שאלה תכופה: "האם עלי לשמור על קופה רושמת?" משנת 2012 עד 2014, כל היזמים הבודדים שמבצעים הסדר מזומנים נדרשים להחזיק קופה רושמת.
ליזמים הותר לעבור למערכת פנקס קופות מפושטת. זה הקל מאוד את זרימת העבודה עבור יזמים פרטיים שעסקיהם מוגבלים בהיקףם ומתנהלים ללא עובדים או שאינם שונים בסדירות מחזור המזומנים. אם החישוב באמצעות מזומנים מתבצע לעתים קרובות מספיק ומתבצע על ידי עובד, אל תזניח את המשמעת במזומן, שכן הנהלת חשבונות מבוססת על עסקאות מאפשרת לך לחסוך את המשאבים הכספיים שלך.
במאמר זה נגלה כיצד לשמור על קופה ליזם בודד.
משמעת במזומן
ראשית, בואו ננסה להתמודד עם המינוח. מה הכוונה ב"ספר מזומנים "? מה ההבדל בין "קופאית" ל"קופה קופה ". יומן מיוחד המכיל מידע על כל עסקאות המזומן נקרא פנקס מזומנים. החוק מחייב לשמור ספר של כל היזמים הבודדים, אפילו אלה המשתמשים במערכת מס מפושטת (USN). זה נקרא KO-4. "קופה רושמת" (KKM, KKT) הוא מכשיר המותקן כך שתוכל לקבל מזומנים מהלקוחות שלך. ניתן להתקין מכשירים אלה כמה שאתה צריך, אך עבור כל אחד מהם אתה צריך לערוך דיווח פרטני. המס עשוי לשאול אם ה- IP מחזיק קופה רושמת?
"דלפק הקופה" של ארגון הוא הקהילה המצטברת של כל העסקאות הכספיות (הנפקה, אחסון, קבלה). זה כולל את כל סכום ההכנסות שמתקבל, כולל קופות רושמות. ממנו הם מבצעים את כל הוצאות המזומן הדרושות ליישום הארגון. מסר כסף לאספנים לצורך העברתם לאחר מכן לבנק. דלפק הקופה יכול להיות חדר נפרד, כספת בחדר או אפילו מגירה לשולחן העבודה. כל רשימת פעולות הקופה מלווה בביצוע מסמכי מזומנים, וזה בדיוק למה הם מתכוונים כשמדברים על ציות למשמעת מזומנים. הכוונה לקבוצת הכללים הנחוצים ליישום פעולות המלוות קבלה, הנפקה ושמירה של מזומנים. אז איך לשמור על קופה ליזמים?
מהי משמעת במזומן?
ראשית, מדובר בביצוע מסמכים בדלפק הקופות המשקפים את תנועת הכסף. כמובן שחשוב גם לעמוד במגבלת דלפק הקופה (הסכום המרבי האפשרי שמותר לאחסון בסוף היום). עקוב אחר הכללים להנפקת כסף במסגרת הדוח. בנוסף, הגבלת ההתנחלויות שנעשו במזומן בין משתתפים בפעילות יזמית במסגרת הסכם אחד עם סכום שלא יעלה על 100 אלף רובל.
דלפק מזומן
חשוב להבין כיצד לשמור על קופה רושמת.
החובה לעקוב אחר משמעת במזומן אינה תלויה בזמינות הקופה או באיזו מערכת מס בחרת. אינך יכול להשתמש בקופה בחישובים, תוך כתיבת קבלות מכירה, אך יש להקפיד על כללי משמעת המזומנים. למעשה, הסדר כאן הוא זה - יש תנועה של כסף, מה שאומר שמשמעת המזומנים צריכה להיות בראש. מאמצע 2014 ועד ימינו, ישנו נוהל שבו ניהול הקופות נקרא מפושט. במידה רבה, שינויים אלה השפיעו על היזמים האישיים ועל עובדיהם.כעת היזם הבודד רשאי שלא להחזיק את הקופה בקנה אחד עם LLC ובנוסף, הוא לא רשאי לערוך מסמכים בקופה (PKO, RKO, פנקס מזומנים).
יזמים צריכים רק לאשר את תשלום השכר באמצעות שכר ושכר. כמו כן, על פי הפשט, יזמים בודדים ועסקים קטנים (מספר העובדים אינו עולה על מאה אנשים, וההכנסות פחות מ- 800 מיליון רובל בשנה), אין הכרח לקבוע מגבלת כסף במזומן. כל כללי ניהול המזומנים נקבעים על פי הוראות בנק הפדרציה הרוסית (פקודה מס '3210-U מיום 11 במרץ 2014 ומס' 3073-U מיום 7 באוקטובר 2013).
כיצד לשמור על דלפק הקופה והמסמכים?
מסמכי קופה
כל מערך פעולות דלפק הקופות מתבצע על ידי עובד מורשה (לרוב קופאית), בהיעדרו פונקציות אלה מבוצעות על ידי הראש. אם יש כמה קופאיות, אז ממונה הקופאית הבכירה. מסמכים בדלפק הקופה נוצרים על ידי רואה החשבון הראשי או גורם אחר שמונה עמו הסכם חשבונאי. פעולות מזומנים מבוצעות עם המסמכים הבאים: הזמנת קבלה במזומן, אשר מתמלאת במקרה של כל קבלת כסף. אם הכסף מושך באמצעות קופה או בעזרת BSO, אין חל איסור לערוך צו קבלה על סכום המזומנים הכולל שמתקבל לכל משמרת. כאשר מונפקים כסף מהקופה, הם מבצעים נוהל זה באמצעות הוצאת צו הוצאה. כאשר קופאית מקבלת צו (לדוגמא, מעובד שהולך לקנות נייר), עליו לוודא כי לצו החשבון יש ויזה לרואה החשבון הראשי או המנהל, וכן לאמת את זהותו של העובד.
הנתונים על כל התקבולים והזמנות ההוצאה נרשמים בפנקס המזומנים (בצורה של KO-4). בסוף יום העסקים, הנתונים בפנקס המזומנים מתיישבים עם נתוני ההזמנות שהונפקו וקובע סכום יתרת המזומנים בדלפק הקופה. זו חובתו של הקופאית. עליו לדעת לשמור נכון על הקופה.
אם במהלך יום העבודה לא היו עסקאות במזומן, אז אין רשומות בפנקס המזומנים. ספר החשבונאות (בצורה של KO-5) ממלא רק במקרים בהם לא קופאית אחת עובדת בארגון, אלא כמה. הרשומות בספר מתבצעות במהלך העבודה ברגע שמועברים מזומנים מהקופאית הבכירה לקופאית, מה שמאושר בחתימתם. לצורך הנפקת משכורות, מלגות ותשלומים אחרים מנוסחים הצהרות שכר ושכר. מילוי מסמכי מזומן אפשרי בצורה תיעודית או בצורה אלקטרונית. מסמכים על נייר מבוצעים ביד או במחשב ונחתמים בחתימות אישיות. מסמך בצורה אלקטרונית המונחת באמצעות מחשב חייב לספק הגנה מפני גישה בלתי מורשית, בנוסף הם חתומים בחתימות אלקטרוניות. יש להזכיר כי סוגים כאלה של מסמכי חשבונאות כמו: KUDIR, ספר חשבונאות BSO, דוחות ומגזינים של קופאים-מבצענים אינם מסווגים כתחום מזומנים.
האם קופה רושמת IP? שאלה זו מעניינת רבים.
ספר מזומן
תחילת ספר המזומנים תואמת את תחילת השנה הקלנדרית. זה מנוהל בצורת מגזין המורכב מחמישים (או מאה) עמודים, המציין את תאריך התפוגה של הכותרת. במצב בו הספר מסתיים לפני סיום השנה הקלנדרית, נפתח ספר אחר, בו רשומות ממשיכות להישמר בסדר כרונולוגי. במקרה זה מצוין גם תאריך תחילת תחזוקתו ותאריך הסיום. ארגון הפניה הזה מאפשר לקבוע את רצף ספרי המזומנים. על פי ההוראות הקודמות, היה צורך למספור, להבהב את כל הסדינים ולהדביק את חתימתו של האחראי והאיטום. יזמים פרטיים מחויבים להחזיק מזומנים אם יש להם קופה רושמת.
על פי ההוראות החדשות של הבנק המרכזי שנמצאים כיום בתוקף, דרישות אלה מבוטלות. ליזם אינדיבידואלי יש את הזכות שלא לקבוע את תקרת המזומנים.אם יזם מכין פנקס מזומנים, אז בעת הנפקת תקבולים והוצאות, הוא מגייס את התמורה לקופה באמצעות צו קבלה אחד שהונפק עבור הסכום הכולל של המסמכים שנערכו ליום העבודה. בארגון, שמירת ספר היא חובתו של הקופאית, הוא גם מקבל כסף ומרשם ביומן. בתום יום העבודה, הקופאית מעבירה את יתרת המזומנים ואת כל המסמכים הראשיים לרואה החשבון, החותם על הגיליון הזה ביומן (הראש יכול לעשות זאת בהיעדר רואה החשבון). יזם אינדיבידואלי מבצע בדרך כלל הליך זה באופן אישי.
השיטה להרכיב ספר מזומנים בצורה אלקטרונית מותרת אף היא. יש שתי אפשרויות: ספר מזומנים מנוצר באופן אלקטרוני ואז מועבר לנייר. אם אתה משתמש באפשרות השנייה, פנקס המזומנים נשמר לחלוטין בצורה אלקטרונית, באמצעות חתימה דיגיטלית אלקטרונית. במקרה הראשון, להליך זה אין הבדלים משמעותיים מהשיטה הקלאסית. כיצד לשמור על הנהלת חשבונות במזומן? על זה עוד יותר.
האפשרות השנייה לרישום ספר מזומנים כוללת את הפעולות הבאות:
- על מנת להגן על פרטי פנקס המזומנים מפני גישה מצד צדדים שלישיים, מוגדרת סיסמה.
- הקפד להשתמש בכונן גיבוי או שמא מידע בשרת מאוחסן בשרת.
- חתימה אלקטרונית לפנקס המזומנים מונפקת בהתאם לחוק 63- FZ מיום 6 באפריל 2011.
לאחר שהאחראי חתם על הספר, לא ניתן לבצע תיקונים. אם מתקיימים התנאים לעיל, פנקס המזומנים האלקטרוני שווה לגרסת הנייר ואינו דורש הדפסה.
כיצד לשמור מזומנים ב- 1C 8.3?
ניתן לתחזק פנקס מזומנים גם בתוכנית מחשב. ב"חשבונאות 1C 8.3 "פנקס המזומנים יושם כדוח. רואה חשבון או קופאית לא צריכים להגיש עבורה רשומות נפרדות, במיוחד כפליים. די בכדי להכניס מסמכים ראשוניים לצורך קבלת והנפקת מזומנים. ספר מזומנים ייוצר אוטומטית בהתבסס עליהם.
מגבלת מזומן שיורית
המגבלה על יתרת הקופה היא הסכום המרבי המותר שמותר לאחסן בקופת הקופה של הארגון בסוף היום. יש להעביר לבנק את כל המזומנים שהתקבלו מעבר למגבלה מסוימת. ניתן להפר כלל זה בימים בהם ניתנות משכורות ומלגות, כמו גם בסופי שבוע (אם בוצעו עסקאות במזומן). יש לנקוט בזהירות רבה בנוהל לקביעת מגבלת מזומן. אם לא נקבע המגבלה, היא תיחשב שווה לאפס, מה שאומר שכל סכום בדלפק הקופה בסוף יום העסקים נחשב לחריגה ממגבלת המזומנים. כיצד לשמור על קופה רושמת SP, אתה יכול לציין במס.
קיומם של מזומנים בדלפק הקופה מעל הסכום שנקבע הוא הפרה גסה של משמעת המזומנים, שבגינה מוטל קנס. תקרת המזומן נקבעת על ידי הראש לפי צו חתימתו. צו עשוי לקבוע את התקופה בה תקרה זו תקפה או לא, במקרה האחרון סכום המגבלה יהיה תקף עד להוצאת צו חדש. אנו מזכירים לכם כי החל מה 01. 06. 2014 יזמים פרטיים ועסקים קטנים אינם צריכים לקבוע תקרת מזומן. בכדי לבטל את זה, מספיק להדפיס את ההזמנה המתאימה. הצו מבוסס על הוראות בנק הפדרציה הרוסית מיום 11.03. 2014 מס '3210-U ועליו להכיל בהכרח את ההגדרה הבאה: "שמור מזומן בקופה מבלי לקבוע מגבלה על היתרה בקופה".
האם אני צריך לשמור על SP במזומן?
משיכת מזומנים לדיווח
דיווח על הכסף מתייחס לסכומים שניתנים לעובדי דין וחשבון בגין הוצאות נסיעה או אירוח והוז'ודה. הנפיק כסף לדוח רק על בסיס בקשת העובד. על הבקשה לשקף את הנתונים הבאים: גודל הסכום, מטרת ההנפקה והתקופה שלאחריה על העובד לדווח.הבקשה נכתבת בכל צורה שהיא והיא חייבת להיות חתומה על ידי הראש. אם עובד הוציא כספים אישיים, אזי הוא יפוצה על כך, גם על פי בקשה. ככלל, כסף לדיווח לא מועבר לעובדים שלא דיווחו על מקדמות קודמות. עובד יגיש דוח מקדמה עם מצורף קבלת מזומן או מכירה לא יאוחר משלושה ימים לאחר מכן. אם זה לא נעשה, הכספים שהונפקו לעובד לא יזוכו בהוצאות.
כיצד לשמור מזומנים ב- 1C שרק מעט יודעים.
מגבלות מזומנים
כלל חשוב נוסף של משמעת במזומן הוא קיום מגבלת היקף העסקאות במזומן בין משתתפים בפעילות יזמית (IP ו- LLC) במסגרת הסכם אחד בסכום של פחות מ 100 אלף רובל. לגבי התנחלויות עם יחידים, מגבלה זו אינה חלה. כמו כן, אין צורך להקפיד על הוראה זו בעת תשלום משכורות לעובדים, זכויות סוציאליות וסכומי דין וחשבון (היוצא מן הכלל הוא כאשר העובד האחראי מבצע עסק מטעם ייפוי הכוח). בעת ניהול הסדר מזומנים, עליכם לשים לב לנקודה הבאה: לא ניתן להשתמש בתמורת המזומנים להחזר הלוואות, תשלום דיבידנדים ושכר דירה.
צרכים אישיים
כל מה שמרוויח הארגון שייך לו. בקשר עם הוראה זו, גם אם יש רק מייסד יחיד ב- LLC, היא עדיין לא יכולה להיפטר מכספי LLC לרצונה. אסור למייסדים לקחת מזומנים מדלפק הקופה בהתאם לצרכים האישיים שלהם. אולם יזמים פרטיים, שלא כמו חברות LLC, אינם מוגבלים בדרך זו. הם יכולים לנהל את כספם בכל עת. הסכומים שיש ליזם אינדיבידואלי לזכות להוציא בהתאם לצרכיו האישיים אינם מוגבלים בחוק (הדרישה היחידה היא שהיזם צריך לשלם מיסים ודמי ביטוח במועד). בעניין זה יש לציין כי אם יזם אינדיבידואלי לא הוציא צו לבטל את התחזוקה של תיעוד דלפק הקופה, אז בעת קבלת מזומנים מהקופה, עליו להוציא צו הוצאות עם הערה כי הכספים הונפקו לצרכיהם.
בדיקות מיסים
עד 2012 פיקחו על הבנקים על פי ציות לכללי דלפק המזומנים (כיצד לנהל רישומים, קל להבין). כעת פונקציה זו מוקצית לעובדי שירות המס הפדרלי. הם מבצעים בדיקות שדה ויכולים לבדוק, למשל, כיצד נרשם מזומנים. או כדי לשלוט בתהליך הדפסת הדוחות שמכילים כונני זיכרון CCP ופיסקלים. בנוסף, הם יכולים לבקש את כל המסמכים המשמשים לעיבוד עסקאות במזומן (PKO ו- RKO, פנקס מזומנים, חשבונאות לקופה וכו ').
כמו כן, גורמי המס עוקבים בקפדנות אחר הנפקת תקבולים במזומן (טופסי דיווח קפדניים). בעובדה שהחברה או היזם הבודד אינם עומדים בכללי הקופה ומפרים את רצף העבודה במזומן, נקבע קנס בסעיף 15.1 לחוק המינהלי של הפדרציה הרוסית: עבור יזמים בודדים ועובדים אחראיים בארגון - בין 4000 ל 5000 רובל; לגורמים משפטיים - בין 40,000 ל- 50,000 רובל.
גילינו אם ה- IP צריך להחזיק את הקופה.