L’inventaire est une procédure au cours de laquelle la société révèle la présence, l’état et les principales propriétés des stocks, des immobilisations et des autres actifs appartenant à la société en vertu d’un droit de propriété, loués par celle-ci ou gérés par celle-ci par d’autres mécanismes juridiques. Quelles sont les nuances les plus importantes de cette procédure? Quels documents sont utilisés dans l'inventaire?
Quelle est l'essence de l'inventaire?
Commençons par l'appareil conceptuel sur le sujet qui sera traité dans notre article. Un inventaire des biens de l’organisation est une procédure qui implique la comptabilisation des stocks détenus dans la société (ou les stocks) ou d’autres actifs au moment de l’événement.
La fréquence de ces activités est fixée dans le calendrier approuvé par le PDG de la société. L'inventaire est effectué par une commission spéciale, qui est également établie par la direction de l'entreprise. Ses participants, ainsi que la personne matériellement responsable, vérifient la disponibilité des biens et des matériaux ou d’autres actifs, si nécessaire, mesurent certaines propriétés des biens et des ressources. Il existe 3 types principaux d'inventaire dans un magasin, un entrepôt, une entreprise de fabrication - planifié, sélectif et facultatif. Ils diffèrent principalement en termes de temps. Le contenu de tous les types d’inventaire est généralement similaire. Les objectifs de leur mise en œuvre coïncident. Nous étudions leurs spécificités plus en détail.
Objectifs d'inventaire
Les principaux objectifs de l'inventaire sont considérés:
- rapprochement des biens appartenant à la société ou détenus et comptabilisés par le bureau de la comptabilité afin de garantir son stockage effectif, ainsi que pour identifier les actifs non comptabilisés;
- détermination du volume réel des ressources matérielles impliquées par l'entreprise dans la production;
- identification des excédents et des pénuries de ressources appartenant à l'entreprise;
- évaluation de la justesse de la réflexion dans le service comptable d'une entreprise des informations sur les ressources d'inventaire;
- obtenir des données pertinentes sur les caractéristiques de la propriété de l'organisation pour son évaluation ultérieure du marché;
- vérifier les normes de fonctionnement des ressources de l'entreprise.
L’inventaire implique, comme nous l’avons noté ci-dessus, la création d’une commission spéciale par la direction de la société. Nous étudierons les fonctions de base qu’il remplit.
Les principales fonctions de la commission d'inventaire
La structure interne correspondante effectue les principaux types d’inventaire - contrôles planifiés, sélectifs et, le cas échéant - supplémentaires, dans la période comprise entre le premier et le second. Dans ce cas, la commission peut avoir un statut permanent. À son tour, la société peut également établir des unités de travail à des fins appropriées. Leur tâche consiste à réaliser des inventaires dans des entreprises dotées d’une infrastructure répartie géographiquement.
Les compétences de base de la commission
La compétence clé de la commission d'inventaire est de vérifier la disponibilité des biens et des matériaux dans l'entreprise et des autres actifs avec les informations d'identification. Mais, en plus de cela, cette structure peut avoir des pouvoirs associés à l'évaluation:
- degré de sécurité de l'objet;
- l'exactitude des contrats d'entreprise conclus avec des employés en responsabilité;
- le degré de conformité des postes d’employés chargés de préserver les valeurs des produits de base, les spécificités de ces pouvoirs qui leur ont été conférés par la direction;
- le niveau d'équipement des personnes matériellement responsables disposant des ressources nécessaires pour résoudre les tâches.
Examinons plus en détail la manière dont l’inventaire est réalisé dans la société en termes de contenu, ainsi que la manière dont ses procédures constitutives sont reflétées dans des documents spéciaux.
Préparation de l'inventaire: documents clés
Tout d’abord, vous devez vous préparer à l’inspection des biens et du matériel. Pour cela, le responsable de l'entreprise doit émettre un ordre d'inventaire. Cette source locale doit être enregistrée dans un journal séparé.
Après la mise en place d'une commission d'inventaire. Il devrait inclure des représentants de la direction de l'entreprise, des comptables et d'autres employés compétents pouvant effectuer un audit de haut niveau des stocks de l'entreprise. Un acte juridique distinct est recommandé pour indiquer la liste des biens soumis à vérification. Si l’on suppose non seulement un inventaire des immobilisations, mais également des obligations de la société, leur liste doit également être enregistrée dans une source spéciale.
Le sujet de la vérification est une comparaison de la quantité et des caractéristiques des valeurs identifiées par la commission, ainsi que des données comptables. Par conséquent, il devrait y avoir une liste des biens, matériels et autres actifs dans les registres comptables à la disposition des employés qui procéderont à un inventaire. Le responsable de la commission doit accepter tous les documents disponibles reflétant les opérations sur les recettes et les dépenses et leur attribuer un enregistrement indiquant qu'ils ont été créés avant l'inventaire.
Comment les résultats d'inventaire sont-ils pris en compte?
Ainsi, les principaux participants à la procédure en question sont la commission spéciale, ainsi que la personne matériellement responsable. Leur tâche principale consiste à recalculer conjointement les stocks et les autres actifs, à les mesurer et à enregistrer les résultats dans des documents comptables. Il peut y en avoir beaucoup.
Pour déterminer les résultats de l'inventaire des biens et des matériaux, par exemple, le formulaire INV-3 approuvé par la loi est utilisé. Il est nécessaire d'indiquer la quantité totale, le type, l'article et les autres propriétés de chaque type de biens et de matériaux. Dans certains cas, la commission peut recevoir de nouveaux inventaires dans le processus d'inventaire. Dans ce cas, les informations les concernant sont reflétées dans un inventaire séparé. A la fin de la procédure, ces valeurs sont capitalisées. À son tour, dans le processus d’inventaire, certains biens et matériaux peuvent être sujets à une sortie, par exemple si l’acheteur les achète. Dans ce cas, les informations sur les valeurs d'élimination sont également enregistrées dans un inventaire séparé. Une variante est possible dans laquelle un inventaire des marchandises en transit, par exemple depuis un entrepôt du fournisseur situé dans une autre ville, est requis. Dans ce cas, les données sur les valeurs sont enregistrées sous la forme d'INV-6, qui est également approuvé par la loi. Un scénario est possible dans lequel la commission révèle que les marchandises sont expédiées au client mais ne sont pas payées. Dans ce cas, les informations sur les valeurs pertinentes sont entrées dans le formulaire INV-4.
Un inventaire de biens et de matériaux peut nécessiter la comptabilisation des valeurs situées dans les entrepôts d'autres entreprises. Dans ce cas, le formulaire INV-5 est utilisé. Lors de la comptabilisation des valeurs dans le processus d'inventaire de la commission, ainsi que de la personne financièrement responsable, des informations provenant de documents principaux peuvent également être requises. Si les résultats de l'inspection révèlent une divergence entre les caractéristiques des biens et des matériaux enregistrés de fait avec les données de la comptabilité, une feuille de comparaison est établie sur la base d'un autre formulaire approuvé par la loi - INV-19.
Le document principal, qui enregistre les résultats de la procédure en question, est un acte d'inventaire, parfois appelé inventaire. Il doit être signé par tous les participants à l'audit - représentants de la commission, ainsi que par les employés dont la compétence est de garantir la sécurité des valeurs des produits de base. La loi d'inventaire doit être conservée dans les archives de la société pendant 5 ans.
Il sera utile d'examiner comment les résultats de l'audit sont établis dans la comptabilité.
Inventaire comptable
Un inventaire d'un bien peut avoir 3 résultats possibles: la conformité totale des données réelles avec celles contenues dans la comptabilité, l'identification des excédents ou des manques. En règle générale, les plus grandes difficultés rencontrées dans la pratique résultent de la prise en compte correcte des faits reflétant la présence de biens et matières excédentaires ou manquants. En cas de pénurie - les informations à ce sujet sont enregistrées sur le compte 94.
Si les stocks et autres actifs manquants sont identifiés dans des volumes ne dépassant pas les limites de perte établies, les valeurs correspondantes sont alors imputées aux comptes associés à la production. Mais si la pénurie d’inventaire dépasse les normes de perte, elle est déjà enregistrée dans des comptes appartenant à la personne matériellement responsable, qui doit par la suite compenser la perte de la société.
La comptabilisation des excédents est effectuée à l'aide de leur corrélation avec la valeur de marché sur les comptes D-t 20 ou, par exemple, 23 et 44, ainsi que sur le compte K-t 94.
Un inventaire est donc effectué en comptabilité. Mais il reste encore quelques nuances dans sa mise en œuvre. Par exemple, ceux associés à la détermination de ses termes.
Calendrier d'inventaire
La fréquence de l'inventaire dépend du type spécifique de valeurs d'inventaire prises en compte. En général, il se tient au 4ème trimestre de l'année sous revue. C'est - d'octobre à décembre. Cependant, un inventaire des immobilisations peut être réalisé moins fréquemment - une fois tous les 3 ans. Si nous parlons de vérifier les collections d'une bibliothèque, cela peut être fait une fois tous les cinq ans. À son tour, un inventaire dans les organisations de vente au détail est effectué assez souvent - environ 1 fois par trimestre. Les détaillants, à des intervalles spécifiés, peuvent vérifier, par exemple, des entrepôts ou des caisses enregistreuses. Au moment où l'inventaire commence dans l'entreprise, tous les documents nécessaires à la mise en œuvre de la procédure en question doivent être prêts.
En règle générale, la durée de l'inventaire n'est définie dans aucune source juridique. L'essentiel est de respecter les délais fixés pour un type particulier de valeur marchande.
Automatisation de la comptabilité en tant que facteur du bon inventaire
Comment faire un inventaire aussi correctement et efficacement que possible? L'un des facteurs permettant de résoudre ce problème avec succès peut être l'automatisation en temps voulu des procédures de comptabilisation des articles en stock. Il peut être implémenté dans l'infrastructure de l'entreprise via un logiciel spécialisé. Les solutions modernes du type correspondant permettent de comptabiliser la plupart des opérations associées au mouvement des marchandises et des matériaux au sein de l'entreprise. Cette option permet tout d’abord de gagner un temps considérable sur la préparation et la vérification de l’exactitude des documents utilisés dans l’inventaire.
Quelle propriété doit être vérifiée?
Dans le cas général, l’entreprise réalise un inventaire des biens et matériaux qu’elle possède. Cependant, les experts recommandent également de conserver des enregistrements des actifs non seulement détenus, mais également gérés par l'organisation, par exemple lorsqu'il s'agit de biens loués. L'essentiel est que l'information soit présente dans la comptabilité.
En ce qui concerne la propriété d’une entreprise, celle-ci peut être représentée dans un large éventail de variétés. Le plus souvent, les actifs immobilisés de la société, les actifs incorporels, les stocks ainsi que les éléments de stock sont inventoriés. Il est également possible d’enregistrer les obligations financières de la société liées, par exemple, au remboursement de prêts. Nous étudierons un certain nombre de nuances pratiques d’inventaire en prenant comme exemple la mise en œuvre de la procédure appropriée pour la comptabilisation des immobilisations corporelles, des immobilisations incorporelles, ainsi que du matériel d’inventaire.
Inventaire OS
Comment inventorier le plus correctement les immobilisations? Tout d'abord, il est recommandé de vérifier la disponibilité de l'entreprise:
- fiches d'inventaire, inventaires, registres et autres sources de comptabilité;
- les fiches techniques et autres types de documentation nécessaires sur le système d'exploitation appartenant à l'entreprise;
- les documents relatifs au système d'exploitation loué par la société et ceux qui y sont stockés.
S'il manque des documents, ils doivent être préparés. S'ils ont des erreurs, elles doivent être corrigées. Lors du processus d’inventaire des systèmes d’exploitation, la commission établie par la direction de la société inspecte les ressources disponibles et enregistre également leur quantité et leurs principales caractéristiques dans l’inventaire. Si nous parlons de comptabilisation des machines et des équipements, il est nécessaire d’enregistrer dans les inventaires leurs numéros de série en fonction de la fiche technique, de l’année de fabrication, de l’objet et de la capacité.
Si les résultats de l'inventaire montrent que l'entreprise a des systèmes d'exploitation défectueux, la Commission devrait dresser un inventaire qui enregistre des données reflétant le fait que les systèmes d'exploitation ne sont pas opérationnels, ainsi que le motif de l'évaluation correspondante.
Dans certains cas, il peut être nécessaire d’inclure dans les documents comptables les informations reflétant un changement de la valeur comptable des immobilisations en raison de modifications de conception identifiées. Il peut s’agir, par exemple, d’une amélioration des installations par la modernisation ou, inversement, d’une diminution de leurs caractéristiques opérationnelles en raison de l’usure de certaines pièces.
Inventaire des immobilisations incorporelles
Comment dresser l'inventaire des actifs incorporels d'une entreprise? La principale tâche de la commission dans ce cas est de vérifier si la société dispose de documents confirmant son droit de disposer de certains actifs incorporels. Il peut s’agir de certificats, certificats, brevets, contrats de transfert de droits, etc. Il convient de noter que les actifs incorporels incluent la réputation de l’entreprise. Si une entreprise a créé elle-même des actifs incorporels, par exemple s'il s'agit d'un programme informatique, sa présence nécessite également des preuves documentaires.
Il est important que tous les types d’actifs respectent des critères tels que:
- absence de lien direct avec d'autres biens de la société;
- utilisation dans les processus de production de l'entreprise pendant plus de 12 mois;
- utiliser comme un atout qui apporte des avantages économiques à l'entreprise.
Inventaire des biens et matériaux
Comment faire un inventaire d'inventaire? La principale caractéristique de cette procédure est sa mise en œuvre en relation avec les emplacements des biens et des matériaux. En même temps, la pièce où la vérification de la disponibilité et la recherche de biens et de matériel a été effectuée est généralement scellée. Si un inventaire de l'entrepôt est réalisé, la commission effectue généralement ses travaux en présence de la personne qui la gère.
Contrôle de la présence de biens et de matériaux, détermination de leur quantité, pesage et, si nécessaire, autres opérations avec des valeurs de produit. Les informations sur les biens et les matériaux sont entrées dans l'inventaire, ce qui indique le type de valeur, leurs groupes, leur numéro d'article et d'autres paramètres. Les actifs disponibles pour la société lors de l'inventaire sont pris en présence d'une commission. Cependant, leur capitalisation est effectuée après vérification. En fait, nous avons déjà dit plus haut à ce sujet, ainsi qu’à propos de la comptabilisation des objets de valeur en route, ainsi qu’expédiés, mais non payés. L’important dans l’inventaire des biens et des matériaux est de certifier correctement toutes les opérations effectuées avec eux par le biais d’inventaires spéciaux.
Les particularités de la vérification des stocks en cours ou dont le statut est expédié mais non payé, ainsi que celles qui se trouvent dans les entrepôts d'autres sociétés, sont la nécessité de justifier les montants indiqués dans les comptes. Il est important qu'ils soient tous confirmés par des sources primaires. Par exemple, en ce qui concerne les biens et matériels en transit, il peut s’agir de documents de règlement. Les données sur les biens et matériels expédiés peuvent être étudiées en prenant en compte les ordres de paiement disponibles ou leurs copies. Les informations sur les objets de valeur stockés dans les entrepôts de tiers peuvent figurer dans les reçus relatifs à l'acceptation des biens et matériaux à stocker.Comme nous l’avons noté plus haut dans l’article, au moment de la prise d’inventaire feuille de classement.
Résumé
C'est la spécificité de faire des inventaires dans les entreprises russes. Il est important que la société établisse les documents corrects certifiant chaque étape de cette procédure, en tenant compte des spécificités des actifs spécifiques. Pendant l'inventaire, il est nécessaire de procéder à une comptabilité cohérente de la quantité, de l'état et des autres propriétés essentielles des biens et des matériaux, des immobilisations corporelles, des actifs incorporels et des passifs. La direction de la société doit émettre un ordre d'inventaire, constituer une commission et lui conférer les fonctions les mieux adaptées aux tâches qui seront affectées à la structure interne correspondante.
