אחסון מסמכים בארגון. משך האחסון של מסמכים של ארגונים

הפעילות החיונית של ארגון, חברה, מפעל ואפילו מדינה איננה בלתי אפשרית ללא תזרים עבודה יעיל. מסמכים, כמו גם הצורך בתנועתם, יצירתם או קבלתם לפני החזרתם, תפוגה או התקשרותם לתיק, נכנסו היטב לחייו של אדם מרגע הכתיבה. הם נשמרו מימי קדם, הם מאשרים את התיעוד של תחומי חיים שונים של יחידים או ענייני ציבור.

היסטוריה של עבודות משרד ברוסיה

המסמכים הראשונים שרשמו את חייה של המדינה הרוסית העתיקה היו annals. הם סיפרו על ההסכמים שנכרתו בין רוסיה לביזנטיון, שיקפו אירועים היסטוריים. גם יחסים דיפלומטיים צוינו במכתבים. בנוסף הם דיברו גם על הסכמים שונים, בעיקר בין סוחרים. מכתבים, בהתאם למטרה, עשויים להיות שיפוטיים ומעידים.

כל המסמכים נכתבו על קלף שנחשב באותה תקופה לחומר יקר מאוד. עד סוף תקופת הפיצול הפיאודלי של רוסיה, היה מוקדם מדי לדבר על הרעיון של עבודה משרדית כמערכת.

ההיסטוריה של עבודות המשרד במדינה הרוסית מורכבת מתקופות: קדם-מהפכנית, סובייטית ופוסט-סובייטית.

קדם-מהפכני

ניירת קדם-מהפכנית התפתחה במאה ה- XVI - תחילת המאה ה- XX. שלב זה, בתורו, מחולק למספר תקופות:

1. עבודה פקידותית פקודה החלה לקרום עור וגידים לאחר הקמת מדינה רוסית ריכוזית. זה התנהל בפקידות בקתות (מסודרות, labial, zststvo). המערכת עצמה התפתחה בהזמנות - מוסדות מרכזיים. מכאן שם התקופה. מאפיין ייחודי של עבודה פקידותית מנהלית הוא הופעת "צוות" נפרד של אנשים שהיו מעורבים בהכנת פרויקטים, בירור, ארגון אחסון ניירות, העתקת טיוטות.
2. זרימת העבודה במכללה התפתחה לאחר הרפורמה בממשל המרכזי. המכללות החלו להשתמש בספרי רישום ובארכיונים מאורגנים. אחסון המסמכים באופן שנקבע אורגן לראשונה בדיוק במהלך תקופת העבודה במשרד המכללה.
3. מנהל (בשנות ה- XIX - ראשית המאה ה- XX.) פותח במהלך הרפורמה. המערכת המינהלית החדשה מבוססת על עקרונות אחדות הפיקוד - ביצוע מדויק של הוראות של מנהלים, כמו גם היררכיה - חלוקת אחריות קפדנית בין פקידים בדרגות ותפקידים שונים.

עבודה פקידותית סובייטית

עבודות המשרדים הסובייטים החלו לקרום עור וגידים מאוקטובר 1917 ונמשכו עד 1991. בתקופה זו ביקשו הרשויות להפוך את המערכת הזו לרציונלית ככל האפשר. נעשו ניסיונות להכניס תקנים בעבודה עם מסמכים רשמיים. קובץ רשימה של מסמכי ניהול טיפוסיים בארגון, שקבעה את תקופת האחסון של תיעוד כזה. בשנות השבעים הוקמה מערכת ממלכתית מאוחדת של עבודות משרדיות, שקבעה צורות ושיטות אחידות לעבודה עם מסמכים.

פוסט-סובייטי

עבודות המשרד של התקופה שלאחר הסובייטים התפתחו מאז 1991, והן מתפתחות עד ימינו. בשנות ה -90 של המאה העשרים בפדרציה הרוסית החלו לשפר את המסגרת החקיקתית והרגולטורית שקבעה את דרישות התיעוד.

אחסון מסמכים בארגון

בתהליך הפעילות של חברות, מוסדות, ארגונים, ישנה זרימה אדירה של מסמכים, מתקבלים וניירות נוצרים. כאשר נעלם הצורך בשימושם בפעילויות יומיומיות בכדי לפתור בעיות וסוגיות עכשוויות, יש צורך בצבירת מידע ובשימורו. בנוסף, חשוב ביותר להבטיח גישה נוחה ומהירה לנתונים הדרושים בכל עת, גם לאחר מספר ימים, חודשים או שנים לאחר שהעיתון יוצא מהמחזור. אם הארכיונים אינם מאורגנים כראוי ולא מכבדים את מועדי התור, עשויים להיווצר בעיות נוספות במציאת העיתון הנכון. חיפוש מהיר ויישום של מסמכים למטרתם המיועדת אפשרי רק עם חלוקה ברורה לקבוצות, הפרדה, למשל, בעסקים.

ספר עיון שיטתי מיוחד, שקובע את נוהל חלוקת ניירות הערך במקרים, הוא המינוח של המקרים.

המושגים "שמות עניינים" ו"עסקים "

שמות המקרים נקראים המסווג הפשוט ביותר של שמות תיקים, המאפשר למיין במהירות ניירות לחיפוש מהיר במידת הצורך, המציין את חיי המדף בצורה שנקבעה. לסיווג כזה יש חשיבות רבה בארגון הפעולה החלקה של חברה או מוסד עירוני.

תיק הוא מסמך המונח תחת מעטה אחד או שילוב שלו הנוגע לנושא או סוג פעילות ספציפי. במקרים אסור לשכפל גרסאות טיוטה של ​​ניירות ערך שחוזרים על עצמם או שאיבדו חשיבות, עם אורך חיי מדף סטנדרטיים שפג תוקפם.

שמות עניינים - מסמך רב תכליתי ש:

• זהו הבסיס להצבת מסמכים בתיקיות, חיפוש מסמכים נחוצים.
• מציין אינדקס של מסמכים ותיקים.
• מגדיר את חיי המדף של המסמכים.
• זהו סוג של מדריך לשלב הראשון של הבדיקה.
• זהו מסמך שלוקח בחשבון אחסון זמני (עד עשר שנים).
• זהו הבסיס להיווצרות מלאי של מסמכים אשר יאוחסנו באופן קבוע וזמני.
• זהו מקום לאחסון פעולות להשמדת ענייני מפעל עם תקופות אחסון שפג תוקפן (הרס נייר).

סוגי פריטים בארגונים

ישנם שלושה סוגים של ננומטורות. שמות ננומטריים סטנדרטיים הם מסמך רגולטורי הקובע את הרכב המקרים המובאים בעבודתם הכמורה של ארגונים מאותו סוג.

המינוח המשוער הוא מייעץ, והוא קובע מערכת מקרים מסוימת (עם ציון מדדים) אשר נפתחים במהלך תפקודם של ארגונים עליהם חלה הננומטוריה.

ננומקלטור נפרד לענייני ארגון מסוים נוצר על ידי צוות התמיכה במסמכים וניהול המסמכים של הארגון. התהליך כרוך בראשי חטיבות מבניות, שכן יש להם מושג לגבי הפיתוח המתוכנן של הארגון, המאפשר לך לספק ביעילות את סוגי ניירות הערך שעלולים להופיע בארגון בעתיד הקרוב.

כללים בסיסיים לאחסון תיעוד

מספר עצום של ניירות, שונים מבחינת ערך ומשמעות מיוצג, נוצרים בתהליך של כל מפעל. סוגי ניירות הערך שלגביהם יש לארגן אחסון מסמכים בארגון, הנוהל ותקופות האחסון באים לידי ביטוי במעשים משפטיים רגולטוריים שונים העשויים להתייחס הן לחקיקה התאגידית של ארגון יחיד, לחקיקה בארכיון ולחוקי הנהלת החשבונות. חוקים בנושא הנהלת חשבונות וארכיונים תקפים באותה מידה לתקנות שהונפקו על ידי המועצה המכוננת או הנהגת ארגון מסוים.

מעשה החקיקה הבסיסי בתחום זה הוא החוק "לענייני ארכיונים בפדרציה הרוסית" שנכנס לתוקף במועד הפרסום - 25 באוקטובר 2004.מעשה חקיקתי זה הוא המסדיר מערכות יחסים מסוגים שונים בתחום ניהול הארכיונים לטובת האוכלוסייה האזרחית במדינה, החברה והממשל, כמו גם יחסים בארגון אחסון ניירות, ללא קשר לצורת הבעלות על מפעלים.

מבוסס על מאמר ח. 1. 17 לחוק מס '125-ФЗ, יזמים, ארגונים פרטיים וממלכתיים מחויבים לשמור מסמכי ארכיון בתקופות האחסון שלהם, כולל נייר על כוח אדם. בהתאם למצב המפעל המסחרי, נקבעים הנוהל למילוי חובת אחסון ניירות ערך ותקופת אחסון המסמכים בארגון. למוסדות מסחריים הזכות לסיים את אחסון המסמכים עם תום הזמן.

מסמכי חשבונאות

סעיף 17 לחוק מס '129-ФЗ קובע את תקופות האחסון הכלליות למסמכים, ניירות חשבונאות ודוחות חשבונאיים. על פי המעשה, המיזם מחויב להבטיח אחסון של מסמכי חשבונאות לפחות חמש שנים קלנדריות החל מהראשון בינואר השנה שלאחריו שאליו מתוארך העיתון.

כדי לקבוע את התנאים לסוגים מסוימים של מסמכים, עליך להתייחס לפעולה כאל רשימה רגילה של תקופות לאחסון מסמכים שאושרו על ידי הארכיונים הפדרליים ב- 6 באוקטובר 2000. מה שחשוב, התאריכים המצוינים ברשימה אינם מתחילים מתאריך הגרסה הסופית של העיתון או מהפרסום הרשמי של המסמך, אלא מהראשון בינואר של השנה הקלנדרית הבאה. עם זאת, אם ראש החברה הוציא צו תוך התחשבות בפרטי הפעילות, אז ניתן להגדיל את חיי המדף של הניירות לעומת התקופה שקובעת את הרשימה.

החזרי מס וניירות חישוב מס אחרים

פרק הזמן שבמהלכו נדרש מיזם או מוסד עירוני לקיים דיווח על ניכוי מס נקבע בסעיף 170 ברשימה לעיל. אז, תקופת האחסון של מסמכים בארגון, בכל הנוגע להחזרי מס לשנה הקלנדרית האחרונה, היא לפחות עשור, רבעוניים מאוחסנים לפחות חמש שנים קלנדריות עוקבות, יש לאחסן תקופות חודשיות לפחות לשנה קלנדרית אחת - מידע זה מסומן על ידי רשימת תקופות אחסון המסמכים. בהיעדר דיווח לשנה הקלנדרית, סוגים אחרים של הצהרות ישמרו למשך עשר שנים לפחות. לכן יש להגן על סוגים אחרים של דיווחים במשך חמש שנים קלנדריות לפחות. דוחות במשך חודש קלנדרי בהיעדר דוחות רבעוניים מאוחסנים על פי אותם עקרונות.

מסמכים אשר מחושבים בהם מיסים ועמלות אינם מוגדרים בחוק. עם זאת, מפסקת הפסקה השמינית בסעיף 23 הראשון לחוק המס של הפדרציה הרוסית עולה כי על הנישומים לשמור מסמכים במשך ארבע שנים: רישומי חשבונאות ומס, כל מסמכים אחרים המוכיחים רווח, הוצאה, תשלום והעמדת מס ואגרות אחרות. זהה מגדיר את רשימת המסמכים המציינים את תקופת האחסון. זה מתפרסם באתרי האינטרנט הרשמיים של ממשלת הפדרציה הרוסית והרוסארכיב.

משך האחסון של תיעוד בארגון

חיי המדף של המסמכים הם מסגרת הזמן המוגדרת בחקיקה של הפדרציה הרוסית והערכים שנבחרו על ידי הבדיקה, במהלכם יש לאחסן עד להשמדתם.

כתוצאה מפעילותם של ארגונים ומוסדות נוצרים מאמרים בעלי משמעות שונה. רשימה סטנדרטית של אחסון מסמכים מאפשרת השמדת מסמכים שכבר סיימו את המשימה. אבל יש כאלה שלא מאבדים את חשיבותם במשך מספר שנים. והסוג השלישי, הוא מכיל מידע משמעותי מדעית או מעשית. לסוג זה חיי מדף קבועים.

אז תקופות אחסון אופייניות למסמכים יכולות להיות:

• זמני עד עשר שנים;
• זמני מעל עשר שנים;
• קבוע.

בחטיבות העוסקות בעבודות עזר, המקרים נותרו במשך שנתיים, ללא קשר למצב העסק: אחסון קבוע וזמני (למעלה מעשר שנים). בארכיון הארגון הם נכנעים לאחר זמן זה.

ללא קשר לטופס בו מתבצע התיעוד (נייר או אלקטרוני), תקופות האחסון של המסמכים לא משתנות. הערך הקובע של משך השימוש בהם תלוי במידע הכלול בהם. סוגיה זו היא בחינת הערך.

בחינת ערך המסמכים היא קביעת המשמעות עליה תלויה קביעת תקופת חסכונם. מתבצעת בדיקה כדי לקבוע אילו מאמרים מסוימים יכולים לספק בצורה הטובה ביותר למדינה, לחברה, למדע ולאנשים את הנתונים הדרושים. למסמכים שנבחרו לאחסון זמני, עליך לקבוע לכמה זמן בעתיד הם עשויים להידרש. משימה חשובה של בחינת ניירות ערך נחשבת גם לקביעת תקופת האחסון של התיעוד.

כך בלטו המשימות הבאות של בחינת הערך:

• העברה לאחסון קבוע לארכיוני המדינה של הפדרציה הרוסית של תיעוד שחשוב לפוליטיקה, כלכלה, כלכלה, מדע, תרבות המדינה, בחירה ראשונית לכך.
• מסמכים ששומרים על ערך מעשי, אך אינם מייצגים ערך מדעי והיסטורי, נבחרים לאחסון זמני.
• אלה שאיבדו מערכם ואין להם ערך מדעי נבחרים להשמדה.
• קביעת תקופות אחסון למסמכים, שינוים.

במהלך הבדיקה נבדקות גם איכות ארגון שמות הקבצים, הארכיונים וקביעת חיי המדף של המסמכים.

דרכי ארגון אחסון ניירות ערך בארגון

עם כניסת הטכנולוגיה האלקטרונית, אין צורך להשתמש בבניין כולו לארכיונים: מספר חדרים יספיקו אם מדובר בארגון גדול בעל היסטוריה של עשר שנים. אך בכל מקרה, יש צורך לארגן את אחסון המסמכים בארגון.

ישנן כמה אפשרויות כיצד לארגן ארכיון אלקטרוני:

1. מקומי - דרך אחסון בר השגה, הכוללת איסוף מסמכים בתיקיה אחת במחשב או, אם לחברה רשת מקומית, יצירת תיקיית רשת מיוחדת והגדרת זכויות גישה אליה. החסרונות של שיטת אחסון זו הם היעדר ערבויות אבטחה, הצורך לשלוט באופן עצמאי על זמן האחסון, לספק כלי צפייה (אנו מדברים על תוכניות לצפייה במסמכים, תמונות, סרטונים, רישומים וניירות אחרים) ואימות חתימות אלקטרוניות.
2. ארכיון אלקטרוני מיוחד - מערכות ניהול מסמכים אלקטרוניות מיוחדות או ארכיונים אלקטרוניים. מערכות אחסון כאלה אינן חוזרות על החסרונות לעיל של הארכיון המקומי. כלומר EDMS מספק צפייה, שולט על תזמון אחסון ניירות הערך, מאפשר לך לקבל מידע על החתימה האלקטרונית. מינוס - השירות בתשלום.
3. בענן - דרך מבטיחה לאחסן מסמכים, ניתן לאחסן אותם ישירות בשירות המקוון ואינם תופסים מקום במחשבי הארגון. לעובדים תמיד יש אפשרות לפנות לתיעוד הדרוש, השירות יספק לצפייה בכלים מתאימים ויספק נתונים על אישור אבטחה - תהיה גישה לרשת בלבד.

החקיקה אינה מסדירה באיזו שיטת אחסון יש להשתמש, רשימת המסמכים עם התאריכים מציינת רק את מסגרת הזמן הרגולטורית. חשוב רק לציית לכללים להעברת מסמכים, צורת ביצוע נכונה ותעודת חתימה.