Vrachttransportdiensten worden als vrij populair beschouwd, maar voor hun levering moeten bedrijven verschillende transportdocumenten correct opstellen. Als deze afwezig is, kan dit de basis vormen voor problemen met de verkeerspolitie of de belastinginspectie. Alle diensten waarbij goederen worden vervoerd, zijn expeditie. Voor hun levering is het tussen de klant, vertegenwoordigd door de geadresseerde of de afzender van de lading, en de expediteur vereist om een expeditieovereenkomst te sluiten, waarvoor de vereisten van Art. 801 Burgerlijk wetboek. Er moet een ontvangstbewijs met informatie over de vervoerde goederen worden bijgevoegd. Elke deelnemer aan een dergelijke overeenkomst moet begrijpen waarvoor het ontvangstbewijs is bedoeld, hoe het is opgesteld, door wie het is ondertekend en welke informatie het bevat.
Document concept
Het verzendbewijs wordt gepresenteerd door de documentatie die wordt gegenereerd wanneer de klant de goederen naar de expediteur overbrengt. Burgers vragen zich vaak af of een ontvangstbewijs nodig is. Het is verplicht voor registratie, omdat het een onmisbaar onderdeel is van het contract voor het goederenvervoer.
De documentatie wordt ingevuld door de directe expediteur, maar moet tegelijkertijd de handtekening van de afzender hebben. Waarom heb ik een verzendbewijs nodig? Het dient als bewijs dat de expediteur de goederen echt heeft aanvaard en daarom alleen verplicht is deze op tijd naar de aangewezen plaats te vervoeren.
Bovendien dient dit document als bewijs dat de expediteur gedurende een bepaalde periode als eigenaar van de vervoerde lading optreedt. Hij is het die ervoor moet zorgen dat geen enkele omstandigheid de integriteit van de vervoerde artikelen kan aantasten. De expediteur is verantwoordelijk voor de lading, dus als deze beschadigd is, moet de specialist de schade aan de klant dekken.
Soorten verzenddocumenten
In clausule 5 van de regels voor expeditie-activiteiten, die zijn goedgekeurd door PP nr. 554, worden alle documenten opgesomd die beschikbaar moeten zijn voor de expediteur. Deze omvatten:
- direct doorsturen ontvangstbewijs;
- een bestelling bestemd voor de expediteur en opgesteld door de afzender;
- magazijn ontvangst.
Waarom heb ik een verzendbewijs nodig? Het is voor haar dat de vrachtvervoerder kan bevestigen dat hij specifieke goederen van de klant heeft ontvangen. Na het transporteren van artikelen is hij niet langer verantwoordelijk voor ze.
Is het verplicht om het te compileren?
Bij het opstellen van het contract voor transportexpeditie is het verplicht om aanvullende documentatie bij te voegen. Vaak hebben deelnemers aan een transactie de vraag of een doorstuurbon nodig is. Het is een onmisbaar document dat schriftelijk is opgesteld en door beide partijen bij het proces is ondertekend.
Als dit document niet beschikbaar is, zullen er problemen ontstaan rekening houdend met de transportkosten. Dit zal leiden tot het onvermogen om de inkomstenbelasting correct te berekenen.
In artikel 6 van de regels staat dat in plaats van een ontvangstbewijs andere documenten kunnen worden gebruikt die de acceptatie en het transport van een specifieke lading bevestigen. Deze documenten zijn schriftelijk opgesteld en bevatten een lijst van alle goederen die door de expediteur worden vervoerd. Het contract tussen de twee partijen bij de transactie moet aangeven welke aanvullende documenten bij de overeenkomst zijn gevoegd.
Wie stelt op?
Het invullen van een verzendbewijs wordt als een eenvoudig proces beschouwd en de expediteur moet dit zelf afhandelen. Een specialist kan contact opnemen met de klant voor aanvullende informatie over de vervoerde goederen.
Het wordt afgegeven aan de klant nadat alle goederen zijn geaccepteerd. Op basis van dit document heeft de expediteur het recht om de goederen te bezitten tot het einde van zijn transport. Daarom zijn de vrachtbrief en het ontvangstbewijs de belangrijkste documenten voor elke koerier. Op basis van deze documentatie wordt in elk bedrijf de juiste boekhouding verstrekt.
Kan een ontvangstbewijs worden gebruikt in plaats van een factuur?
Vaak hebben burgers de vraag of een factuur nodig is als er een ontvangstbewijs is. De functies voor het samenstellen van verschillende documenten zijn onder meer:
- als de aannemer optreedt als expediteur, worden zijn transportkosten bevestigd door de bijbehorende verzenddocumenten;
- de expediteur hoeft geen cognossement op te stellen, maar het is een bindend document voor de vervoerder, die vaak betrokken is bij het directe transport van goederen;
- deze documenten zijn totaal verschillend en kunnen elkaar niet vervangen.
Als de expediteur onafhankelijk vervoer uitvoert, heeft hij dus geen externe transporteur nodig, dan heeft hij geen factuur nodig, dus alleen een ontvangstbewijs is voldoende. De klant kan de goederen op een verzendbon op dezelfde manier volgen als op andere transportdocumenten.
Hoe is het correct opgesteld?
Het is belangrijk om niet alleen te begrijpen waarvoor het ontvangstbewijs is bedoeld, maar ook hoe u het correct moet compileren zodat het echt als officiële documentatie wordt gebruikt. Bij het opstellen van dit document wordt rekening gehouden met de regels:
- noodzakelijkerwijs de datum waarop het ontvangstbewijs is opgesteld;
- de nummerplaat van het document is geregistreerd;
- informatie over de afzender en de geadresseerde wordt vermeld;
- andere personen die betrokken zijn bij het proces van vrachtvervoer worden vermeld;
- informatie over de directe expediteur die verantwoordelijk is voor de lading tijdens het transport wordt ingevoerd.
Alle deelnemers aan het proces kunnen zowel individuen als verschillende bedrijven zijn. Als de organisatie als deelnemer optreedt, worden de naam en contactgegevens vastgelegd in het ontvangstbewijs. Als een persoon optreedt als partij bij de transactie, is het verplicht om de volledige naam van de burger, zijn telefoonnummer en paspoortgegevens te registreren.
Type en inhoud van het document
Er is geen strikte vorm van doorsturen van ontvangst, daarom kan de documentatie worden opgesteld op standaard A4-blad of op briefpapier van de transportorganisatie. Hiervoor kan een gedrukte of handgeschreven versie worden gebruikt.
Hieronder ziet u een voorbeeld van een ontvangstbewijs.
Handtekening van de expediteur is noodzakelijkerwijs opgenomen in het document, dat bevestigt dat alle informatie die in het document is ingevoerd betrouwbaar is en de specialist de lading echt heeft geaccepteerd voor opslag. Een ontvangstbewijs wordt uitsluitend in twee exemplaren gegenereerd, aangezien het ene bij de klant van de organisatie blijft en het andere rechtstreeks aan de expediteur wordt overgedragen.
Indien nodig kunnen extra kopieën worden gemaakt, die noodzakelijkerwijs door de expediteur worden ondertekend. Zonder zijn handtekening worden ze als ongeldig beschouwd. Zodra de lading op het bestemmingsadres is afgeleverd, wordt het ontvangstbewijs van de klant niet teruggestuurd naar de expediteur, maar blijft deze bij de afzender. Daarom kan er niet over het document worden onderhandeld.
De procedure voor het invullen van documentatie
Het doorsturen van een ontvangstbewijs wordt als een eenvoudig proces beschouwd. Om dit te doen, volstaat het om bepaalde informatie achter elkaar in te voeren. Daarom wordt het aanbevolen om het volgende algoritme te gebruiken:
- aanvankelijk wordt de datum bepaald wanneer het ontvangstbewijs wordt gevormd en moet deze voldoen aan de datum waarop de expediteur de goederen van de klant ontvangt;
- een specifiek nummer wordt toegewezen aan de documentatie, waarbij rekening wordt gehouden met de kenmerken van de interne documentstroom van een bepaalde transportorganisatie;
- gegevens over de cliënt verstrekt door zijn F. I. O. en paspoortgegevens worden ingevoerd in het formulier, en als hij een bedrijf is, worden de naam, details, het wettelijke adres en contactgegevens vermeld;
- gegevens over de directe vervoerder worden verstrekt, en als hij een privépersoon is, moeten zijn paspoortgegevens worden opgenomen;
- het land van oorsprong van de goederen is aangegeven;
- een identificatienummer of goederencode van de lading wordt verstrekt om deze informatie aan de inspecteurs te presenteren wanneer het voertuig stilstaat;
- er wordt informatie verstrekt over de markering, waardoor u onder dergelijke omstandigheden kunt vaststellen dat de goederen moeten worden vervoerd, aan welke voorwaarden moet worden voldaan, en meestal wordt de markering vertegenwoordigd door verschillende holografische tekens, symbolen of andere tekens;
- het type verpakking wordt aangegeven, aangezien deze kan worden weergegeven door een plastic container, een kartonnen doos, een tas of andere items;
- schrijft voor hoeveel ruimte de lading inneemt voor transport;
- het gewicht van de lading is vermeld, zowel netto als bruto;
- gegevens over het volume en de afmetingen van de getransporteerde artikelen worden ingevoerd;
- de volledige waarde van de lading wordt gegeven op basis van de beschikbare betalingsdocumenten die van de klant zijn ontvangen;
- er wordt met name veel aandacht besteed aan de vervoersvoorwaarden, die de verplichtingen van de expediteur aangeven om de veiligheid van de lading tijdens het vervoer te waarborgen;
- er wordt een regel gemaakt voor speciale voorwaarden waar verschillende informatie kan worden ingevoerd als beide partijen akkoord gaan met hun beschikbaarheid;
- op het einde wordt de handtekening van de expediteur met het transcript op de bon geplaatst.
Het is niet verplicht om het document te certificeren met het zegel van de organisatie. Hieronder ziet u een voorbeeld van een ontvangstbewijs.
Andere nuances
Het ontvangstbewijs is niet voorzien van een verhandelbaar document, dus de klant van het bedrijf mag het niet terugsturen naar de expediteur nadat hij zijn verplichtingen onder de bestaande overeenkomst is nagekomen.
Fouten in het document zijn niet toegestaan en correcties zijn niet toegestaan. Als de expediteur een fout maakt tijdens het opstellen van de documentatie, moet hij gewoon opnieuw beginnen om het ontvangstbewijs op te stellen. De meeste velden in dit document zijn rechtstreeks bedoeld om de lading te beschrijven, waardoor deze gemakkelijk te identificeren is. Dit is niet alleen nodig voor de expediteur zelf, maar ook voor verkeersinspecteurs die de vrachtwagen kunnen stoppen voor inspectie. Ze bestuderen meestal de informatie die de facturen en het verzendbewijs bevatten. In deze documenten moeten de gegevens identiek zijn.
Andere verzenddocumenten omvatten een magazijnontvangstbewijs en een order die rechtstreeks voor de expediteur is gegenereerd. Op basis van deze documenten neemt de expediteur niet alleen de verantwoordelijkheid op zich om de lading te vervoeren, maar ook om deze te beschermen, zodat deze tijdens het transport intact blijft. Het is voor deze diensten dat de kosten van een specialist zijn bedoeld.
Indien nodig kan de aannemer derden inschakelen om de taak uit te voeren. Meestal worden hiervoor carrierdiensten gebruikt.
Is het mogelijk om de lading te volgen?
Een ander uniek doel van de bon is de mogelijkheid voor de klant om precies te volgen waar zijn lading zich bevindt. Hiertoe kunt u verschillende services op internet gebruiken.
Het volgen van vracht op een doorstuurbon wordt als een eenvoudig proces beschouwd, omdat het voldoende is om het document en het vrachtnummer in te voeren, evenals het toepassingsnummer in de geselecteerde service. Op basis van de ingevoerde informatie kan de klant precies begrijpen waar zijn lading zich bevindt, en hoe snel de voorwaarden van het contract door de expediteur worden vervuld.
Juridisch advies
Het doorsturen van het ontvangstbewijs wordt niet alleen voor de klant zelf, maar ook voor de directe expediteur als een belangrijk document beschouwd.Dit komt door het feit dat het document wordt gebruikt in de belastingadministratie om de kosten te berekenen die een specialist heeft gemaakt tijdens het transport van goederen. Daarom moet het zorgvuldig worden opgesteld, rekening houdend met tal van vereisten en zonder fouten. Als verschillende vlekken of onnauwkeurigheden worden vastgesteld, kan dit de basis worden voor werknemers van de Federale Belastingdienst om te weigeren het te gebruiken om de belastinggrondslag te verminderen.
Het ontvangstbewijs bevat alleen gegevens over de partijen bij de overeenkomst en de lading. Het bevat geen informatie over de periode van vrachtvervoer. Daarom is het bovendien noodzakelijk om afzonderlijk een factuur voor betaling uit te geven en te betalen. De expediteur moet zorgen voor de opstelling van de vrachtbrief.
Het hele pakket documenten is niet alleen vereist door de directe aannemer, maar ook door de klant. Hiermee kunt u eenvoudig omgaan met belastingberekeningen en boekhouding.
conclusie
Het doorsturen van de ontvangst wordt als een belangrijk document beschouwd voor alle organisaties en personen die gespecialiseerd zijn in goederenvervoer. Op basis hiervan wordt de verantwoordelijkheid voor specifieke goederen overgedragen aan de expediteur.
Het is vereist om op verantwoorde wijze te benaderen met het invullen en invullen van een dergelijk ontvangstbewijs. Het moet uiterst betrouwbare en nauwkeurige informatie bevatten. Dit zal het in de toekomst mogelijk maken om in geval van onvoorziene gevallen te bevestigen dat de goederen door een specifiek transportbedrijf zijn geaccepteerd en afgeleverd op hun bestemming.