הגדרת המונח
ההערכה היא כי ברוסיה לראשונה, בהשוואה למקובל בחוץ, הוקמה מערכת לניהול מסמכים, אשר מטרתה היא לקבוע את הנוהל לתיעוד פעולות הניהול בתוך המדינה. בשנת 1973 נקראה מערכת כזאת שירות המכס הממלכתי המאוחד, המהווה "מדינה אחידה. מערכת שמירת רשומות. " בסך הכל פיתחה ברית המועצות 16 מערכות מאוחדות.
סטנדרטיזציה של מסמכים היא תוצאה של ארגון מחדש של זרימת המסמכים של המערכת המדוברת העומדת בתקנים מסוימים. צמצום התכתבויות וצמצום המורכבות של הידורם, כמו גם הרצון להימנע מכפילויות של נתונים, נחשבים לנושאים דחופים שצריך לטפל בהם בעבודת הניהול. ניתן להשיג תוצאה אפקטיבית באמצעות איחוד וסטנדרטיזציה של מידע על התוכן והצורה.
סטנדרטיזציה של מסמכים היא היווצרות של אותן טפסים סטנדרטיים לפרוטוקולים הדומים למטרה, המסייעת לשימוש יעיל יותר בנייר בהדפסת מעשים והחלטות. סטנדרטיזציה מאפשרת את זרימת העבודה החשבונאית, כמו גם את התיעוד בארכיון.
מונחים דומים
הגדרה דומה כמעט היא "איחוד", שהוא תהליך הבאת משהו, כולל מעשים מתועדים, לצורה יחידה או מערכת משותפת, מה שמביא להפחתה במערך הראשוני של האובייקטים המדוברים. איחוד מסמכים, סטנדרטיזציה וסטנדרטיזציה מובילים ליצירת אחידות רציונלית בכל תחום פעילות, במיוחד בתיעוד. צמצום המגוון הבלתי מוצדק של טפסי נתונים והקמת מבנה יחיד מתרחשים באמצעות מבני שפה, פרטים, מידע חשבונאי ואחסונו. עודף שרשראות מסמכים מוסרים לאורך זמן כדי למנוע כפילות מיותרת של אלמנטים.
איחוד המסמכים מאפשר לך ליצור תמונה יחידה של צורות המסמכים הניהוליים המבצעים את הפונקציות והמשימות של הפורמט הניהולי. גישה זו תוביל לעבודה עם נפח גדול של מסמכים כדי לנרמל אותם במערכת הייצור, כמו גם להאיץ את חילופי הנתונים העסקיים.
הגדל את היעילות
מערכת פקידותית אחת מקדמת עיבוד תפעולי, מקטינה את משך הזמן בעבודה עם מסמכים המשפיעים על כל אנשי הדת: משכירים רגילים למנהלים.
מושאי התקינה של המסמכים יכולים להיות הרכבם וצורותיהם. איחוד הרכב המסמכים הוא הקצאה ואיחוד של מכלול המסמכים הדרושים לפתור משימות ניהוליות. כתוצאה מפעולות מסוג זה צפוי להפחית את הרכב המסמכים.איחוד הטפסים הוא בחירה ואיחוד של אינדיקטורים למידע, כולל פרטים התואמים את מטרת המסמכים, כמו גם הגדרת הדרישות הכלליות ליצירתם וביצועם. בעבודה משרדית, איחוד יכול להתרחש הן כשלב סטנדרטיזציה והן כתהליך עצמאי.
תמצית התקינה
החוק הפדרלי "בנושא רגולציה טכנית" מס '184 מפרט את עקרון ההגדרה: סטנדרטיזציה של מסמכים היא יצירה הוליסטית שמטרתה לקבוע כללים לשימוש מרצונם, כתוצאה ממנה יש לייעל מידע בתחומי הייצור וההפצה של מוצרים, כמו גם הגברת התחרותיות. שירותים.
"תקן" יכול להיקרא מסמך המציין את מאפייני המוצרים, את הכללים ליישום תהליכים שונים בייצור, המאפיינים האופייניים לתחבורה ואחסון, עבודה או שירותים. התקן כולל דרישות מסוימות לטרמינולוגיה, תיוג, סמליות, אריזה, תוויות.
מסמכים נורמטיביים על סטנדרטיזציה מכילים כללים ודרישות מיטביים לתכנון, הכנה, אחסון וחשבונאות של מסמכים עסקיים, שאושרו באופן הקבוע והומלצו לשימוש חוזר בעבודה משרדית. סטנדרטיזציה (במילים פשוטות) היא גיבוש ואישור של כללים אחידים המוצגים למסמכים על מנת לייעל אותם.
סטנדרטיזציה כוללת הקמה של הדרישות הבסיסיות למסמכים הנורמים כחוק. הודות לתהליך זה, היווצרותם של מסמכים רבים מתרחשת על פי כלל אחד, שקל יותר לתפוס את המקבלים. סטנדרטיזציה של מסמכים היא תוצאה של איחוד או צורתם הגבוהה ביותר.
אלמנטים בתהליך טיפוסי
טרנספורמציות יכולות להתייחס לסוגים מסוימים של מסמכים (GOST מצוין עם מספר), כללי מבנה ועיצוב, אלמנטים של מערכת תיעוד אחידה (DCL). מערכת כזו מורכבת משילוב של צורות מסמכים קשורות זו בזו המעניקות מושג אינפורמטיבי לסוגים מסוימים של פעילויות כלכליות וניהוליות. הדולר מבוסס על כללים ודרישות אחידים, יש לו את הנתונים הדרושים לניהול תחום פעילות כלשהו.
מערכת התיעוד הרגילה מאורגנת באופן שיספק את צרכי התיעוד של פעילויות מסוימות, והמסמכים של מערכת התקינה הם תוצאה של תהליך הבאת המסמכים לצורה ומערכת יחידה, כאשר האחידות שולטת, ומערכת בלתי-מוצדקת של תבניות מסמכים, פרטיהן ומדדיהן מופחתים. בתהליך הסטנדרטיזציה יש מעבר לאחידות רציונלית בזרימת העבודה.
רמת אישור וקטגוריות קשורות
תקינה היא סוג של אישור משפטי לתוצאות האיחוד, שהוא שילוב של מדינה. תקנים וצורה יחידה של מסמכים כלולים.
הדולר מחולק ל:
- מדינה סטנדרטים;
- טפסים סטנדרטיים של מסמכים;
- הנחיות לשימושם.
פרטי המסמך המאוחד מיושמים בהתאם למשימת היעד ורמת האישור שנקבעה. קיימת חלוקה של מסמכי סטנדרטיזציה בפדרציה הרוסית לקטגוריות:
- מחלקות (חלוקה לפי סניפים). הם משמשים לתיעוד תהליכי ניהול המשותפים לכל המפעלים, ללא קשר לפעילות ולנורמות החוקיות. האישור מתקיים ברמה הפדרלית.
- טפסים של מסמכים של חברות, ארגונים ועסקים. מוגדר באופן מקומי.
- כל-רוסית. יוצרי צורות כאלה הם סוכנות הארכיונים הפדרלית, משרד האוצר של רוסיה, שירות המדינה הפדרלי. נתונים סטטיסטיים, הבנק המרכזי של הפדרציה הרוסית.צורות מסמכים אלה הינן חובה לשימוש בכל הארגונים, ללא קשר לצורת הבעלות והכפיפות (למשל, רישומי חשבונאות לחשבונאות ותגמול, שאושרה בהחלטת ועדת מדינת RF מיום 5 בפברואר 2004).
- טפסים של מסמכים של גורמים מכוננים של הפדרציה. אישורם מתרחש ברמה האזורית, האזורית או המקומית. טפסים כאלה נפוצים בתחום הרלוונטי של הפדרציה הרוסית.
הפרטים של תמיכה במידע
בנוסף למערכות ניהול מסמכים בינתחומי, משתמשים בצורות מסמכים של מערכת התקינה הלאומית המשקפות את מאפייני הפעילות של תעשיות ספציפיות. תכונות כאלה מחולקות ל:
- דרישות נתונים נוספות לפתרון תפקודים ניהוליים של תכנית טיפוסית (למשל, פיטורים / קבלה של אנשי חינוך או אנשי בריאות).
- פעילויות אחרות להפעלתן התארגנה ענף דומה וכללי הניהול שלו. תיעוד ספציפי עשוי לכלול:
- מתכונים;
- היסטוריה רפואית;
- חופשת מחלה;
- דפי עד;
- מדריכים;
- מלאי תיקים (ארכיון);
- קלפים;
- פרשות באר (ייצור חקר);
- הצהרות ביצוע;
- לוח זמנים (תיעוד אימונים).
הגדרת תיעוד
נושא זה מטופל על ידי מחלקות וארגונים מורשים מיוחדים, למשל, המדינה הרוסית. הספרייה דואגת לקבוע את הרכב התיעוד הקיים בכל ספריות הארץ. צורות מסמכים סקטוריאליות הן בעלות אופי נורמטיבי אם הן במסגרת מערכת מחלקתית (כגון נוטריון או שיפוטי), תבניות דומות משמשות גם בארגונים ספציפיים העוסקים בפעילויות דומות (למשל, רפואי או ביטוח).
השימוש במסמכי תקינה בחברות מאפשר להפחית את עלויות ההרכבה, העיבוד, הייצור, העיבוד והעברת המסמכים. לפיכך, זרימת המסמכים בתוך הארגון מואצת. ארגון מחדש של תוכן המסמכים משפר את איכות משימות הניהול. הרכב המסמך קבוע בגיליון הטפסים (מסמך רגולטורי יחיד המורכב מרשימת המסמכים הנחוצים ליישום משימות פעילות הניהול של המשרד בעלת מעמד חוקי), וטרנספורמציות טופס מסמכים קבועות באלבום המסמכים. גליון הזמנים מארגן את תהליך התיעוד, יוצר תוכנית חזותית לחשבונאות לכל סוגי הפעילויות. כרטיס הדו"ח נוצר כדי לקבוע כללים מסוימים לתיקון המקום והזמן, כמו גם מקבלי ההחלטות.
תכונות בולטות
מוצגים סוגים של מסמכי סטנדרטיזציה ביחס לאלבום טפסי המסמכים (אוסף תבניות לטפסים אחידים הנחוצים לניהול תיעודי במוסד):
- מדגם התייחסות (על נייר) המאוחסן במחלקת המשרד או במשרד;
- מקבילה אלקטרונית זמינה בכל מקום עבודה.
מאפיינים בולטים של היווצרותם של מסמכים אלה הם:
- אחידות ביצירת רגולציה של תוכן המסמכים, הדרת מידע כפול;
- טרמינולוגיה ומוסכמות נפוצות, המאפשרות לך להשוות אינדיקטורים מרמות ניהול שונות ומערכות הנדונות;
- יצירת מודלים אחידים לבניית צורות מסמכים ספציפיות.
עקרונות ויסודות סטנדרטיזציה של מסמכים
ועדת CMEA תיארה סטנדרטיזציה מורכבת, בה יש הקמה ויישום תכליתי של מערכת דרישות קשורות הן לאובייקט והן למרכיביו על מנת לתת מענה מיטבי לבעיה ספציפית. אישור המסמכים מבוסס על דרישות המדינה.תקנים וכללים של CMEA, ISO וארגונים בינלאומיים אחרים הפועלים בתחום איחוד ותקינה של מסמכים.
שינוי חד בתוכן הרגיל של מסמכים יכול להשפיע לרעה על ארגון מחדש הפסיכולוגי של עובדי הארגון. לפיכך, על תהליך ההמרה להתקיים בצורה חלקה, ולהשפיע רק על השינויים הנדרשים ביותר תוך שמירה על הכללים והיסודות של מסמכי התקינה הלאומיים, כמו גם מבלי לגרום נזק כלכלי. ראשית, מוצגים שינויים מינימליים ואז שינויים קיצוניים. המרה רגילה של סטנדרטים מאפשרת לכל משתתפי התהליך לבצע סטנדרטיזציה מלאה של זרימת העבודה שלהם.
עיבוד מידע
מציאת שכיחות במסמכים ויצירת תבנית מקובלת אחת בדרך כלל מפשטת שיטות ידניות לעיבוד נתונים, העבודה הופכת ליעילה יותר, עלויות התוכנית הפיננסית מופחתות והזמן שקודם לכן הכשיר צוות ניהולי מצטמצם, מה שמביא לדינמיקה חיובית בלתי ניתנת להכחשה. חשוב לשים לב לעמידה בדרישות הכלליות למסמכי ניהול בתנאי פעולתן של מערכות בקרה אוטומטיות, כאשר השפעת האיחוד והסטנדרטיזציה של כל המסמכים עולה באופן חד.
ארכיון, שחוקר את היסודות התיאורטיים והמעשיים של מדעי הארכיון, משפיע על שיפור צורות המסמך. האוטומציה של תהליכי התקינה החלה בסיווג תכנית המסמכים בכלכלה הלאומית, ואז המשיכה בתחום הניהול, שם הגיע לצורתו האפקטיבית הנוכחית. כעת, תהליך זה משפיע על ארגונים בינלאומיים ולאומיים, 10 ארגונים זרים פועלים לפשט את זרימת העבודה של קשרי סחר חוץ, כולל נציבות סחר חוץ, ועדת פיתוח הסחר של ECE, הארגון הבינלאומי לתקינה וכו '.