Persoonlijke documenten zijn documenten uitgegeven door overheidsinstanties die biografische informatie bevatten om de eigenaar te identificeren. Ze zijn vereist bij transacties met onroerend goed, het verkrijgen van leningen, het kopen van tickets. Evenals de registratie van arbeidsrelaties.
Documentclassificatie
Voor de classificatie van documenten met behulp van het oorsprongsprincipe en de gelijkenis.
Van oorsprong zijn er soorten documenten:
- private;
- ambtenaar.
Een document van privé-oorsprong is een papieren medium gecreëerd door een individu in zijn persoonlijke leven, niet gerelateerd aan zijn werksfeer of publieke taken. Dergelijke documenten omvatten brieven, memoires van privé-aard, dagboeken, fotoalbums.
Een officieel document is een informatiebron die is gecreëerd door een rechtspersoon, een individuele ondernemer om zijn wettelijke taken te vervullen en die van invloed is op het sociale en arbeidsveld.
Soorten documenten
Onder de officiële onderscheiden deze soorten persoonlijke documenten:
- identiteitskaarten;
- bevestiging van specialiteit, opleiding, kwalificatie;
- anciënniteit bevestigen;
- van persoonlijke aard.
Het is onmogelijk om een baan te vinden als de bovenstaande documenten niet aan de personeelsdienst worden verstrekt. Deze verplichting van een werknemer wordt geregeld door artikel 65 van de Arbeidswet van de Russische Federatie. Het hoofddocument dat de identiteit van een persoon aantoont, is een paspoort.
Maar naast het paspoort zijn er veel documenten die het indien nodig kunnen vervangen, identificatie. Dit is een certificaat van een matroos, een militair militair, een militair ID, verblijfsvergunning, geboorteakte, buitenlands paspoort, enz.
Documenten voor tewerkstelling
Werkgelegenheid wordt geweigerd als de functie voorziet in professionele vaardigheden en de kandidaat geen opleidingsdocument heeft. Voor medische werkers is dit, naast een diploma van een medisch instituut en een stage, een certificaat van voortgezette opleiding en een certificaat voor het recht om medische diensten te verlenen in een bepaalde specialiteit.
Documenten van persoonlijke aard zijn onder meer klachten, klachten, schriftelijke claims, verklarende.
Persoonlijk bestand
De lijst met nomenclatuurzaken wordt goedgekeurd door het hoofd van de organisatie. Een persoonlijk bestand is niet verplicht voor bedrijven. Een uitzondering voor overheidsorganisaties, waar ze aan iedereen worden uitgegeven. De werkgever beslist onafhankelijk of hij al dan niet wil creëren. Tastbare voordelen: persoonlijke bestanden bieden snelle, tijdige en volledige informatie over elke werknemer. In het geval van inspecties door de inspecterende autoriteiten, wanneer veel documenten van werknemers nodig kunnen zijn, vereenvoudigt het uitvoeren van dergelijke gevallen de procedure aanzienlijk. Alle benodigde documenten voor het maken van mappen worden door de werknemer zelf verstrekt, maar soms verzamelt de werkgever onafhankelijk informatie om bijvoorbeeld de nieuw ingehuurde werknemer te verifiëren, bijvoorbeeld kenmerken en aanbevelingen.
Tijdens de werkperiode is de werknemer betrokken bij het arbeidsproces: het is mogelijk om het naar andere afdelingen of naar andere functies te verplaatsen, waarbij disciplinaire sancties of onderscheidingen worden opgelegd. Dit alles gaat gepaard met de publicatie van personeelsdocumenten die het persoonlijke dossier van de werknemer aanvullen. Het sluit na het beëindigen van arbeidsrelaties met de werknemer. De bewaartermijn voor persoonlijke dossiers van werknemers ontslagen vóór 01.01.2003 is 75 jaar, en 50 jaar voor die ontslagen na 01.01.2003. Gevallen van de leiders van de organisatie, afgevaardigden van elk niveau, werknemers met prijzen en titels worden voor onbepaalde tijd bewaard.
Regelgevingsstructuur van documenten
Er is geen handeling die de samenstelling van persoonlijke bestanden regelt. Werkgevers bepalen de lijst met documenten onafhankelijk van elkaar, op basis van de specifieke kenmerken van de organisatie. Inkomende documenten zijn onderverdeeld in verschillende categorieën.
Er zijn persoonlijke documenten die nodig waren bij het afsluiten van een arbeidsovereenkomst. Op basis daarvan wordt een arbeidsovereenkomst ingevuld, wordt informatie ingevoerd in het 1C-programma. Er is geen manier om te werken zonder een arbeidsovereenkomst, paspoort, werkgelegenheidsverslag, FIN, SNILS.
Als de kandidaat solliciteert naar een functie die professioneel onderwijs vereist, dan een diploma. Als een kandidaat aansprakelijk is voor militaire dienst, dan een militaire kaart. Voor sommige categorieën werknemers is een medisch rapport op basis van de resultaten van een medisch onderzoek verplicht.
De volgende categorie zijn de documenten die zijn gemaakt tijdens de periode van werk in de organisatie. Dit omvat kopieën van bestellingen voor overdrachten, een afscherming.
En de laatste categorie zijn de documenten die werden gevormd bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Afhankelijk van de ontslaggronden is dit een ontslagbrief, een ontslagbrief, een kopie van de overlijdensakte en een kopie van het ontslagbesluit.
Verloop van zakelijke documenten
Medewerkers die worden aangesteld op bevel van de algemeen directeur die verantwoordelijk is voor het onderhouden van de personeelsworkflow, zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de veiligheid van documenten. Als de informatie over de werknemer verandert, wordt het persoonlijke bestand aangevuld, maar kan het oude document niet worden verwijderd. Mappen met etuis moeten zich in een speciale metalen kast of kluis bevinden. Het is verboden om persoonlijke documenten van werknemers op te slaan nadat de verwerkingsdoelen zijn bereikt. Zodra het doel waarvoor de documenten werden aangevraagd is bereikt, moeten ze van de zaak worden uitgesloten en onder ondertekening aan de eigenaar worden teruggegeven. Als er geen mogelijkheid is om terug te keren, worden ze vernietigd door een speciaal aangewezen commissie.