לפני עריכת הודעה, עליכם לזכור כיצד ההתאמה של מכתב עסקי ושל מכתב אישי שונה. הדבר החשוב ביותר הוא לשמור על רמת הביטחון בהצגת הנושא הנבחר. הנמען עשוי להיות חדור בבעיה כזו או אחרת וינסה להסתבך בפתרון הנושאים שהועלו אם הוא מרגיש תקשורת חיה בשורות המכתב. זו הסיבה שמי שמכיר נימוסים מודרניים של כתיבה עסקית אינו כולל בטקסט אנכרוניזמות כאלה, כמו "להמשיך מהעובדה", "אתה צריך" או אפילו יותר נשכח "אני מודיע לך בזה".
תכונות בולטות
נשמרו האוריינטציה העסקית והגדרות הברורה של המטרה, העקביות בהצהרת העובדות, פרטי ההצעות והבקשות ותכני המידע של הודעות על מעשים ומעשים. מכתבים עסקיים החלו להיות מורכבים בצורה רגועה יותר, עם זאת, הם לא רכשו ביטויים רגשיים פתוחים, הכינויים והשוואות ממאפייני ההתכתבויות האישיות: הנימוס הישן של הכתיבה העסקית עדיין שורר כאן. ורק מכיוון שמטרתו של הודעה כזו היא, כמו קודם, להגיש הצעה, עליה תשובה ספציפית חייבת להיות בהכרח, ההשפעה של כותב מכתב עסקי צריכה להיות גדולה מאוד, מכיוון שהיא מניע את הנמען לפעולות בעלות אופי ספציפי. יתר על כן, הטקסט מורכב בצורה כזו שנקודת מבטו של המחבר אינה מייצגת את עמדתו שלו לבעיה אלא אינטרסים מועילים הדדית בפתרונה.
הנימוס של מכתב עסקי קובע שלא להשתמש בכינוי "אני", כמקובל בהתכתבויות אישיות, אך דגש על כינוי אחר - "אתה" מתאים גם כאן. אם הודעה עסקית נכתבת ללא שגיאות, מודפסת במדויק, הטקסט מונח בהתאם לכל הכללים והדרישות הקיימות, ולכן הוא לא רק קל לקריאה, אלא גם בהנאה, ללא ספק ההתכתבות תהיה המשך. אם כי כיום לעתים קרובות מאוד יש צורך לפענח ביטויים מעוותים באופן גחמני, לחפש את הנושא ואת הקודקוד כדי לרדת לעומק משמעותם. כללי הכתיבה העסקית משתנים מהר מאוד כעת. איזה טון טוב היה לכתוב ביד. אז היה אפשר להיות בטוח שההודעה לא הועברה תחת עותק פחמן. כמה אישיות ניתן היה לראות בהודעה זו, וכבוד נוסף תמיד ליחסים שבין הנמען לסופר. חבל שהמנהג הזה מיושן לחלוטין, וכמעט כל המכתבים הפכו כעת אלקטרוניים.
חוקים מודרניים
מכתב עסקי, שמדגם ממנו יוצג להלן, מייצג את ההתכתבויות עם מעשה תרבותי מודרני. כיום, ישנם כללים לא פחות מגוונים שיש להקפיד עליהם. אם כי בהשוואה לשפה הרשמית שהייתה במדינה לפני חמישים שנה, כללים אלה נראים יותר כמו ניואנסים או דקויות מיוחדות. ראשית כל, כפי שמכתיב כללי הכתיבה העסקית, עליך להשתמש בברכה בכתובת האישית למנמען שלך לפני תחילת הטקסט. למרות שלתאגידים ולארגונים לא כל כך קטנים יש כיום חיבור פנימי של פורמט ה- ISQ, שם התשובה עוקבת אחר השאלה, השאלה שלאחר התשובה ובתכתובת מהירה זו, כתובת בשמות אינה נחוצה בכל פעם. עם זאת, ביצוע נכון של מכתב עסקי מרמז על מיקוד אינדיבידואלי, ולכן יש צורך בערעור אישי.
נושא המכתב בהתכתבויות מודרניות ממוקם בדרך כלל בשדה נפרד, ויש למלא אותו כראוי, כלומר על פי התוכן.ניסח נכון את נושא המכתב - קבל מחצית מההצלחה, כי זה הדבר הראשון שהנמען רואה. הניסוח המדויק יסייע לו להתכוונן בצורה הנכונה ולתפוס את המידע שהתקבל במהירות ובשלמות. ואתה בהחלט צריך ליידע את הנמען על קבלת תשובתו - זה נימה טובה, מראה כבוד לעמיתים ושותפים, זה נעשה לפני מאה מאתיים שנה ואז לא מיהרת לחיות וידעת בדיוק איך לכתוב מכתב עסקי. כיום אתה צריך להגיב להודעה במהירות, שעוזרת לדואר אלקטרוני - התקשורת מתרחשת במהירות רבה. אם אינך יכול לענות מייד, אתה עדיין צריך לשלוח הודעה על קבלת התגובה, שם אתה מציין את זמן מושב התקשורת הבא.
זמן ומקום
יש לזכור כי מבחינה פסיכולוגית גבול התגובה בזמן בערכה הקריטי הוא ארבעים ושמונה שעות. זה אם אין פונקצית משיבון. כאשר חלפו יומיים, הנמען כבר מלא בביטחון שמכתבו נותר ללא השגחה או במקרה הטוב אבוד. כללי המכתב העסקי מכילים נקודה זו: לעולם אל תעכב את התשובה, מכיוון שמדובר באובדן חיוני של הלקוח, ובן הזוג יתחיל לדאוג ולחשוב על פירוק כל מיני מערכות יחסים. בכל מקרה, מדובר בפגיעה גסה באתיקה של התכתבויות עסקיות. אם אתה צריך לשלוח את אותו מידע, אתה יכול פשוט להרחיב את רשימת התפוצה. הצבת כל הכתובות בשדה "אל" אחד מקטינה מאוד את זמן האספקה, ושקיפות נשמרת בשותפויות: כל אדם שקיבל את המכתב רואה את הרשימה שנוצרה.
הבטחה גדולה להמשיך בשיתופי פעולה היא המשפט המנומס "תודה מראש". כמו שכתוב במכתב עסקי ובאיזו חלק הוא מוצב - כל אחד מחליט בעצמו. כמובן שעל הנמען לראות אותו לאחר שהמידע כבר נרכש והדחף לפעול. בסוף המכתב, מול גוש המגע הוא המקום הטוב ביותר לביטוי זה. אגב, על פרטי קשר: זה צריך להיות בכל מכתב, ולא רק בראשון. לא ניתן להכריח את מספרי הטלפון של המחבר, את מיקומו ואת כל השאר להסתכל. עריכת מכתב עסקי אינה תלויה במשך ההתכתבויות. יש להקפיד על כללים. וכדי לא לנחש האם המקבל קיבל את המכתב, קיימת פונקציית בקשה. רק במקרה זה אתה יכול להיות בטוח שהוא נקרא. יש לשמור על היסטוריית התכתובות, אינך יכול לכתוב תגובה עם הודעה חדשה. עם זאת, בעת שליחת קלטת התקשורת כולה לפיתרון סוגיה מסוימת, יש לזכור לא רק כפיפות, אלא גם סודיות. אם קיים מידע אישי בתכתובת, יש למחוק אותו לפני קריאתו על ידי צדדים שלישיים.
האפשרות הראשונה והמבוא
כיצד לכתוב מכתב עסקי כך שהנמען יתעניין מיד בהודעה זו, והאינטרס שלו לא דוהה עד סוף הקריאה? ישנן שלוש נקודות שכמעט קסומות למי שמשתמש בהן. ראשית כל, זהו נושא שאדם רואה לפני שהוא פותח דוא"ל. תלוי בה אם זה יתקיים, האם הנמען רוצה להכיר את ההודעה. הנקודה השנייה היא משפט היכרות הראשון, שקובע את האדם לקרוא. וכמובן, הסוף חשוב. הביטוי "תודה מראש" עובד טוב מאוד. כפי שנכתב במכתב עסקי, הסוף הוא הרגע החשוב ביותר, יש מספר עצום של אפשרויות לביטויים הסופיים, העיקר לבחור את הטון הנכון. מתוך הדמוקרטיה "מה אתה אומר?" לבכיר "מה תהיה דעתך בנושא זה?"
כעת ננסה לנתח בפירוט את מכתב המדגם העסקי.
אפשרות 1
נושא: מכתב עסקי
תאריך: 02 ביוני, שישי
מאת: איוון פטרוב
אל: אנה סידורובה
שלום, שלום!
אנו מזמינים אתכם לראיון עם מעסיקים בתאריך 12 ביוני בשעה 14.00. מכיוון שיהיו מועמדים נוספים, והמעסיקים תכננו לקיים פגישה רק לשעתיים, עדיף לא לאחר.
בברכה
איוון פטרוב.
האפשרות השנייה ומילה אחרונה
נושא: מכתב עסקי. מפגש עם מעסיקים
תאריך: 02 ביוני, שישי
מאת: איוון פטרוב
אל: אנה סידורובה
שלום, שלום!
סקרנו את קורות החיים בקפידה ומזמינים אתכם לראיון עם מעסיקים בתאריך 12 ביוני בשעה 14.00. מכיוון שגם מועמדים אחרים יתראיינו, והמעסיקים מתכננים לקיים פגישה לשעתיים בלבד, עדיף לא לאחר. בבקשה, ציין בתשובה אם תבוא, והזהיר מראש אם אינך יכול לבקר אותנו בשלב זה.
בברכה
איוון פטרוב.
להלן מכתב עסקי טיפוסי על פגישה, ועל פי שתי האפשרויות שהוצגו, ברור מיד מי מהן יעילה יותר. בגרסה השנייה תשומת ליבו של הנמען נמשכת לנושא המכתב, והוא מייד מבין במה יידון. בנוסף, הוא ימצא בקלות את המכתב הזה בעוד עשרה ימים, עד הפגישה, פשוט על ידי התבוננות בנושא, גם אם הוא מקבל חמישים עד מאה מכתבים מדי יום. הנושא מזהה את ההודעה בצורה מושלמת. כלומר, מכתב זה הוא בדיוק על הפגישה, ולא על מסמכים, לא על תשלומים, לא על לקוחות וכדומה - הכל מצוין בבירור. הביטוי המקדים מציין מעט את המצב, ומוסיף כבוד הדדי לבני השיחה: הראשון מכבד וכתב "שקול בחשבון", בתוספת התוצאה - ראיון, והשני צריך להיות אסיר תודה על כך. יש בו גם את סיבת המכתב. הביטוי האחרון מחייב את הנמען לכתוב תשובה.
משרה עסקית
הכללים הכלליים לכתיבת מכתבים עסקיים חלים על כל התכתבויות, בין אם מדובר במכתב בו משא ומתן על פגישה, או שמדובר בסירוב של סירוב לבן זוג כושל. המבנה כמעט תמיד זהה, ניתן לזכור אותו בפשטות, אך התוכן מאפיין את המחבר, ובאדם שלו את החברה אותה הוא מייצג כבן שיח תרבותי, נכון ומיומן. התכתבות היא לעיתים קרובות עבודה יקרה ומורכבת רגשית, מכיוון שתקשורת באמצעים אלקטרוניים הפכה לאחת העיקריות והעקרוניות, באופן עקרוני, מעבודתו של אדם עסקי.
הם כותבים לקולגות על עבודה, הם כותבים להנהלה, לשותפים עסקיים ולקוחות. הם כותבים לאנשים מוכרים ולאלה שבאופן אפשרי לעולם לא יצטרכו לראות משהו. בעיקרון אין דרישות להרכבת מכתבים עסקיים לפי מודל יחיד, ספרי לימוד טרם נכתבו, אך האתיקה של תקשורת עסקית כבר התפתחה, מכיוון שדווקא זה הוא המנוע של עסק מצליח. מכתב עסקי הוא כרטיס ביקור של חברה המשקף את מעמדה הרשמי. זה תלוי בהתכתבויות אם שיתוף הפעולה יהיה נוח ופרודוקטיבי, והאם הוא יתקיים בכלל. לפיכך, ביצוע כללי הנימוסים הטובים בכל הודעה הוא המפתח להצלחה.
התכתבות עסקית
הכללים והנורמות של התכתבות עסקית אלקטרונית זהים בדיוק כמו שהקהילה העסקית פועלת בכל אחת מהאינטראקציות שלה - מדובר בשיחות טלפון, משא ומתן וכדומה. ישנן מספר תכונות ייחודיות שמעמידות את ההתכתבויות האלקטרוניות ביחס לדרכים הוותיקות של תקשורת עסקית, ומעל לכל - זה ציווי הזמן. עם זאת, העקרונות נשארים זהים ואינם תלויים כלל באופן התנהלות ההתכתבות העסקית - בין אם מדובר במכתב אלקטרוני ובין אם זה על הנייר.
1. המתנגדים חייבים לכבד הדדית את המצב האינדיבידואלי ואת המעמד העסקי של זה.
2. המתנגדים קשובים תמיד לאינטרסים העסקיים של זה.
3. סודיות תמיד מכבדים.
4. לחילופי המידע חייבים להיות מלווים בדייקנות.
האם קיימים עקרונות אלה אם שדה הנושא אינו מתוכנן או שאינו מעוצב בצורה ברורה ונכונה? לא השולח אינו מעריך את זמן הנמען, והוא לא מבצע את משימתו די במהירות. לקוח או שותף בנושא מוגדר יעריכו מיד את תוכן ההודעה ואת עדיפות הקריאה. חשוב גם לדעת לפתוח מכתב עסקי. זו ברכה אישית. זה קובע את ביטחונם של השיחה, נותן מיקוד אישי מסוים. התעלמות משם המקבל אינה מקובלת משום שהיא נחשבת לא נכונה.
כתובת
כאן יש לחשוב על הכל עד לפרט הקטן ביותר. שדות "אל", "העתק" או - וחשוב מכך - "עותק מוסמך" הם הכלים החשובים ביותר לתקשורת אתית ויעילותה. הסביבה העסקית המודרנית כבר פיתחה את העקרונות הבסיסיים בכל הקשור לשימוש בשדות אלה. אם השם נמצא ישירות בשדה "אל", הנמען חייב לענות על המכתב הזה, שולח תשובה זו ממתין, מכיוון שהמכתב כנראה שאל שאלות. אם ישנם מספר שמות באותו שדה, פירוש הדבר שהשולח יקבל תגובות מכל נמען. אם השם נמצא בשדה "העתק", אין צורך לענות, רק השולח צריך שתתעדכן. עם זאת, אם חומר המכתב מתעניין וגורם לך להשתתף בהתכתבויות, אז אתה זקוק לביטוי מיוחד בהתחלה, שישמש סימן לטעם טוב. דוגמאות לביטויים של מכתב עסקי, אם שם הנמען מופיע בשדה "העתק": "הרשו לי לדבר גם בנושא זה ...", "הרשו לי להצטרף לדיון ..." או, באופן דמוקרטי יותר, "סליחה להתערב ...".
התייחסות עדינה במיוחד מציינת את המצב כאשר שם הנמען נמצא בשדה "עותק מוסתר." במקרה זה, האתיקה העסקית פגיעה מתמיד, מכיוון שהדבר נתפס כמכשיר של מידע ובקרה חשאיים. איש אינו רואה את המקבלים הללו. והם רואים את כולם והכל. חברות רבות בהתכתבות ארגונית אוסרות על כלי זה מכיוון שהן מקפידות על האתיקה העסקית. הפעם היחידה שהדבר מותר היא באמצעות הזמנות המוניות (יום נישואין, אירוע חברה, פגישה חשובה או משא ומתן), ובמקרה זה הפריטים יועברו לכתובות רבות, אך אף מקבל לא יראה את כתובת הדוא"ל של מישהו אחר. מטבע הדברים, נמענים מתחום ה- Bcc לעולם אינם נכנסים להתכתבויות.
תוכן הסברה
פורמט, מבנה, נפח, שפה - כל זה נוגע לעבודה נכונה עם מידע. המוזרות ואופי ההגשה שלה הם גם כלי, אינדיקטור לרצון להתכתב ויכולת לחבר טקסט מוסמך של המכתב - בכבוד ובצורה נכונה ככל האפשר ביחס לנמען. הטקסט נתפס בצורה הטובה ביותר בנפח שמתאים למסך אחד, כלומר בפורמט גיליון A4. קבצים מצורפים שנשלחו עם מכתב לא יעלו על שלושה מגה-בייט, מכיוון שייתכן שהם לא מפספסים על ידי שרת הדואר של הנמען. קבצים שנשלחים לא יגרמו לבעיות לנמען אם משתמשים בקידודי rar או מיקוד Zip. יש למקם את הטקסט של התשובה בחלקו העליון ולא בתחתית, כלומר בתחילת האות, מה שיחסוך את הנמען מחיפושים.
לא ניתן לכתוב את התשובה, כאמור לעיל, כמכתב חדש, עליכם לשמור את היסטוריית ההתכתבויות כך שהנמען לא יחפש את ההודעה המקורית. שפת הכתיבה העסקית צריכה להיות פשוטה ומובנת ככל האפשר, עם מינימום של שימוש באוצר מילים פנימי, מקצועי, סלנג, אנגליות, ראשי תיבות וקיצורים. עם זאת, ניתן ליישם את כל זה בחברה במהלך התכתבויות, מכיוון שבדרך זו הן היעילות והן המהירות התקשורתית מוגברים באופן משמעותי, ולכן זה נחשב מקובל ואתי לחלוטין. התכתבויות פנימיות מורכבות בדרך כלל מקיצורים והסלנג מורכב כמעט לחלוטין. אך בתקשורת עם שותפים חיצוניים או לקוחות עסקיים, מקרים כאלה כמעט ואינם מתרחשים.
קצת על מונחים
לעיתים אי אפשר להסתדר בלי טרמינולוגיה, במיוחד בחברות המתמחות. שאלה נוספת היא שיש להסביר את המילים הדרושות שהוכנסו להקשר העסקי, ויש ללמד את בן השיח כיצד להשתמש בהן. לדוגמא, לקוח רוצה לפרסם את המוצרים שלו באינטרנט, ומנהל המוכר שירותים אלה כותב ביטויים שאינם מובנים לחלוטין מבחוץ עם פניות כמו "מילות מפתח", "באנר קונטקסטואלי" וכן הלאה. עם זאת, אינך יכול להסתדר בלעדיהם, ולכן עליך להכשיר את הלקוח.
