפת.
המאפיין השלישי של מידע מתועד הוא היכולת לבחור וריאציות וצורות שונות המעבירות את תוכנו. ניתן לאחסן אותו גם במדיות שונות בצורות שונות מבלי לאבד את תוכנו ופרטיו. כלומר, אחסון של מידע מתועד מרמז על האפשרות להעתיק אותו. חומרים כאלה עשויים להתקיים בצורה של שינויים שונים.
ניהול מידע על מסמכים
על פי גרסת הארגון הבינלאומי לתקינה, מידע מתועד הוא נתונים שיש לאחסן ולהשתמש בהם תחת שליטה מיוחדת. בתחום הכפיפות הוא, ישירות, הנושא בעל אופי חומרי עליו נאגר חומר זה.מערך הדרישות לניהול מידע מתועד מוצג בסעיף 7 של ISO 9001: 2015. אם אתה מנסה לסכם ולתאר את עבודת החובות הללו, יהיה להם הטופס הבא:
- ניתוח קבוע של רמת הנגישות למידע במידה הנחוצה, במקום הצורך ובזמן הצורך;
- הערכה קבועה של מידת האבטחה של נתונים מתועדים;
- פתרון סוגיות הנוגעות לארגון תהליכי הפצה, חיפוש, בקרת גישה ושימוש במידע;
- הערכת ההשפעה של תהליכים יעילים להגנה ואחסון של מסמכים מפני טעויות שונות, למשל, האם מובטחת הקריאות שלהם;
- אימות של ציות לכללי ההסרה והאחסון.
מה קורה?
צורות המידע המתועד תלויות בעיקר באופי המדיום החומרי שלו. ישנם מספר סוגים עיקריים. הנפוץ ביותר:
- נייר;
- הקלטות קול;
- חומרי וידאו;
- מידע מתועד אלקטרוני.
מגוון נתונים על מדיה מוחשית
מידע, מעבר לגרסת חוקרים רבים, מעבר לקריטריונים של סדרניות ומידת ההתארגנות מחולק לתיעוד ולא מתועד. מה ההבדל ביניהם?
מתועד הוא צורה ארגונית, רשמית ספציפית של קיום מידע. מטרת קיומם של נתונים מסוג זה קשורה לרווחת הציבור ושלטון החוק. סוגי המידע המתועד עשויים להיות שונים. אחרי הכל, הכל תלוי בקריטריון הסיווג שאומץ כבסיס.
לגבי קריטריוני נגישות, המידע הוא:
- עם גישה מוגבלת;
- חומר סודי ממלכתי;
- סוג חסוי;
- עם גישה בלתי מוגבלת, ציבורית.
אם זה אפשרי, זה קורה:
- מופץ בחופשיות;
- נתונים שחשיפתם אסורה בהחלט;
- מידע שנחשף בהתאם לחוק הפדרלי;
- חומר, שגילויו אפשרי בהסכמת מעגל אנשים מסוים.
מאפייני מידע מתועדים
מידע מתועד הוא נתונים הקיימים בתנאים אובייקטיביים מסוימים ויש להם מספר תכונות.
תכונותיו כוללות:
- אופי קבוע, כלומר החזקת מקורו, רגע התיעוד וחובת האחסון;
- רלוונטיות - היכולת לעמוד בדרישות של צרכן פוטנציאלי, לעמוד בבקשות;
- ערך - נתונים מתאימים למטרה;
- שלמות - היחס האופטימלי בין מידע שהתקבל והכרחי;
- תועלת - מידת נחיצותו;
- אמינות - מציג את רמת האובייקטיביות של מידע;
- חידוש - רלוונטיות, מכיוון שחומרים מתועדים הם הסבר למידע שעשוי להיות מיושן או להפסיק להיות תקף;
- זמניות;
- נגישות - יכולתו של הצרכן לקבל נתונים בחופשיות;
- אבטחה - היעדר גישה לא מורשית;
- ארגונומיה - היחס האופטימלי לנפח וצורת הנתונים לצרכן מסוים;
- התאמה - התאמה של מידע למציאות, מוכנות לשקף תנאים אובייקטיביים אמיתיים.
הגנה על מידע מתועד בחוק הרוסי
שלושה מקורות לחוק פדרלי מספקים ייעוד מידע מתועד. המקור הראשון נותן פרשנות צרה. היא קובעת כי מידע מתועד הוא רישום של נתונים חשובים באמצעות מדיום חומרי בתהליך של תיעוד הנתונים הדרושים, כאשר ישנם פרטים המאפשרים לזהות, לייעד או לקבוע את המדיום החומרי (חוק המידע, סעיף מס '2).
למקור אחר יש פרשנות רחבה יותר.הוא קובע כי מסמך פירושו נוכחות של מדיום עם מידע מוקלט בעל אופי טקסט, צליל או גרפי. תוכנו מיועד לשידור למטרה המיועדת לו בזמן מסוים.
דוגמאות לנתונים מתועדים
מידע מתועד הוא מעשים משפטיים, מסמכים, ארכיונים המאוחסנים למטרות שונות. המידע המאוחסן ברוב המוחלט של המקרים מיועד לשימוש ציבורי. הדוגמאות כוללות:
- מעשים משפטיים, מסגרת רגולטורית;
- מסמכים המכילים מידע על מצבי חירום בעלי אופי סביבתי, דמוגרפי, סניטרי-אפידמיולוגי, מטאורולוגי;
- מסמכים הכלולים באוספי הספרייה ובקרנות שונות של מערכות מידע;
- מידע על אמצעי תקשורת המונים ומידע ציבורי אחר בהתאם לחקיקה של הפדרציה הרוסית.
על סמך האמור לעיל, ראוי לציין כי בסך הכל, מסמכים ומידע מתועד הם המרכיבים החשובים ביותר לביטחון המדינה ורווחת הציבור. זה לרוב מאגר של מידע חשוב אסטרטגי למדינה. לכן יש לאחסן בקפידה מידע מסוג זה, תוך התחשבות בדרישות הקבועות בחקיקת המדינה.