ארגון רשומות כוח אדם בארגון איננו משימה קשה אך קפדנית. זה נפתר על ידי השקה רציפה של תהליכי כוח אדם, המוסדרים על פי החוק החל.
באופן כללי, תחזוקה נכונה של תיעוד כוח אדם לא רק חוסכת את החברה מבדיקות על ידי רשויות הרגולציה, אלא גם מאפשרת לעובדים להימנע מבעיות, למשל, בקבלת פנסיות או אפשרות להגיש בקשות לקבלת ערבויות חברתיות אחרות. לעיתים קרובות קורה שעקב שמירת רשומות לא תקינה במקום העבודה, אנשים צריכים להשקיע זמן עצום, כספים ועצבים כדי להוכיח לרשויות כלשהן את זכותם לקבל הטבות, קצבאות ותשלומים אחרים. לפיכך, על כל מנהל לזכור ששמירת רשומות כוח האדם וארגון נכון של עבודות משרדיות היא אחת המשימות העיקריות עליהן הוא אחראי לצוות שלו ולמדינה.
מאמר זה ידבר על נכונות הקמת תהליך זה, כמו גם על כל הניואנסים שלו. אז ניתן יהיה לקבל תשובה לשאלה כיצד לארגן רשומות כוח אדם מאפס צעד אחר צעד ולא לטעות.
מושגים והגדרות
לפני שתבין את ההתקנה של תהליך זה, עליך להגדיר את המושגים הבסיסיים. אז, רישומי כוח אדם - זהו תהליך ארגון החשבונאות של העובדים, הקשור ברישום רשמי של שכירות, מעבר מתפקיד אחד למשנהו ושחרור כוח אדם, כמו גם חשבונאות על יחסי עבודה של המפעל ואנשיו.
ניהול רשומות HR הוא פעילות המספקת תיעוד וארגון העבודה עם מסמכי HR.
לפיכך, מתברר כי ניהול משאבי אנוש ורשומות כוח אדם הן שתי תופעות קשורות זו בזו אשר מכוונות ליישום מדיניות כוח האדם של הארגון.
יעדים ויעדים
מטרת רישומי כוח האדם היא להקים מערכת יעילה ופועלת של ניהול רשומות כוח אדם ורישום תקין של יחסי עבודה בין המעסיק (מפעל) לעובד (כוח אדם) באופן ישיר.
אך המשימות שרשומות כוח האדם נועדו לפתור הן הבאות - הסדרת היחסים בין המעביד לעובדי המפעל ויצירת המסגרת החוקית ליחסי עבודה.
לאחר שהבנתם מהי חשבונאות משאבי אנוש, תוכלו להתחיל לשקול כיצד לארגן רשומות כוח אדם מאפס צעד אחר צעד.
שלבי ארגון רשומות כוח האדם
לכן, לפני שתתחיל לארגן רשומות כוח אדם צעד אחר צעד מאפס, אתה זקוק לתכנית פעולה ברורה, המחולקת לשלבים. זה יעזור לא לפספס נקודות חשובות בתהליך זה.
אז, ארגון רשומות כוח האדם באופן כללי כרוך בהעברת הצעדים הבאים:
- הקמת שירות כוח אדם (מחלקה) למקרה שהחברה מתכננת להעסיק מספר גדול של עובדים, או להקצות חובות חשבונאיים למומחה ספציפי אם החברה מתכננת להיות בעלת מספר מועט של כוח אדם.
- פיתוח תיעוד רגולטורי בסיסי (בתחום ניהול כוח אדם של עסק).
- ארגון עבודות משרדיות (קביעת מי וכיצד עריכת תיעוד, פיתוח טפסי הזמנה בנושאי כוח אדם, שמירת כתבי עת לדיווח וכו ').
- אוטומציה של רשומות כוח אדם (במידת הצורך).
- זיהוי דרכים לשלוט על דיוק חשבונאות (הסדרה והקצאת סמכות לפקידים האחראים על חשבונאות ראויה)
לכל אחד משלבים אלה יש משימות ותת משימות מסוימות. יש לקחת בחשבון את כולם.
מי צריך לרשום רשומות?
כפי שצוין קודם, ישנן שתי דרכים לקבוע מי יהיה מעורב בשמירת רשומות כוח אדם בארגון. באופן כללי, זה תלוי בכמה אנשים מתוכננים להיות מועסקים כדי להשיג את יעדיהם (ככלל, מטרתו של ארגון היא לארגן פעילויות מסחריות למטרות רווח).
עבור חברות גדולות מומלץ ליצור שירות כוח אדם או מחלקת כוח אדם מן המניין. עבור חברות קטנות מותר להקצות חובות כוח אדם לרואה חשבון או מזכירה. עם זאת, קיימת אפשרות שלישית - העברת רשומות חשבונאיות למיקור חוץ לארגונים מתמחים.
בעת יצירת שירות או מחלקה, תצטרך ליצור מסמכי רגולציה מסוימים, כלומר ההפרשה על השירות (המחלקה) ותיאורי העבודה של העובדים. במקרה של הקצאת תפקידים לרואה חשבון או מזכירה, יהיה צורך לרשום את תפקידי כוח האדם בתיאור העבודה של העובד שנבחר. אם יש צורך כזה, מומלץ לשלוח רואה חשבון או מזכירה לקורסי משאבי אנוש. זה יסייע בשיפור מיומנויות העובדים שיופקדו עליהם חובות בענייני כוח אדם. אבל אם הוחלט לשתף פעולה עם ארגוני צד ג 'בנושא העברת חובות חשבונאיות אליהם, אז נדרש חוזה.
פיתוח תיעוד כוח אדם חובה
ישנם מספר מסמכים המדריכים בכפייה את מי שמחזיק רשומות כוח אדם וניהול רשומות. ראשית, מסמך כזה הוא רשימת הצוות. זהו מסמך המציג את ההרכב, מספר האיוש והמשכורות של העובדים, כמו גם תארים. בטבלת האיוש מחולקים משרות העובדים ליחידות, מה שמאפשר לבצע ניתוח כמותי ואיכותי של כל המפעל.
השלב הבא הוא פיתוח צורה סטנדרטית של הוראות כוח אדם, שתציג מידע על קבלה, העברה לתפקיד אחר, שליחה בחופשה ופיטורי עובדים של המפעל.
מסמך החובה הבא הוא תקנות העבודה הפנימיות. הם מציגים את הנקודות העיקריות המסדירות את פעילות העבודה של כל עובדי המפעל. על פי מסמך זה, אם עובד מפר את הכללים המתוארים במסמך, ניתן להעניש אותו על ידי משמעת.
גם מסמך נוסף של רישומי כוח אדם הוא הסכם מודל לסיום יחסי עבודה בין המפעל לעובד. חוזי עבודה יכולים להיות מאותו סוג או לעבוד על כל תפקיד בנפרד. בנוסף, בטח החברה פיתחה גיליון זמן, בו תציג את השעות בפועל עבורן העובד יקבל שכר.
כדאי לזכור גם את לוח הזמנים לחופשה בארגון. מסמך זה פותח לא יאוחר משבועיים לפני סוף השנה. לוח החופשות מציג תוכנית לוח שנה לשליחת אנשים בחופשות חובה. בעת עריכת תוכנית כזו, יש לזכור כי יש לשלוח כוח אדם לחופשה באופן שהיעדרם בו זמנית של עובדים מסוימים אינו גורם לשבירה בתהליך העבודה של המפעל.
אל לנו לשכוח מהתפתחות תקנות בנושא שכר.מסמך זה משקף את תהליך השכר לצוות הארגון, וכן מסדיר את חישוב התשלומים הנוספים, למשל קצבאות, תמריצים או בונוסים. השלב האחרון הוא פיתוח תקנות על יחידות המיזם ותיאורי משרה של מומחים ועובדים. בנוסף, מומלץ לפתח תקנה לגבי נתונים אישיים. לאחר שמסמכי הרגולציה היו מוכנים, תוכלו להתחיל לארגן ניירת.
פקידות
ניירת כוללת אחזקה נאותה של תיעוד הקשור בקליטה, תנועה ושחרור של אנשי צוות.
חובה היא ניהול תיקים אישיים המוקמים עבור כל עובד במפעל. זה כולל תעודת אישור אישית, בקשה לקבלה, עותק של דרכון, עותקים של מסמכי חינוך, תעודת בדיקה רפואית, העתק תעודת זהות צבאית (אם קיימת) ומסמכים אחרים שנוצרים במהלך עבודתו של עובד. . וגם משימה אחרת וחשובה מאוד היא למלא ספרי עבודה.
בנוסף לכל האמור לעיל, ניתן גם לפתח מסמכים אחרים הקשורים ישירות לספציפי הארגון, ומבטיחים את הפעולה הנכונה בתחום רשומות כוח האדם.
אילו מגזינים צריכים להיות בניהול משאבי אנוש?
ראשית, עליכם להקים את המגזינים הבאים:
- הכרות עם כללי לוח הזמנים הפנימי;
- רישום של הוראות כוח אדם;
- רישום של הוראות עבודה;
- רישום הזמנות לחופשות רגילות;
- רישום חופשת מחלה;
- רישום חוזי עבודה;
- הנהלת חשבונות לעובדים המשוררים;
- מעקב אחר זמן;
- הנהלת חשבונות על תנועת ספרי עבודה;
- חשבונאות של כרטיסים אישיים;
- המחאות חשבונאיות.
בנוסף לכתבי העת עצמם, כתוספת להם, ניתן לפתח הוראות למילוין. וגם כל התיעוד שנרשם בכתבי עת אלה נשמר בתיקיות נפרדות על פי הנוטטוריה המאושרת.
אוטומציה לחשבונאות
כפי שהתברר מהמידע לעיל, רישומי כוח אדם הם תהליך מאוד קפדני הדורש התייחסות מיוחדת מצד עובדים האחראים על שמירת נושא זה. לכן, היום ניתן לפשט אותו באמצעות אוטומציה.
ישנן תוכניות רבות שמפשטות את עבודתם של קציני כוח אדם ומצמצמות את הסיכוי לטעות. ככלל, על עסק להתקין גרסאות מורשות של תוכנה כזו. עם זאת, ראוי לציין כי רכישה של תוכנית כזו תשלם עבור עצמה תוך זמן קצר ולא תאפשר טעויות חמורות בעבודה. באופן כללי, תוכניות כאלה פותרות את הבעיות הבאות:
- קיום רישומי כוח אדם בהתאם לחקיקת העבודה;
- אוספים ודיווחים בנושא כוח אדם;
- ביצוע אישורים במועד של כל תהליכי כוח האדם עם מחלקת החיוב או החשבונאות.
אחת התוכניות הפופולריות והמבוקשות ביותר כיום היא 1C עם התצורה של "ניהול משאבי אנוש".
מה לעשות אם אי אפשר לארגן באופן עצמאי רשומות כוח אדם צעד אחר צעד מאפס?
אם מיזם היה צריך להתמודד עם בעיה כזו כאשר לא ניתן להקים באופן עצמאי תהליכי כוח אדם, אז לא קשה לפתור מצב כזה. למטרות אלה ישנן חברות המסוגלות לספק שירות כזה.
מומחי חברות ייעוץ יבצעו ביקורת ויפתח את חבילת המסמכים הדרושה. באופן כללי ארגונים כאלה נקראים לפתור בעיות כאלה:
- בחר במערכת ניהול כוח האדם האופטימלית בארגון.
- פיתוח מסמכי רגולציה פנימיים.
- פיתוח הוראות ותקנות נחוצות.
בנוסף, מומחים מסוג זה יכולים, במידת הצורך, להוביל ביצירת שירות ניהול כוח אדם ומחלקה לניהול מסמכים. באופן כללי, מעורבותם של מומחי צד ג 'מסייעת להנהלה לבסס עבודה בכיוון זה. זה שימושי מאוד עבור הארגון בכללותו, במיוחד בעת יצירתו.
מסקנה
לסיכום מאמר זה, ראוי לציין כי חשבונאות כוח אדם וניהול כוח אדם הם תהליכים קשורים זה בזה שבהם מדיניות כוח האדם של הארגון תהיה תלויה לחלוטין באיכות הארגון של הראשון.
בשום מקרה אסור להתעלם מנושאי כוח אדם, מכיוון שלא רק פעילות הארגון תלויה בהם, אלא לעתים קרובות יותר גורל העובדים. צריך רק לדמיין עד כמה אנשים אנשים מתמרמרים שאינם יכולים לקבל את פרישתם המוגבלת או כל תשלום אחר עקב ביצוע באיכותם הגרועה של תפקידם על ידי קצין כוח אדם.
לאחר ששקלנו את השאלה כיצד לארגן רשומות כוח אדם מאפס צעד אחר צעד, נוכל להתחיל ליישם תוכנית לביסוס תהליך זה בארגון. הדבר החשוב ביותר הוא לא להזניח את המלצות חוק העבודה, את החלטות משרד העבודה, גוסקסטאט, רושארכיב ומחלקות ממשלה אחרות.
לאחר שהותאמו כל תהליכי כוח האדם בפנים, אל תאבדו את ראייתם. חשוב לזכור שעובדים העוסקים ברשומות כוח אדם צריכים להישלח, לפחות מדי פעם, לקורסים במינהל משאבי אנוש, כדי לשפר את כישוריהם. וגם צריך לערוך ביקורת שגרתית על תהליכי חשבונאות בתחום כוח האדם. זה יעזור לשמור על העבודה בכיוון זה.