הפעילות הכלכלית של ארגונים כוללת הרבה פעולות, פעולות, סוגי תקשורת והיבטים אחרים בשגרה היומיומית. הנהלת הארגון ועובדיו מתמודדים מדי יום עם הצורך להתייחס לנושאים שונים ולקבל החלטות ניהול. לא ניתן לפתור מקרים מסוימים במקום העבודה, כאשר הם יושבים בנוחות בכיסא משרדי ליד המחשב. יש צורך בנסיעות ונסיעות עסקיות, משא ומתן בערים אחרות ואפילו במדינות. מאמר זה דן בפירוט בשאלת הצורך בנסיעת עסקים, מטרותיו ודוגמאותיו, תכנון על פי החקיקה הקיימת, דרישות התיעוד, וכן תכונות של טיולים לרוסיה ומחוצה לה. כמו כן במאמר זה תיחשב השאלה מי ניתן לשלוח לטיול ומה צריך להיחשב כנסיע עסקים.
קונספט נסיעות עסקים
למושג זה יש הגדרה ברורה המפורשת בדיני עבודה. על פי קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, נסיעת עסקים היא כיוון של עובד בנסיעות עם משימה ספציפית. יחד עם זאת, היעד רחוק למדי ממקום העבודה העיקרי, לטיול מטרה מנוסחת בבירור, שנקבעה במסמכים, ועיתוי יישומה מוגבל. רישום מסמכים נלווים, דיווח בסוף הטיול, ערבויות לעובד מוסדרים על ידי חוקי עבודה ומיסים. מובאות גם מטרות משימה אפשריות, שהדוגמאות שלהן מובאות להלן.
למה אתה צריך נסיעות עסקיות
כאשר עובד יוצא לנסיעת עסקים, ההנהלה קובעת עבורו משימה ברורה שעליו להשלים בתהליך שלו. המשימה עשויה להתייחס לתחומים שונים בעסקי הארגון. דוגמאות ליעדי נסיעה כוללות את הדברים הבאים:
- כריתת יחסים חוזיים על משלוחים או מכירות עם צדדים נגדים;
- משא ומתן על שיתוף פעולה;
- יישוב סכסוכים, סכסוכים וסוגיות אחרות הנוגעות לצד המשפטי של הפעילות;
- רכישת ציוד, חומרי גלם ואספקה;
- כנסים עסקיים, השתתפות בפגישות ותערוכות הקשורות לכיוון החברה;
- קידום טובין בשווקים חדשים, הרחבת בסיס הלקוחות;
- השתתפות בפרויקטים מחקריים הקשורים לפעילות החברה;
- פיתוח צוות;
- מחקר על שווקי מכירות, ארגונים מתחרים וסוגיות שיווק אחרות;
- הקמת חומרה, תוכנה ועבודה עם בעיות טכניות אחרות בחברות בנות או חטיבות;
- ביצוע בדיקות של רשת הסניפים והיחידות.
מה שלא יכול להיחשב כנסיע עסקים
לא כל טיול עובדים יכול להיחשב כנסיע עסקים. ביצוע טיול אינו חוקי במצבים הבאים:
- היעדר רישום רשמי של עובד בארגון, לא הושלם חוזה עבודה, שום כניסה לחוברת העבודה;
- חוזה העבודה של העובד מגדיר את אופי הנסיעה של העבודה;
- העובד הוא עובד פרילנסר שאין לו מקום עבודה קבוע קבוע.
סוגי נסיעות והתזמון שלהם
ניתן לסווג טיולי מטלות עסקיות לפי מאפיינים שונים. אז, על בסיס טריטוריאלי, טיולים נעשים על שטח הפדרציה הרוסית ומדינות זרות.לפי תנאי הנסיעה, נבדלים בין טווח קצר וארוך טווח. הרכב המטיילים - קבוצתי ורווק. יתכנו גם טיולים מתוזמנים ולא מתוזמנים.
נכון להיום, לחקיקה אין הנחיות ברורות באשר לעיתוי הטיול. אין מגבלות מינימליות או מרביות. הנהגת הארגון קובעת באופן עצמאי את מורכבות המשימה ואת הזמן הנדרש להשלמתה. מגבלות היו קיימות לפני כן. האמינו כי משך הטיול המרבי לא יכול היה לעלות על ארבעים יום. בבנייה, סף הנסיעה המרבי הגיע לשנה.
דרישות ותקנות משפטיות
לגבי נסיעות המוצעות כעסק, דרישות מסוימות מוטלות על ידי החקיקה. המסעות של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית וקוד המס של הפדרציה הרוסית מוסדרים. קוד העבודה מגדיר את התקנות לתהליכי עבודה אלה בסעיפים 166, 167, 168. הם חושפים מספר סוגיות שעלולות להתעורר במהלך ביצוע נוהל זה: מה יכול להיחשב כנסיע עסקים, ערבויות לעובד, וכן שאלות על החזר הוצאות לטיול.
קוד המס מתאר מידע כיצד לשקף את הוצאות הנסיעות בחשבונאות, מה ניתן לחייב מכמה הסכומים המשולמים לקופות הביטוח הסוציאליות של האזרחים. ישנן גם החלטות נפרדות הכוללות את המידע המלא ביותר אודות תיקונים למעשי חקיקה, חידושים בחשבונאות והבטחת דרישות הגופים הרגולטוריים. אתה יכול למצוא את כל המידע הזה במסמכים הבאים: גזירות מס '749, 729, 812, 64.
מה מובטח לעובד
ההתחייבויות לעובד אינן תלויות במטרת הטיול, יתכנו דוגמאות רבות. אך עם מי מהם, על המעסיק חובות מסוימות כלפי העובד. לעובד שנשלח לנסיעת עסקים ניתנות הערבויות הבאות:
- שמירת תפקיד, מקום עבודה, שכר יומי ממוצע;
- תשלום ימי חופשה שבילו בנסיעת עסקים בתעריף כפול;
- החזר הוצאות שעלולות להיווצר בנסיעת עסקים לרוסיה ומחוצה לה, כולל הנפקת דרכון זר, קבלת ויזה, מכס ושכר טרחה אחר.
כל ההתחייבויות הללו מנוסחות בחקיקת העבודה וכפופות למילוי חובה של המעביד.
למי לשלוח לנסיעת עסקים
בחירת העובד שנשלח לטיול תלויה ביעדי הטיול, דוגמאות לתפקיד, משך זמן וחומרת התנאים הצפויים לו. סיבות שונות לנסיעות מצריכות עובד וכישורים ספציפיים מעובד.
אז יש להפקיד את ביצוע חוזה האספקה לאדם אשר מנוסה במשא ומתן עסקי ודיפלומטיה. זה יכול להיות מומחה שתפקידו כולל רכישות, תכנון וחישוב תקציב ליחסים עסקיים עם ספקים, או אדם שיכול להסביר נכון את עמדתו ולהשיג תנאים אופטימליים בחוזה אספקה.
אם מטרת הטיול היא הגדרת ציוד או תוכנה, עבור העובד שנשלח אין מספיק ידע בעבודה משרדית ובכריזמה האנושית הרגילה. פקיד עם רקע טכני נשלח לטיול כזה. אותו מצב בעת ביצוע ביקורות וביקורות שטח. יש לשלוח רואה חשבון או כלכלן לטיול כזה.
למי אסור לשלוח לנסיעות עסקיות
בנוסף לגורם האנושי, שאלות על הכישורים והיכולות האישיות של המועמדים, יש היבט נוסף בבחירת עובד לנסיעת עסקים. ישנן דרישות חוקיות לקטגוריות של אזרחים שלא ניתן למכור בשום פנים ואופן. אלה כוללים את קבוצות הפרטים הבאים:
- עובדים קטינים, מתמחים, מתאמנים;
- נשים הרות;
- עובדי החברה העובדים במסגרת הסכם סטודנטים (למעט נסיעות עסקיות לצורך הכשרה);
- חברי מערכת בחירות, מועמדים לתפקיד פוליטי;
- אנשים שיכולתם מוגבלת על ידי המחלה.
ישנן גם קבוצות של אנשים שניתן לשלוח לנסיעת עסקים רק עם קבלת הסכמתן בכתב:
- נשים עם ילדים קטנים (עד שלוש שנים);
- חד הורית מגדלת ילד עד חמש שנים;
- אפוטרופוסים לילדים מתחת לגיל הרוב;
- עובד שבמשפחתו יש תלות הזקוקה לטיפול קבוע.
אישור נסיעות
בכדי להתחשב בנסיעת עסקים בחשבונאות מס, חשבונאות וניהול, יש צורך להסדיר אותה כראוי. ראשית כל, מתווה מטלת שליחות, נקבעים תאריכים ותאריכים. על המועמד לטיול להכיר את המסמך שנערך ולתת את הסכמתו או סירובם בכתב.
אם התשובה היא כן, המנהל מעניק הזמנה לשלוח את המומחה לנסיעת עסקים. העובד מונפק ומנפיק תעודת נסיעת עסקים ומשימת תפקיד. בתום הטיול על העובד המגורש למסור דוח על העבודה שנעשתה ודו"ח מקדים ובו אישור המחאות, קבלות וכרטיסים.
מאז 2016 תוקנה החקיקה לפיה הנפקת תעודה ומשימה רשמית חדלה להיות חובה. במקום זאת הם משתמשים בתזכיר. אולם ארגונים רבים למטרות הנהלת חשבונות פנימיות ממשיכים לערוך מסמכים אלה.
בעת השימוש בהובלות רכב אישיות או ארגוניות, נדרשים הערת שירות וחיוב דרכים וכן ייפוי כוח ומסמכים אחרים המאשרים את הלגיטימיות של שימוש במכונית מסוימת.
מידע במסמכים
תו שירות מנוסח בצורה חופשית, אך ישנם מספר פרטים אשר חובה לציין: תקופת נסיעת עסקים תאריך, מידע על הובלה בה נעשה שימוש, יעדים שנקבעו לעובד ותוצאות יישומם.
יש לציין בדוח ההוצאות את כל ההוצאות שנגרמו לעובד במהלך הטיול. דרישה זו חלה לחלוטין על כל סוגי ההוצאות, לרבות הוצאות, דיור, דלק, מזון והוצאות אחרות. על מנת לאשר את עלות התשלום עבור דיור, עליכם לספק למחלקת הנהלת החשבונות בסיום הטיול צ'ק, קבלה או קבלה המכילים מידע על המשכיר, עלות ותקופת השכירות של המקום.
יש להוציא צו ניהול בהתאם. בעבודה משרדית יש טופס אחיד מס 'T-9, אך הארגון אינו מחויב להשתמש בו באופן בלעדי. במדיניות החשבונאית של ארגון מסוים, צורת המסמך שלו עשויה להיות קבועה. תוכלו גם לנצל את ההזדמנות להכין הזמנה בצורה חופשית. התנאי העיקרי הוא תוכן הנתונים הבאים:
- שמות ופרטי הארגון ששלח את העובד לטיול;
- מידע על עובדים;
- תאריכי עריכת ההזמנה;
- תאריכי התחלה וסיום של תקופת נסיעות העסק;
- משימות לעובד, מטרת הטיול.
דוגמא לעבודה בטיול עסקים
ככל שהמשימה אחראית יותר, היא מכילה רמות רבות יותר. ככל שחברה משקיעה בעסק, כך היא מתכוונת להשיג תוצאות. לא כל הפרטים הקטנים שהמנהל רוצה לדעת יצוינו בהזמנה. על חלקם ניתן לדון בעל פה בפגישות ובמהלך התדריך של המסע. אך ככל הנראה העובד על בסיס הטיול יצטרך להתייצב על כל הנקודות, אפילו עבור אלה שלא נרשמו רשמית, אך הוכרזו בעל פה. לשם הבהרה, אנו נותנים דוגמה למשימת תפקיד בהמשך.
לדוגמה, קח את המטרה - "כריתת חוזה אספקה, פרסום מוצרים." לנוחיות ההשתקפות אנו משתמשים בסוג המסמך שנוצר על ידי תוכנית 1C.אתה יכול למצוא את זה ברשומות כוח אדם, טופס מספר T-10a. טופס זה מכיל 11 עמודות למילוי: יחידה מבנית, תפקיד מומחה, מדינה, עיר וארגון שאליו נשלח העובד, תאריכי התחלה וסיום נסיעת העסק, מספר הימים הקלנדריים בסך הכל ולא כולל זמן נסיעה, ארגון משלם, סיבה, תוכן משימות ודוח קצר על יישומו. על המסמך חתומים ראש היחידה המבנית, ראש הארגון והעובד עצמו.
ההזמנה ממלאת את פרטי הטיול באופן הבא:
- שם משפחה, שם פרטי, פטרונימיקה של העובד ומספר כוח האדם שלו: סורוקין דמיטרי יבגנביץ ', 1 (מספר כוח אדם בחלון נפרד, לפי רישומי כוח אדם).
- חלוקת משנה: מחלקת שיווק ופרסום.
- תפקיד (התמחות, מקצוע): משווק מוביל.
- מקום נסיעת עסקים (מדינה, עיר, ארגון): רוסיה, עיר מוסקבה, LLC "חברה".
- לתקופה של 14 ימים קלנדריים מה 14- בינואר 2018 ועד ה- 27 בינואר 2018.
- מתוך מטרה: קמפיין פרסום, כריתת חוזה אספקה.
- נסיעת עסקים על חשבון הכספים: LLC "Realizer".
- בסיס (מסמך, מספר ותאריך): משימה מס '3 מיום 01/13/2018
בסוף ההזמנה מונחות חתימות ראש ועובד. חתימת העובד ממוקמת מול הכתובת שהוא בקיא בהזמנה.
דקויות לעיצוב
אם עובד מסיבה כלשהי לא מסר מסמכי תמיכה בהוצאות (צ'קים, קבלות), הארגון לא יחזיר לו את העלויות הללו. לכן בתהליך של נסיעת עסקים כל כך חשוב לא לשכוח מהדיווח. אפילו נסיעה במונית או אוטובוס חייבת להיות מאושרת באמצעות כרטיס או קבלת נהג.
נקודה חשובה היא גם אינדיקציה ליחידה המבנית של הארגון ולמטרת הטיול. בהתאם לנתונים שצוינו, יתרחשו מחיקות נוספות של הוצאות בחשבונאות ובחשבונאות מס. כך שאם מטרת הטיול הייתה לתקן את המכונות, בעת עריכת חישובים חשבונאיים, סכום ההוצאות יימחק כדי להפחתת הציוד המתוקן. אם המטרה הייתה כריתת חוזה, המחיקה תתבצע כהוצאות עסקיות כלליות.
והרגע האחרון - נסיעת עסקים עם מטרה שלא הושגה. ברוב המקרים, עלויות נסיעה כזו אינן מוכרות על ידי שירות המס ואינן מקטינות את בסיס המס. בדיון אתה יכול לנסות להגן על חפותך, אך ברוב המקרים החוק נשאר בצד שירות המס הפדרלי.