על חברות לקחת בחשבון כמה זמן עובדים כל העובדים במפעל בפועל במהלך היום או המשמרת. זה דורש שמירה על גיליון זמן לעובדים. מסמך זה נערך בצורה מיוחדת. כל חברה ויזם בודדים חייבים למלא תיעוד זה. לשם כך יש להשתמש בטפסי הרישום T-12 ו- T-13 שפותחו על ידי הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה. מילוי גיליון הזמן הוא די פשוט, אך לשם כך יש לקחת בחשבון כמה כללים ודרישות בכדי שהדוח יהיה נכון. מתוכנו תלוי בחישוב נכון של שכר העובדים.
מושג מסמך
הטופס המיוחד של כרטיס הדו"ח אושר כבר בשנת 2004 על ידי ה- Goskomstat. ניהול גיליונות זמנים בארגונים מתבצע על ידי עובדי שירות כוח אדם או מחלקת הנהלת חשבונות.
בהתבסס על טופס זה, הנהלת הארגון יכולה לבצע פעולות שונות:
- לקחת בחשבון את כל השעות שעבדו על ידי כל עובד במפעל;
- פיקוח על המשמעת במקום העבודה;
- לשקף את כל הנוכחות והיעדרות העובדים;
- רשמו את העובדה שכל מומחה מאחר;
- להחזיק מידע המאפשר לך לקבוע עד כמה המלאכה בוצעה על ידי מומחה בחברה;
- השתמש במידע זה לצורך שכר מוסמך;
- הזן נתונים לצורות סטטיסטיות.
מסמך זה משמש לרוב על ידי עובדי מחלקת החשבונאות כאשר הם מחשבים את השכר האופטימלי, הבונוסים והקצבאות לעובדים אחרים במפעל. שמירת גיליון זמנים לעובדים עבור שירות כוח האדם מאפשר לך לשלוט על הנוכחות ועל האיחור. אם יתגלו הפרות, העובדים הרלוונטיים של המפעל נושאים באחריות, ויכולים להחיל סוגים שונים של סנקציות משמעתיות.
הניואנסים של השימוש במסמך
קוד המס מכיל מידע שכל אדם שעובד רשמית בחברה רשאי, עם פיטוריו, לבקש גיליון זמן יחד עם מסמכים אחרים, הכוללים את ספר העבודה. מידע זה מצוין באמנות. 84.1 קוד מס.
מאז 2013, מנהלי ארגונים אינם רשאים להשתמש בטפסים מאוחדים בעת שמירת גיליון זמנים לעובדים, מכיוון שהם בוטלו. אך בדרך כלל מומחי החברה משתמשים במסמכים אלה ממש. גיליון זמן לדוגמא נמצא למטה.
מותר למומחי מחלקת הנהלת חשבונות או מחלקת כוח אדם לבצע באופן עצמאי שינויים שונים במסמך זה. הם תלויים בפרטי המפעל כולו ובמספר העובדים במדינה.
הטופס שהוצג על ידי Goskomstat נחשב נוח, כך שניתן לעבד אותו ולשנות אותו בקלות. לעתים קרובות משתמשים בו ללא שינויים.
אילו צורות נוחות?
ישנן שלוש צורות של מסמכים הנחשבות לקלות לשימוש. אתה יכול לבצע בקלות התאמות שונות. הבחירה תלויה בכיוון הארגון ובמספר המשרות בחברה.
ניתן לבצע שמירת גיליון זמן באמצעות שלוש טפסים כבסיס:
- T-13. טופס זה משמש בדרך כלל על ידי חברות בהן מותקן קרוסלה או ציוד אחר בכניסה, על בסיסו הוא מתועד באופן אוטומטי כאשר מומחה מסוים מגיע לעבודה.התיעוד ממלא הן בשיטה ידנית, והן באמצעות תוכנות מחשב שונות.
- T-12. אפשרות זו היא צורה אוניברסלית. בדרך כלל הוא ממלא באופן ידני על ידי מומחים של הארגון. יש לו קטע נוסף בו ניתן להזין מידע על גובה התשלום עבור העבודה שבוצעה.
- 0504421. טופס זה נחשב ספציפי שכן הוא משמש רק על ידי ארגוני תקציב. הרלוונטי ביותר בקרב מורים או מורים העובדים במוסדות חינוך שונים.
לכל מסמך מאפיינים משלו, ולכן הוא ממולא באופן ספציפי.
מי ממלא את גיליון הזמן?
באופן ספציפי, על החברה למנות אדם ספציפי האחראי על שמירת גיליון הזמן. בדרך כלל נבחר קצין כוח אדם או רואה חשבון לצורך כך. לשם כך יש להוציא צו בהתחלה, שעל בסיסו מועברות הסמכויות המקבילות למומחה.
על גיליון הזמן יש לחתום על ידי האחראי על שמירת גיליון הזמן וראש מחלקת כוח האדם. אין זה הכרחי שהחברה תקצה לעובד שכזה תפקיד בנפרד, שכן כל אדם המועמד בניהול המפעל בסמכות המתאימה יכול להתמודד עם המשימה. החובה לשמור על גיליון זמן מועברת על בסיס הזמנה. זה מציין איזה עובד של החברה אחראי על שמירת מסמך זה.
יש להוסיף סעיף נפרד לחוזה העסקתו של המומחה הנבחר. זה מצביע על כך שאזרח נתון בסמכויות ספציפיות. אם תהליך זה לא הושלם, המומחה רשאי לסרב לעבוד נוסף.
האדם שנבחר לשמור על גיליון הזמנים צריך להזין מידע לאורך כל החודש, שלאחריו מועבר התיעוד לראש מחלקת כוח האדם. מנהל המחלקה בודק את המידע עם מקורות אחרים ואז חותם על הטופס. לאחר מכן הוא מועבר למחלקת הנהלת החשבונות כדי לחשב את שכרו של כל עובד במפעל.
מילוי כללים
עובד של המפעל המוסמך למלא מסמך זה צריך להבין את הניואנסים של תהליך הזנת המידע. הכללים לשמירה על גיליון זמנים נחשבים לפשוטים ומובנים. רצוי להבין אותם היטב בהתחלה, מה שיהיה נוח וקל לעבוד עם הדוח. הפריון של לא רק שירות כוח האדם, אלא גם מחלקת הנהלת החשבונות תלוי בכך. על סמך נתונים שהוזנו נכון, עובדי מחלקת הנהלת החשבונות יוכלו לחשב נכון את התגמול של כל עובד במפעל.
הכללים הבסיסיים למילוי מסמך כוללים את הדברים הבאים:
- מההתחלה, הצורה הנוכחית של שמירה על גיליון זמן נבחרה נכון;
- המסמך מלא בעותק אחד בלבד;
- זה מותר להזין ידנית נתונים או להשתמש במחשב;
- על העובד המעורב בתהליך זה להיות בעל הסמכות המתאימה, אשר המעסיק מעניק לה הזמנה לראשונה;
- להכין את גליון הזמן בתחילת החודש החדש;
- מידע על שם החברה והחטיבות הקיימות מוזנים בשער;
- צוין תאריך תחילת החשבונאות;
- בסוף החודש נרשם תאריך הסיום של הדוח;
- הגיליון הראשי בגליון הזמן מיוצג על ידי טבלה בה מוזנים נתונים על כל עובד בארגון, וחשוב להזין נכון את כל השמות כדי למנוע בלבול או טעויות;
- בוודאי שיש מידע אמין על כל עובד, והמספר שהוקצה למומחה, שניתן לקחת בקובץ אישי, נרשם גם הוא;
- העמודות בגיליון זמנים מיוצגות על ידי ימים ספציפיים בחודש;
- מול שמות משפחה ישנם תאים שבהם מוזמן מידע על כל שעות העבודה או המשמרות;
- אם יש סופי שבוע או חגים, יש לציין מידע זה בסימנים מיוחדים;
- יש להזין מידע על ידי האחראי מדי יום, אשר עבורו מונחה המומחה על ידי מסמכים רשמיים הכוללים הוראות, הצהרות, חופשת מחלה או הוראות הנהלת החברה;
- אם נרשמת איחור או היעדרות, הם מקובעים עם קודים מיוחדים המורכבים ממספרים ואותיות.
המסמך מהודק בחתימתו של ראש המפעל. ללא חתימה זו היא לא תיחשב תקפה. הנוהל לשמירה על גיליון זמן נחשב לפשוט, ולכן כל עובד בשירות כוח האדם יכול להתמודד עם תהליך זה. אם מתגלים שגיאות או הפרות, המומחה הממונה הוא זה שאחראי למידע זה.
הניואנסים של הזנת מידע שונה
מילוי המסמך הזה הוא למעשה די פשוט. לשם כך, עליכם להבין רק את המטרה של כל תא. אנשים אחראים בעלי הסמכות למלא את התיעוד צריכים להיות בעלי הבנה טובה של הרכב המסמך. התכונות של תהליך המילוי כוללות:
- מותר להגדיל את מספר העמודות;
- קודי ההוצאות של השעה מוצגים בחלקו העליון והתחתון מציין כמה המומחה עבד בפועל ביום מסוים;
- על כל עובד בארגון להיות מספר אישי בגליון הזמן המשמש לחישוב משכורות ולביצוע פעולות אחרות;
- שני מספרים מוקצים לעובדים במשרה חלקית;
- זה נדרש לציין הן את ימי העבודה והן את מספר השעות שעבדו בפועל על ידי רופא מומחה כל יום;
- בסוף כל חודש מועבר כרטיס הדו"ח למחלקת כוח האדם. מומחי מחלקה זו בודקים את נכונות הכנת המסמך, וגם מוודאים ששעות העבודה שהחמיצו עובדים אינן נפקדות;
- אם מישהו מומחה עוזב, החל מהחודש שלאחר מכן המספר שלו לא משמש בעת מילוי גיליון הזמן;
- ציין נתונים על היעדרות, ימי חופש, וגם על היעדרות, חופשות, נסיעות עסקיות או סיבות אחרות שבגללן אין מומחה במקום העבודה.
אם מצוין אורך יום העבודה בשעות, אין צורך לתקן שעות לא שלמות.
מפרט עבור ארגוני תקציב
ארגונים בעלי תקציב משתמשים בצורה שונה במהלך הפעולה. קוראים לזה מספר 0504421. לטופס זה יש כמה הבדלים מהטופס הרגיל T-12 או T-13. זה נובע מהעובדה שהוא משקף את כל הניואנסים בעבודה של ארגון תקציבי. בטבלה תוכלו להזין קודים שונים המצביעים על סוף שבוע במהלך אימונים או חופשות לימודים.
הניואנסים העיקריים של שמירת גיליון זמנים לעובדים במגזר הציבורי כוללים את הדברים הבאים:
- חשוב לכלול בדף השער לא רק את שם המוסד, אלא גם את הקוד הדיגיטלי שהוקצה;
- אם עליך לבצע שינויים מסוימים במסמך, קוד התיקון נקבע;
- ישנם תרשימים שבהם אתה צריך להזין מידע על סמלי המשנה.
בעת השימוש בטופס זה, אין חובה לרשום חישובים נוספים. בעת מילוי מסמך משתמשים בכללים הסטנדרטיים.
באילו קודים משתמשים?
כשאתה ממלא מסמך זה, עליך להיות מידע על אילו קודים יש להזין. הם מורכבים ממספרים ואותיות. בעמוד השער של דוח זה נמצא תמלול של כל הקודים. לעיתים קרובות נדרש להזין קודים נוספים, שעבורם ניתנת הפרשה מיוחדת על ידי מנהל המפעל על שמירת גיליון זמן.
הקודים העיקריים המשמשים למילוי גיליון זמן זה כוללים:
- משך משמרת היום - Я01;
- עבודת לילה - Н02;
- הפעילויות שעובדים צריכים לבצע בסופי שבוע או בחגים - PB03;
- משימות שעות נוספות - С04;
- שליחת מומחה לנסיעת עסקים - K06;
- רישום חופשה בתשלום חובה - OT9;
- מתן חופשה בתשלום לרופא המומחה - OD10;
- מציאת אדם בחופשת מחלה - B19;
- רישום נכות זמנית ללא תשלום - T20.
בדרך כלל מספיקים קודים סטנדרטיים שהוכנו על פי החוק כדי למלא נכון את המסמך.
אילו טעויות נעשות לרוב?
ישנם כמה חריגות שכיחות הגורמות לטעויות משמעותיות במסמך. אלה כוללים:
- רק את ראשי התיבות של העובדים מצוין, ובאותה עת אין מידע על המשרה שהם מעסיקים;
- החגים רשומים כימי עסקים;
- ביום שלפני החג לא צוין כי משמרת העבודה מצטמצמת בשעה.
אם לאזרח יש משרה חלקית בחברה, יש להקדיש תשומת לב רבה למשך המדויק של יום העבודה שלו. לעיתים קרובות מומחים יוצאים לנסיעת עסקים, ובתנאים כאלה משתמשים בקוד K06 בפשטות, כך שאין צורך לציין כמה שעות עובד עובד ביום.
כיצד הוא מתמלא בתשלום עבודות?
לעתים קרובות למדי, ארגונים משתמשים בשכר של שער חלקי, מה שמוביל לקשיים במילוי גיליון הזמן. ההוראות לשמירה על גיליון זמן לעובדי עבודה הן כדלקמן:
- התגמול תלוי בכמות העבודה שבוצעה על ידי רופא מומחה;
- המסמך צריך לקחת בחשבון את התפוקה עבור כל עובד במפעל;
- מותר למדוד עבודה בשעות, למשל, זה נדרש בבתי ספר או במוסדות חינוך אחרים, ולכן יש לכתוב את גליון הזמן בגיליון הזמן;
- במצבים אחרים נעשה שימוש בקוד I01, כך שאין צורך למלא את השורה האחרונה בתיעוד זה;
- העבודה בחגים משולמת בנפרד וסכום התשלום תלוי במידע הכלול בהסכם הקיבוצי.
כך, אפילו עם טופס שכר בשיעור חתימה, מילוי גיליון זמן הוא די פשוט.
אחריות לטעויות
מומחה לחברה ספציפית מורשה לשמור על גיליון זמן, עבורו המעביד מעניק הזמנה מתאימה. עליו להיות הבנה טובה כיצד לאכלס את השולחן בצורה נכונה. כדי לפשט את התהליך, לעתים קרובות משתמשים בתוכנה מיוחדת לשמירה על גיליון זמן. די בכדי להזין נתונים רלוונטיים לשורות הדרושות, שלאחריהן נדפס המסמך ונחתם. במידת הצורך, פשוט ערוך שינויים שונים.
אם שגיאות רגולטוריות מזהות שגיאות במסמך זה, החברה תישא באחריות. לרוב, המפקח מגלה כי ישנם פערים במידע המצוין בגיליון הזמנים עם הנתונים הכלולים במסמכים הראשיים. לעתים קרובות, מידע השכר שונה מהנתונים בתיעוד הפשרה.
אם נקבע כי יש הפרות, אז החברה אחראית לניהול מינהלי, לכן היא משלמת קנס של 5,000 רובל. אם נחשף היעדרות מוחלטת של מסמך זה, הקנס עולה ל 50,000 רובל, והוא מחויב לראש המפעל על בסיס הוראות סעיף. 5.27 לקוד עבירות מינהליות. כדי למנוע מצב זה, על הנהלת החברה לפקח על נכונותם ובזמן של עריכת גיליון זמן.
מסקנה
לפיכך, שמירה על גיליון זמן לעובדים היא חובה עבור כל ארגון. תהליך זה מתבצע על ידי מומחה אחראי, המוענק לרשות המתאימה על ידי מתן צו מיוחד על ידי ראש המפעל.
חשוב להבין את הכללים למילוי כל התאים במסמך זה. אם יש בו שגיאות או נעדר לחלוטין מהחברה, רשויות הפיקוח יכולות לחייב את החברה באחריות ניהולית.על סמך המידע מגליון הזמנים נעשה חישוב שכר המומחים. לניהול מסמכים עדיף להשתמש בתוכנות מחשב מיוחדות שמפשטות תהליך זה.