הנהלת חשבונות ושיפור פעולות המחסן היא המפתח לעבודה האיכותית של כל עסק מודרני. כיצד בדיוק התאמת עבודת המחסן קובעת עד כמה הרציונלית עובדת החברה, עד כמה יעיל משתמשים במשאבי הייצור. ניפוי באגים, שיפור המערכת, חשבונאות אוטומטית של פעולות המחסן מאפשרים להשיג רווחיות ופרודוקטיביות טובים יותר, והמוצר המוגמר הופך להיות טוב יותר.
מדוע אנו זקוקים למחסן?
המטרה העיקרית של המחסן בכל חברה היא אחסון מלאי ייצור - MPZ. מחסן - פלטפורמה לעבודות שונות: כאן החומרים מוכנים לשימוש כחלק מתהליך הייצור, נשלחים לצרכנים. הארגון והטכנולוגיה המודרניים והיעילים של פעולות המחסן באמצעות המתודולוגיות האחרונות, תוכנה מאפשרת למזער הפסדי חומר הן במהלך האחסון והן בעת השימוש בעבודה. זה, בתורו, משפיע על עלות הסחורה. אולם רישום זהיר של פעולות המחסן יוצר תנאים בהם לא ניתן להימנע מגניבה. ראש החברה, לא משנה עד כמה הוא בטוח בכל אחד מהעובדים, צריך להיות מודע לכך שתמיד קיימת אפשרות להתנהגות עובדים לא הוגנת שמעוררת הן על ידי תכונותיו האישיות והן על ידי לחץ חיצוני.
חלק בלתי נפרד ממערכת המחסן הוא מומחה פעולות המחסן. תלוי בכישורים שלו, בקשב, בחינוך שלו, אם המחסן יהיה "מדויק כמו שעון", או שמא יימשכו בעיות באופן קבוע. בבחירת צוות למחסן זה לא מספיק לוודא כי המועמד הוא הבעלים של 1C: Warehouse. עליכם לגלות עד כמה הוא מבין את הלוגיסטיקה והאם הוא מבין את ההיגיון בארגון אזורי אחסון.
תת-מין של מחסנים
תלוי ביעד, ישנן כמה קבוצות של מחסנים. מערכת סיווג קלאסית:
- חומר;
- ייצור פנימי.
הקבוצה השנייה מחולקת למחסנים:
- בין סדנאות;
- בתוך הסדנאות.
חומר, כפי שהשם מרמז, נחוץ לאחסון עתודות החומר של הארגון. הנה כל מה שהחברה זקוקה לזרימת עבודה ללא הפרעות. הם מכוונים את עבודת מחסן החומרים, מבצעים פעולות מחסן בסיסיות באופן שתהליך הייצור מסופק תמיד עם חומרים עם מרווח. בהירות לוגיסטיקת המחסנים קובעת את הצלחת החברה, קווי הייצור, היכולת של הארגון להתמודד עם הזמנות וראשי המחלקות - עם משימות.
ייצור פנים - אלה סוגי המחסנים הקיימים בתוך החנויות וביניהם, הנחוצים ל- MPZ. הוא מכיל גם עתודות בין-תפעוליות הנחוצות לצורך ביצוע עבודות שירות בצורה ברורה ובמועד. ניהול רישומים של פעולות המחסן מתרחש כשמתאימים למשמרת שהוצגה בייצור. כלומר, כל לוח זמנים חדש, כל חילופי עובדים ברציפות חייבים לכלול את חומרי הגלם הדרושים לתפקוד תקין.
מה עוד יש?
בנוסף, חשבונאות מחסנים מאפשרת לך להקצות מקומות אוניברסליים ומיוחדים לאחסון MPZ.
עיצוב אוניברסלי כך שתוכלו בקלות לאחסן מגוון ערכים למשך זמן רב המגיעים לחברה. בדרך כלל כך מאורגנים מחסנים מרכזיים. העתודות המאוחסנות כאן מיועדות לניהול וייצור.
אלה המתמחים הם אלה שבהם חיים רק זנים מסוימים של ערכים. זה יכול להיות מתכת או צבעים, לכות או עץ, מוצרי חשמל, מזון קפוא וכן הלאה.
ציוד וחשבונאות
חשבונאות אפקטיבית של פעולות המחסן אפשרית רק כאשר הערכים שיש לרשום מאוחסנים במערכת הגיונית ושיטתית. משמעות הדבר שחייבת להיות חלל מעוצב בבירור, ולמפעילי המחסנים יש ויכולים להשתמש במאזניים ובמכשירי מדידה אחרים. הם מעריכים באתר את פרמטרי האיכות של הסחורה הנכנסת ומפקחים על בטיחותם, מודדים את נפח הפריטים שהונפקו ומזהים אי התאמות, אם היו כאלה, וקובעים גם את סיבת האירוע.
נפחי החומרים המתקבלים נלקחים בחשבון על בסיס יחידת החשבון שאומצה על ידי החברה. כדי לשלוט במיקום, למדוד, לשקול, לשקול כמה חתיכות הגיעו. בחלק מהמקרים משתמשים בחישוב התיאורטי שנקרא.
חשבונאות: מדוע זה הכרחי?
בשביל מה מיועדת תוכנית 1C: Warehouse? מדוע עלינו לנהל רישומי מלאי העומדים לרשות העסק? שאלה זו עשויה להתעורר בקרב מנהלים אשר מאמינים ללא תנאי בכנות העובדים שלהם. עם זאת, לא משנה עד כמה המנהלים היו בטוחים בצוות העובדים, הנהלת חשבונות היא חלק חובה בכל מחסן, אין מנוס מכך.
חשבונאות עבור פעולות מחסן נועדה להבטיח את בטיחות הערכים המתקבלים בארגון. הנתונים שנצברו במערכת הנהלת החשבונות מאפשרים לקבוע אם לחברה עמדות בהאטה או שיש יתירות של חומרים. מעבודתה של מערכת הנהלת החשבונות ברור עד כמה המחזור גדול, לא רק באופן כללי, אלא גם לגבי סוג חומר מסוים. לבסוף, בכל רגע, מסד הנתונים עונה על השאלה: "כמה פריטים נותרו במחסן?"
מחסן: אנו מקבלים עמדות
אחת הפעולות החשובות במחסן היא קבלת טובין. לרוב מוגדרת תוכנית אוטומטית לחשבונאות מניות לחשבונאות כמותית, אך בנוסף לה, יש לבצע גם איכות.
המפעיל האחראי על קביעת עמדות בודק את מספר העמדות שהתקבלו ושולט באיכות כל אחת מהן. במקרה זה, תחילה עליך להבהיר את ההתאמה מבחינת הנפח, רק אז מבחינת האיכות. בכמה מחסנים, הקבלה נופלת על המחסן, האחראי על המחסן, המנהל, ובחלקם האחריות משותפת בין המנהל לצוות הטכני.
אם חומרים השייכים לקטגוריות מיוחדות מתקבלים למחסן - המינוי המכונה האחראי, מונתה ועדה לקבלה. הנוהל לקבלת עמדות יקרות ערך דומה. התוכנית לניהול חשבונות מלאי חייבת להכיל את השמות המלאים בבסיס הנתונים בהתאם להזמנה שאושרה באירוע. אותה צו מציגה את ועדת הבחירה, ממנה את הרכב לפי שם. בחלק מהחברות האחריות להוצאת הזמנה מוטלת על המהנדס הראשי.
הנהלת חשבונות מחסן: איך זה עובד?
אז, החומרים במחסן מתקבלים, בדיקות של חשבוניות, ספרות עמדות, נלמד האיכות של כל אחד מהם: מישוש, ריח, טעם. מה הלאה? ואז מתחיל הקסם האמיתי של בקרת המלאי - זה שאינו מאפשר לערכים המופיעים בחברה להתפזר מעבר לפינות, כמו חולדות אוהבות לעשות.
אחד העוזרים העיקריים למנהל המחסן, ודרכו - ראש החברה - אלה מסמכים של פעולות המחסן. הם משקפים אילו חומרים הגיעו למחסן, אילו נעלמו, מה נסגר ולמי זה נמחק. הנהלת חשבונות כזו צריכה להיות פעילה, לשקף את מצב העניינים הנוכחי, לקחת בחשבון את כל העובדים האחראיים ואת אופן ניהולם. הקצה ערכים למספרי המלאי, ואז הזן בכרטיסי החשבונאות, המציין את מספר המשרות שהופיעו בחברה, את צריכתן.
הכרטיס כבסיס לכל הדברים
הכרטיס משמש לאחסון כל המידע הקשור לערך אליו הוא מוקצה. מילוי הכרטיסים מופקד בידי האחראי המהותי עמו הם מסכמים הסכם אחריות. נפתח רישום מיוחד לכרטיסים, ממנו מונפק רשומה ספציפית כנגד הקבלה.
חשבונאות מחסן ניתנת לניהול ללא רישומים, אך בעזרת ספרים שנערכו באופן שנקבע. עם זאת, בפועל כמעט כל החברות המודרניות עברו לחשבונאות אוטומטית. במקרה זה, הכרטיס נשמר בצורה אלקטרונית, ורק למשתמשים שיש להם חשבונות במערכת יש גישה. התוכנית שומרת מידע על מי עשה שינויים אלה או אחרים בכרטיס המשמש אנלוגי לרשימה בפנקס בעת קבלת עותק מנייר של המסמך החשבונאי.
אין דיווח - בשום מקום
חשבונאות עבור פעולות מחסן כוללת מעקב יומי אחר יתרות המלאי המוחזקות על ידי הארגון. בכל חודש, האחראי על המחסן, תוך ניתוח התיעוד הראשוני, מכין דוח לראש המפעל. הדוח נשלח למחלקת הנהלת החשבונות, ומגבה אותו בתיעוד המשקף את הקבלה, אובדן הערכים.
הדוח אמור לשקף חומרים, מוצרים, כמויות כאלה שהרכבם השתנה במהלך תקופת הדיווח. בתחילת כל חודש נערך דוח נפרד שמציין בו עד כמה היתרות גדולות לתפקידים שונים העומדים לרשות המיזם. התיעוד העיקרי של החברה משמש בסיס לקביעת הגעת הערכים, יציאה. על בסיס נתונים אלה מכינים קוד ואיזונים המשקפים את מצבה של החברה בסוף החודש. המידע שצוין בהצהרות חייב להיות דומה למידע הקיים במערכת הנהלת החשבונות במחסן ובכרטיסי העמדה.
מקרים מיוחדים
בחלק מהמקרים, חשבונאות על פעולות המחסן מתבצעת לפי קטגוריות כלליות. לדוגמה, אם לחברה יש קו ייצור המאפשר תיקון מכונות, אז חשבונאות על כל חלקי החילוף הקטנים יכולה להיחשב בלתי מעשית. במקרה זה, אתה יכול להיכנס לקטגוריה כללית - לדוגמה, "חלקי חילוף למכונות כרסום". זה עוזר להפוך את עיבוד הנתונים פחות לעבודה ולזמן רב. הנהלת חשבונות מתבצעת בסך הכל, שמות ערכים בודדים אינם מופיעים בה.
לחברות מסוימות יש תרופות במלאי. במקרה זה, הנהלת החשבונות של פעולות המחסן מוגדרת באופן שיידע תמיד את הכמות הכוללת, אך לא תפרט פריטים ספציפיים. יש לפתוח כרטיסים מיוחדים רק לתרופות המכילות אלכוהול או חומרים רעילים. הדיווח על תרופות מוקצה לרופאים, וטרינרים של המפעל. הם מכינים באופן אישי רשימות, שנשלחות לאחר מכן לרואי חשבון.
אחסנה ולוגיסטיקה
מחסנים שונים מבצעים פעולות שונות: זה נקבע על פי הספציפיות של ארגון מסוים. בהתאם, זה קובע את סוגי פעולות המחסן הנדרשות על ידי החברה. המספר הגדול ביותר של מחסנים בארצנו כיום הוא חברות קמעונאיות, סיטונאיות, שירות. בהתחשב בעבודות של חברות סיטונאיות, נוכל להבחין בפעולות המחסן הבאות:
- פריקת מכוניות עם סחורה;
- קבלת הביא;
- העברת פריטים בתוך המחסן;
- מיקום טובין בסעיפים השמורים לכך;
- בחירת ערכים;
- איוש;
- טוען.
באופן כללי ניתן לתאר זאת על ידי המונח "לוגיסטיקה". במקרה שלנו, הלוגיסטיקה מתארת העמסה ופריקה של חפצי ערך.
ואיך אנו עובדים?
המאפיין של פעולות המחסן של העמסה ופריקה תלוי באיזה סוג מטען אתה צריך לעבוד, איזה סוג של הובלה לשרת. השפעה חזקה על העבודה ניתנת על ידי רמת המיכון של התהליכים הפשוטים ביותר.קבלת טובין לפי איכות היא אחד הרגעים החשובים ביותר של כל המתחם הקשור בקבלת עמדות במחסן.
כיצד בדיוק לשלוט על זרמי הנכסים החומרים נקבע על ידי ניתוח מידע על כמות ואיכות המיקומים במחסן. העיסוק מראה שלעתים קרובות במערכות הנהלת חשבונות הנתונים אינם נכונים, לא שלמים, מה שמוביל לטעויות ניהוליות והפסדים עבור החברה. פעולות טכנולוגיות המתרחשות במהלך לוגיסטיקה של סחורות קשורות לשינויים לא מתוכננים בכמות ובאיכות. ניתן לגנוב מטענים, לפגוע, לאבד, יש מושג "ירידה עודפת". הצוות עלול לטעות, ליצור קבוצות בצורה לא נכונה, לשלוח סחורה בצורה לא נכונה. כל זה מוביל למחסור, דירוג מחדש, נפח עודף.
בעת קבלת הטובין, חשוב מאוד להעריך בקפידה את הפונה, ולהשוות באופן קבוע את הערכים עם הרשימה המוצהרת. לכן, על כל עמדה הנלווית למסמכים יש להנפיק, ככלל, חשבוניות. תיעוד כל שלב הוא השיטה היעילה ביותר להשגת נתוני מיקום מלאי מדויקים.
הנתונים חייבים להיות מעודכנים!
עם זאת, חשוב לא רק לתעד נכון את כל המשרות שקיבלה החברה. יש צורך להציג מערכת הנהלת חשבונות על פעולות מחסנים, שתשמור על מסד הנתונים מעודכן בכל עת. וכאן הפתרונות הטכנולוגיים המודרניים ביותר מצילים את עצמכם. זו תוכנה ייעודית המיועדת במיוחד למחסנים. דוגמא טיפוסית היא מוצר של חברת 1C, מה שמכונה "מחסן". השימוש בתוכנה כזו יכול למזער טעויות הקשורות לאובדן מידע, כמו גם להפחית את הגורם האנושי.
בכדי שהנתונים יהיו מדויקים ככל האפשר וישקפו את המצב בפועל במחסן בכל עת, עליכם להציג מערכת לבקרת תנועת הערכים המשקפת כל תנועה. על כל הצעדים - מהמקור לצרכן - למצוא את מקומם בתיעוד הפנימי של החברה. רק שליטה מוחלטת כזו יכולה לספק רמה גבוהה של אמינות של הנתונים המשמשים להחלטות ניהול.
אנחנו אוגרים ולוקחים משם
טובין שנלקחו מהספק במחסן מוצבים באזור המיועד לאחסון רגיל. אם הסחורה הגיעה במכולות או שהיא סחורה, ניתן לערום אותם. אפשרות נוחה היא התקנת מדפים. עם זאת, ערכים לא יכולים לשכב שם לנצח, במוקדם או במאוחר הגיע הזמן להפעלת המחסן הבא - בחירת המיקום המאוחסן. ניתן לעשות זאת כחלק מחבילה, או בכללותה.
מומלץ לבצע מכנית של הפעולה במידת האפשר, אך זה לא תמיד אפשרי, ולא לכל עסק יש מספיק כספים לרכישת המכונות הדרושות. הבחירה נבדלת בטכניקות של מיכון בקנה מידה קטן וממוכנת לחלוטין.
מחסנים ממוכנים בדרגות שונות, על בסיס הבחנה זו: דינמיקה סטטיסטית בגובה רב. במקרה הראשון ישנם מתלים שלאורם העובד שבוחר את התאים נע. ככלל, הוא עובד כמלגזה: תופס את חבילת המטען הרצויה, מוציא אותה, מעביר אותה לרציף הנע ומעביר אותה לבוחר. אם אינך זקוק לכל החבילה, נלקחת כמות המיקום הדרושה, והשאר מוחזר למתלה.
אולם אלה בגובה דינמי הם אלה שבהם מעליות אוטומטיות עובדות. הם מכוונים חבילות מטען לבורר ומחזירים אותם לתאים. המנגנונים מצוידים במזלגות שיסייעו להרים את הפריט הרצוי. אם הבורר זקוק רק לחלק מתכולת חבילת המטען, השאר נשלח לתא האחסון.
אנו מגיעים למסקנה הגיונית
הושלמה פעולות מחסן הקשורות בלוגיסטיקה של הסחורה, כיוון הערכים לקונה. זה מתרחש באתר המיועד לעמדות טעינה.על מנת שהמחסן יעבוד בצורה חלקה, חשוב לשלוט בשתי נקודות:
- נוחות ושימוש יעיל בחלל;
- תיעוד של כל שלב עבודה.
התיעוד, כאמור, יעיל ביותר באמצעות בסיסי נתונים אלקטרוניים. אם החברה קטנה, אפילו אין צורך להתקין תוכנה מיוחדת, תוכלו לפתח בסיס פשוט להקלטת תנועת סחורות בעצמכם.
אך באשר לאפקטיביות השימוש באזורים העומדים לרשות החברה, הם מונחים על ידי הדרישות:
- כל סנטימטר רבוע צריך להיות מועיל;
- המעברים צריכים להיות רחבים;
- שבילים מרכזיים נחוצים;
- אתרי קבלה מאורגנים למקום בו מגיעים הסחורה;
- אזורי משלוח מצויידים מאיפה שנשלח הפריטים;
- המשרות צריכות להיות בטוחות;
- יש לחלק את זרימת המטען כך שלא יתנהלו תנועות.
מלאי
אולי המלאי הוא פעולה כזו במחסן, מה שמדאיג ביותר עבור אנשי הצוות והמנהלים כאחד. זה די מורכב, מכיוון שהוא כרוך בכמות רבה של עבודה, ולעיתים קרובות גם מעורר מצבי קונפליקט. אתה יכול להימנע מהם אם תצליח להגדיר את זרימת העבודה ללא רבב. עם זאת, במציאות של עסקים מודרניים זה קשה מאוד.
מלאי כולל לימוד שאריות חופשיות, הערכתן, זיהוי מיקום. ישנם כמה שלבים עיקריים של האירוע. אתה יכול למזער את הסבירות לטעות אם כבר בתחילת המלאי תיפטר לחלוטין מהיתרות של החברה.
המלאי כולל את הרצף הבא:
- ליצור עתודה ריקה;
- צור רכישה ריקה מתוכננת
- להוסיף לשמורה את כל העמדות הזמינות ביתרת החינם;
- ערכים לא מוסדרים כלולים ברכישה המתוכננת;
- סחורות בשמורה חופשית נחשבות חסרות ונכללות ברשימה מיוחדת.
התוצאה של רצף זה נותנת:
- איזון ריק בחינם;
- עתודה חיובית, כולל כל עמדות ההתאמה;
- רשימות של ערכים חסרים;
- רכש מתוכנן, כולל כל מה שהתברר כלא בחשבון.
כתוצאה מהמלאי בדרך כלל מוחקים ערכים חסרים, עתודה חיובית הופכת למאזן חופשי. לבסוף, הרכישה המתוכננת נרכשת.
לסיכום
חשבונאות על פעולות מחסנים בכל חברה מודרנית שרוצה להצליח ולהימנע מהפסדים צריכה להיות מבוססת על הפרטים הקטנים של החברה, על היקפה ועל מאפייני הסחורה עמה יש צורך לקיים אינטראקציה. חשוב לתעד את כל תהליכי העבודה במחסן על מנת להימנע ממצבים לא נעימים, קונפליקטיים.
חשבונאות מדויקת ונכונה של פעולות המחסן מאפשרת לעובדים וגם למנהלי החברה לקבל גישה מהירה למידע על מצב העניינים הנוכחי בחברה. בהתבסס על נתונים כאלה, ההנהלה יכולה לקבל את החלטות הניהול הנכונות. תכנית חשבונאית מכוונת היטב מסייעת לא רק לחסל שגיאה במעקב אחר עבודת החברה, אלא גם למזער הפסדים, לייעל את עבודות הארגון וגם לבטל את הסבירות לגניבה ולחוסר יושר.