טווח אחסון החוזים בארגון. סוגי חוזים

תהליך אחסון החוזים קשור לבעיות מסוימות. זה קורה שכדי לקבוע את סוג המסמך, סוג, מונח ותנאי האחסון שלו, שיטת ההרס קשה למדי. כל הגורמים לעיל מוסדרים על פי חוק, אך לאותו חוזה במצבים שונים עשויים להיות תקופות תוקף שונות, לכן לעיתים קרובות ישנן בעיות בקביעת משך האחסון. לצורך ניהול רשומות יעיל ונכון, יש להבין בבירור את הנוהל והדרישות של החקיקה בתחום זה על מנת להימנע מקנסות או קנסות. להלן אנו שוקלים את חיי המדף של חוזי מכר בארגון.

מטרת האחסון

זמינותם של חוזים בגישה קבועה נדרשת לא רק לתקופה בה תוקפם נמשך. לאחר מכן, הם נדרשים כדי לחלץ מהם כל מידע. רוב המצבים השנויים במחלוקת בהם צד אחד או אחר אינו ממלא את התחייבויותיו נפתרים בבית המשפט או בהליך קדם-משפט על ידי הצגת החוזה.

בנוסף, ניתן לבצע בדיקות במפעל על ידי רשויות הפיקוח הממשלתיות. הם יכולים לבקש מסמכים לתקופה מסוימת, במקרה זה, עם אחסון לא תקין בארגון, הפרה של תנאי השמדתם, ניתן להטיל סנקציות בצורה של קנסות מרשימים למדי. ראשית, האשמה על ההנהגה שאינה שולטת בתהליך זה.

לפיכך, אנו מסיקים כי אחסון חוזים ותיעוד ארגוני ומינהלי אחר צריך להתבצע כראוי לתקופה מוסכמת בהחלט.

תנאי וסוגי אחסון

תקופות האחסון של חוזי העסקה בארגון שונות. לפי המסווג הכללי של המסמכים הרוסים, הם מסווגים כמסמכים ארגוניים ומינהליים. ותנאי תוקפם מסווגים באותו אופן כמו חיי המדף של כל המסמכים. הקצה את תקופות אחסון החוזים שלהלן בארגון:

• קבוע;
• לטווח ארוך (מעל 10 שנים);
• לטווח קצר (עד 10 שנים כולל).

מערכת כזו, שנראית ככל הנראה מההיגיון של המסמכים עצמם, אינה נוחה מאוד לשימוש. זה בדרך כלל יוצר בלבול ומוביל לטעויות חמורות בעבודה המשרדית.

מערכת אחסון רגילה

סוג נפוץ יותר של מערכת אחסון. ככלל, ברוב המפעלים החוזים מחולקים למספר סוגים: ליבה (הקשורה ישירות לעסקי הליבה של המפעל), כלכלה ועבודה.

לדוגמה, מהי תקופת השמירה של חוזי שירות בארגון? שתי קטגוריות המסמכים הראשונות אינן ניתנות לפריסה במשך לא יותר מחמש שנים. גם לחוזי העסקה חיי מדף של לא יותר מחמש שנים. עם זאת, ישנם יוצאים מן הכלל. לדוגמה, אם אין חשבון אישי, מסמך זה יצטרך להישמר במשך 75 שנים. תקופת אחסון הסכמי החכירה בארגון תלויה בתקופה שלשמה הוא נערך.

רשימות מודל ומחלקות

ברשימת התקנים מופיעים מסמכים המופצים ברוב הארגונים, בעוד שמסמכים מחלקתיים מכילים מידע שפותח עבור סוכנות מסוימת זו.

ישנם סוגים שונים של מסמכים. הרשימות הן מסמכי רגולציה המשמשים לקביעת אורך חיי המדף ובחירת המסמכים לצורך אחסונם או השמדתם לאחר מכן.

בעת עריכת שמות של מקרים וקביעת תנאי האחסון של חוזים, לרוב משתמשים ברשימות אופייניות, מאושרות על ידי גופי מדינה, כמו גם על ידי משרדים ומחלקות רלוונטיות. אורך חיי המדף של חוזי האספקה ​​בארגון הוא 5 שנים מתום התום.

ארכיון

הנוהל להעברת תיעוד שכבר פג לארכיון עשוי להיות הבדלים קלים בארגונים שונים. במקרים מסוימים, ישנה דרך מקובלת בה מסמכים מחוברים זה לזה ומכניסים אותם לארון מתכת, המכונה בגאווה הארכיון. לארגונים אחרים יש ארכיון, ארכיביסט, ומונומנטציה של עניינים מאושרים, וכל התהליך עובר על פי תיעוד רגולטורי. כלומר, ישנם כללים מסוימים להגשת מסמכים, רישומם וכן הלאה.

לשתי האפשרויות יש זכות קיום, עליכם לקחת בחשבון את הפרטים של הארגון, את נפח זרימת העבודה ואת מספר העובדים. במקרה של ארגון גדול גדול עם צוות גדול, מבלי להשתמש במערכת אחסון מסמכים נאותה, הוא פשוט יטבע בהם. הכלל הכללי שכל הארגונים מנסים לדבוק בו, ללא קשר לצורת הבעלות ומספר העובדים, הוא הזמן להעברת מסמכים לארכיון.

העובדים נדרשים להגיש מסמכים לארכיון לא לפני תקופה מסוימת, שאינה תלויה במועד שפג תוקפה בפועל. ובדרך כלל, ארכיב כזה מתרחש בתחילת השנה. כלומר, גם אם החוזה פג בפברואר, אתה עדיין צריך לחכות עד השנה הבאה כדי להעביר אותו לאחסון. מה אורך חיי המדף של חוזים עסקיים בארגון? התקופה המינימלית המותרת היא 5 שנים.

תחילת תקופת אחסון החוזה

זו שאלה קשה מאוד, מכיוון שבקשר לתאריך זה מתרחשות רוב השגיאות. אחסון חוזים ברוב המפעלים זהה ומתחיל עם תחילת השנה הקלנדרית בה מסמך זה אינו תקף עוד. לדוגמא, יש חוזה שתקופת תוקפו פגה ב- 15 ביולי 2010. הוא נדרש לאחסן במשך חמש שנים, אך לא ניתן להשמיד אותו ב- 15 ביולי 2015, אלא רק עם תחילת 2016. כלומר המועד האחרון מתחיל ב- 01.01.2011, ולא מיולי של השנה הקודמת. ככלל, על מנת למזער את מספר השגיאות, מתווספת שנה אחת למועד האחרון. ורק לאחר שפג תוקפו של החוזה בארגון, ניתן להשמיד את המסמך.

פרטי אחסון חוזים

כפי שכבר אמרנו, ישנם מסמכי הדרכה מיוחדים הקובעים את הכללים והתנאים להעברה לארכיון ולאחסון. שוב נזכיר כי יש לאחסן את התיעוד בחדר יבש ומאוורר עם משטר טמפרטורה מסוים. תיקיות עם מסמכים צריכות להיות ממוקמות על מתלים סגורים או פתוחים. במידת הצורך, בארכיון צריכות להיות כספות מיוחדות לאחסון מסמכים המסומנים "סוד מסחרי". אף על פי שאיש אינו בודק את תהליך אחסון המסמכים, היעדר קבצים מסוימים מתגלה בקלות במהלך האימות, ולכן הקמת מערכת חיסכון כראוי היא האינטרס של הארגון. אז תקופת אחסון החוזה בארגון פגה וצריך להשמיד את המסמך. איך לעשות את זה נכון?

הרס

אי אפשר להשמיד מסמכים ככה. ראשית עליכם לוודא שתקופת התוקף שלהם חלפה. רק לאחר מכן אפשרי הרס, אך יש כאן מלכודות שצריך לקחת בחשבון כדי לא ליפול תחת עונשי הפקחים. ההליך נראה כדלקמן. עובדים מבצעים מבחר של כל המסמכים שתאריך היעד שלהם כבר עבר, ואז נערך מלאי, נשלח דוח לראש, נערך מעשה הרס, המסמך נחתם על ידי הצ'יף והאחראים. ואז התיקיות מוקצות להרס.שמירת חוזים ותיעוד אחר בארכיון באופן שוטף היא חסרת משמעות, ולכן, על מנת שלא להסתבך במסמכים, יש צורך לבצע בקביעות נוהל זה.

אחריות ומיישמים

האחריות העיקרית בכל הנוגע לבטיחותם של כל סוגי החוזים ומסמכי הארגון האחרים מוטלת כמובן על הראש. זה שנענש עם הרובל כאשר מתגלים הפרות במהלך הבדיקות. הבא ברשימה נמצאים רואה החשבון הראשי, עורך הדין והעובד האחראי על בטיחות התיעוד. אך האנשים האלה, על פי התנהגות בלתי הולמת מחויבת, נענשים על ידי המנהיג עצמו: הוא הראשון שקיבל את זה. בפועל, בחברות קטנות מערכת הבקרה והאחסון של חוזים מוקצית למחלקת הנהלת החשבונות והרואה החשבון, בתורו, ממנה אחראי ספציפי. לעיתים ממונה היועץ המשפטי של הארגון לאחראי על בטיחות התיעוד. אבל זה לא נוח במיוחד, מכיוון שעורך דין יכול להיות אחראי רק על חוזים, ולרוב הוא מכיר שטחים אחרים מאוד על שטחים. התהליך הזה הוא הקל ביותר לקבוע אם יש אדם ספציפי הנושא באחריות וסמכות. זה מבטיח דיוק מרבי ודיוק בטיפול במסמכים.

דוגמה למערכת הנהלת חשבונות ואחסון

כדי להבין טוב יותר את התכונות ואת חיי המדף של חוזים בארגון, אתה יכול לנתח את הנקודות העיקריות בדוגמה קטנה. יש עובד (לרוב עובד מהנהלת חשבונות) שאחראי על קיום חוזים עם קבלנים. הוא מגיש אותם בתיקיה נפרדת בה הם נמצאים בתקופת התוקף. בסגירת החוזה הוא מועבר לתיקיה אחרת. במקרה זה, ככלל, נערך מלאי או פנקס, המכילים רשימת מסמכים ומאפשרים לך לעקוב אחר תנועתם. בנוסף, מצוין שם תקופת האחסון שלאחריה הם נתונים להרס. בתום תקופת הרגולציה, מסמכים נהרסים בהתאם לנוהל שכבר תואר.

הבטיחות בתיעוד ארגוני ומינהלי של החברה כולה ומתכווצת בפרט דורשת גישה מתחשבת, קשובה ומדויקת על מנת להימנע מבעיות. המשותף לכל המפעלים והארגונים הוא העיקרון של ארגון אחסון בהתאם לחוק. זה מבטל את השימוש בעונשים במקרה של בדיקות. מסמכים פנימיים (מעשים, מלאי, רישומים, חוזים מסוגים שונים) בצורה עשויים להיות שונים בארגונים שונים, אך אין לכך חשיבות מהותית.