Om een belangrijke beslissing te nemen die nodig is voor een appartementengebouw, is een stem van de eigenaren vereist. Dit proces kan in verschillende vormen worden uitgevoerd, die elk hun eigen kenmerken en doeleinden hebben. Vaak is er geen mogelijkheid voor alle mede-eigenaars om de volgende vergadering bij te wonen, dus moet u gebruik maken van het correspondentieformulier. Eigenaren van appartementen in een gebouw moeten weten hoe afwezige stembiljetten worden gehouden door huiseigenaren, welke stembiljetten worden gebruikt en hoe de notulen correct worden opgesteld en stemmen worden geteld.
Het concept van afwezigheidsstemming
Voor elk gebouw met meerdere units is het hoogste bestuursorgaan de bijeenkomst van eigenaren. Daarop worden belangrijke beslissingen genomen met betrekking tot het in optimale conditie houden van het object.
Tijdens dergelijke vergaderingen proberen appartementeigenaren de levensomstandigheden te verbeteren en het beheer te optimaliseren. De procedure op basis waarvan wordt gestemd, wordt bepaald in het charter van de HOA of het Wetboek van Strafrecht. Om een beslissing legitiem te maken, is een bepaald quorum vereist. Hiervoor is het noodzakelijk dat ten minste 50% van de bewoners van het huis aan de procedure deelnemen.
Als tijdens de vergadering problemen met betrekking tot financiële en economische activiteiten worden opgelost, bijvoorbeeld een lening is vereist of een grote revisie is vereist, dan is een belangrijk kenmerk de aanwezigheid van ten minste 60% van de appartementeigenaren.
Bewoners worden op de hoogte gebracht van de vergadering met behulp van een speciale dagvaarding. Vooraf bepaalde vorm van stemmen. Als het niet mogelijk is om het vereiste aantal mede-eigenaars te verzamelen, moet u uw toevlucht nemen tot afwezige stemming. De procedure gaat ervan uit dat burgers in geen enkele kamer bij elkaar komen en dus stembiljetten ontvangen die vervolgens thuis worden ingevuld. Pas nadat ze zijn verzameld en geteld, wordt een beslissing genomen.
Kenmerken van het correspondentieformulier
De HOA-voorzitter moet weten hoe afwezige stembiljetten worden gehouden door huiseigenaren en aan welke voorwaarden hiervoor moet worden voldaan. De functies van dit proces omvatten het volgende:
- Het wordt alleen uitgevoerd op voorwaarde dat het op geen enkele manier mogelijk is om een persoonlijke vergadering te organiseren;
- de procedure wordt in verschillende fasen uitgevoerd, aangezien de voorbereiding aanvankelijk wordt uitgevoerd, waarna alle huurders op de hoogte worden gebracht van de geplande stemming, en pas dan wordt de directe procedure voor het invullen van de vragenlijst uitgevoerd;
- na het samenvatten, worden de notulen van de vergadering competent gevormd;
- alle burgers die bij dit proces betrokken zijn, moeten op de hoogte worden gesteld van de resultaten;
- De belangrijkste fasen worden uitgevoerd door de voorzitter van de raad van het huis, en hij kan ook de hulp gebruiken van de werknemers van het Wetboek van Strafrecht die verantwoordelijk zijn voor deze structuur.
Bewoners kunnen medewerkers van het Wetboek van Strafrecht bij de procedure betrekken. Zij zijn degenen die de afwezige stembiljetten voorbereiden voor huiseigenaren, en ook aan de bewoners uitleggen hoe het proces wordt uitgevoerd. De beheermaatschappij kan zelfstandig de vorm en inhoud van de vragenlijst ontwikkelen.
Welke problemen worden aangepakt?
Wanneer u de afwezigheidsvorm van huiseigenaren kiest, kunt u veel belangrijke problemen oplossen. Bijvoorbeeld:
- er wordt besloten wanneer en met welke middelen de huidige of grote reparaties van het uit meerdere appartementen bestaande gebouw zullen worden uitgevoerd;
- definieert de regels en nuances van landschapsarchitectuur naast het huis;
- er wordt een beslissing genomen over de mogelijkheid om bij de woning horende panden te huren;
- de noodzaak beoordeeld om de tarieven voor revisie te verhogen;
- de voorzitter of secretaris van de HOA wordt benoemd.
Als u begrijpt hoe afwezig stemmen wordt uitgevoerd door huiseigenaren, kunt u legaal en snel veel belangrijke problemen oplossen die elke appartement-eigenaar in een dergelijk gebouw aangaan. De bovenstaande lijst met vragen is bij benadering, daarom is het toegestaan om beslissingen te nemen met betrekking tot andere belangrijke punten.
Regels voor kennisgeving van huurders
Alle eigenaren van appartementen in het gebouw moeten van tevoren op de hoogte worden gesteld. Hiervoor worden schriftelijke meldingen naar hen verzonden. Ze worden samengesteld door mensen uit het thuismanagement die beslissen of ze een onderzoek willen uitvoeren.
De initiatiefnemers sturen meldingen naar alle bewoners van het huis, waarvoor ze persoonlijk appartementen kunnen bezoeken of documenten in mailboxen kunnen achterlaten. Documentatie wordt 10 dagen voorafgaand aan directe inzameling ingediend. Er is geen goedgekeurd formulier voor dergelijke meldingen, maar ze moeten zeker de volgende informatie bevatten:
- informatie over de personen die de directe initiatiefnemers van de enquête zijn;
- vorm van het proces;
- datum waarop de procedure zal worden uitgevoerd;
- het tijdstip waarop alle ingezetenen de voltooide stembiljetten moeten retourneren;
- de plaats waar de stemmen van de eigenaren van de appartementen worden verzameld, wordt aangegeven;
- de agenda van de vergadering en na de overdracht van kennisgevingen zal het onmogelijk zijn deze agenda te wijzigen;
- methode en tijdstip van kennismaking met de informatie met betrekking tot de besproken kwesties.
Het is toegestaan om meldingsgegevens per e-mail aan appartementeigenaren te sturen. Hiervoor worden aangetekende brieven met ontvangstbevestiging gebruikt. Als de documentatie aan alle bewoners wordt overhandigd, is het belangrijk om dit proces onder een handtekening uit te voeren.
Hoe wordt de geschiktheid bepaald?
Om na het gezaghebbende besluit te kunnen beslissen, moet met een aantal voorwaarden rekening worden gehouden. Deze omvatten:
- alle eigenaars van appartementen in een appartementengebouw moeten van tevoren op de hoogte worden gesteld;
- de stemmen van alle huurders zijn niet vereist, maar een quorum is vereist, daarom moet ten minste 50% van de tegenstanders minimaal stemmen;
- als er financiële problemen zijn opgelost, moet u stemmen verzamelen van 60% van de appartementeigenaren.
Als het niet mogelijk is om een quorum te bereiken, moet u opnieuw stemmen.
Procesvereisten
Om wettig te kunnen stemmen, wordt rekening gehouden met de volgende vereisten:
- optimale bulletins worden gebruikt;
- optimaal quorum wordt bereikt;
- appartementeigenaren worden tijdig op de hoogte gebracht van de stemming;
- belangrijke kwesties worden aangepakt;
- vakkundig opgenomen resultaten;
- alle bewoners worden op de hoogte gebracht van de beslissing.
Alleen onder dergelijke omstandigheden zullen optimale resultaten worden verkregen die niet kunnen worden aangevochten.
Hoe worden afwezige stembiljetten gehouden door huiseigenaren?
De procedure wordt als vrij eenvoudig beschouwd, maar om alle genomen beslissingen wettig te maken, moet rekening worden gehouden met de juiste volgorde van acties. Daarom zijn de volgende stappen geïmplementeerd:
- bepaalt de redenen waarom het onmogelijk is om een algemene vergadering voor de uitvoering van open stemming te houden;
- er wordt een kennisgeving opgesteld waarin informatie over de agenda wordt opgenomen en gegevens over alle initiatiefnemers van deze stemming zijn opgenomen;
- binnen de gespecificeerde periode moet een dergelijke kennisgeving door elke huiseigenaar in het huis worden ontvangen;
- op een vooraf bepaalde periode ontvangen alle appartementeigenaren vooraf voorbereide stembiljetten;
- zij beantwoorden de vragen die worden gesteld in de vorm van een stemming, waarvoor zij de volgende opties kunnen kiezen - voor, tegen, onthouding;
- ingevulde formulieren gespecificeerd in de kennisgevingsmethode worden aan de initiatiefnemers van de stemming toegezonden;
- stemmen worden geteld, waarna een protocol wordt opgesteld;
- Op basis van de resultaten wordt een beslissing genomen.
Bij het opstellen van een kennisgeving kan elk geschikt formulier worden gebruikt. De afwezigheid van stemmen door huiseigenaren moet plaatsvinden op het tijdstip dat in dit document wordt aangegeven.
Bulletinregels
Kiezers kunnen hun eigen stembiljetten maken. Ze bevatten informatie over precies welke problemen moeten worden opgelost door de eigenaren van appartementen in het huis. Het is raadzaam om de monsters van afwezige stembiljetten door huiseigenaren te bestuderen om een idee te krijgen van hoe deze documentatie eruitziet.
Om het nemen van een beslissing gemakkelijk te maken, zijn alle vragen nauwkeurig en duidelijk geschreven. Het document stelt drie mogelijke antwoorden voor, waarmee u het tegenovergestelde antwoord kunt controleren. Een steekproef van afwezige stembiljetten door huiseigenaren verschilt alleen in naam. Een voorbeeld van dit document kan hieronder worden bestudeerd.
Nuances van het tellen van stemmen
Na de stemming telt de initiatiefgroep de stemmen. Hiervoor wordt rekening gehouden met de antwoorden op alle vragen in de bulletins. Alleen op basis van de informatie in deze documenten worden de resultaten van het afwezig stemmen van huiseigenaren bepaald. Een voorbeeldnieuwsbrief kan hierboven worden bestudeerd.
Alleen die documenten die op tijd door de appartementeigenaren zijn ingediend, worden gebruikt. Het aantal stemmen wordt bepaald op basis van de oppervlakte van het appartement in het huis. Het is toegestaan dat de stemming wordt ingevuld door een vertegenwoordiger die een notariële volmacht heeft.
Alleen die stemmen worden geteld, waarbij één antwoord uit drie opties wordt gekozen. Als mensen de vereisten voor het invullen van een document overtreden, worden hun stemmen niet geteld.
Hoe worden de resultaten opgesteld?
Zodra het tellen van de stemmen is gemaakt, wordt een protocol bij afwezigheidsstemming opgesteld door de voorzitter van de HOA. Bij het invullen van de volgende regels:
- het aantal appartementeigenaren in een appartementengebouw;
- hoe correct de formulieren werden ingevuld door burgers;
- of een quorum is bereikt;
- of de stemming correct werd uitgevoerd, want als ernstige fouten worden geïdentificeerd, worden de resultaten gemakkelijk als ongeldig herkend.
Alle correct uitgevoerde beslissingen worden zeker in het protocol vastgelegd. Bovendien bevat het de volgende informatie:
- naam van het document;
- stemdatum;
- bulletin-verzamelplaats;
- informatie over de initiatiefnemers van het proces;
- het aantal gestemde eigenaren van appartementen;
- informatie over de voorzitter en secretaris van de vergadering;
- kwesties die aan bod kwamen in het stemproces;
- geeft aan of het gewenste quorum is bereikt;
- directe stemresultaten worden gegeven;
- aan het einde wordt de handtekening gemaakt door de voorzitter en de secretaris.
Het origineel van dit document moet door de voorzitter worden bewaard en kopieën moeten binnen 5 dagen worden verzonden naar het Wetboek van Strafrecht, de Vereniging van Eigenaren en de woningbouwcoöperatie. Een voorbeeld van het afwezigheidsstemprotocol vindt u hieronder.
conclusie
Als het niet mogelijk is om een algemene vergadering te houden, wordt een afwezige stemming gehouden. Het gaat om de overdracht op verschillende manieren aan bewoners van het bouwen van speciale stembiljetten. Deze formulieren moeten tijdig worden overgemaakt aan proactieve personen.
Op basis van de verkregen resultaten wordt een stemprotocol opgesteld, waarmee u kunt achterhalen welke beslissingen de bewoners van het gebouw hebben genomen.