L'une des responsabilités importantes des gestionnaires est la signature d'un grand nombre de documents d'une grande variété. Ce travail simple, à première vue, prend parfois beaucoup de temps et donne loin des émotions les plus agréables. Mais il existe une solution valable: le fac-similé, il s’agit d’un cachet spécial qui copie exactement la signature. Pourquoi ai-je besoin d'un tel sceau et où l'obtenir?
Le télécopieur est une alternative valable à la signature à la main
Dans de nombreuses organisations, le pouvoir de signer des documents officiels n’est pas seulement le directeur général, mais également son ou ses adjoints. Cependant, même avec une telle répartition des responsabilités, l’équipe de gestion n’est pas toujours en mesure d’apposer personnellement et en temps voulu des signatures personnelles sur tous les documents qui en ont besoin. C’est pour résoudre de tels problèmes qu’un timbre fac-similé a été inventé. C'est le sceau qui répète le plus fidèlement la signature manuscrite. Le mot "fac-similé" dans la traduction littérale du latin (fac simile) signifie - "faire ceci". Ce qui est particulièrement agréable, chaque dirigeant intéressé peut commander un tel timbre aujourd'hui. Essayons de comprendre pourquoi cela est nécessaire et sur quels documents il convient de l'utiliser.
Qui a besoin d'un tampon de signature?
La télécopie est un compagnon essentiel pour les cadres occupés. Une telle impression vous permet de certifier de nombreux papiers importants avec une vitesse maximale ou en l'absence d'une personne autorisée sur le lieu de travail. En d'autres termes, le télécopieur est une chose indispensable pour les entreprises aux flux de travail importants, et les gestionnaires qui font souvent des voyages d'affaires / sont absents du bureau pour d'autres raisons. Ce qui est particulièrement pratique, une personne qui laisse un sceau sous forme de signature personnelle peut être directement autorisée à certifier des documents de cette catégorie, ou une personne de ses assistants. Ici, un point assez compliqué se pose: comment, en ayant un fac-similé, être sûr qu'un employé qui a le droit de l'utiliser ne dépassera pas son autorité? Le cas idéal est que la signature du sceau ne soit utilisée que directement par son propriétaire. Mais souvent, ce n’est pas le cas et, dans ce cas, il convient de bien déterminer lequel des employés est autorisé à autoriser l’utilisation de fac-similés.
Lettres de loi
Dans la législation en vigueur de la Fédération de Russie, il n’existe aucune disposition ni règle détaillée et exhaustive concernant l’utilisation de substituts à la signature de l’auteur. Cependant, après avoir étudié un certain nombre de documents réglementaires, on peut en conclure que des cachets et des timbres de télécopie peuvent être utilisés dans les cas prévus par la loi et par accord des parties. Dans ce cas, dans la deuxième version, ce paragraphe (possibilité de remplacer la signature par une impression ou une autre méthode de copie) doit être écrit séparément. Il est important de comprendre que le fac-similé est l'analogue complet d'un autographe manuscrit. En conséquence, le cachet apposé sur le document confère au papier la même importance juridique que la signature de la personne autorisée. Il est inacceptable d'utiliser des fac-similés pour des papiers dont la signature est lourde de conséquences et d'obligations matérielles pour les parties. Les documents financiers, les appels et les demandes adressés au service des impôts et aux organisations fédérales, ainsi que les factures, les lettres de procuration et les échantillons de signatures doivent toujours être exécutés sous forme manuscrite.
Quand est-il approprié d'utiliser des fac-similés?
Toute organisation peut édicter des règles et réglementations distinctes concernant l’utilisation de moyens de certification des documents remplaçant une signature manuscrite. Dans ce cas, les fac-similés doivent être utilisés conformément aux normes de conseil prescrites dans la charte et les autres documents réglementaires de la société.De plus, dans la documentation officielle, il est nécessaire d'indiquer la liste des personnes autorisées à stocker et à utiliser ce sceau. Pour quels papiers les fac-similés peuvent-ils être utilisés? Théoriquement, il s’agit de tous les types de documentation dont la signature n’engage aucune responsabilité. Il est souhaitable que la possibilité de cette version de la certification soit indiquée dans le texte des documents. Rappelez-vous que le fac-similé sur les documents a la même force qu'une vraie signature. Au besoin, l’annulation des titres approuvés selon cette méthode sera aussi difficile que celle des titres signés manuellement. S'il est nécessaire de signer certains papiers et que le responsable n'est pas en mesure de faire ce travail personnellement, vous pouvez le faire sans fac-similé. Une alternative consiste à délivrer une procuration temporaire au nom de l'employé autorisé à certifier le type de documentation requis.
Comment obtenir votre tampon fac-similé?
Vous pouvez commander la production d'un sceau qui copie une signature personnelle auprès de toute organisation proposant des services d'estampage. Des entreprises similaires sont disponibles aujourd'hui dans toutes les grandes villes. La soumission de tout document pour la commande de fac-similés n'est pas requise. Ce qui est particulièrement agréable, les timbres et les timbres répétant une signature personnelle sont généralement peu coûteux (entre 500 et 800 roubles) et peuvent être fabriqués en quelques jours.