קשה לדמיין חברה גדולה, מדינה או מוסד חינוך, שאין בה תפקיד כזה. תזמון פגישות, הכנת תיעוד, עבודה עם התכתבויות, קבלת שיחות הם רק חלק מהאחריות של מי שממלא תפקיד. מאז 2016, הוגדר מעגל הפונקציות הבסיסיות בהוראת הרגולציה החדשה - התקן המקצועי של המזכירה. כעת ניתן להשתמש בו כבסיס ליצירת הוראות שירות נחוצות.
תכונות מקצוע
למרות השינוי המתמיד ברשימות המקצועות הפופולריים והמבוקשים ביותר בעולם, תפקיד המזכיר ממשיך להיות די נרחב. רשמית ברוסיה, מקצוע זה קיים כבר שלוש מאות שנים. בשנת 1720, פיטר הראשון, אישר זאת, הדרישות לעובדים היו די גבוהות: אוריינות, ידיעת חוקים, יכולת עריכת מסמכים.
בתחילה, רק גברים היו מזכירות, כיום זה בעיקר מקצוע נשי. זה נובע בחלקו מהעובדה שביצוע חובות מזכירות דורש התמדה, חריצות, יכולת לבצע אותה עבודה ומונוטונית.
מהן הדרישות של מנהלים מודרניים לעובדים המחזיקים בתפקיד כזה? המזכירה צריכה להיות משתמש בוטח בתוכנות מחשב בסיסיות במשרד, להיות מסוגל להתמודד עם ציוד משרדי, לעבוד עם תיעוד, להיות בעל כישורי תקשורת טובים (דיבור טוב, כישורי דיאלוג, נימוס, נימוסים). בנוסף, היו קשובים, מאורגנים, ממושמעים, יציבים רגשית.
באשר לחינוך הנדרש, אין דרישות קפדניות בעניין זה בתקן המקצועי של המזכירה. אם יש לכם השכלה כללית, מספיק ניסיון מקצועי או קורסים מיוחדים. עם זאת, נוכחות תעודת בגרות להשכלה גבוהה, ככלל, נותנת יתרון בהעסקת עובדים.
תקן מקצועי
דרישות לעבודה במזכירות רכשו בשנת 2016 צורה של מעשה רגולטורי. אומץ תקן מקצועי כללי למומחה לתמיכה תיעודית וארגונית לניהול ארגונים. המטרה העיקרית של התקן היא לייעל את מדיניות כוח האדם. הראש יכול להתמקד בו בעת הערכת התכונות המקצועיות של העובד. המסמך משמש גם להכנת תכניות הכשרה להכשרת מזכירות.
תקן מקצועי מכיל:
- רשימת פונקציות עבודה בסיסיות;
- רשימת כישורים, ידע, ידע הכרחי ליישומם;
- דרישות לרמה חינוכית וניסיון בעבודה.
המסמך מפרט גם כותרות עבודה ודרישות אפשריות עבורם. זה כולל, למשל, סטנדרטים מקצועיים "מזכיר ראש", פקיד ואחרים.
המבנה מכיל מספר בלוקים סמנטיים:
- מידע כללי (ייעוד מטרת הפעילות, קידוד);
- מפה תפקודית (רשימת תפקידי עבודה וקטגוריות הכשרה);
- תיאור תפקידי עבודה (מפרט רשימת התפקידים, המיומנויות שנקבעו לעובד);
- מידע על מפתחי תקנים.
החלק השלישי מתחיל בסטנדרט המקצועי של המזכיר-מנהל, לרמת ההסמכה, רמת ההשכלה והניסיון שמהן נדרשות הדרישות המקלות ביותר.
התפקידים העיקריים של העובד המחזיק בתפקיד הנלמד מנוסחים באופן הבא:
- אוסף מאורגן של מידע מקצועי;
- תמיכה אינפורמטיבית בנושאים אקטואליים;
- שיטתיות, תיעוד ואחסון של מידע נכנס;
- ליווי של אירועים עסקיים;
- יצירת התנאים הנחוצים לעבודת ראש הארגון ותמיכה ניהולית.
תיאור התפקיד
בעבודתו מונחה המזכירה על ידי החקיקה הקיימת, אמנת הארגון, הוראות וצווי ראש, תיאור תפקידו שלו. זה במסמך האחרון שמוקצות משימות מקצועיות המוקצות לבכיר. החל מביצוע תפקידים רשמיים, על העובד להכיר את הוראות ההוראות העיקריות. הוראותיה עשויות לשמש ראיה במקרה של ניגוד מצבי עבודה. לכן, תוכן ההוראות צריך להיות ספציפי. ולשלול את האפשרות לפרשנות כפולה.
תיאור התפקיד של המזכירה לתקנים מקצועיים נערך תוך התחשבות בפרטים של ארגון מסוים וכולל את הסעיפים הבאים:
- הוראות כלליות;
- פונקציות עובדים
- אחריות בתפקיד;
- זכויות עובדים;
- תנאים ודרישות אחרים.
ההוראות הכלליות מצביעות לאיזו קטגוריה העובד שייך ולמי הוא כפוף, נוהל המינוי והפיטורים, דרישות הכישורים, הידע והמיומנויות. להלן מתואר בפירוט מה בדיוק התפקוד של העובד ואילו זכויות יש לו. הסעיף האחראי הרשמי מציין את אותן הפרות בעבודה עליהן עלול להיענש העובד.
תיאור התפקיד מאושר על ידי ראש הארגון ומובא לידיעת העובד (בחתימה).
תקן מקצועי "מזכיר הראש"
בהתאם להוראותיו, רצוי לקבל עובדים בעלי השכלה גבוהה (ברמה הראשונה) או השכלה מקצועית תיכונית לתפקיד זה. בנוסף, ניסיון בעבודה (לפחות שנתיים) מוערך.
התקן המקצועי מפרט את פעולות העבודה העיקריות של עובד:
- תיאום תוכניות זמניות עם הראש;
- בחירת טופס התכנון והניהול של מארגן הבוס;
- תיאום פגישות, משא ומתן עם שותפים, לקוחות, עובדים;
- ליידע את המנהיג על השעה ולוח הזמנים של האירועים הקרובים.
מזכירו של מנהיג צריך להיות בעל מספר כישורים לביצוע הפעולות שלעיל. הציב יעדים, קבע את סדר העדיפות ויישוםם, עזור למנהל בהפצת זמן העבודה, להבטיח אבטחת מידע ולבחור בדרכים הנוחות ביותר להודיע על אירועים צפויים. בעזרת תיזות אלה מנוסח בדרך כלל תיאור התפקיד של מזכירת ראש התקן המקצועי.
עליו להיות בקיא בפרטים הקטנים בעסקי הליבה של הארגון, בהוראות דיני העבודה ובכללים לניהול משא ומתן עסקי.
פעילויות העבודה הרשומות של מזכיר הראשי כוללות מספר תחומי אחריות שונים:
- תכנון יום עבודה;
- ארגון שיחות טלפון ונסיעות עסקיות;
- לעבוד עם מבקרים בקבלה;
- ארגון אירועי עבודה ומפגשים;
- שמירה על סדר העבודה הנדרש במשרד הראש;
- שליטה על ביצוע הוראות והוראות;
- ביצוע תיעוד עבודה;
- פיתוח מעשים מקומיים במידת הצורך;
- אחסון תיעוד;
- ארגון אינטראקציות מידע של עובדי הארגון והנהלתו.
האחריות העיקרית של מזכיר הראש
תפקיד מזכיר ראש הארגון כרוך באינטראקציה מתמדת עם אנשים ונכונות לייעץ ללקוחות ולמבקרים בנושאים בסיסיים. כמובן שהרבה תלוי בפרטי הפעילות העיקרית של המוסד ובתפקיד ההנהלה.יש להם השפעה משמעותית על עריכת תיאור התפקיד של המזכירה על פי התקן המקצועי.
ההוראות הכלליות מצביעות על כך שהתפקיד שייך לקטגוריית המנהלים הטכניים, נקבעים הדרישות לחינוך ולאורך שירותו של העובד. המינוי מתבצע ישירות על ידי הראש. כדי לנסח את הידע והכישורים הנדרשים, ניתן להשתמש בסטנדרט מקצועי של המזכירה. אלה כוללים: הכרת יסודות העבודה המשרדית; הכרת שיטות העיבוד והעיבוד של מידע; בעלות על מחשב היכרות עם כללי ההתכתבות והתקשורת העסקית; הכרת כללים פנימיים ונהלי בטיחות ועוד ועוד.
החלק השני של ההוראות מתאר את חובות העובד. בחלק השלישי - זכויותיו. לדוגמא, למזכיר המנהל הזכות להכיר טיוטת החלטות הקשורות לפעילותו, להציע הצעות למיטוב עבודתו, לבקש מידע ומסמכים הדרושים לביצוע מטלות וכו '.
החלק האחרון של ההנחיה מפרט אמצעי אחריות לעובדים במקרה של ביצוע לא תקין של חובות רשמיות, גרימת נזק מהותי.
פקיד
המשימה העיקרית של הפקידה היא לשלוט על זרימת העבודה של היחידה או של הארגון כולו (לעיתים קרובות ישנם מספר עובדים בצוות שמבצע פונקציה זו). רשימת תחומי האחריות העיקריים מופיעה בתקן המקצועי של פקיד המזכיר:
- ארכיון ואחסון נכון של מסמכים;
- ארגון עבודה עם מסמכים;
- היווצרות מקרים בהתאם לדרישות המינויים של הארגון.
כדי להגיש מועמדות לתפקיד זה, המבקש זקוק להשכלה מקצועית תיכונית.
במהלך ארגון העבודה עם מסמכים המזכיר-פקיד יכול לקבל ולעבד חומרים נכנסים, למיין אותם ולרשום אותם במידת הצורך, להכין אותם לשיקול ראש, להפנותם למנהלים הישירים ולתחזק מסד נתונים.
על מנת להבטיח אחסון תקין של מסמכים, על הפקיד להיות מסוגל לפתח שמות של מקרים, לוודא את נכונות הניירת, לטפס תיקים ולקבוע את עיתוי האחסון שלהם, הפצתם והגשתם.
לפני שנשלח המסמכים לארכיונים לאחסון, הפקיד בודק את תנאי האחסון שלהם (קבוע או ארוך טווח), מכין מלאי פנימי, מנסח את עטיפות הקבצים.
רפרנט או מזכיר-מנהל?
לעיתים יכול להיות קשה למיין את ההיררכיה של משרדי המזכירות ואת אחריותם. מה, למשל, ההבדל המהותי בין עוזר המזכיר למנהל? אחרי הכל, הפונקציות שהם מבצעים דומות למדי.
תיאור התפקיד של המזכיר-מנהל על פי התקן המקצועי קובע:
- קבלה והפצה של שיחות טלפון נכנסות;
- ארגון העבודה עם המבקרים;
- יישום פונקציות תיאום.
עליו להכיר את כללי הנימוס העסקי, שיחות טלפון (עם לקוחות, שותפים, נציגי מדיה ואחרים), להיות מסוגל לקיים שיחה ולהחליק מצב קונפליקט. פונקציות התיאום של המנהל הן בדרך כלל שמירה על יומן של תנועות עובדים, טיולי שליחים ונתיבי נהג.
עדיין אין תקן מקצועי נפרד למזכיר המשנה, אך תפקידו במובנים רבים דומה לעוזר המנהל. בדומה למנהל, הוא עובד בהתכתבויות, עונה לשיחות, נפגש ומלווה מבקרים, מנסח לוחות זמנים לנסיעות. עם זאת, כל זה קשור ישירות לדמותו של ראש הארגון. במקרים מסוימים ניתן להרחיב את תחומי האחריות שלו, דבר שבא לידי ביטוי בלוח הזמנים של העבודה (עשוי להיות לא סדיר).
סטנדרטים מקצועיים של מזכירת החוג האקדמי
עובדים כאלה ניתן למצוא בצוות בית ספר, מכללה או אוניברסיטה. הפוסט שייך לקטגוריית צוותי התמיכה בהוראה. כדי לקבוע את הפונקציונליות הבסיסית, המעביד יכול להשתמש בתקן הכללי של מומחה לתמיכה בתיעוד. משרד העבודה טרם אישר תקן מקצועי נפרד למזכיר היחידה החינוכית במוסד החינוכי. לצורך עבודה יש צורך בחינוך מקצועי (משני) בתחום העבודה המשרדית או הכשרה מקצועית על בסיס השכלה כללית. אין דרישות מחמירות לזמינות של ניסיון בעבודה.
כשהוא בתפקיד זה, העובד:
- מקבל התכתבויות, מעביר אותה לראש ארגון החינוך ומבצעים;
- עורך ניירת (כולל אלקטרונית);
- מכין צווי טיוטות לתנאי התלמידים;
- עריכת תיקים אישיים של סטודנטים;
- עוקב אחר שעות ההוראה של מורים;
- מגיש בקשות, מכתבים;
- תרגילי שליטה על ביצוע הוראות והוראות.
מזכיר מדעי ותפקידיו
פוסט זה שייך לתחום המדע. מזכירות מדעיות מבוקשות באוניברסיטאות, מכוני מחקר, אקדמיות, ארגונים מדעיים. ככלל, הם מספקים את עבודת החוקרים ומועצות המחקר. התקן המקצועי של המזכירה המדעית כולל תכנון אירועים מדעיים (ישיבות, כנסים, שולחנות עגולים), ארגון והתנהלותם, הכנת תיעוד רלוונטי ופיקוח על ביצוע החלטות שהתקבלו.
ניתן למנות עובדים בעלי תואר מדעי, ניסיון בעבודה ארגונית ומדעית (לפחות 5 שנים) ופרסומים בפרסומי ביקורת עמיתים.
מזכיר מדעי:
- אוספת הצעות לתוכנית השנתית של פיתוח ומחקר מדעי;
- שולט ביישום בזמן של תוכניות נושאיות קבועות של עבודה מדעית והכנת דוחות רלוונטיים;
- מכין טיוטת תכניות עבודה למועצה המדעית (המדעית והטכנית), מפקח על יישום החלטותיה;
- שוקל את החומרים הדרושים להקניית הדרגה האקדמית והגנה על עבודת גמר;
- מכין הצעות לתכנית לפרסום מאמרים מדעיים;
- מפתח קריטריונים להערכת ביצועי העובדים לצורך הסמכה;
- מגבש הצעות להכשרה ומתמחות מתקדמות עבור מדענים.
פונקציונליות של דובר
מקצוע "צעיר" למדי. ברוסיה היא החלה לצבור פופולריות סביב אמצע שנות ה -90 של המאה הקודמת. בתקן המקצועי של המזכירה, שמו של תפקיד זה אינו מוקצה בנפרד. אך עבור ארגונים רבים, יש צורך בדחיפות להיות עובד כזה. הוא זה שמגבש את דעת הקהל על החברה. האחריות העיקרית כוללת: ארגון מסיבות עיתונאים; תוכן אתר הארגון; הכנת הודעות לעיתונות; תכנון קמפיינים מידע (בעיתונות, רשתות, בטלוויזיה) שמטרתם ליצור דימוי חיובי של החברה.
התקן המקצועי של מזכיר העיתונות קובע כי על המועמד להיות בעל תואר אוניברסיטאי בעיתונות, פרסום, פילולוגיה או יחסי ציבור. רצוי גם ניסיון בעבודה (החל משלוש שנים) בתחום הרלוונטי, דיבור בעל פה וכתב מוסמך, ידע בשפה זרה.