בתנאי ניהול משרדים מודרניים, לביצוע נכון של מסמכים רבים, משתמשים בסוגי מוצרי בולים כמו הדפסה ובולים. לכל אחד מהם מטרה והיקף משלו. כדי לבצע נכון ניירות עסקיים, עליכם להבין בבירור עד כמה ההדפסה שונה מבול ומדוע אין להתבלבל בין מכשירים אלה זה לזה. יש לטפל בזה ביתר פירוט.
מטרת הבול והחותם
בימינו קשה לדמיין את עבודתו של ארגון כלשהו ללא שימוש במוצרי בולים. כלים כמו חותמות, מספור, חותמות ותאריכים הפכו זה מכבר לתכונה אינטגרלית של פעילות כל גורם משפטי. כל אחד מהפריטים הללו נושא מידע אינדיבידואלי ויש לו היקף ספציפי.
עם זאת, לעתים קרובות לעתים קרובות עולה שאלה בקרב אנשים: במה ההדפסה שונה מבול ובאילו מקרים יש להשתמש בכלי כזה או אחר? התשובות לשאלות כאלה טמונות כבר בעצם ההגדרה של כל מכשיר. אתה יכול להבין כיצד ההדפסה שונה מבול רק לאחר שתוכל להבין מה הם. ראשית, כדאי לזכור כי הדפסה היא כלי המורכב משני חלקים:
- קלישאה מיוחדת, שהיא צלחת תבליט, המיועדת להדפסה על נייר;
- דיור (הצמד), שבתוכו הוא מחובר.
מכשיר זה משמש לאישור מסמכים שונים על מנת לאשר את האותנטיות שלהם. הבול, למעשה, הוא סוג מיוחד של הדפסה. הוא מכיל מידע המשמש לעתים קרובות בעבודה. מסתבר שהחותמת מאפשרת לך להחליף פשוט חלק מהטקסט בכתב יד.
מכאן ברור כיצד החותם שונה מהחותמת. ההבדל הוא במטרת הכלים. אחד מהם נדרש כדי לאשר את תקפותם ואישורם של מסמכים חשובים, והשני רק כדי להציג באופן מכני מידע כפול.
תחום היישום
מומחים העוסקים בניהול משרדים יכולים להביא עוד כמה טיעונים, מהם יתברר כיצד החותם שונה מהחותמת. אחרי הכל, זה חלק מהעבודה שלהם, הקשורה לביצוע ניירות עסקיים.
כאן ניתן להבחין בכמה הבדלים:
- חובה. על פי החוקים ברוסיה, החותם חייב להיות קיים בכל מסמך רשמי. במקביל, החותמת מוחלת באופן בלעדי לבקשת הגורם המשפטי.
- כללי יישום. החותם ממוקם תמיד בתחתית הגיליון על גבי חתימתו האישית של האחראי. הבול ממוקם בדרך כלל בראש הטופס.
- די. מידע שהונח בעיתונות מכיל את כל הנתונים הדרושים לו. לעומת זאת החותמת מרמזת לפעמים על תוספות מסוימות, המיושמות בדרך כלל ידנית.
לגלות כיצד ההדפסה שונה מבול, אנו יכולים להסיק כי בנוסף לסוג המסמך, יש לשים לב גם לתכונות של כל אחד מהמכשירים הללו.
צורת כלי
אנשים רבים מאמינים כי ההבדל בין הדפסה להטבעה טמון בצורתם המיוחדת של פריטים אלה. אכן, בהצהרה כזו יש אמת. מרבית החותמות בדרך כלל עגולות או סגלגלות. אלה כוללים:
- בול;
- חותם רופא;
- עורך דין;
- כלבי ים ראשוניים ומשניים עבור ישות משפטית או יזם יחיד.
כשהם מודפסים הם נותנים תמונה שחלק מהמידע נמצא סביב ההיקף.
בולים במובן זה מגוונים מאוד. הם מלבניים, מרובעים, בצורת יהלום, סגלגלים ומשולשים. לכל אחת מהדגימות הללו יש תחום יישום משלה.
ישנם כמה סוגים של בולים:
- פינה או כתובת. הוא מכיל את הפרטים הבסיסיים של החברה ומיושם בהיעדר נייר מכתבים.
- דחוף. הפופולריים שבהם הם "בתשלום", "התקבל", "נגאל".
- חותמת הגבלת גישה חופשית.
- הרשמה (למסמכים נכנסים).
- סימון.
- דאטר.
- מונה.
- לוחית ספרים.
- אחר ("ההעתקה נכונה", "לא רשום" ואחרים).
- פקסימיליה.
רובם (למעט האחרון) הם מלבניים.
כוח משפטי
מה ההבדל העיקרי בין כלים כמו הטבעה והדפסה? ההבדל הוא במצב החוקי של המסמך עליו מונח הדפס זה או אחר.
שני המכשירים הללו במקרה זה מבצעים פונקציות שונות:
- ההדפסה משמשת בדרך כלל לצורך אישור חוקי של מסמכים. הם רוכשים כוח משפטי מלא. בנוסף, במקביל, מאושרת החתימה המסופקת על ידי גורם מוסמך ספציפי.
- החותמת משמשת רק לתקינה של ניירות עסקיים במידת הצורך. בעיקרון, זה עוזר לייעל את זרימת העבודה בארגון. בהיותם לא מאפיין חובה, בולים משמשים אך ורק לבקשת ההנהלה כדי להקל על עבודת הכפופים להם.
בנוסף, יש לקחת בחשבון כי החותם, בהיותו תכונה חובה, נמצא תחת פיקוחם הקפדני של גופי מדינה. אם הוא אבוד, עליך לפנות מייד לרשויות המתאימות כדי לחדש את המכשיר. יחד עם זאת, היעדר חותמת מדאיג רק את עובדי המפעל, שיצטרכו לחפש דרך אחרת ליישם את המידע הדרוש.
