תהליך גיבוש עתודת כוח אדם בתנאים מודרניים הוא הליך חשוב מאוד, המאפשר לא רק לפתור במהירות את סוגיית החלפת העובד במהלך היעדרותו, אלא גם להכשיר נכון חדש, אשר עשוי להתאים למילוי תפקיד מוסמך. הבה נבחן ביתר פירוט את תהליך גיבוש עתודת כוח אדם.
הרעיון
תחת שמורת כוח האדם יש להבין רשימה של אנשים המסוגלים לבצע את התפקידים והמשימות של מומחים בתפקיד מסוים בדרגה גבוהה יותר בגלל יכולותיהם, ידיעותיהם וכישוריהם.
כדי להיכנס לשמורה, על העובד להיות בעל ידע ושאיפות גבוהות לצורך קידום מקצועי. יש להבין קידום כזה כמי שממלא תפקידים ניהוליים, המחייב את המועמד מהשמורה לעמוד בדרישות ותכונות מסוימות.
ערך עתודת כוח אדם
מינוי עתודת כוח אדם נקבע בחקיקה ברמה הפדרלית. כך, למשל, צו של ממשלת הפדרציה הרוסית "באישור התוכנית הפדרלית" הכשרה והסבה מחדש של עתודה של אנשי ניהול "מתייחס לצורך בהכשרת מנהלים מוסמכים לכל התחומים, ובמיוחד לגופי מדינה, הקשורה לשינויים החברתיים-כלכליים המתרחשים במדינה. לאחר אימוץ מסמך זה נוספו עוד כמה הצעות חוק שקבעו והוסיפו את התהליך של יצירת עתודות כוח אדם במבנים וגופים של המדינה. הוראות כאלה פותחו על ידי משרדים רבים (משרד הפנים, משרד החקלאות, משרד התחבורה, רוזקמנזור וכו ')
הערך של עתודת כוח האדם הוא דו-משמעי עבור ארגונים ספציפיים אשר מתכוונים לעבוד זמן רב ובעלי סיכויי צמיחה, דואגים להפחתת סיכוני כוח אדם, במיוחד בתפקידים ניהוליים.
יעדי מילואים
היעדים של יצירת שמורה הם כדלקמן:
- פיתרון מהיר של בעיות הקשורות לעזיבת מנהלי המפתח;
- חיסכון משמעותי בעלויות כספיות וזמן בחיפוש, בחירה והדרכה של כוח אדם;
- צמיחה מקצועית של עובדים;
- הגברת נאמנות העובדים והמוטיבציה לעבודה (כולל חוסר הפחד בקרב "אנשי המילואים" מהקושי במילוי תפקידם הקרוב ומשימות שהוטלו עליהם פתאום);
- היווצרות העובדים בהבנת הערך שלהם למעסיק;
- הכשרת מומחים לשינויים עתידיים בארגון;
- היכולת "ללטש" את כוח האדם שלך, אשר יעמוד בדרישות הארגון שלך;
- צמצום מחזור הצוות;
- שימור כוח אדם מבטיח בחברה.
תהליך הקמת עתודת כוח אדם הוא די מורכב. זה דורש מעורבות של לא רק ראש החברה ושירות כוח האדם, אלא גם מומחים אחרים (עורכי דין, פסיכולוגים, האיגוד המקצועי וכו '). בהקשר זה, סוגיות של עתודת כוח האדם נפתרות, ככלל, באופן קולקטיבי בעזרת גורם מיוחד (או ועדה).
משימות עיקריות
הקמת עתודת כוח אדם מיועדת לפתור את הבעיות הבאות:
- זיהוי הפוטנציאל הקיים בקרב העובדים;
- אפשרות למשרות פנויות פתוחות;
- המשכיות של תהליך הייצור ויעילותו.
מסמכי מפתח
על הרכבה של הוראה כזו להקמת עתודת כוח אדם לכלול את הסעיפים הבאים:
- יעדים ויעדי עתודת כוח האדם;
- עקרונות הבריאה;
- רשימת פוסטים שעבורם נוצרת עתודת כוח האדם;
- סדר היווצרות;
- קריטריוני בחירה למועמדים;
- תכנית אימונים;
- קריטריונים לניכוי מהשמורה;
- ניתוח יעילות עבודה מילואים.
הוראה זו עשויה לכלול גם מידע על דגימות של מסמכים שיש להנפיק בתהליך העבודה עם השמורה.
סוגי עתודות כוח אדם
על המועמדים לעמוד במלואם בדרישות לתפקיד שלשמו הם מכניסים למילואים. עם זאת, זה כולל אנשים שיש להם פוטנציאל גבוה לקידום מקצועי נוסף, אך בעלי ניסיון פחות או שאינם מוכנים מספיק. ככלל, נבחרים 2 מועמדים לכל תפקיד.
לפי סוג פעילות מוקצים עתודת פיתוח ושמורה מתפקדת. במילים אחרות, איש המילואים יכול לבחור בין שני כיווני קריירה - מקצועיים וניהוליים.
בזמן המינוי קבוצה של מועמדים המועמדת כיום לתפקיד גבוה יותר וקבוצת מועמדים לשנה-שלוש הבאות נוצרת בשמורת כוח האדם.
עתודת כוח אדם יכולה להיות פנימית וחיצונית. יצירת תהליך פנימי הוא תהליך שנחקר יותר הדורש פחות הוצאות כספיות. לעתים קרובות משתמשים בשמורה כזו בפועל.
עתודה חיצונית כוללת מעורבות של מועמדים מבחוץ.
עקרונות
ניהול עתודות כוח האדם של החברה מבוסס על עקרונות מסוימים. קחו בחשבון את העקרונות הבסיסיים של הקמת עתודת כוח אדם:
- עקרון הרלוונטיות - פירושו שהצורך למלא תפקיד צריך להיות תקף כיום;
- עקרון הציות - פירושו כי על המועמד לעמוד בדרישות לתפקיד;
- עקרון הפוטנציאל של המועמד.
איך נוצר
מערכת ההקמה הנוכחית של עתודת כוח האדם היא עבודה קפדנית לזיהוי עובדים מבטיחים (או גיוסם) כמתאימים ביותר ועומדים בדרישות של תפקידי מנהיגות.
למערכת כללים מסוימים. סדר ההיווצרות הוא כדלקמן:
- להקים גוף העוסק בסוגיות אלה;
- לפתח תקנות פנימיות, כלומר מסמך בו יש צורך לשקף את כל הנהלים ליצירת עתודה;
- ליצור מנגנונים ליישום הכללים שפותחו.
יצירה נכונה של מערכת כזו היא המפתח להצלחה של אופטימיזציה של מספר העובדים בחברה.
מערך היווצרות שלב
קחו בחשבון את שלבי היווצרות עתודת כוח האדם שמציעים רצף מסוים של שלבים:
- ניתוח המצב הנוכחי:
- הערכת הצורך במנהלים או מומחים חדשים לשלוש השנים הבאות;
- עריכת רשימת פוסטים של השמורה החדשה;
- קביעת הזמינות של מומחים קיימים להחלפה;
- מפרט רשימת המומחים;
- ניתוח השפעת השמורה שנוצרה קודם לכן.
בחירת המועמדים הדרושים להשתלבות בשמורה מתקיימת בשלבים הבאים:
- ניתוח נתונים משאלונים על ידי עובדים;
- עריכת ראיון;
- מעקב אחר התנהגות העובדים במערכות היחסים שלהם עם עמיתים אחרים;
- הערכה של מדדי ביצועים המאפיינים את פעילות העבודה שלו וכן את תוצאות המשימות הספציפיות שלו;
- אישור עובד;
- זיהוי התאמה של התכונות המזוהות עם דרישות המשרה;
- השוואת תוצאות עבור מועמדים שונים;
- עריכת רשימה של העתודה החדשה עם רשימת מועמדים לתפקיד.
לרשימה זו מאפיינים משלה:
- אדם אחד בכל פעם יכול להופיע במספר סעיפים: לעתיד הקרוב והרחוק, כמו גם לאפשרויות שונות לתפקידים;
- איסוף כמות המידע המרבית על המועמד, למשל, נתונים אישיים, תוצאות הסמכה, הערכה פוטנציאלית, ביקורות של עמיתים וכו '.
- המלצות על תוכנית לימודי המשך.
הרשימה שהתקבלה בכך מאושרת על ידי ראש הארגון.
עבודה נוספת בנויה כדלקמן:
- עיון בסגל המועמדים מעת לעת;
- חידוש הרשימה במידת הצורך;
- הרחקה מרשימת העובדים שהפסיקו לעמוד בדרישות;
- התאמת תוכניות פיתוח הצוות;
- ניתוח היעילות של השימוש ברישום, חיזוי ושינויים.
תהליך הערכת כוח אדם
הסוגים העיקריים של הערכת כוח אדם:
- שיטתית המתבצעת על ידי הגדרה ברורה של כל סימני ההערכה (תהליך, תדירות, קריטריונים, שיטות מדידה);
- לא שיטתית.
נהלי ההערכה העיקריים הם כדלקמן:
- הכנת הערכה - כרוכה באיסוף מידע ראשוני;
- הערכה ישירה של העובד על ידי יצירת קבוצות מומחים המעריכות את רמת הידע, הכישורים, היכולות ותוצאות עבודתו של העובד;
- שלב ההערכה, כולל ישיבת הנציבות בסדר הבא: הזמנת העובד ומנהיגו, בחינת חומרים, האזנה לבני שיח, דיון בתוצאות, גיבוש מסקנה, עריכת פרוטוקול;
- שלב קבלת ההחלטות, שלאחריו נוצרת מסקנה תוך התחשבות במסקנות והצעות הוועדה; באותו שלב מתקבלות המלצות על הצורך לקדם עובד לתפקיד גבוה יותר.
כיצד מתקיימת התחרות
בנפרד, עלינו לדבר על קיום תחרות בשמורת כוח האדם. הנוהל להליך זה מוסדר בבירור על ידי המסמכים הפנימיים של החברה. לביצוע נוהל כזה, נוצרות בארגון ועדות מכרז מיוחדות:
- לערוך תחרות למילוי תפקיד פנוי;
- לערוך תחרות גיבוש מילואים.
ניתן להתחיל בהליך המכרז רק אם ישנם לפחות שני מועמדים לשמורת כוח האדם. אחרת, התחרות נחשבת ככושלת.
השלבים העיקריים בתחרות:
- הגשת תזכיר של ראש היחידה ליו"ר ועדת המכרזים;
- הכנת כל המסמכים הדרושים לתחרות;
- 20 יום לפני התחרות מתפרסמת הודעה על כך;
- מסמכים מתקבלים מהפונים;
- פרוטוקול ישיבת הוועדה התחרותית נערך;
- עריכת מבחן תחרותי על ידי בדיקת המשתתפים וכן הוצאת משימה תחרותית;
- הערכת המועמדים בתחרות;
- בחירת המתמודדת נעשית;
- כל המסמכים הדרושים נערכים לאימוץם.
תכונות של שירות המדינה הממלכתי
על מנת להקל על פיתוח מערכת השירות האזרחי, כמו גם לשיפור נוהל ההקמה והשימוש האפקטיבי בשמורת אנשי הניהול, מוקמת ועדת נשיא הפדרציה הרוסית בנושאי שירות ציבורי ושמורת אנשי הניהול.
התכנון וההקמה של עתודת כוח האדם של שירות המדינה הממלכתי נמשכת בדרך כלל בין שנה לשלוש שנים. משך הזמן בשמורת כוח האדם של מומחים בודדים הוא גם שלוש שנים בממוצע, אך עם תוכניות ארוכות טווח לארגון הוא יכול להגיע לחמש שנים.
ללא קשר לעיתוי יישום פרויקט "העתודה" והיכולות הכספיות של הארגון, העבודה עם עתודת כוח האדם צריכה להתנהל בקרב גורמים מעוניינים בצורה פתוחה (מידע חייב להיות זמין לעובדים), סביבה זו חייבת להיות תחרותית (יש לבחור מספר מועמדים לתפקיד מנהיגותי).
תוצאות הפעילות המקצועית הן קריטריון בחירה חשוב ביותר, מכיוון שהוא לא יכול רק לשפוט את יעילותו של המועמד, אלא גם להעריך את היתרונות שברישוםו לשמורה. עידוד בלתי מוחשי כזה של מומחה כהכללה בשמורת כוח האדם ישמש דוגמא טובה לעובדים אחרים ומניע אותם לתוצאות עבודה גבוהות.
מערכת דרישות זו אינה ממצה ויכולה להיווצר בהתאם לצרכי הארגון בהווה ובעתיד, ברמת תחלופת הצוות וכן במאפיינים החברתיים, הגיליים והאחרים של הצוות. חשוב להבין כי בחירת הידוק יתר יכולה להפלות עובדים.
כדי לנהל את עתודת כוח האדם, בדרך כלל ניתנים פעולות רגולטוריות פנים מקומיות מיוחדות. לדוגמא, הוראה בנושא הקמת עתודת כוח אדם או הוראה לעבודה עם רזרבת כוח אדם. בשלב מוקדם של יישום פרויקט זה, מסמך דומה נועד לאחד:
- הליך היווצרות מילואים;
- משימות שנפתרות על ידי יצירת עתודה;
- חובות ואחריות של פקידי הקמת המילואים;
- סדר ומערכת עבודה;
- חידוש השמורה ושינויים בהרכבה;
- מערכת הדיווח על עבודת כוח האדם ועל הנוהל לשמירת דיווח זה.
מסמך כזה ידגיש את חשיבות העבודה, את רצינות כוונות ההנהלה ויחס קשוב לעובדים.
לצד התקנה על הקמת מילואים, נערך רשימת משרות של עתודת כוח האדם של שירות המדינה הממלכתי, הקובעת, בין היתר, את מספר המועמדים לתפקיד המילואים. ברוב הארגונים קיימות תוכניות לפיתוח עתודות כוח אדם, שמירת כוח אדם וכן רשימות מילואים במקרה של מילוי פנויים. יש לזכור שעובדים המתגייסים לעתודה חייבים לא רק להיות מודעים לכך, אלא גם להציג בבירור את הסיכויים והדרישות שלהם שיוצגו להם במקרה של קידום אמיתי.
הכשרה של "מילואימניקים" יכולה לקבל צורה של הכשרה מתקדמת, קבלת השכלה גבוהה שנייה, השתלמות או התמחות. תוספת טובה היא מפגשי חילופי חוויות, בהם העובדים ישתפו את הידע והרשמים שלהם.
יחד עם זאת, יש לשים לב לעובדה כי ההמתנה לתשואות של מומחים שמורים ומיומנים לתפקיד מסוים היא חסרת טעם אם עבודה עם עתודת כוח האדם אינה קשורה לאסטרטגיית הארגון, אינה נתמכת על ידי התרבות הארגונית כולה, אם בדיקות ביניים וניתוח תחלופת הצוות לא מבוצעות בקרב העובדים. נאמנות נמוכה, חוסר נכונות ללמוד. אבל אם הכל שונה - עתודת כוח האדם בהחלט תהפוך לגורם מניעה טוב הן לעובדים והן לארגון עצמו.
בהתאם לחקיקה הקיימת, ניתנת עבודה קבועה עם עתודה שמטרתה להכין משמרת ראויה לעובדים מובילים ולהבטיח רציפות דורות. טפסים ושיטות עבודה עם השמורה נקבעים על ידי ראש הארגון או היחידה המבנית שלו ודרישות המשרה.
מסקנה
לפיכך, הקמתה של עתודת כוח אדם בחברה מטרתה לעדכן את צוות ההנהלה והמומחים הקיימים על חשבון העובדים והמשכו כאחד שלנו. כניסה למילואים זו דורשת מהמועמד תכונות מיוחדות, ידע, ניסיון, כישורים, וכן מניחה אפשרות של הכשרה והדרכה נוספת לרמה הנדרשת. רשימת הפוסטים והדרישות להם בארגון נקבעת באופן פרטני בתוכו.