מנהיגי חברות שונות נאלצים להתמודד לעיתים קרובות עם העובדה שעובדיהם מסיבות שונות מפרים דרישות שונות של משמעת עבודה או פוגעים ברכוש הארגון. על מנת להביאם לדין משמעתי, מתנהלת חקירה רשמית נגד העובד. להלן דוח חקירה לדוגמא. המסמך מכיל מידע על התוצאות שהושגו על ידי חברי הוועדה. מטרתו העיקרית של ההליך היא ללמוד את כל הנסיבות הרלוונטיות לאירוע מסוים.
הניואנסים של החקירה
חקירה פנימית הינה הליך חובה ב- TC. זה מתבצע לפני שתוחל על כל עובד סנקציה משמעתית על עובד החברה או יינתן צו, שעל בסיסו עליו לפצות את הנזק שנגרם לחברה.
אם הנוהל מתבצע ביחס לעובדי עירייה ומדינה, כמו גם עובדי רשויות אכיפת החוק, אז זה נקרא ביקורת פנימית.
מתי הוא מוחזק?
חקירה רשמית נגד עובד מתבצעת בהכרח במקרה של הפרות שונות.
הפרות מסוג זה כוללות הובלות, נזק מהותי לחברה או שימוש לרעה בסמכות.
אישור עמוק
על בסיס קוד העבודה, הובלה היא מצב בו עובד בחברה נעדר ממקום העבודה יותר מארבע שעות רצופות ללא סיבה טובה. לרוב, מעסיקים משתמשים בנזיפות בגין הפרה כזו, אך אם ההיעדרות גרמה לחברה נזק מסוים, אפילו מותר לפיטורין.
אך כדי לסיים את חוזה ההעסקה עם העובד, יש צורך לבצע תחילה כמה צעדים אשר מטרתם העיקרית היא בירור נסיבות ההפרה. זה מצריך בירור פנימי של העובד.
נזק לחברה
במצב זה, חשוב לזהות נכון את האשם. לשם כך יש ללמוד את כל הנסיבות של אירוע כזה. זה כולל מצבים בהם מתגלה מחסור במזומן, גניבה מכוונת של כסף או רכוש, נזק לרכוש או אירועים אחרים.
לעיתים קרובות, בתנאים כאלה, הנהלת חברה נאלצת להשתמש בעזרת שמאים ומומחים עצמאיים.
שימוש לרעה בסמכות
הפרה משמעתית כזו נחשבת מספיק משמעותית. בתנאים כאלה, עובד החברה מבצע פעולות שלא נקבעו בתיאור תפקידו. במקרה זה, מתבצעת חקירה בכדי לקבוע איזו תועלת קיבל העובד ממעשיו. לעיתים קרובות נדרשת ביקורת בכלל בכדי לגלות בדיוק איזה נזק נגרם לחברה.
בנוסף, ראש כל ארגון יכול לקבוע באופן עצמאי באיזה מצב רצוי להשתמש בחקירה כדי להשיג מידע זה או אחר.
עקרונות הנוהל
בדרך כלל, ארגונים קובעים במדיניות החשבונאית שלהם הוראה מיוחדת לביצוע חקירות פנימיות. על בסיס מסמך זה מבוצע נוהל זה. במהלך יישומה הוא נדרש לדבוק בעקרונות הבאים:
- אובייקטיביות, מכיוון שחברי הוועדה לא צריכים להיות מעוניינים בתוצאה של הביקורת, כמו גם כל הפעולות שננקטו צריכות להיות חסרות פניות;
- חפות, מכיוון שלא אסור להאשים אזרח מסוים בכל מקרה עד להנהלת החברה עדויות באשמתו או מעורבותו;
- חוקיות, המורכבת בכך שכל הפעולות צריכות להיות מבוססות על דרישות החוק, לכן אסור להפר את החוק בשום צעד.
אם עובד החברה ביחס אליו מתנהלת חקירה זו בטוח כי זכויותיו או האינטרסים שלו נפגעים על ידי הנהלת החברה, הוא יכול להגיש תלונה למשרד התובע או לפיקוח העבודה. אם הוא עומד לדין מבלי לנהל חקירה ראשונה, הוא עשוי לבקש עזרה מרשויות המדינה או מבית המשפט.
כיצד מבוצע התהליך?
חקירה פנימית נחשבת לתהליך די פשוט וישיר. זה יוזם על ידי ראש מפעל מסוים. לשם כך, הפעולות הבאות מבוצעות:
- למנהל החברה נמסר כי עובד מסוים ביצע עבירת משמעת או שיש חשד כי הוא זה שגרם נזק מסוים לרכוש הארגון;
- ראש החברה הוציא צו לפתוח בחקירה;
- יש לבצע את כל שאר הפעולות תוך חודש;
- נוצרת ועדה מיוחדת לחקירה, ובדרך כלל חברי גוף קולגיאלי זה הם מומחי אבטחה בחברה או מבקרי פנים;
- כל חברי הנבחרים בוועדה צריכים להיות חסרי פניות ואובייקטיביים;
- מבקש העובד הסבר בכתב, שצריך לערוך אותו על ידי האזרח תוך יומיים מיום קבלת ההודעה;
- אם יתברר שבאמת היו לאזרח סיבות טובות לביצוע מעשה, אזי הוא לא נושא באחריות;
- אם אין עילה תקפה לאירוע כזה, אזי עובדי ענישה שונים המוצגים על ידי סנקציה משמעתית מוחלים על העובד;
- בסוף ההליך נערך דוח חקירה.
לפני קבלת החלטה, על ראש החברה לבקש מהעובד הסבר במהלך החקירה הפנימית. דוגמא להזמנה כזו מועברת לרופא המומחה לחתימה.
כללים ליצירת עמלה
חקירה רשמית חובה בעבודה מבוצעת על ידי גוף קולגיאלי מיוחד. זה נוצר על ידי ראש הארגון, תוך התחשבות בניואנסים הבאים:
- לשם כך נבחרים עובדי החברה שאינם מעוניינים בתוצאות הבדיקה;
- לחברות גדולות שירותים מיוחדים שהמומחים שלהם עוסקים בבדיקות כאלה;
- בארגונים קטנים, בדרך כלל נוצרת ועדה של קציני כוח אדם;
- על הוועדה לכלול לפחות שלושה אזרחים;
- בכדי ליצור אותה, יש להוציא צו על ידי ראש החברה, הכולל את שם ותפקידם של כל חברי הוועדה, כמו גם את מטרת הקמתה, תאריך הקמתה ותוקפה;
- הצו מפרט את הסמכויות המוקנות למומחי החברה שנבחרו.
חברי הוועדה הם העוסקים בחקירה רשמית של העובד. פעולת אימות לדוגמא נמצאת במאמר שלהלן. הוא מכיל מידע על תוצאות התהליך. נתונים על כל המשתתפים בחקירה מוזנים באותו מסמך.
מה עושה הוועדה?
על פי קוד העבודה, חקירה פנימית צריכה להתנהל רק על ידי חברי הוועדה שנבחרו על ידי ראש המשרד. גוף קולגיאלי זה עוסק במשימות הבאות:
- זיהוי כל הנסיבות שהובילו לאירוע מסוים;
- קביעת מקום וזמן העבירה על ידי עובד החברה;
- איתור שיטת הפרה של לוח הזמנים של הארגון;
- חישוב סכום הנזק שנגרם לחברה על ידי עובד המפעל;
- זיהוי כל האנשים האחראים לאירוע מסוים;
- הכנת עדויות לאשמת אזרחים וכן קביעת תוארו עבור כל עובד במפעל, אם ישנם כמה מבצעים;
- זיהוי הסיבות התורמות להפרה כזו;
- הכנת ואחסון מסמכים הקשורים לחקירה זו;
- בקשה מהעובד.
מותר להקים עמלה אפילו בתנאי שהחברה לא ספגה נזק מהותי בפועל. בחברות קטנות גוף כלכלי כזה אינו פועל ללא הפסקה, ולכן עבודתו מתחדשת רק כאשר מתעורר הצורך המתאים לביצוע חקירה פנימית ביחס לעובד. תעודה מדגמית של הביקורת יכולה להיות מפותחת על ידי כל חברה באופן עצמאי, שלאחריה קבוע הטופס בתיעוד החשבונאי.
כללים להכנת ראיות
אין מידע ב- TC לגבי הנוהל הנכון והמועד האחרון לביצוע חקירה פנימית, כך שתהליך זה יכול להשתנות באופן משמעותי במצבים שונים. הכללים ליישום תהליך זה מעוגנים בדרך כלל במסמכי הרגולציה הפנימיים של החברה. לשם כך, ההנהלה מוציאה הוראות, הוראות או תקנות מתאימות.
חברי הוועדה מקבלים את הזכות לראיין עובדי חברה או ללמוד את כל המסמכים. מותר למשוך לא רק עובדי המפעל, אלא גם צדדים שלישיים שאינם מעוניינים בתוצאות החקירה. בדרך כלל החלטה זו מתקבלת אם לעובדי הארגון אין את הידע הדרוש בכדי ללמוד את המסמכים.
בחקירה עשויים להיות מעורבים מבקרים, שמאים, עובדים רפואיים, עורכי דין, מהנדסים וכן מומחים אחרים. כדי להשיג את הראיות הדרושות, הפעולות הבאות מבוצעות:
- לימוד מסמכי החשבונאות והחשבונאות של החברה;
- מסמכים מבוקשים מתבקשים מבנקים או מארגונים אחרים שהם צד נגדי למשרד;
- עדויות של עדים ועמיתים מתבצעות בכתב.
כל המעשים, האישורים, הערות או מסמכים אחרים מצורפים לתיק בצורה של ראיות.
כיצד מבקש עובד הסבר?
עובדי החברה החשודים בביצוע עבירה כלשהי חייבים לרשום הערת הסבר. זה מבוקש על ידי הנהלת החברה או חברי הוועדה.
יש למסור הערת הסבר לפני תום החקירה והוצאת צו בו מובא העובד לדין משמעתי. התכונות של מסמך זה כוללות:
- לעובד ניתנים יומיים בלבד להרכיב הערת הסבר;
- הוא נוצר בצורה חופשית ובכתב;
- הדרישה לעריכת פתק מועברת לעובד כנגד חתימה;
- אם אזרח מסרב לערוך מסמך זה, ההנהלה מבצעת פעולה מתאימה לסירוב למסור הסברים, אשר חתומה על ידי כל חברי הוועדה.
בהכרח מתבקש הצהרת הסבר כחלק מחקירה פנימית ביחס לעובד. להלן דרישה לדוגמא להכנתו.
כללים לעריכת מעשה
בתום החקירה, הוועדה בוודאי תכין מעשה מתאים המכיל את תוצאות תהליך זה. הכללים להיווצרותם כוללים:
- הטקסט מציין אילו פעולות בלתי חוקיות בוצעו על ידי עובד המפעל;
- נסיבות הנסיבות שקדמו להפרה;
- נגרם נזק לחברה;
- סכום הנזק מצוין;
- מונה את כל האשמים ומידת האשמה שלהם;
- הוא קובע אילו אמצעי עונשין הם האופטימליים לכל העבריינים;
- ניתנות המלצות להימנע מאירועים דומים בעתיד.
על המעשה להיות חתום על ידי כל חברי הוועדה. מותר כי כל חבר בוועדה יסרב לחתום על מסמך זה אם יש לו דעה משלו על מצב ספציפי. במקרה זה, הם מהווים תיעוד נפרד, המפרט את דעתו. מצורפים אליו מסמכים אחרים המהווים ראיות.
אם עובד החברה גרם נזק מהותי לחברה, מבוצע מלאי כדי לקבוע כמה להתאושש מהאשם. למסקנה מצורף מלאי כתוב היטב. על פי האמנות. 193 לחוק המכס, נערכת חקירה במקום אחד מרגע גילוי הפרה ספציפית. בדרך כלל תקופה זו נקבעת בהוראת ראש החברה.
לאחר סיום התהליך נערך מעשה במסגרתו ניתן סיום החקירה הרשמית. להלן דוגמה של מעשה זה.
מסקנה
חקירה פנימית מתנהלת נגד עובדים החשודים בעבירות מהותיות כלשהן. ההליך מבוצע רק על ידי חברי ועדה מיוחדת, אשר נוצרת בהוראת ראש החברה. התהליך הוא ללמוד תיעוד רב.
על סמך תוצאות הביקורת נוצרת מסקנה מיוחדת בה רשומים האשמים והעונשים החלים עליהם. על מסמך זה חתומים כל חברי הוועדה. על סמך החקירה, העובד נושא באחריות.