איך לתפור ספר מזומנים בשנה? תקופת תחזוקה ושמירה של פנקס מזומנים

שמירה על תיעוד מזומן בעבודה במזומן היא דרישת חובה עבור גורמים משפטיים ויזמים פרטיים. פנקס המזומנים הוא מסמך חשבונאי מאוחד המתעד את תנועת הכסף בדלפק הקופות של החברה. בתוך עסק קטן, זה מתחיל בעותק אחד. הבה נבחן ביתר פירוט את התכונות של שמירה ואחסון המסמך. בפרט, כיצד לתפור ספר מזומנים בשנה.

לשם מה מסמך?

ספר מזומנים מונפק עבור כל בעלי הקופה. דרישה זו חלה על יזמים בודדים, כולל אלה העובדים על מערכת המס הפשוטה. טופס KO-04 אושר בשנת 1998 על ידי צו הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה של הפדרציה הרוסית. טופס נייר וספר מזומנים אלקטרוני מותר, ניתן לשמור את טופס הגרסה האלקטרונית ב- Word וב- Excel עם הגנה חובה מפני גישה לא מורשית. הקופאית (המפעילה) מנצחת אותה, אך רואה החשבון הראשי מפעיל שליטה על נכונות המילוי. נכונות ההתנהלות נבדקת באופן שיטתי על ידי רשויות הרגולציה.

בחברות גדולות, קיום פנקס מזומנים הכרחי בכל יחידה, בתנאי שכל אחת מהן רשומה במאזן נפרד. ליחידה אחת יש עותק אחד של המסמך. עותקי הספר ומסמכי המקור הראשוניים מועברים למשרד הראשי (חברת הניהול). מידע על הכסף שנותר נלקח בחשבון בעת ​​עריכת המאזן ומדווח על המפעל בכללותו. שקול להלן כיצד לתפור ספר מזומנים בשנה.

הנוהל לעיבוד מסמך כתוב בכתב יד

גרסת הנייר היא עלון A4 המודפס על מדפסת או בבית דפוס ונשמר בכתב יד. גיליונות הם בהכרח ממוספרים ותופרים. עליו להתאים לצורה של KO-04. אתה צריך לדעת לתפור ספר מזומנים בשנה. תהליך המספור והתחזוקה של פורמט אלקטרוני ונייר שונה מהגרסה הקלאסית הנהוגה בעבודה משרדית.

חשוב! העמודים ממוספרים, ומשכפלים את המספר בשכפול. העמוד הראשון הוא המקור, השני הוא עותק. עותק מתמלא בנייר פחמן ומועבר למחלקת החשבונאות לדיווח. לניתוק העמוד השני, מסופק קו חתוך.

נוח יותר לבצע את הקושחה בתחתית העמוד. שולי החוט מוצגים בגב הסדין האחרון, מהודקים בעזרת קשר, חותם נייר ואטום. החותמת ממוקמת בצורה כזו שהיא תופסת חלקית את עמוד הספר ואת החותם. בסמוך מציינים את מספר העמודים, שימו את חתימתו של הראשי או רואה החשבון הראשי.

נוהל הוצאת גרסה אלקטרונית

בעת רישום פורמט אלקטרוני לספר מזומנים, הטופס מחולק על תנאי לשני חלקים על ידי שורה המפרידה בין דפים אחידים ומוזרים. חתך של גיליון מודפס מבוצע בצורה אופקית לאורך קו נתון. ראש העמוד הוא המקורי, התחתית מופרדת לצורך העברת הדיווח למחלקת החשבונאות.

חשוב! המסמך נשמר מדי יום, למעט במצבים בהם לא בוצעו התנחלויות. הקופאית בתחילת היום ובסופו מביאה מידע על היתרה בדלפק הקופה. זוהי כניסה חובה!

שקול כיצד לסדר פנקס מזומנים לשנה. המפעיל רושם תנועות כספים במסמך תוך כדי ביצוע עסקאות פיננסיות. הקפד למלא מידע עבור כל צו מזומן נכנס ויוצא. בסוף המשמרת, הסכום הכולל של ההוצאה, ההכנסה נופלת בהכרח, יתרת המזומנים מחושבת.המסמכים הראשיים מצורפים לעותק חתוך של הספר ומועברים לחשבונאות. רואה החשבון מאשר את העמוד המקורי ואת עותקו בחתימתו שלו.

עיצוב עמוד השער. ניואנסים

עמוד השער של פנקס המזומנים מלא בהתאם לטופס המאוחד KO-4. הוא מכיל את השם המלא של החברה, היחידה המבנית ו- OKPO. יזמים פרטיים מציינים את השם המלא, אם שם החברה חסר. יש לציין באיזו תקופה (חודשים ושנה) התחיל המסמך.

גיליון ראשון: תכונות של העברת יתרת הכסף

לפני שתפור ספר מזומן למשך שנה, אתה צריך לדעת את הדקויות של מילויו. בראש הדף כתוב את התאריך, מציין את היום, החודש והשנה הנוכחיים. הקפד לציין את סכום יתרת המזומנים במזומן בתחילת היום. הוא מועבר מהיתרה שנקבעה בסוף היום הקודם. אם נפתח ספר חדש, השאר נלקח מהקודם. בעמוד הראשון, הממולא ביום הראשון של השנה הקלנדרית, רשמו יתרות מזומנים שחושבו בסוף היום האחרון של השנה האחרונה.

מילוי טופס גיליון הספרים

העמודות 1-5 ממלאות בטפסים RKO ו- PKO. בתא "מספר מסמך" רושמים את המספר הנוכחי מההזמנה הרשומה. בעמודה 3 יש לציין את השם המלא המקבל או מי שמסר את הכסף. מספר החשבון המתאים נדרש רק לגורמים משפטיים, יזמים פרטיים מכניסים מקף בתיבה או משאירים אותו ריק. כמויות הצריכה / הכנסה מסומנות במספרים, עם רישום של אגורה. בקו ההעברה, סכומי ההכנסה וההוצאה מפותלים בנפרד. יש לסמן עמודות וקווים שאינם מלאים עם מקף בצורת האות Z.

כיצד לחשב את הסכום שנותר בקופות?

היתרות בסוף היום מחושבות על ידי הנוסחה: ליתרת הכסף בתחילת היום, מתווסף סכום ההכנסה וההוצאה מופרעת. במחלקה קחו בחשבון את כל הכספים שהתקבלו בדלפק הקופה. אם היתרה בסוף המשמרת הותירה את הכסף המיועד להוצאת משכורות, מלגות ותנאים סוציאליים אחרים, מצוין להלן תחת סכום חד פעמי. החישוב מאפשר לזהות עודפים ומחסור. כיצד לתפור ספר מזומנים בשנה, שקול להלן.

הניואנסים של שמירת מסמך

האחראי להנפקה וקבלת כסף יכול להיות כל עובד שמונה על ידי ראש החברה על ידי הוצאת צו מתאים. בחברות עם מספר מועט של עובדים מנהל יכול לנהל פנקס מזומנים במו ידיו. הבסיס לרשומות במסמך הן עסקאות עסקיות, שבאות לידי ביטוי בהזמנות אשראי וחיוב. החשבונאות מתבצעת ביום הפשרה. אם במהלך היום לא הייתה תנועה של כסף, יום זה לא בא לידי ביטוי בספר.

באפשרותך לבצע התאמות למסמך. השינויים נרשמים עם פירוט ותאריך התיקון. המידע מאושר על ידי האדם שביצע את ההתאמה. לאחר פיוס בין הרשומות בסוף היום עם סכום המזומנים למעשה, המידע מאומת על ידי חתימות המפעיל ורואה החשבון הראשי. רבים מעוניינים בכמה שנים להחזיק ספר מזומנים. התשובה היא פשוטה. זה מאוחסן במפעל לפחות 5 שנים. היעדר ספר מזומנים ותחזוקתו בניגוד לחוק ניתן להעניש בקנסות של 40-50 אלף רובל עבור ארגונים ו- 4-5 אלף רובל עבור הגורם האחראי על שמירת המסמך.

כיצד להבהב מסמך בסוף השנה?

הספר הסטנדרטי כולל 50-100 גיליונות. בחברות גדולות, בהן הפעילות העסקית מתנהלת באופן פעיל, יתכן ודפים לא מספיקים. במצב כזה הם פותחים מסמך חדש שממשיך את הישן. זה מציין את פרק הזמן שבמהלכו הוא מתנהל. גרסת הנייר, הממלאת ידנית, מהבהבת לפני המילוי הראשון.

עותקים של ניירות לחשבונאות הם קבוצה של קופה וקופה שהונפקו ביום, גיליונות של הספר, ממולאים בעותק פחמן עם חתימת המקור של הפקידים.רואה החשבון הראשי מאמת את הרשומות עם טפסי ההזמנה, וסכום התיעוד העיקרי שהועבר מצוין בפנקס המזומנים. רשומה זו הינה קבלה עם קבלת התיעוד הראשוני של הקופאית. כל הפעולות בספר מוזנות בצורה של רישומים לחשבונות החשבונאיים הרלוונטיים.

חשוב! בנוסף להזמנות, כל התיעוד העיקרי מוגש בעותק. זה כולל קבלות, ייפוי כוח, מקדמות, תמציות מהוראות ומסמכים אחרים הקשורים לתנועת הכסף בקופה.

הגרסה האלקטרונית נשמרת במחשב בצורה אחרת. לשם כך, השתמש בתוכנה מיוחדת. בעת יצירת פוסטים בקופה, נוצר טופס באופן אוטומטי. אבל חשוב לברר משהו אחר. כיצד תפור ספר המזומנים בסוף השנה? ניתן להדפיס אותו בסוף היום ולהתבצע בשכפול באותה צורה של גרסת הנייר. אחסן את הגרסה המודפסת בדלפק הקופות של החברה.

גיליונות מקוריים מהבהבים לספר בודד בסוף השנה, ועותקים מועברים מדי יום להנהלת חשבונות. אם יש לך ניהול מסמכים אלקטרוני, תדפיס הוא אופציונלי. דפים אלקטרוניים חתומים בחתימה הדיגיטלית של הקופאית ורואה החשבון הראשי. חובה לספק הגנה מפני שינויים לאחר חתימת הספר וגישה בלתי מורשית. יש לזכור כי אם ישנם אי דיוקים בחשבונות, פנקס המזומנים הוא מסמך המציג את התמונה הכללית של תזרים המזומנים ומאשר את הלגיטימיות של הפעולות.