Si l'organisation dispose de son propre transport de fret, la partie obligatoire de l'activité est la comptabilité des conducteurs, la consommation de lubrifiants et de carburant.
Cette information et d’autres sont enregistrées dans le rapport original. C'est ce qu'on appelle le "connaissement d'un camion". Un formulaire de document contient divers champs. Les informations saisies reflètent les activités susmentionnées. Il existe plusieurs types de tels documents. Plus loin dans l'article, nous examinerons plus en détail certaines d'entre elles.
Informations générales
La lettre de voiture d'un camion peut être de trois types. Sa définition dépend de plusieurs facteurs. Ainsi, la lettre de transport d'un camion (formulaire 4 C) est utilisée lors du transport, à condition que la machine soit payée à la pièce, conformément aux tarifs unifiés.
Longue distance type de document Il est utilisé lors de transports longue distance. La lettre de voiture d'un camion de ce type comporte une bande rouge à l'avant avec l'inscription correspondante. Le transport sur de longues distances et leur paiement sont effectués conformément aux chartes de transport établies et aux dispositions législatives. La lettre de voiture d'un camion peut également refléter des informations sur le transport effectué en fonction de tarifs basés sur le temps.
Exigences générales
La lettre de voiture, dont l'échantillon est présenté ci-dessous, est un document de déclaration strict. La production de papier est réalisée avec une numérotation d'impression par ordre de départements, ministères et entreprises dans la quantité nécessaire pour répondre à leurs besoins.
Les formulaires sont stockés dans l’entrepôt de l’organisation. Si nécessaire, le document est remis à la personne responsable contre accusé de réception. En règle générale, cette personne est le répartiteur, le responsable du site opérationnel, le responsable du garage, etc.
Instructions pour la compilation
La législation nationale impose un certain nombre de conditions pour la saisie d'informations dans la lettre de voiture d'un camion d'entrepreneur individuel, d'organisation à but non lucratif et d'autres structures impliquées dans le transport. Le document est considéré invalide dans certains cas. Par exemple, si la lettre de voiture d'un camion (le formulaire n'a pas d'importance en même temps) ne contient pas au moins l'un des éléments suivants:
- Le cachet de l'entreprise.
- Sceau d'organisation.
- Date de publication.
Saisie d'informations
La lettre de voiture du camion est établie par une personne autorisée. Il est responsable de l'exactitude des informations saisies. Les obligations de vérification des informations et de contrôle de l'exactitude de leur saisie incombent également au responsable du parc de transport, ainsi qu'au responsable de l'entreprise. La feuille de route est remise au conducteur uniquement contre récépissé. Dans ce cas, il doit remettre le document précédent.
Si le travail implique le transport de biens matériels, le chauffeur reçoit une lettre de transport correspondante avec la feuille de route. Ces deux documents doivent être conservés ensemble. Cela leur permet d'être vérifiés pendant le processus d'inspection.
Émet une entreprise de comptabilité de facture. Son numéro et des informations sur la masse de la cargaison transportée sont entrés dans la lettre de voiture. Le document de rapport contient également des pièces justificatives (2 pièces). La saisie de ces informations est effectuée par le client. Ces coupons détachables sont ensuite transférés au client avec le compte en tant que preuve de l'achèvement des travaux.
Caractéristiques de la compilation d'un document sur le transport par tarif horaire
La feuille de route du camion (formulaire 4 P) contient la section "Tâches du conducteur".Dans la 16e colonne «À la disposition de qui» (conformément à la demande ou en raison d'une commande ponctuelle d'un client), le répartiteur doit entrer l'adresse et le nom de l'entreprise à la disposition de laquelle le véhicule arrive. Les lignes 18 et 17 contiennent des informations sur l'heure prévue de départ et d'arrivée, respectivement. La colonne n ° 19 contient le nombre d'heures de travail attribué et le n ° 20 le nombre de voyages.
La ligne "Client" contient le nom de l'organisation destinataire, les initiales et le nom de famille de la personne responsable de la réception et de l'utilisation du véhicule. Dans la colonne "Heure", les heures et les minutes d'arrivée et de départ des voitures sont entrées. La colonne "Indicateur de vitesse" contient des informations sur les performances du compteur au moment de l'arrivée et du départ de l'entreprise.
Les numéros TTN sont entrés dans la colonne correspondante. Une copie des factures jointes à la lettre de voiture indique leur nombre total (si plus de 1). La colonne "Nombre de voyages" contient le nombre de transports effectués. La ligne "Cachet et signature du client" est renseignée par le client. Dans cette colonne, les informations confirment l'exactitude de tous les détails. La section "Effectuer des tâches" contient des informations sur les itinéraires de conduite: où et depuis quels voyages sont effectués. La confirmation des informations est effectuée par la signature du client.
Pièces jointes au document. Fonctions de saisie de données
Un coupon détachable est utilisé comme pièce jointe à la lettre de voiture. C'est la base pour l'envoi de factures pour le paiement de services de transport. Un coupon détachable est rempli par le client. Conformément au document de rapport présenté par le chauffeur, le client entre dans les colonnes appropriées sa date d’émission et son numéro. Le coupon indique également le nom de l'organisation sur le matériel roulant de laquelle la cargaison, le numéro de plaque d'immatriculation et la marque des voitures et remorques arrivées sont transportés (le cas échéant).
Caractéristiques du programme de traitement de documents pour le transport à la pièce
La lettre de voiture établie selon ce formulaire est une confirmation du caractère industriel de l'utilisation du carburant. Ce document sert de base à la radiation de carburant et de lubrifiants à prix coûtant. Le travail avec ces feuilles et d’autres se déroule dans le cadre d’un programme spécial 1C: Entreprise 7.7. Le traitement des documents est effectué de la même manière que les magazines ordinaires.
Dans le programme ouvert, un tableau contient cinq signets. Dans la section "feuilles de route", vous pouvez introduire de nouveaux documents, les copier, les éditer et les supprimer. Dans ce cas, les informations peuvent être triées en fonction de la date, du modèle / numéro de la machine, etc. L'onglet "Pilotes" contient les détails suivants:
- Numéro de personnel.
- Le conducteur.
- La catégorie est juste.
- Un numéro qui a un permis de conduire.
La section "Voitures" contient des informations sur la marque du véhicule. Cet onglet contient des informations sur les numéros de garage et d’état de la voiture, le taux actuel de consommation de carburant pour chaque réservoir par volume complété et en tenant compte des facteurs de correction:
- si le produit est équipé d'un équipement à gaz;
- lorsque vous travaillez avec des remorques.
Par exemple, pour le 1er réservoir, la norme pour les moteurs diesel est proposée - 1,3 l / 100 tkm. Cet indicateur peut être ajusté par rapport à d'autres types de carburant ou de moteurs. Le journal interne "Types of Fuel" contient des informations sur sa marque. Dans la boîte de dialogue pour la saisie de la feuille de route, il y a un bouton "calcul".
Dans les lignes, entrez le nombre de signes d’arrondi conformément à la norme. Les indicateurs peuvent être donnés avec des fractions décimales. En liaison avec ce bouton «calcul», le nombre de décimales est réglé dans le processus de calcul automatique de la consommation de carburant selon les normes. La section "Remorques" contient des informations sur la marque, l'état et le numéro de garage.
Quelques subtilités
Les comptables individuels cherchent à simplifier le processus d’établissement des lettres de voiture. Dans ce cas, il s’agit principalement de l’introduction d’informations sur la consommation de carburant.Cela est dû dans de nombreux cas au fait que cette fonction implique non seulement une responsabilité supplémentaire, mais également une charge pour l’activité principale.
En règle générale, cette situation est typique des petites organisations. Conformément au décret n ° 78, les feuilles de route sont remplies par la personne responsable (répartiteur, responsable de site, etc.). Cela signifie que le comptable doit être autorisé par l'ordre correspondant de la direction de l'entreprise. Dans ce cas, la préparation de la documentation par un employé peut engager sa responsabilité.
Conséquences de l'échec
Une information simplifiée peut entraîner de nombreux problèmes. La présence d'une feuille de route est obligatoire pour le conducteur effectuant le transport de marchandises. Outre le fait que la documentation est en cours de vérification par les autorités fiscales, des postes de police de la circulation sont installés le long du parcours du véhicule. Conformément au paragraphe 2.1.1 de la SDA, le conducteur doit avoir avec lui un document de rapport et le transmettre à la demande des agents de la police de la route. En cas d'absence de facture, une pénalité est prévue.
Télécharger la lettre de transport routier (formulaire N 4-P)
Téléchargez la feuille de route d'une voiture - formulaire n ° 3
Téléchargez la lettre de voiture d'un formulaire spécial de voiture numéro 3 spécial
Téléchargez la feuille de route d'un taxi-passager, formulaire n ° 4 C
Téléchargez la feuille de route d'un taxi-passager. Form No. 4 P
Téléchargez la feuille de route d'un taxi-passager, formulaire n ° 4
Téléchargez le bulletin n ° 6 du connaissement d'autobus
Téléchargez le formulaire de comptabilité comptable numéro 8 du mouvement comptable
Téléchargez le bordereau d'expédition n ° 1 T
