ישנן תקופות שונות של אחסון בניירת של מסמכים מסוג מסוים. חלקם מתייחסים לאלו בעלי ערך אינפורמטיבי בלתי מוגבל, בעוד שאחרים מאבדים מהרלוונטיות די מהר. אז על אילו מסמכים וכמה זמן אתה צריך לשמור? כיצד יש לסלק אותם? כל זה נאמר בצורה ברורה מאוד בחקיקה.
שלושה סוגים של תקופות שמירה
רשימת תקופות אחסון המסמכים בניירת: זמנית (עד 10 שנים), ארוכת טווח (מעל 10 שנים) וקבועה. אם מדברים על מקרים של אחסון לטווח ארוך וקבוע, אז לאחר סיוםם הם מועברים למחלקות מיוחדות לתקופה של שנתיים, ואז הם נשמרים בארכיון.
האם מראה המדיה משפיע על זמן האחסון?
סוג נושא המידע (נייר או אלקטרוני) אינו משפיע על תקופת האחסון. מה שחשוב זה המידע שהוא מכיל. שימוש נוסף במקרה מסוים נקבע על ידי בחינה מיוחדת. זה מסווג את כל המסמכים, מציין אם ניתן להשתמש בהם לצורך האינטרסים (או נגד) המדע, המדינה, החברה, יחידים וכו '.
מדוע בדיקה לקביעת ערך המסמכים?
אי אפשר להסתדר בלי נוהל זה בתחום העבודה המשרדית, בין אם זה ארכיב, ארגון או מפעל ממלכתי.
מטרות הבדיקה - לקבוע או לשנות את חיי המדף של המסמך; לבחור את המקרים העומדים לרשותם מכיוון שהם אינם נושאים עוד ערך או איבדו את הרלוונטיות; מציינים את תקופת שימור המסמכים שאינם בעלי ערך היסטורי או מדעי, אך בעלי ערך מעשי. כמו כן, על הבדיקה לקבוע לאיזה סוג ערך תיעוד אחר קשור: פוליטי, מדעי, כלכלי, תרבותי, תעשייתי וכו '.
למידע על איוש, חשבונאות, אחסנה ומינוי נוסף של תיקים, עליך להפנות לחוק לענייני ארכיונים.
תוצאת הבדיקה צריכה להיות רשימה הכוללת 12 קטעי מסמכים הנובעים מתפקודם של מבני מדינה, ארגונים, מוסדות וחברות אחרות. אנו נקדיש תשומת לב מיוחדת לנושאי חשבונאות וכוח אדם, בהתחשב בתנאים ובתנאי אחסון המסמכים בארגונים. גע קלות במסמכים רפואיים.
רשומות רפואיות
למסמכים רפואיים, כמו גם אחרים החשובים באופן אינפורמטיבי, יש תקופות אחסון ספציפיות משלהם למסמכים בעבודה הכמורה של ארגון רפואי. תקופה זו מוסדרת על ידי מעשים משפטיים רגולטוריים של הפדרציה הרוסית והיא נעה בין שנה ל- 50 שנה עבור קטגוריות שונות של מסמכים.
רשומות חשבונאיות
לגבי תיעוד שהופק על ידי מחלקות הנהלת החשבונות, חלים תנאים נפרדים ותקופות אחסון למסמכים בניירת. לאחר העיבוד, התיעוד העיקרי, יתרות, נתוני רישומי חשבונאות, דוחות נדרשים לאחסן בחדר מיוחד או בארון סגור - עד שהם מועברים לארכיון הארגון. יש לשמור טפסי דיווח קפדניים בארונות מתכת או בכספות. רואה החשבון הראשי ממנה אדם המוסמך לפקח על סוגיות אלה.
אם מסמך מסוג זה אבוד, נפגע, מועבר באופן בלתי חוקי לצדדים שלישיים, הנהלת הארגון חייבת להודיע לרשויות אכיפת החוק על עובדה זו. הרס או תפיסת תיעוד צריכים להתרחש אך ורק על פי הדרישות הקבועות בחוק.
תקופת אחסון מסמכי חשבונאות
תקני חיי מדף קיימים לחשבונאות:
- תיעוד ראשוני, טפסים - 3 שנים;
- מסמכי מזומן, מידע הקשור בעסקאות פיננסיות - 5 שנים;
- דפי תשלום וסילוק (אם אין חשבון אישי) - 75 שנים.
חל איסור לתפוס תיקים בתום תקופת האחסון ללא אימות של רשויות המס, ועל ועדה שמונתה במיוחד לקבל החלטה על השמדת מסמכים בעבודות משרדיות עם תקופת אחסון שפג תוקפה.
ניהול משאבי אנוש
לתיעוד כוח האדם יש משמעות חברתית רבה (ראשית כל, זה נוגע לזמינות של נתונים אישיים), לכן האחסון שלהם נקבע על ידי כללים מיוחדים. חלק משמעותי מהם משמש אישור בפועל לזכויות העובדים לביטוח לאומי (בגיל מבוגר, נכות וכו '), מכיל מידע על ותקם וכד'. בהקשר זה, מרבית מסמכי כוח האדם מתייחסים לבעלי תקופת אחסון ארוכה או קבועה ומשמשים בארכיונים. כאשר אזרחים יוצרים קשר לקבלת מידע רקע. יש להם גם ערך ארכיאוגרפי וביוגרפי, משמשים כמקור לסקרים סטטיסטיים או למחקרים היסטוריים וחברתיים.
התנאי העיקרי לאחסון תיעוד ממחלקת כוח האדם הוא הגבלת הגישה הבלתי חוקית למידע אישי על עובדים, כמו גם היכולת למצוא את הדברים הנכונים במהירות.
ניתן להבחין בין שני סוגים של אחסון בארגון העבודות המשרדיות ותקופות האחסון של מסמכי כוח האדם: עדכני ואחריו. הסוג הראשון מחולק לשני תת-סוגים: אחסון תיעוד במהלך ביצוע ואחסון תיעוד מבוצע.
מקרים במהלך הוצאתם להורג נמצאים אצל האדם שעוסק בהם בתיקיות מיוחדות עם שמות (לדוגמה, "דחוף", "לחתימה"). יש לציין כאן גם את מספר הטלפון, שם המשפחה, ראשי התיבות של הקבלן. לאחר הגשתם ומאוחסנים בהתאם למינוח.
הזמנות
יש לשמור את כל ההזמנות במקור המקור, ולהעתיק עותקיהם (תמריצים, עונשים, עובדים, פיטורים וכו ') בתיק האישי של העובד. הוא ממוקם בתיקיה ממוספרת ויש להבהב את דפיו. לכריכת הקובץ האישי יש מספר סידורי משלו. תקופת האחסון הנוכחית עבור רשומות משאבי אנוש חלה רק על עובדים המועסקים כיום. לאחר הפיטורים, יש להסיר את התיק מהתיקיה ולהוציא אותו להעברה לארכיון.
תנאי אחסון לספרי עבודה של עובדים, כמו גם חותמות, חותמות, ראשי מכתבים, מפתחות לארונות עם תיעוד, פירושם שהם נשמרים בכספת של ראש מחלקת כוח האדם. בנוסף, מומלץ כי קצין כוח האדם, היוצא ממשרדו, ינקה את כל השטרות והמסמכים בארון וכיבה את המחשב. בתום יום העבודה, יש להכניס את כל התיעוד לארון מתכת ולאטום אותו. המפתח מועבר לראש המחלקה עם רשימה ביומן המקביל. כל הטיוטות והטפסים שנדחו נהרסים, המחשבים מנותקים מהרשת. אם העובד קיבל עותק או תמצית מהמסמך, עליו להשאיר חתימה על זה ביומן.
רק מסמכים שתקופת האחסון שלהם היא יותר מעשר שנים נופלים בקופת הארכיון. יש להם ערך חברתי, כלכלי, פוליטי, היסטורי ואחר. לוח הזמנים שלפיו מוגשים מסמכים לארכיון מאושר על ידי המנהל או המעביד. מסמכים צריכים להגיע לכאן בצורת מקוריות. אם הדבר אינו אפשרי, יאושר ונמסר עותק ממנו.
מסדיר את המונח ואת הנוהל לאחסון תיעוד כוח אדם "רשימת מסמכי ניהול טיפוסיים", שאושרו על ידי הארכיון הפדרלי. תקופות האחסון של מסמכים בניירת והנוהל לאחסון ספרי עבודה מאושרים במעשה רגולטורי מיוחד - צו ממשלת הפדרציה הרוסית "על ספרי עבודה".
תנאי אחסון תיעוד כוח אדם
אז, במשך 5 שנים מאוחסנים:
- מסמכים (אישורים, מידע, הצהרות וכו ') בנוגע לזמינות, רכישה או תנועה של עובדים.
- מסמכים (רשימות, מידע, אישורים) הנוגעים לשחרור או צורך בצוות עובדים, יצירת עבודה, מין, גיל, וכישורים מקצועיים של עובדים.
- התכתבויות בנושאי תעסוקה.
- מסמכים על העברת עובדים ליום עבודה או שבוע קצר יותר.
- מסמכים הנוגעים לסכסוכי עבודה.
- דיווחים על מצב ואימות עבודה עם עובדים נשמרים באופן שוטף, וגם יישומים (אישורים) לשחרור וצרכי העובדים נשמרים במשך חמש שנים.
במשך 3 שנים מאוחסנים:
- מסמכים (מידע, יתרות זמן עבודה, מידע, תזכירים) הנוגעים להקלטת זמן עבודה.
- מעשים (מידע, מאפיינים, הודעות, תעודות וכו ') המכילים מידע על תחום העבודה.
- מעשים (דוחות ומידע אחר) הנוגעים לחשבונאות של תוספות עבודה וספרים.
אחסון למשך שנה חל על גיליונות זמנים וספרי מעקב אחר זמן, כמו גם על לוחות הזמנים לחופשה.
התיק האישי והכרטיס האישי של העובד מאוחסן במשך 75 שנה, ואם מדובר בתיעוד זה למנהלים, עובדים עם פרסי מדינה או דרגות, חברי ההנהלה, המנהלים או השליטה במבני הארגון, אז לצמיתות.
איוש הארגון והשינויים בהם מאוחסנים באופן שוטף, וסידורי איוש - במשך 75 שנה.
תיאור תפקיד טיפוסי במקום האישור והפיתוח מאוחסן לצמיתות, אישי (כחלק מתיקים אישיים) - במשך 75 שנים.
יש לשמור את העותק הנותר של המעביד של חוזה העבודה, המוגש בתיק האישי של העובד, במשך 75 שנים ואז להישמר בארכיון. אם לא נשמרים תיקים אישיים, יש ליצור חוזים כאלה לעסק נפרד באותם תנאי אחסון.
לכרטיסי חשבונאות, ספרים, מגזינים תנאים משלהם לאחסון מסמכים בניירת:
- קבלת פנים, מעבר דירה, פיטורי עובדים - 75 שנים.
- חשבונאות לנוסעי עסקים - 5 שנים ממועד הפיטורים.
- חשבונאות לשירות צבאי - 3 שנים.
- מידע לחופשה - 3 שנים.
- תיקים אישיים, כרטיסים, חוזי עבודה והסכמים - 75 שנים.
- הנפקת תוספות וספרים לעבודה - 50 שנה.
- הנפקת תעודות שכר (מקום עבודה או ניסיון בעבודה) - 3 שנים.
- הנפקת תעודות נסיעות - 5 שנים.
לסיכום כל האמור לעיל, לנוחיותם של אנשים הזקוקים למידע בצורה מורכבת, אתה יכול להגיש באופן עצמאי את תקופות האחסון עבור מסמכים בניירת בטבלה.
מה לעשות אם המסמך פגום?
מסמכים כאלה ניתנים לשיקום. לדוגמה, אם גליון הזמנים פגום (אורך המדף שלו הוא שבעים וחמש שנים), ניתן למצוא מידע אודותיו במחשב של מחלקת הנהלת החשבונות. אי אפשר לזרוק כרטיס דוח פגום, מכיוון שזו תהיה ירידה בלתי מורשית בתקופות האחסון שנקבעו על ידי הנורמות, מה שעלול להביא לעונש של הנהלת הארגון. כך, יש להחזיר כל מסמך שהפך לבלתי שמיש לפני המועד האחרון. כעת כל הארגונים משתמשים בתוכנה, המכילה את המידע הדרוש לכך.
לסיכום
אז תקופות אחסון בניירת תלויות בסוג המסמך וערכו. לחלק משמעותי מתיעוד כוח האדם יש חיי מדף מוגברים. מצידה של חקיקת הפדרציה הרוסית, קיימים תקנים מחמירים לכך. החוק גם מסדיר את הנוהל ותנאי האחסון של סוגים מסוימים של מסמכים, כמו גם את השלכת המסמכים: זה צריך להתרחש רק לאחר בדיקה ובהתאם לכך.