במסגרת פעילותו, הארגון מגבש מגוון רחב של מסמכים, שכל אחד מהם נושא מטען סמנטי משלו. המילוי הנכון, הפרטים, השלמות של המידע המצוין מוסדרים בחוק. ארגונים קטנים בחשבונאות ודיווח נעשים וויתורים מוחשיים משירות המס. חברות גדולות יותר נושאות את כל נטל המס. מי יכול לחתום על מסמכים ראשוניים וסוגים אחרים, כיצד לערוך ולשקף אותם כראוי בחשבונאות - מידע זה ואחר יובא בחשבון במאמר זה.
סוגי המסמכים בארגון
חברות מבצעות מדי יום פעולות עסקיות שיש לבוא לידי ביטוי מיידי בחשבונאות, ניהול וחשבונאות מס. מהם מסמכים ראשוניים? זה רק השתקפות של פעולות אלה, המשמשות גם כראיה לכך שהן התרחשו. ואז, לצורך ניתוח, שיטתיות, בקרה, חיזוי ויישום נהלים כלכליים אחרים, כל מסמכי העסקה רשומים בספריות וכתבי עת מיוחדים - רישומי חשבונאות. ובתום תקופת הדיווח, על בסיס מידע על כל הפעולות, נערך תיעוד דיווח, המהווה את ההשתקפות הסופית של פעילות החברה לתקופה מסוימת.
מה המסמך הראשי
תמצית המסמך העיקרי היא תיקון עובדת הפעולה שבוצעה. המסמך נכתב בעת ביצועו או מייד לאחר מכן. הוא משקף מספר פרטים הנחוצים כדי לאשש את מציאות הפעולה, לבסס את המעורבים בה, כמו גם את הרכבו. על הארגון לעמוד בכל הדרישות שנקבעו על ידי החוק והרשויות הרגולטוריות ביחס לתיעוד הראשוני. הדרישות כוללות את השאלה מי יכול לחתום על המסמכים הראשיים. החקיקה הוציאה מספיק הוראות, גזירות וחוקים. המעשה המשפטי החשוב ביותר הנוגע לרישום ארגונים ראשוניים נחשב לאמנות. 9 402-FZ "על חשבונאות".
דוגמאות לתיעוד ראשוני
בכל יום החברה נוקטת בפעולות מסוימות: היא קונה סחורות, חשבוניות, שולחת מוצרים, משלמת עבור רכישות ומיסים, באה ומוציאה מזומן בקופה. כל הפעולות הללו מתועדות במסמכים ראשוניים. כדי לשקף במדויק פעולות אלה, משתמשים בצורות המסמכים שלהלן:
- TORG-12 או פתק משלוח;
- חשבונית
- צווי מזומן וחיוב;
- מעשי עבודה ושירותים שבוצעו;
- פעולות של העברת נכסים מהותיים;
- מטען נסיעות;
- הוראות תשלום ודפי בנק;
- דרישה להנפקת נכסים מהותיים.
לרשימה זו תוכלו להוסיף המון דוגמאות לתיעוד הראשי המשמש את החברה. ההבדל העיקרי שלה מרישומי חשבונאות ודיווח הוא ניירת במהלך המבצע או בעיכוב קל.
תקנות
דוגמאות למסמכים ראשוניים מאושרות על ידי הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה, משרד האוצר וחוק החשבונאות. דרישות ותקנות אזוריות יוצאות גם כן. מעשה החקיקה החשוב ביותר המסדיר את עבודתו של רואה חשבון הוא 402-FZ. אמנות. 9 מפרט את הכללים לשמירה על תיעוד.
גופי המחוקקים מוציאים כמעט רבעונים תיקונים שוטפים לתקנות הקיימות, פעולות משפטיות רגולטוריות חדשות ומפרסמים שינויים ברשומה ודיווח. זו הסיבה שרואי החשבון מעלים כל העת את כישוריהם, נרשמים לפרסומים נושאיים מיוחדים ומנסים להתעדכן בכל חדשות המס וההנהלת חשבונות. אי עמידה בדרישות עלולה לגרום לקנסות גדולים, הרבה שינויים בדיווח הקיים וסנקציות אחרות.
פירוט המסמכים
החקיקה קובעת פירוט חובה של מסמכים ראשוניים, עליהם יש לציין את הארגון. נוכחותם קובעת האם המסמכים נלקחים בחשבון בהצהרות הסופיות בעת ניכוי סכומים מבסיס המס, האם עובדת עסקה עסקית מתקבלת, האם שירות המס הפדרלי טוען כי העסקאות הינן חוקיות.
פרטי החובה של המסמכים הראשיים כוללים את המידע הבא:
- שמות הספק, הקונה, הנמען והמשלם להובלה;
- פרטי בנק, TIN, כתובת פיזית ומשפטית של חברות;
- מספר ומסמך המסמך;
- nomenclature שהועבר, נקנה או נמכר במהלך המבצע;
- יחידות מדידה, ביטוי כמותי וערכי של הפריט;
- הסכום הכולל עבור כל העמדות במסמך;
- חתימות, עמדות, פענוח חתימות של אנשים אחראיים;
- ליצור, מספר רכב, נתוני נהגים במהלך ההובלה;
- מספר המושבים, משקל וקטגוריית המטען שנשאו;
- הבסיס לביצוע המסמך, מספר ותאריך ההתקשרות, מידע על המפרט, תעודות, בחינות, אם בכלל.
מי יכול לחתום על המסמכים הראשיים
תשומת לב רבה ניתנת לחתימת מסמכים. חשוב מאוד שמי שמאשר את הראשי מורשה לבצע פעולה זו. תנאי חובה נוסף לרישום לגבי חתימות הוא שכל האנשים המעורבים איכשהו בתהליך עסקה עסקית והם אנשים אחראיים, חייבים בהכרח להכניס את חתימתם למסמך. אז מי יכול לחתום על המסמכים הראשיים:
- מנכ"ל החברה או יזם יחיד;
- רואה חשבון ראשי;
- המחסן ששחרר את הסחורה;
- הנהג שקיבל את הסחורה להובלה;
- המחסן שלקח את הסחורה למחסן;
- מומחה שקיבל תיעוד;
- ספק צד שלישי, אם הוא השתתף בתהליך המסירה.
ייפוי כוח לחתימה
ניתן להעביר את הזכות לחתום על מסמכים ראשוניים לאדם מורשה. זהו נוהג די נפוץ בחברות בהן יש מספר רב של מכירות וקבלות טובין, והמנהל עסוק בדברים אחרים, בנסיעות ובפעילויות אחרות הקשורות לתפקוד הארגון. על מנת להפקיד על אדם אחר את חתימת התיעוד הראשוני, יש להקפיד על מספר כללים. אז על העובד המאשר את המסמכים להיות מועסק רשמית בחברה עם ביצוע חוזה העבודה וכניסה לספר העבודה. על החברה לאחסן את כל הנתונים הדרושים לעובד. מטבע הדברים עליו להיות בעל השכלה מיוחדת, להבין את המשמעות ואת כללי הניירת. אחרון וחשוב ביותר - יש לבצע עליו ייפוי כוח.
ייפוי הכוח מונפק לעובד ספציפי עם נתוני הדרכון שלו, מקום מגורים, מקום מגורים בפועל ומשרה בארגון. הם כותבים את זה לתקופה מסוימת. אם חוזה ההעסקה דחוף - למשך הקדנציה. אם העובד עובד ללא תנאי החוזה, ייפוי הכוח מונפק למשך שנה.
בגירסא הקודמת נבדקה דוגמה עם מפעיל של בסיס חשבונאות או רואה חשבון שתפקידו כולל חתימה על הארגונים הראשיים במהלך כל זמן העבודה.ישנם מצבים בהם ייפוי הכוח נכתב לגורמים אחרים - הנהג, סוכן שילוח, מהנדס, מכונאי. דוגמה למקרה כזה היא איסוף הנהג של הסחורה שנרכשה משטח הספק. לצורך עריכת מסמכים, השגת הזכות לאיסוף מטענים והובלתם, כותב הארגון ייפוי כוח. זה מורכב משני חלקים - המסמך עצמו ועמוד השדרה שלו. החלק הראשון נשאר לספק, עמוד השדרה נלקח על ידי החברה. ייפוי כוח כזה מונפק לתקופה של עד 10 ימים המציין את החברה בה על העובד לקבל סחורות וחומרים.
חתימה אלקטרונית
ייתכן שהראשון ייחתם בדרך אחרת - אלקטרונית. תנאי הוא ניהול מסמכים אלקטרוניים, זמינות תוכנה וחומרה מתאימות ותעודת חתימה אלקטרונית. כמו כן יש צורך בהוצאת ייפוי כוח למי ששמו מופיע בתעודה. לאחר שעבר על כל הנהלים להגדרה וביצוע ניהול מסמכים אלקטרוניים וחתימות, העובד יוכל לשים חתימה משלו על בסיס ייפוי כוח במקום חתימת רואה החשבון הראשי, הדירקטוריון ואנשים אחרים שנקבעו על ידי ייפוי הכוח.