מהם כללי זרימת העבודה הבסיסיים?

ניהול מסמכים הוא אחד התחומים החשובים בעבודה עם ניירות לעבודה ניהולית. בכדי שיוכלו ללכת בדרך הקצרה ביותר ולהגיע ליעד הסופי במהירות האפשרית, יש לארגן את זרימת העבודה באופן מתאים בהתאם לכללי זרימת העבודה שנקבעו.

קונספט

על ידי ניהול מסמכים מובן התהליך, כתוצאה ממנו יש קומפילציה, תיאום, קבלה והעברה, שליחתם.

מצד שני, הוא מייצג את תנועת ניירות הערך ותנועתם מרגע התרחשותם ועד שהם נשלחים לארכיון (או שקיבלו).

ניתן לייצג את כל התיעוד בשלוש קטגוריות:

• הנכנס מגיע מהסביבה החיצונית;
• היוצא נכנס לסביבה החיצונית;
• פנימי נוצר בתוך הארגון עצמו ונשאר בגבולותיו.

הקטגוריות המוצגות קובעות את זרימת המסמך בחברות בעלות כיוון שונה (אופקי ואנכי).

להלן אפשרויות אפשריות בין הצורות העיקריות של זרימת העבודה.

עקרונות בסיסיים

ישנם 4 עקרונות בסיסיים של זרימת עבודה.

הפרה של לפחות אחד מהעקרונות מובילה להרס כל מערכת מחזור המסמכים.

כלל עיקרי

שקול את הכלל הבסיסי של זרימת עבודה.

ניהולו זה תהליך טכנולוגי קשה, המאופיין בפרמטרים שונים הקשורים לעבודת הארגון כולה. המאפיין העיקרי של זרימת העבודה הוא מסלול התנועה, המכסה את כל המצבים בנתיב התנועה של המסמך מרגע היווצרותו (או מקבלת הפנים) ועד לרגע היישום. חשוב מאוד להקדיש זמן להעברת מסמכים בדרך זו. מכאן הכלל העיקרי לשמירה על זרימת העבודה של הארגון: העברתם בפועל בדרך הקצרה והישירה ביותר עם מינימום ההוצאות של זמן.

כללים אחרים

כשאתה מארגן עבודה, עליך לפעול על פי הכללים הבסיסיים הבאים לארגון זרימת עבודה:

• הפחתה הגדולה ביותר במקרים מיותרים ולא רציונליים של העברת מסמכים (עקב אי הכללת פעולות טכנולוגיות עבור יחידות עיבוד וניהול יחידות שאינן תוצאה של הצרכים העסקיים של החברה עצמה);
• הרחקה או הגבלה של החזרת המסמכים הגדולה ביותר (במהלך העיבוד - ביצוע והוצאתם, במהלך הכנתם - אימות ואישור וכו ');
• העקביות הגדולה ביותר של מיקוד ועיבוד של קטגוריות המסמכים העיקריות, בתנאי שצריך לקבוע כל תנועה שלו.

יישום העקרונות הללו מאפשר לגלם את המנגנון הארגוני העיקרי של החברה - התמחות, יכולת לבצע פעולות טכנולוגיות הומוגניות באופן מרכזי.

עמידה בכללים הכלליים של זרימת העבודה מאפשרת לך לבצע עיבוד טוב יותר של ניירות של מכשיר הניהול על ידי:

• זרימת עבודה רגילה, ביטול פעולות מחזוריות הקשורות בהכנה ועיבוד ניירות;
• זרימת המסמכים, הבטחת תנועתם האחידה וקידום עומס עבודה יחסי.

כלל מס '1 - קבלה ושידור מרכזיים

בין כללי הניירת וזרימת העבודה, החשוב ביותר הוא הצורך בריכוזיות. במילים אחרות, כל נייר של הארגון, הן נכנסות (ללא קשר לשיטת המסירה) והן היוצאות (למעט אלה שמתקבלות או נשלחות בפקס ודואר אלקטרוני ומחוברות למבצעים ספציפיים), חייבים להיות מעובדים בשירות אחראי אחד - המזכירות או המינהל יחידה (משרד). כתוצאה מכך אתה יכול לפתור מספר בעיות בבת אחת:

• לשחרר את שאר השירותים ומחלקות הארגון מפעולות טכניות (בדיקת מסמכים נכנסים, פתיחה או איטום מעטפות, סימון דואר או פקסים)
• כדי להגדיל את הפרודוקטיביות של שימוש בציוד משרדי במשרד (מכונת צילום, פקס, סימון ומכונות אחרות המשמשות לעיבוד מסמכים).

בצורה ריכוזית של עבודה משרדית, עיבוד הנייר מרוכז בשירות המשרדי, ומחלקות מבניות פטורות מתפקידי משרד (רישום וחשבונאות, אחסון קבצים וכו ').

צורה של מבוזר של זרימת עבודה מרמזת כי ביחידות המבניות של הארגון יש איתן עבודה משרדית. בדרך כלל טופס זה מוצדק במקרה של פיצול טריטוריאלי של הארגון.

בצורה מעורבת, חלק מהניירת נעשית על ידי השירות הכמורה, וחלק על ידי יחידות. לרוב, בצורה מעורבת, ישנם מסמכים שנרשמים, מנוטרים, מכניסים אותם לעסק ומאוחסנים על ידי השירות המשרדי. מדובר בעיקר בניירות ערך שנרכשו על ידי ההנהלה ועוברים ממנה. מסמכים בנושאים הנמצאים בסמכות המחלקות נרשמים, מבוקרים, מבוצעים ומאוחסנים בחטיבות המבניות של החברה.

כלל מס '2 - לא לכלול החזרות בלתי סבירות

יש לארגן את זרימת המסמכים בצורה כזו שהם לא יחזרו לשירות (המחלקה), שכבר עבר. החריגים היחידים הם מצבים המוצדקים על ידי הכרחיות עסקית. לדוגמא, מסמך לחתימת מנהל עובר בהכרח פעמיים במזכירתו, מכיוון שהוא ספציפית מתווך בין המנהל לראש.

כלל זרימת עבודה מס '3 - מחקר מקדים של נכנסות

במסה הכוללת של המסמכים הנכנסים, עליכם לבחור את היסוד והחשוב ביותר עבור הארגון וללמוד אותם תחילה. אם המידע הכלול בהם יכול להיחשב על ידי סגן או עובד מוסמך אחר, עדיף לשלוח אליו מסמך ישירות תוך עקיפת המנהל. על מנת שניתן יהיה למצוא במדויק את שיטת ההעברה, יש לבחון אותם על ידי עובד משרד מוסמך, אשר בעל ידע על המבנה הארגוני, תפקידי יחידות, ויכולותיהם של מנהלים ועובדים.

כלל מספר 4 - רישום המסמכים מתרחש פעם אחת

אם הוא נכנס למחלקה לניהול עסקי (מזכירות), היה רשום, ואחרי שלמד המנהל (או סגן) היה באחת המחלקות, הוא לא צריך להיות רשום שוב. אם הנייר, שעוקף את ההנהלה, נכנס למחלקה, הוא נרשם גם פעם אחת באופן ספציפי למחלקה. במילים אחרות, לכל מסמך ניתן להקצות לו רק מספר רישום אחד או בשירות הנהלת חשבונות, או ביחידה ישירות.

כלל מס '5 - החלטת המסמך מציינת במדויק את התאריכים, המופיעים ואנשים אחראיים

למרות העובדה כי החלטות מתקבלות על ידי מנהלי חברות, על המזכירה לשמור על שליטה בתהליך זה ויכול להשפיע עליו במידה מסוימת.במילים אחרות, עליו לוודא שטקסט ההחלטה מוצג בצורה נכונה ככל האפשר, למעט השאלות הסבירות של המבצע.

כלל מספר 6. הפרדת זרימת המסמך

זרימת מסמכים היא אוסף מסוג אחד או יעד אחד עם אותו מסלול. לרוב מחולקים שלושה זרמים: נכנסים, יוצאים ופנימיים (לא נוצרו כדי לעבור את גבולות הארגון). לכל זרם מסמכים בדרך כלל יש תת תת (זרימות ברמה השנייה). לדוגמה, הזרם "מסמכים נכנסים" כולל שלושה סוגים: מסמכים של חברת האם, מחטיבות ונציגויות, כמו גם חברות שותפות, פניות של אנשים וכו '.

בזרימת העבודה של מסמכים יוצאים ופנימיים, תת-התושבים מופצים באותו אופן. ניירות מוגבלים (Secret Trade, Secret וכו ') ממוקמים בדרך כלל בנפרד. שירות האבטחה של הארגון שולט בעבודותיהם.

תהליכי חשבונאות

קח בחשבון את הכללים הבסיסיים של זרימת עבודה חשבונאית.

גודלו בא לידי ביטוי בסך כל ניירות הערך שהתקבלו על ידי הארגון והוצאו להורג על ידו במשך תקופה מסוימת. גודל זרימת עבודה מתייחס למספר העותקים התקפים של מסמכים פנימיים המגיעים. בעת חישוב גודל זרימת העבודה נלקחים בחשבון גם עותקים של ניירות שנעשו עם הכנסת אמצעים טכניים שונים.

אינדיקטורים לחשבונאות נערכים בצורה של סיכום, נתוני עיון לגבי גודל המסמכים. הטופס שלהם מפותח על ידי הארגון. לדוגמה, ארגון יכול לקבוע כל תדר לספירת מסמכים: כל חודש, פעם בשבוע, פעם בשנה, בכל רבעון. ניתן לאמץ גם מחקר איכותני וגם כמותי של תהליך העבודה.

המדדים המתקבלים בחישוב גודל זרימת העבודה משמשים לקביעת מספר העובדים ומבנה שירות ניהול המסמכים. וגם ללמוד את עומס העבודה של כמה ארגוני קבלנים וחטיבות מבניות.

כך, במסגרת מאמר זה, נשקלו הכללים הבסיסיים לארגון זרימת העבודה המיושמת על ידי חברות.