כל חברה בתהליך תפקוד נאלצת להכין מספר עצום של מסמכים. הם מתייחסים למשטר המס הנבחר, עובדים או שיתוף פעולה עם קבלנים גדולים. כדי שכל עובד בארגון יוכל למצוא את התיעוד הדרוש, הוא דורש אחסון מוסמך ומובנה. מסמכים רבים חייבים להיות בחברה למעלה מ- 75 שנה, מכיוון שהם מכילים מידע על עובדי המפעל. לכן, יש צורך בארכיון מסמכים מוסמך בארגון. אם החברה גדולה, רצוי ליצור ארכיון מלא משלך. אבל בארגונים קטנים, ניירות פשוט מאוחסנים בארון נפרד.
כללי ארכיב
מסמכי ארכיון הם הליך חובה עבור כל חברה, המצוין בהוראות החוק הפדרלי מס '125. בחברות קטנות כל הפעולות הנדרשות מבוצעות על ידי המזכירה, אך בארגונים גדולים עובד נפרד עובד בארכיון.
על העובד המונה להכיר את דרישות החוק הנוגעות לארכיון מסמכי כוח אדם בארגון, וכן עליו להבין את תקופות השמירה של מסמכים שונים. לשם כך, מתחילים ניירות נפרדים עבור ניירות שונים. יש לאחסן את התיעוד הקשור לאנשי החברה בחמישים שנה לפחות אם הניירות נוצרו לאחר 2003, ואם לארגון יש מסמכים שהוקמו לפני 2003, יש לשמור אותם במשך 75 שנים.
הניואנסים של יצירת ארכיב
בחברות גדולות נוצרים מספר עצום של מסמכים במהלך העסקים, ולכן הם מאוחסנים בחדר נפרד הנקרא הארכיון. הוא מיוצג על ידי יחידה מבנית נפרדת, ובמהלך הקמתה ניתנת תקנה מיוחדת על ידי ההנהלה, שהיא המעשה הרגולטורי המקומי של החברה.
בתקנה זו ניתנים הכללים הבסיסיים לארכיון מסמכים בארגון, כמו גם אחריות הגורמים המעורבים בתהליך זה על הפרות שונות שהתגלו.
כללי תהליך
במהלך ארכיב המסמכים בארגון, על העובד האחראי שצריך לקחת בחשבון את הכללים הבאים:
- תיעוד מועבר לארכיון רק על ידי מלאי;
- אם מוגשים מסמכים לעבודת עובד כלשהו, חשוב לקחת בחשבון את הדרישות של הנחיות מיוחדות כך שבעתיד יהיה קל למצוא את המסמך הנכון;
- על כל מחלקה בחברה להעביר את המסמכים לאחסון לאחראי בתוך המגבלות שנקבעו בחוק;
- אם מסיבות שונות מופרות לוח הזמנים שעל בסיסו מועבר תיעוד שונה לארכיון, על הרשיין להודיע לראש החברה על עובדה זו.
האוריינות של עריכת הארכיון תלויה בנכונותו של תהליך זה.
מטרת התהליך
ארכיון המסמכים בארגון נדרש למטב את כל התיעוד, כמו גם לאחסון המוסמך שלו. אם יש ארכיון מובנה היטב, כל עובד בחברה, במידת הצורך, יוכל למצוא מסמכים שונים הקשורים לצוות העובדים, הזמנות שונות או צדדים נגדיים.
יותר ויותר חברות עוברות לניהול מסמכים אלקטרוניים, כך שכל המסמכים מאוחסנים במחשב שעבורו נוצרת גרסה אלקטרונית של הארכיון.אבל זה לוקח בחשבון שלמסמכים יש כוח משפטי רק אם יש פורמט נייר, לכן אחסון אלקטרוני של מסמכים משמש רק כתוספת לארכיון הסטנדרטי.
נוהל ארכיב
הנוהל לארכיון מסמכים זהה לכל החברות, אך כל ארגון יכול לבצע התאמות משלו. הנוהל הרגיל מחולק לשלבים הבאים:
- בתחילה מודגשים תכונות המסמכים המוכנים לשידור לארכיון;
- במידת הצורך, מבוצעות פעולות נוספות הכוללות הידוק ניירות או ביצוע תוספות שונות;
- מסמכים מותאמים, מה שמאפשר בעתיד למצוא בקלות את המסמכים הדרושים במסה הכוללת של התיעוד;
- מסמכים מיותרים נהרסים כחוק, מכיוון שהם אינם מייצגים שום ערך לתפעול המיזם;
- מסמכים שיטתיים, לאחר מכן הם תפור על פי סוגם;
- ניירות מחולקים לסוגים הבאים: הנהלת חשבונות, כוח אדם או הנהלה;
- אם אי אפשר לסווג מסמכים כסוגים הנ"ל, הם משולבים ונכנסים לתיק נפרד;
- כל חותם מודבק על חותם הארגון וכן על חתימת העובד המוסמך;
- נוצר מלאי לכל מקרה המכיל מידע על המסמכים שנמצאים בתיקיה מסוימת;
- קטלוגים של מקרים ממוינים לפי סוג עשויים;
- כל המקרים שהוכנו כראוי נשלחים לאחסון לארכיון, שמוצג בדרך כלל כחדר נפרד, בו יש מספר רב של מתלים נוחים.
ההליך מתבצע רק על ידי גורם מוסמך, אשר נישא בסמכותו הדרושה על ידי ראש הארגון. אם מופרים כללים לגבי ארכיון מסמכים או אבודים תיעוד לחלוטין, אז עובד זה בפרט אחראי להפרות שזוהו.
תכונות של אוסף הננומטוריה
אם לחברה באמת יש הרבה ניירות, אז כשאתה בארכיון מסמכים בארגון, מורכבת שמות של מקרים. בעזרתו בעתיד ניתן יהיה למצוא בקלות את הדבר הנכון בין התיקיות הרבות.
בעת עריכת רשימת המקרים, יצוין המידע הבא:
- המדד של המקרה הספציפי, המיוצג על ידי המספר התנאי שהוקצה, כאשר החלק הראשון של המספר הזה הוא קוד המחלקה ממנו התקבלו המסמכים;
- שם המקרה;
- מספר הניירות המאוחסנים בתיקיה;
- התקופה בה יש לאחסן מסמכים אלה על בסיס דרישות חקיקה;
- הערות שונות שנותרו בידי האחראי, לדוגמה, אתה יכול לציין שלמקרה מסוים יש גרסה אלקטרונית נוספת.
בארגונים קטנים, בהם לא מועברים מדי שנה מסמכים רבים לארכיון, יתכן שלא נערך את שמות המקרים.
כללים לפרסום "התקנה על הארכיון"
בחברות גדולות, הארכיון מוצג בחדר נפרד, בו מאוחסנים במשך תקופה ארוכה מספר עצום של קבצים ומסמכים. במקביל, הארגון מעסיק מומחה העוסק אך ורק בארכיון מסמכים. על מנת שתוסדר בבירור את עבודתו, מנהלי חברות מפרסמים ומגבשים לעיתים קרובות "תקנה על הארכיון" המיוחדת. הכללים לשימוש בו כוללים:
- מצוין איזה סוג של עבודה צריך לבצע על ידי האחראי;
- ניתנים כללים להעברת מסמכים ממחלקות שונות לארכיון;
- מפרט את הכללים לרישום מלאי ומינוף של מקרים;
- מוזמנים להזין מידע על הכנה נכונה של ניירות המועברים לארכיון;
- מצוין כי על העובד המונה להיות מעורב בהתאמת הרכב המסמכים, כמו גם בביצועם.
אם עובד הארכיון קובע שיש הפרות בתיעוד, הניירות נשלחים לעדכון למחלקה המתאימה של החברה. אם אין שגיאות או חסרונות, הניירות מתקבלים לתפירה. אם קשה לקרוא את המידע, נעשה עותק של המסמך.
דרישות ארכיון
על כל חברה לקחת בחשבון את הדרישות הבסיסיות לארכיון נכון של מסמכים בארגון. ניהול הרשומות צריך להיות כפוף לתנאים הבסיסיים של החוק. בחברות גדולות, הארכיון מיוצג על ידי חדר נפרד, עליו להיות מוגן מעובדי החברה או על ידי אנשים לא מורשים. לכן במהלך הקמת יחידה זו נלקחים בחשבון הדרישות הבאות:
- יש לבודד את המקום מהמחלקות והמשרדים האחרים;
- הוא קובע אזעקת שריפה ופורץ;
- גודל החדר הזה תלוי בכמה מסמכים מועברים לארכיון מדי שנה;
- מתלים ארוכים מיוחדים מותקנים בחדר, ורצוי לבחור מבני מתכת;
- בין המתלים יש מרחק שלא יכול להיות פחות מ 75 ס"מ;
- אורך המדפים יכול להיות שונה ותלוי בגובה התקרות;
- בנוסף, מותקנות בחדר כספות מיוחדות, בהן נמצאים המסמכים החשובים והחשובים ביותר.
בכל חברה שטח השטח הנבחר יכול להיות שונה לחלוטין מכיוון שמובאים בחשבון גורמים שונים לכך.
איך הדברים מוכנים כראוי?
ארכוב של מסמכי חשבונאות מותר רק לאחר הכנה מקדימה מוסמכת של תיעוד זה. לפיכך, לפני שתשלח נייר זה או אחר לארכיון, עליך לבצע את הצעדים הבאים:
- ראשית, על האחראי לוודא כי אין צורך בתיעוד שהועבר באמת בתהליך ביצוע הפעילות השוטפת של החברה;
- תיאור המסמכים והמקרה הישיר נעשה;
- מבוצעת בדיקה כדי לוודא שהתיעוד והמקרים הם באמת בעלי ערך, ולכן עליהם להיות מאוחסנים בחברה למשך זמן מסוים;
- במידת הצורך, מסמכים מוגשים, מועתקים או מותאמים ורק לאחר מכן מועברים לארכיון.
יש לפרסם הזמנות הנוגעות לשכירים ובעלי תקופות אחסון שונות למקרים שונים, מכיוון שאם הם מעורבים, ייתכן שיש בלבול במהלך השמדת ניירות מסוימים.
הניואנסים בעבודה עם שאילתות
ארכיב מסמכי כוח אדם וניירות אחרים הנוצרים במהלך עבודתו של הארגון מתבצע על ידי עובד אחראי המקבל שכר מסוים עבור פעילותו. אם הראש או עובדי החברה האחרים צריכים ללמוד מסמכים זמינים בארכיון, עליהם לפנות בבקשה מיוחדת לממונה.
מידע מהארכיון מונפק בצורה של תעודת ארכיון, עותק או תמצית. האישור מוצג על ידי מסמך, הכולל מידע ארכיוני על הנושא המבוקש.
עותק בארכיון מיוצג על ידי שכפול טקסט או תמונה ממסמך המאוחסן בארכיון. בנוסף, הוא מספק נתוני חיפוש.
תמצית מילולית משחזרת רק חלק מסוים מהתיעוד. לשם כך על העובד המגיש את הבקשה לציין איזה מידע מסוים נדרש.
מסקנה
מסמכים רבים שנוצרו במהלך עבודת החברה חייבים להיות מאוחסנים במשך תקופה ארוכה. כדי ליצור תנאים אופטימליים, נוצר ארכיון בחברה, המוצג על ידי יחידה מבנית נפרדת. בנוסף, ממונה אדם אחראי האחראי על קבלת התיעוד בארכיון. אותו מומחה נענה לבקשות של עובדים ומנהלים אחרים.
בעת ארכוב התיעוד, יש לקחת בחשבון כללים ודרישות מסוימים המאפשרים מבנה נכון של הנייר, כמו גם לספק להם תנאי אחסון אידיאליים.