Wat zijn de basiswerkstroomregels?

Documentbeheer is een van de belangrijke werkgebieden met papieren voor managementwerk. Om ervoor te zorgen dat ze de kortste weg gaan en zo snel mogelijk de eindbestemming bereiken, moet de workflow op de juiste manier worden georganiseerd in overeenstemming met de vastgestelde workflowregels.

concept

Onder documentbeheer wordt het proces verstaan, waardoor er een compilatie, coördinatie, ontvangst en overdracht plaatsvindt, hun verzending.

Anderzijds vertegenwoordigt het de beweging en beweging van effecten vanaf het moment dat ze zich voordoen totdat ze naar het archief worden verzonden (of ontvangen).

Alle documentatie kan in drie categorieën worden weergegeven:

• inkomend komt van de externe omgeving;
• uitgaand komt in de externe omgeving;
• intern wordt gecreëerd binnen de onderneming zelf en blijft binnen zijn grenzen.

De gepresenteerde categorieën bepalen de documentstromen in bedrijven met verschillende oriëntaties (horizontaal en verticaal).

Onder de belangrijkste vormen van workflow zijn de volgende mogelijk.

Basisprincipes

Er zijn 4 basisprincipes van workflow.

Schending van ten minste een van de principes leidt tot de vernietiging van het gehele systeem van circulatie van documenten.

Hoofdregel

Overweeg de basisregel van de workflow.

Het beheren ervan is een moeilijk technologisch proces, gekenmerkt door verschillende parameters met betrekking tot het gehele werk van de organisatie. Het belangrijkste kenmerk van de workflow is het bewegingspad, dat alle situaties op het bewegingspad van het document bestrijkt vanaf het moment van creatie (of van ontvangst) tot het moment van toepassing. Het is heel belangrijke tijd besteed aan het doorgeven van papieren op dit pad. Vandaar de hoofdregel van het handhaven van de workflow van de organisatie: hun daadwerkelijke overdracht langs het kortste en meest directe pad met de minste tijdsbesteding.

Andere regels

Bij het organiseren van werk, moet u de volgende basisregels volgen voor het organiseren van de workflow:

• de grootste vermindering van onnodige en irrationele gevallen van documentoverdracht (vanwege de uitsluiting van technologische activiteiten voor de verwerking van papier en managementeenheden die geen gevolg zijn van de zakelijke behoeften van het bedrijf zelf);
• uitsluiting of beperking van de grootste retour van documenten (tijdens verwerking - uitvoering en afgifte, tijdens de voorbereiding - verificatie en goedkeuring, enz.);
• de grootste consistentie van focus en verwerking van de belangrijkste categorieën documenten, op voorwaarde dat elke beweging ervan moet worden bepaald.

De implementatie van deze principes stelt u in staat het belangrijkste organisatorische mechanisme van het bedrijf te belichamen - specialisatie, de mogelijkheid om centraal homogene technologische operaties uit te voeren.

Door naleving van de algemene regels van de workflow kunt u documenten van het managementapparaat beter verwerken door:

• gewone workflow, het elimineren van cyclische bewerkingen die verband houden met de voorbereiding en verwerking van papieren;
• de stroom van documenten, waardoor ze uniform worden verplaatst en evenredige werklast wordt bevorderd.

Regel nr. 1 - Gecentraliseerde ontvangst en verzending

Onder de regels van papierwerk en workflow is de belangrijkste noodzaak de centralisatie. Met andere woorden, alle papieren van de organisatie, zowel inkomend (ongeacht de bezorgingsmethode) als uitgaand (behalve die ontvangen of verzonden per fax en e-mail en verbonden met specifieke artiesten), moeten worden verwerkt in één verantwoordelijke dienst - het secretariaat of de administratieve eenheid (kantoor). Hierdoor kunt u verschillende problemen tegelijkertijd oplossen:

• om de resterende diensten en afdelingen van de organisatie vrij te maken van technische acties (inkomende documenten controleren, enveloppen openen of verzegelen, post of faxen markeren)
• om de productiviteit van het gebruik van kantoorapparatuur op kantoor te verhogen (kopieerapparaat, fax, markering en andere machines die worden gebruikt voor het verwerken van documenten).

In een gecentraliseerde vorm van kantoorwerk is de papierverwerking geconcentreerd in de kantoordienst en zijn structurele afdelingen vrijgesteld van kantoorfuncties (registratie en boekhouding, bestandsopslag, enz.).

Een gedecentraliseerde vorm van workflow houdt in dat er in de structurele eenheden van de organisatie kantoorwerk met hen is. Gewoonlijk is deze vorm gerechtvaardigd in geval van territoriale fragmentatie van de organisatie.

In gemengde vorm wordt een deel van het papierwerk gedaan door de administratieve dienst, en een deel door eenheden. Meestal, in gemengde vorm, worden sommige documenten geregistreerd, gecontroleerd, in bedrijf gezet en opgeslagen door de kantoordienst. Dit zijn voornamelijk effecten die door het management zijn verworven en hieruit voortkomen. Documenten over kwesties die binnen de competentie van afdelingen vallen, worden vastgelegd, gecontroleerd, uitgevoerd en opgeslagen in de structurele afdelingen van het bedrijf.

Regel nr. 2 - sluit onredelijke retouren uit

De documentenstroom moet zo worden georganiseerd dat ze niet terugkeert naar de dienst (afdeling) die al is verstreken. De enige uitzonderingen zijn situaties die worden gerechtvaardigd door zakelijke noodzaak. Een document voor de handtekening van een manager gaat bijvoorbeeld onvermijdelijk tweemaal door zijn secretaresse, omdat hij specifiek een intermediair is tussen de manager en de hoofden.

Workflowregel nr. 3 - vooronderzoek van inkomende

In de totale massa van binnenkomende documenten moet u de meest fundamentele en belangrijkste voor de organisatie kiezen en ze eerst bestuderen. Als de daarin vervatte informatie door een plaatsvervanger of andere bevoegde medewerker kan worden overwogen, is het beter om hem rechtstreeks een document te sturen, waarbij de manager wordt omzeild. Om de overdrachtsmethode precies te vinden, moet deze worden onderzocht door een competente kantoormedewerker die kennis heeft van de organisatiestructuur, functies van eenheden en competenties van managers en medewerkers.

Regel nummer 4 - registratie van documenten vindt eenmaal plaats

Als hij de afdeling bedrijfsbeheer (secretariaat) binnenkwam, geregistreerd was en na het bestuderen van de manager (of adjunct) bij een van de afdelingen was, hoeft hij niet opnieuw te worden geregistreerd. Als het papier, het management omzeilen, de afdeling is binnengekomen, wordt het ook eenmaal specifiek in de afdeling geregistreerd. Met andere woorden, aan elk document kan slechts één registratienummer worden toegewezen, hetzij in de boekhoudservice, hetzij rechtstreeks in de eenheid.

Regel nr. 5 - de resolutie van het document geeft nauwkeurig de datums, uitvoerders en verantwoordelijke personen aan

Ondanks het feit dat beslissingen worden genomen door bedrijfsleiders, moet de secretaris dit proces onder controle houden en tot op zekere hoogte beïnvloeden.Met andere woorden, hij moet ervoor zorgen dat de tekst van de beslissing zo correct mogelijk wordt gepresenteerd, met uitsluiting van de waarschijnlijke vragen van de uitvoerder.

Regel nr. 6. Scheiding van documentstromen

Een documentstroom is een verzameling van één type of bestemming die dezelfde route heeft. Gewoonlijk zijn drie streams verdeeld: inkomend, uitgaand en intern (niet gemaakt om de grenzen van de organisatie te overschrijden). Elke documentstroom heeft meestal subniveaus (stromen op het tweede niveau). De stroom 'Inkomende documenten' omvat bijvoorbeeld drie soorten: papieren van het moederbedrijf, van divisies en representatieve kantoren, evenals partnerbedrijven, oproepen van personen, enz.

In de workflow van uitgaande en interne documenten worden subniveaus op dezelfde manier verdeeld. Beperkte papieren (handelsgeheim, geheim, enz.) Worden meestal afzonderlijk geplaatst. De beveiligingsservice van de organisatie beheert hun werk.

Boekhoudprocessen

Overweeg de basisregels van de accountingworkflow.

De omvang ervan wordt uitgedrukt door het totale aantal effecten dat de organisatie heeft ontvangen en gedurende een bepaalde periode heeft uitgevoerd. Workflowgrootte verwijst naar het aantal geldige kopieën van interne documenten die binnenkomen. Bij het berekenen van de omvang van de workflow wordt ook rekening gehouden met kopieën van papieren die zijn gemaakt met de introductie van verschillende technische middelen.

Boekhoudindicatoren zijn opgesteld in de vorm van een samenvatting, referentiegegevens over de grootte van documenten. Hun vorm wordt ontwikkeld door de organisatie. Een organisatie kan bijvoorbeeld elke frequentie instellen voor het tellen van documenten: elke maand, eenmaal per week, eenmaal per jaar, elk kwartaal. Zowel kwalitatieve als kwantitatieve studie van het werkproces kan worden overgenomen.

De indicatoren die worden verkregen bij het berekenen van de omvang van de workflow worden gebruikt bij het bepalen van het aantal werknemers en de structuur van de documentbeheerservice. En ook om de werklast van sommige aannemersorganisaties en structurele afdelingen te bestuderen.

Daarom werden in het kader van dit artikel de basisregels voor het organiseren van de workflow die door bedrijven worden toegepast, overwogen.