La lettre de voiture d'un véhicule de tourisme (formulaire n ° 3) est nécessaire pour planifier, organiser, comptabiliser et gérer les transports. Les formalités administratives sont effectuées conformément aux instructions régissant le calcul du transport. Les autres principaux titres comprennent un journal qui enregistre le mouvement des feuilles de route, ainsi que feuille de route.
Documents obligatoires
Lorsqu'il travaille dans une voiture de tourisme, un conducteur faisant partie du personnel de l'organisation doit posséder:
- Un certificat pour le droit de gérer le produit avec la catégorie appropriée ou un permis temporaire.
- Documents d'enregistrement sur le transport et sur la remorque (si disponible).
- Feuille de route d'une voiture.
- Lettre de voiture pour le fret.
- Permis spécial pour le transport de marchandises dangereuses ou volumineuses.
Feuille de route d'une voiture. Échantillon de remplissage
La responsabilité de la bonne exécution du document incombe au responsable de l’organisation, ainsi qu’aux personnes impliquées dans le processus de saisie des données sur papier et responsables de l’opération de transport. Le conducteur ne remplit pas le connaissement de la voiture. A la réception (avant le départ) et à la livraison (au retour), il appose sa signature. Avant que le document ne soit remis au conducteur, une personne autorisée ou un répartiteur entre les informations nécessaires dans le bordereau de la voiture. Le formulaire contient des lignes qui indiquent:
- une date (année, mois, jour) correspondant à celle inscrite dans le registre;
- heures de travail (voyage d’affaires, jours de semaine, horaire journalier ou cumulé, vacances ou week-end, heures supplémentaires, etc.);
- marque et type de produit, son état et son numéro de garage.
S'il y a une semi-remorque ou une remorque, les informations à ce sujet sont entrées dans la section appropriée. La ligne "Escorte" indique des informations sur les personnes participant au transport. La section «Utilisation du véhicule et du conducteur» contient des informations sur l’heure (heures et minutes) de départ et de retour du véhicule. Dans la section "Tâche" de la colonne "À la disposition de qui", conformément à l'application, le nom du client est entré. La ligne "Heure d'arrivée" indique l'heure (heures et minutes) à laquelle le transport est arrivé à destination.
La lettre de voiture d'une voiture de tourisme contient également des informations sur le carburant. Cette information est indiquée au recto du document. Ici, par écrit, la personne autorisée entre des informations sur la quantité de carburant nécessaire pour exécuter la tâche en vertu du contrat. Dans ce cas, le carburant restant du jour ouvrable précédent est pris en compte. Si la lettre de voiture est établie correctement, la personne autorisée appose sa signature sur la ligne correspondante. Le répartiteur confirme donc l'exactitude du document.
Départ du garage
Immédiatement avant l'envoi du moyen de transport, la feuille de route de la voiture est remplie par un mécanicien (technicien en carburant et lubrifiant) dans les colonnes appropriées. Cette personne autorisée doit entrer les informations dans les lignes de la section de mouvement du combustible. Il y entre des informations sur la quantité de carburant émise, des numéros et des séries de coupons. La correspondance des informations avec la réalité est certifiée par le mécanicien avec sa propre signature.
Informations d'inspection pré-vol
La lettre de voiture d'une voiture de tourisme contient des informations sur l'état de santé du conducteur. Ils sont entrés dans le document par l'agent de santé de l'organisation. L’inspection avant le départ permet de tirer une conclusion quant à l’accès du conducteur à la gestion du transport et à la mission.En cas d'état de santé insatisfaisant, la voiture est annulée.
Départ du poste de contrôle
Immédiatement avant de quitter le territoire de l’organisation, le mécanicien du point de contrôle entre l’indicateur de vitesse dans le connaissement de la voiture. Ils sont indiqués dans la colonne 4 de la section "Utilisation du véhicule et du conducteur". Cette information peut également être saisie par le mécanicien du service du contrôle de la qualité.
En plus du compteur de vitesse, la personne autorisée note sur l’heure à laquelle le véhicule a quitté le territoire sur la lettre de voiture du véhicule. Dans la section "Transport de carburant", dans la colonne "Reste au moment de l'expédition", vous indiquez la quantité de carburant dans le réservoir.
Le transfert du véhicule au conducteur en bon état, ainsi que la conformité des informations à la réalité, doivent être certifiées par la signature du mécanicien. Le conducteur, également, signe également sous toutes les lignes pleines. Donc, il confirme l'acceptation de la voiture en bon état, ainsi que la réception d'un travail.
Informations sur le trafic sur la ligne
L'introduction de cette information est effectuée dans un certain ordre. La ligne "Heure d'arrivée" indique les heures et les minutes auxquelles le chauffeur a remis la feuille de route au client. Ce dernier signe dans le document, certifiant l'arrivée du transport. Les colonnes "Au départ" et "À l'arrivée" contiennent le compteur de vitesse au moment où le conducteur est entré sur le territoire du client et l'a quitté. La colonne "Marques spéciales" contient des informations qui ne sont pas fournies dans le formulaire. Celles-ci incluent notamment les notes des clients sur les défaillances, les employés du service routier, etc.
Retour de transport au garage
Une fois l’affectation terminée, la feuille de route est émise dans l’ordre inverse. La première marque est faite au point de contrôle. Le mécanicien ou une autre personne autorisée figurant dans la colonne "Travaux de la voiture et du conducteur" fournit des informations sur l'heure à laquelle les fonds sont restitués sur le territoire de l'organisation.
Parallèlement, une ligne contenant l'indicateur de vitesse et des données sur le carburant restant est remplie. Le technicien de carburant remplit la ligne «Livré», en entrant le reste dans le réservoir après coup. L'exactitude des informations est confirmée par la signature de la personne autorisée.
Le mécanicien de la boîte de vitesses prend la voiture du conducteur. Dans la ligne «Accepté», la personne autorisée signe l'acceptation des fonds en bon état (ou en défaut). Dans la colonne "Passé", le chauffeur signe, confirmant le retour du transport. La feuille de route de la voiture est remise à l'expéditeur. Il place à son tour une signature dans la ligne correspondante du document et procède à son enregistrement dans le journal comptable.
Informations complémentaires
En règle générale, une feuille de route est délivrée au conducteur pour un jour ouvrable. Dans ce cas, un document de la veille devrait être remis. En cas de transport interurbain, le dédouanement est prolongé. Dans certains cas, une organisation peut utiliser la lettre de voiture d'une voiture de tourisme pendant un mois. Un tel document doit être approuvé conformément aux méthodes comptables de la société.
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