Vroeg of laat komt er bij de activiteiten van een individuele ondernemer een moment dat u uw zakenpartner moet factureren. Er is geen officieel goedgekeurde vorm van een dergelijk document, daarom bepaalt elke onderneming of individuele ondernemer dit onafhankelijk. Tegelijkertijd is de rekening de basis voor schikkingen, daarom moet deze bepaalde details bevatten.
Wat is een account en de verplichte gegevens
Een account is een document dat de belangrijkste punten van een aankomende transactie weergeeft. Het hoofddoel van zijn oprichting is de verplichting om te betalen voor bepaalde diensten of de levering van goederen.
Hoe factureren? Allereerst is dit een betalingsdocument, dus het moet bankgegevens bevatten voor betaling. Bovendien moet de volgende informatie op de factuur aanwezig zijn:
- volledige gegevens van de individuele ondernemer, namelijk F. I. O. en FIN;
- naam van de organisatie die de rekening betaalt, de belastingcode;
- als de factuur wordt uitgegeven in overeenstemming met de voorwaarden van de ondertekende overeenkomst, wordt de verwijzing ernaar in het document vermeld;
- adres van de locatie van de ondernemer;
- volledige accountgegevens (nummer en datum), zodat deze kunnen worden geïdentificeerd aan de hand van andere vereisten;
- de naam van het product of de dienst met de maximale omschrijving van de verkochte producten;
- hoeveelheid geleverde goederen;
- eenheidskosten en totaalbedrag.
Aan het einde van het document moet u het volledige te betalen bedrag aangeven. Als de ondernemer DOS gebruikt, geeft u het bedrag met btw in cijfers en woorden aan. Helemaal aan het einde wordt de IP-handtekening aangebracht, als er een accountant is, dan zijn handtekening en zegel (indien aanwezig).
Als aanvullende voorwaarden kan op de factuur worden vermeld:
- leveringsvoorwaarden;
- de termijn voor het verzenden van goederen of het verlenen van diensten;
- kortingen;
- verplichtingen van de partijen;
- sancties.
Al dan niet factureren
Moet ik factureren voor betaling? In feite is een dergelijke procedure niet bij wet geregeld. De partijen kunnen handelen op basis van het contract en er ook betalingen aan verrichten. Met de account kunt u echter de afrekening tussen tegenpartijen nauwkeuriger maken.
Het is verplicht om een factuur op te stellen, als dit wordt bepaald door de voorwaarden van de overeenkomst die door beide partijen is ondertekend. Ook is een dergelijk document vereist als, volgens de voorwaarden van het contract, geen duidelijk bedrag voor betaling is voorgeschreven. De levering van goederen gebeurt bijvoorbeeld in fasen, door aanvullende toepassingen of we hebben het over energierekeningen.
Bovendien is het volgens de vereisten van bepaalde artikelen van de belastingwetgeving verplicht om in de volgende gevallen te factureren:
- als de individuele ondernemer is vrijgesteld van btw (artikel 145);
- indien het document persoonlijk van de verkoper is opgesteld en het op het algemene belastingstelsel berust (artikel 145);
- in gevallen waarin al een gedeeltelijke vooruitbetaling is ontvangen (artikel 168).
In elk geval kunt u met het account snel financiële relaties tussen de partijen opstellen en snel betalen.
Volgorde van registratie
Hoe een factuur op te stellen en hoe verschijnt deze? U kunt zelf een factuur maken op blad A4 of A5, in elk kantoorprogramma, bijvoorbeeld in Word of Excel. Tegenwoordig zijn er veel sjablonen, dat wil zeggen dat u het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden. Indien gewenst kan de factuur op briefpapier worden uitgegeven.
Er zijn ook verschillende CRM-programma's waarmee u gratis een account kunt maken.Er zij ook aan herinnerd dat, ondanks het feit dat de vorm van een dergelijk document als een account ontbreekt in regelgevingsdocumenten, maar het kan ter terechtzitting worden gepresenteerd als bewijs.
Methoden voor het overdragen van een account aan een tegenpartij
Documenten die bij ondernemingen worden gegenereerd, kunnen op verschillende manieren worden overgedragen. Het account is geen uitzondering. Het wordt als volgt verzonden:
- per fax;
- per e-mail
- per mail
- persoonlijk in de hand.
De belangrijkste fouten in de voorbereiding
Hoe factureren? Deze vraag doet zich vaak voor bij beginnende individuele ondernemers. Als u de fouten kent die niet moeten worden gemaakt, wordt het veel eenvoudiger om het juiste document op te stellen.
Allereerst, als het account is ondertekend door de individuele ondernemer en accountant, moeten hun handtekeningen worden gedecodeerd. Als de factuur wordt verzonden in de vorm van een elektronisch document met de handtekening van een elektronische digitale handtekening, is decodering niet langer vereist.
Het komt vaak voor dat op de factuur de datum van afgifte en samenstelling van het document niet samenvalt. Dit klopt niet. En nog een probleem - onoplettendheid bij het invullen van de details voor de betaling. Uiteraard gebeurt dit niet als het document in een speciaal boekhoudprogramma wordt opgesteld. Maar als het IP zelden factureert, is het noodzakelijk om de afrekeningsrekeningen en andere details meerdere keren te controleren voordat u het naar de tegenpartij verzendt.
Factureringsdagboek
Een logische vraag rijst - als de vorm van het account niet wettelijk is gereguleerd, heeft u dan een dagboek nodig om ze te registreren? In feite zou een dergelijk tijdschrift verplicht moeten zijn voor personen die intermediaire diensten verrichten. De vorm van een dergelijk boekhoudkundig document is bepaald bij besluit van de regering van de Russische Federatie nr. 1137.
In dit geval is de houder van het journaal van gefactureerde facturen verplicht om gegevens over de ontvangst van facturen in te voeren. Regelgevende handelingen voorzien in de mogelijkheid om een dergelijk dagboek zowel in elektronische als in papieren vorm bij te houden, hoewel de indiening ervan bij de Federale Belastingdienstinspectie uitsluitend in elektronische vorm wordt verstrekt. Het magazine bestaat uit twee delen en wordt elk kwartaal onderhouden.
In het eerste deel van het journaal van ontvangen en uitgegeven facturen worden de ontvangen facturen aangegeven en in het tweede respectievelijk uitgegeven. Het document moet driemaandelijks bij het IFTS worden ingediend, dat wil zeggen voor het eerste kwartaal tot 20 april, voor het tweede kwartaal - tot 20 juni, enzovoort.
Alle individuele ondernemers en rechtspersonen die betrokken zijn bij bemiddeling zijn verplicht dergelijke dagboeken gedurende 4 volledige jaren te bewaren, die worden geteld vanaf het moment dat de laatste vermelding erin werd ingevoerd.
Voor het ontbreken van een dergelijk tijdschrift wordt een boete van 10 duizend roebel verstrekt, die hetzelfde is voor zowel rechtspersonen als individuele ondernemers.
In andere gevallen wordt de facturering uitsluitend op verzoek van de zakenman uitgevoerd.
Hoe btw in het account weer te geven?
Als een individuele ondernemer op een gemeenschappelijke basis werkt en betaler is van de belasting over de toegevoegde waarde, moet hij deze bij het factureren scheiden in een afzonderlijke regel. In de praktijk zijn er twee opties die beide correct zijn.
Het totaal te betalen bedrag wordt inclusief btw berekend, bijvoorbeeld:
“Het totale bedrag is: 100.000,00 roebel, inclusief 18% BTW - 18.000,00 duizend roebel. Totaal te betalen: 100.000,00 roebel. "
De tweede optie:
“Het totale bedrag is: 82.000,00 roebel, inclusief 18% BTW - 18.000,00 duizend roebel. Totaal te betalen: 100.000,00 roebel. " Dat wil zeggen, eerst wordt het bedrag zonder btw voorgeschreven, vervolgens worden het belastingbedrag en het totale verschuldigde bedrag toegewezen.
Betalingstermijn
Hoe de vervaldatum factureren en correct weergeven? De uiterste datum waarop de betaling moet zijn verricht, kan zowel in het document zelf als rechtstreeks in het contract worden vermeld. Als de prijs en de vervaldatum in het contract zijn vastgelegd, heeft de partij die het heeft vastgesteld niet het recht om de waarde te wijzigen.
Als de factuur geen deadline heeft om te betalen, is dit geen overtreding. Hoewel in de praktijk bepaalde problemen kunnen ontstaan bij het "wegvallen" van de betaling.In dergelijke gevallen worden meestal de voorwaarden in het contract voorgeschreven. Als er geen overeenkomst is, heeft de partij die de betaling moet doen, een kans om onafhankelijk te bepalen wanneer het zal betalen.
Het tijdstip van betaling kan ook op een bepaalde manier worden bepaald. Bijvoorbeeld de datum van ontvangst van de factuur of ontvangst van goederen. In ieder geval garandeert de partij die de betaling factureert en de voorwaarden voor de afwikkeling bepaalt, de andere partij dat de kosten van de goederen of diensten tijdens deze periode niet worden verhoogd.
Er zouden eigenlijk geen problemen moeten ontstaan met het factureren van IP aan LLC. Een potentiële klant neemt contact op met de individuele ondernemer en kondigt zijn wens aan om een specifiek product en de hoeveelheid te kopen. De verkoper maakt op basis van een schriftelijke of mondelinge aanvraag facturen en stuurt deze voor betaling over naar de tegenpartij. De partij die de factuur heeft ontvangen en ermee heeft ingestemd deze te betalen, maakt het geld over naar de bankrekening van de leverancier en ontvangt de goederen.