תמצית העיצוב היא פיתוח אסטרטגיה להשגת יעדים ספציפיים. נוצר מודל שלפיו מתבצעות שלבים אלה או אלה כדי לקרב את התוצאה הסופית. אך תכנון פרויקטים ככזה מצריך ניתוח והתייחסות מדוקדקת, כך שהאסטרטגיה לפתרון המשימה כוללת שימוש בכלים ושיטות מיטביים שיגדילו את סיכויי ההצלחה בהשגת יעדים.
הרעיון והתכלית של התכנון
עוד לפני תחילת העיצוב הישיר, נוצרים מושג, עקרונות ומודל, לפיהם תפתח תוכנית פעולה. זהו הבסיס עליו נבנית מערכת הצעדים הממוקדים שמטרתם להשיג תוצאות. התוצאה מובנת כמטרה הסופית שלשמה מפותח פיתרון עיצובי. בתחילה נוצרת מסגרת של המבנה הארגוני, במסגרתו מאושרים סדר, רצף ואופי העבודה. משימות תכנון הפרויקטים מוצבות גם הן, בהן ניתן לחשוף גם את הטקטיקות של שימוש במשאבים חומריים וטכניים. תכנון ישיר מכסה את כל השלבים של יצירת פיתרון עיצובי, אך אין זה אומר שיש לפתח אותם על פי דגם יחיד. בכל שלב ניתן ליישם גישה אינדיבידואלית, תוך התחשבות בפרטי פעולות העבודה ובמורכבות יישומן. עם זאת, שלבי הפרויקט צריכים להיות מובנים במערכת התכנון הכוללת.
המודל שבאמצעותו יפותח הפרויקט, בכל מקרה, בנוי בדגש על השגת התוצאה הסופית. רק במקרה זה ניתן יהיה לסמוך על יצירת אסטרטגיית ניהול מיטבית לאיכות. תפקיד חשוב ממלא נתוני קלט, שיכולים להכניס כללים, עקרונות או מגבלות, אשר חשיבותם תתברר לאחר יישום הפרויקט. במקביל, יש לקבוע את מטרת תכנון הפרויקטים, שיהיה ליצור את מודל הפעולה האופטימלי מבחינת יישום המשימה.
תכנון תחום
אחד משלבי התכנון הראשוניים, במהלכם נקבע חלק מהפרמטרים הבסיסיים של הפרויקט. במקרה זה, תחום הנושא מובן כמערך יעדים ויעדים, אשר הישגיהם צריכים להיות מיושמים בתהליך השלמת הפרויקט. יתר על כן, אם כיוונים ספציפיים של תנועה צעד אחר צעד לעבר יעד מגדירים נקודות הישג די מוגדרות מבחינת פרמטרים מדודים, אז תחום הנושא מוגדר כתשתית רחבה יותר של המטרה הסופית. זה עשוי להשפיע גם על גורמים שיתבטאו במהלך הפעלת מוצר או פיתרון טכנולוגי מפותח. מה בדיוק בשלב הראשוני יכול תכנון פרויקטים לקחת בחשבון את תחום הנושא? מודל זה מאפשר לבצע את המשימות הבאות:
- בהתבסס על ניתוח המטרות, מצוין המצב הנוכחי של מערכת הבקרה.
- הבהרת הפרמטרים העיקריים של החלטת התכנון.
- ניסוח מפורט של הקריטריונים להצלחה וכישלון.
- ניתוח והתאמת הנחות אילוץ.
- קביעת הפרמטרים להערכת תוצאות הביניים והסופי של הפרויקט.
הרכב תהליכי התכנון
עם פיתוח התוכנית, יוצריה עוברים מהניסוח הכללי וההצדקה הטכנית של המטרות לתיאור מפורט של הפעילויות שתצטרך להסתיים בכדי להשיג יעדים ספציפיים.ושוב, אי אפשר לראות את מערכת גיבוש המבנה הארגוני של התוכנית כסגורה גם לאחר שילוב נתוני קלט. אפילו ללא קבלת מידע חיצוני חדש, יתכן שיש צורך במידע נוסף או בירור נתונים קודמים. מאותה סיבה, לתהליכי תכנון פרויקטים יש תכונה מחזורית. חזרה נחוצה לצורך הפעולה תוך התחשבות בנתונים המעודכנים.
במקביל, לכל איטרציה צריך להיות תחילה רצף ברור של ביצוע - הן בשלבים נפרדים והן במסגרת מודל התכנון הכללי. תהליכים ספציפיים כוללים את הדברים הבאים:
- פיתוח מבנה תוכן הפרויקט המציין את שלביו העיקריים של הפרויקט.
- פירוט משימות גדולות לקטנות - פירוט ופילוח לתהליכים נפרדים.
- עריכת תכנון אומדן, אשר יביא בחשבון את המשאבים הנדרשים הן לתכנון והן לפיתוח פרויקטים.
- עריכת רשימת פעילויות עבודה ספציפיות. גיבוש בסיס מסמכים בו יצוינו הפרמטרים של היצירה, התלות הטכנולוגית שלהם וכו '
- סידור פעילויות עבודה במבנה התכנון הכולל. קביעת האפשרויות לשינוי תצורת היישום שלהן.
בהתאם למורכבות הביצוע, מערכת תכנון הפרויקטים עשויה לכלול קבוצות שונות של תהליכים תומכים. בין הנפוצים ביניהם ניתן למצוא פיתוח תקני בקרה ואיכות, קביעת מצב הכפיפות והאחריות, הכנת המדיה הנדרשת ותקשורת. כמו כן, במהלך התכנון יתכנו צרכים לתהליכים חדשים שלא נדרשים בשלב גיבוש היעדים והיעדים.
שלבים של יצירת לוח זמנים
ללא קשר לטקטיקות התכנון שנבחרו, מחלקת הניהול תצטרך לפתח מבנה עם תוכן העבודה, תוך ציון הסיכונים והמגבלות. אך לא ניתן יהיה לקבוע מודל מסוים של תנועה לעבר מטרה מבלי לתזמן את הפרויקט, המורכב מהשלבים הבאים:
- קביעת היקף העבודה באמצעות הרשימה. הרשימה המבצעית, המשקפת את רצף הצעדים ביישום המשימה בשיטה זו או אחרת.
- לכל משימה והעבודה המצורפת מוקצים פרמטרים של זמן ריצה תוך התחשבות במגבלות המשאבים שהוקצו. בשלב זה משתמשים בדרך כלל בשיטת פירוק המשימות עם הערכה מקבילה של משך העבודה.
- שלב ממוקד לקביעת הזמינות והנפח של בסיס המשאבים. ניתן לקחת רשימה נרחבת של סוגי משאבים הכוללים מידע, טכנולוגיה, עבודה וכלכלית.
- קביעת גבולות. ככלל זה תקף לגורמים חיצוניים בהתאם לעונה, תהליכים לוגיסטיים, אירועים אקראיים וכו '.
במבנה תכנית זה כדאי להדגיש את השלבים הקשורים לסיכונים ומגבלות. איכות תכנון ניהול הפרויקטים תהיה תלויה בדרכים שאושרו בתחילה להגיב לגורמים מסוימים. בפרט, ישנן שתי דרכי תגובה - פעיל וסביל. במקרה הראשון, הפרויקט קובע טקטיקות של פעולות אשר ממזערות את עצם ההסתברות להתרחשות הסיכונים. תגובה אסטרטגית פסיבית מבוססת על הנחת סיכונים וכן פיצוי בגין נזק מותנה כתוצאה מהשלכות יישומם.
שיטות לפיתוח תוכניות
יצירת אסטרטגיית ניהול מאפשרת ליישם ארבע שיטות פיתוח, אשר ניתן ליישם אותן בכל כמה שלבים של תכנון הפרויקטים
- רעיוני. במקרה זה, ניתן לראות את החלטת התכנון כאמצעי להשגת מטרה משותפת, בהטמעתה כל משתתפי המערכת ישתתפו.בהתאם לאסטרטגיה הרעיונית, הפרויקט מחולק למספר שלבים נפרדים, שכל אחד מהם מייצג משימה ספציפית עם טקטיקות הישג משלו, מגבלות ומשאבים הכרחיים.
- תכנון אסטרטגי. זה מבוסס על היעדים והיעדים המיועדים, ומתן ניתוח של דרכים חלופיות להשגת תוצאות. תכנית זו מאופיינת על ידי התחשבות במגוון רחב של גורמים וניואנסים שונים של פיתוח פרויקטים, בהם נבדקים הצדדים החיוביים והשליליים של נתיבים שונים למטרה. הקריטריונים העיקריים לזכאות הם קווי זמן ליישום, עלויות פרויקט ומאמצי ארגוני.
- תוכנית טקטית. זה כולל מידה גבוהה של פירוט ועידון של יעדים אסטרטגיים. במהלך הפיתוח ניתן לתקן תהליכי תכנון פרויקטים פרטניים, מועדים, נפחי עבודה ומשאבים שהוצאו.
- תוכנית תפעולית. לרוב הוא משמש כפתרון עזר ביחס לתהליך התכנון הכללי. הוא בנוי לתקופת ניתוח לטווח קצר תוך התחשבות בסטיות שזוהו מהפרמטרים המתוכננים.
תכונות תכנון משאבים
חשיבות רבה לתמיכה לוגיסטית, הסברה וארגונית בתהליכי הכנת וביצוע פרויקטים. הם קובעים במידה רבה את התצורה ואת רצף הצעדים והפעולות הבודדים בדרך להשגת המשימות העיקריות והבינוניות כאחד. לכן כדאי לקחת בחשבון בנפרד את שיטת תכנון הפרויקטים ממצב חלוקת בסיס המשאבים. לפיכך, ההתפתחות המבנית של מודל תכנון זה תתבסס על סיווג המשאבים על ידי פליטה. יש לקבוע מייד כי ניתן לוותר באופן מלא או חלקי על אותם אמצעים טכניים ליישום שלב נפרד. העיקרון של צריכה רציונלית וחלוקה מחדש של משאבים ישפיע גם כאן, בו תכנון מוסמך יאפשר לכם לצרוך בצורה יעילה, למשל, דלק באזורים מסוימים, ולחסוך אותו באחרים.
גורם חיוני בתכנון המשאבים של הפרויקט הוא הצורך, אשר נקבע באמצעות עוצמת העלויות. שלב העבודה יהיה תלוי בכמות חומרי הגלם שהוצאו. כתוצאה מכך, יחד עם משך ביצוע פעולת מסוימת, יצוין גם ערך בסיס המשאבים הנדרש. כמובן שתלוי באופי המשימה ניתן להקדיש מספר סוגים של משאבים למבצע אחד.
שלבי תכנון של הפרויקט
מעורבת קבוצת תהליכי הבקרה, הסוגרת את התכנון, משאירה חומרים נוספים והנחיות לביצוע הפרויקט. חלק זה לוקח בחשבון את גורמי התיאום, ההיענות ותכונות המנהיגות של המבצע או צוות המופיעים. אז, תכנון יישום הפרויקט כרוך בפיתוח השלבים הבאים:
- בניית צוות. מדובר במומחים ומומחים של הפרופילים הדרושים, אשר באופן עקרוני מחזיקים בטכנולוגיות לביצוע משימות דומות.
- בחירת צדדים נגדיים. אלה עשויים להיות ספקים של מוצרים מסוימים, שותפים או צוותי צד ג 'המספקים שירותים מסוימים הנחוצים ליישום הפרויקט.
- פיתוח תנאים לבקרת איכות בעבודה שבוצעה. ניתן לפתח מערכת של תנאים טכניים תוך התמקדות בתקנים הקיימים באזור היעד.
- יצירת מודל תיאום בין משתתפים שונים בתהליכי יישום הפרויקט.
תכנון סיכוני פרויקט
כבר נדונו החשיבות של יצירת מודל לתגובת סיכונים. מודל ספציפי לעיבודם יכול להתבסס על מנגנוני התגובה הבאים:
- קביעת הסבירות לסיכונים. ניתן להשתמש במערכת אינטרסים או באינדיבידואלית, עם קריטריוני הערכה משלה.
- קביעת אופי הסיכונים.
- חישוב מידת ההשפעה של סיכון ספציפי לפרויקט בכללותו.
- סיווג הסיכונים לפי עדיפות מבחינת ההשפעה על הפרויקט.
- פיתוח מערך אמצעים שימנע איום מסוים על הפרויקט. עבודת תכנון בכיוון זה מאפשרת ליצור מערכת למינוי האחראים לכל אירוע.
- פיתוח פעולות מודל למיגור ההשלכות של אירוע סיכון.
טעויות תכנון נפוצות
חישובים שגויים רבים בגורמים ופרמטרים שונים של יצירת תוכנית יכולים להתרחש רק במהלך פעולת המוצר או הפיתרון המעוצב. אבל יש גם שגיאות מודל איתן עדיף לתאם מראש חומרי פרויקט מוכנים:
- החלת המטרות הלא נכונות. ככלל, טעויות בחלק זה מתבטאות בניסוח לא מדויק או שגוי לחלוטין.
- שימוש בנתונים לא שלמים. טעויות בתכנון ניהול פרויקטים נפוצות במיוחד בתעשיות הנדסיות, שם זה עשוי לקבל נתונים לא שלמים או שגויים בגלל אי סדרים בתהליכי בדיקה מורכבים.
- מחבר בין קבוצת מומחים צרה. לעתים קרובות, רק מתכננים מעורבים בעבודה, אשר פותרים משימות קשורות באמצעות צדדי נגדים, מה שמוריד כשלעצמו את איכות התוצאה.
- פורמליזציה של תכנון. בעיה נפוצה כאשר תהליכים פרטניים מבוצעים לא למטרות קונקרטיות ברורות, אלא כדי להשלים חלק מסוים מהעבודה מבלי להדגיש את ההשפעה נוספת.
מסקנה
חזון דימוי מבנה התוכנית ליישום פעולות המקרב אותה למטרה הסופית הוא משמעותי מאוד עבור המשתתפים בתהליכי התכנון. זה מאפשר לך לקחת בחשבון את כל מגוון הניואנסים והגורמים שמשפיעים במידה זו או אחרת על מהלך העבודה. לכן מונח משאב אסטרטגי להכנת מושג להמשך פיתוח. לכל הפחות, מנוסחים עקרונות ליישום המשימות. רק בגישה זו אנו יכולים לסמוך על הישג מוצלח של המטרות הסופיות. בנוסף, ניתוח תכנון מעמיק מאפשר לבצע אופטימיזציה משמעותית של הפרויקט, המועיל מבחינה כלכלית עבור הלקוח.