Elke burger die bepaalde informatie moet ontvangen, kan een gebruiker van archiefinformatie worden. Om een archiefcertificaat te verkrijgen, moet u persoonlijk komen of een bevoegd persoon sturen op basis van certificerende documenten.
Welke informatie wordt opgeslagen in het archief
In overeenstemming met de wet op archiefaangelegenheden van de organisatie, zijn overheidsinstanties en personen die commerciële activiteiten verrichten, verplicht de aanvrager de informatie in archiefdocumenten te verstrekken. Een dergelijke dienst moet gratis zijn.
Een archiefcertificaat is een officieel document dat op een speciaal formulier is opgesteld en uitgebreide informatie bevat die door de aanvrager wordt gevraagd. Naast het certificaat hebben burgers het recht om kopieën van archiefdocumenten met betrekking tot de aanvrager te ontvangen. De noodzaak om dergelijke documenten te verkrijgen, kan verband houden met het aanvragen van socialezekerheidsinstanties, het opstellen van pensioenopbouw en het verkrijgen van bepaalde voordelen.
Gegevensprivacy
Volgens de wet moet het verstrekken van archiefinformatie plaatsvinden via gebruikerstoegang tot de originelen en zoekmachines. Opgemerkt moet worden dat alle opgeslagen informatie vertrouwelijk is en dat daarom de toegang ertoe beperkt moet worden tot een bepaalde kring van mensen.
Deze voorzichtigheid houdt verband met het feit dat de informatiebank persoonlijke gegevens van burgers, informatie over hun woonplaats, burgerlijke staat, salaris, strafblad en andere biografische kenmerken bevat. In dit verband is het verkrijgen van een archiefcertificaat niet toegestaan zonder de toestemming van een persoon. Werknemers met toegang tot het archief moeten zich houden aan de regels voor het verstrekken van informatie.
Gebruikers van archiefinformatie
Vanwege het feit dat nogal wat informatie in archieven wordt opgeslagen, vindt de uitgifte van archiefcertificaten plaats bij een groot aantal gebruikers. Deze omvatten rechtspersonen en natuurlijke personen, voormalige werknemers van ondernemingen, wetshandhavings- en belastingautoriteiten, pensioenfondsen, verzekeringsinstellingen en gewone burgers.
Voor elke individuele gebruiker zijn er regels voor het verstrekken van informatie.
Regels voor de afgifte van archiefcertificaten, kopieën en uittreksels
Alle in het archief gevraagde informatie wordt verstrekt op basis van een schriftelijke aanvraag. Dit document schetst de essentie van het verzoek en alle details die nodig zijn voor de zoekopdracht. De applicatie informeert ook de persoonlijke gegevens, initialen, adres en telefoonnummer van de aanvrager. Het verzoek moet worden ondertekend door de persoonlijke handtekening van de aanvrager.
Een werkcertificaat (gearchiveerd) met informatie over anciënniteit wordt afgegeven onder voorbehoud van de meest nauwkeurige informatie over de werkplek van de aanvrager. Ook in dit geval moet u de positie en werkperiode opgeven. Bij het wijzigen van de achternaam moeten de vorige initialen in het verzoek worden vermeld.
De gevraagde informatie uit het archief moet binnen 30 dagen na de datum van registratie van het verzoek worden verstrekt. Als er extra tijd nodig is om speciale informatie te verkrijgen, stelt het archief de aanvrager in kennis van de verlenging van de termijn.
Hoe ziet archiefhulp eruit, voorbeeldformulier
Het certificaat verkregen uit het staatsarchief of uit de personeelsdocumenten van een commercieel bedrijf moet op het briefhoofd van de organisatie worden opgesteld en een duidelijke naam hebben. Een voorbeeld van een dergelijk verzoek kan bij het aanvragen worden gezien.
De invulling van het archiefdocument is gebaseerd op de originelen of gecertificeerde kopieën.Een archiefcertificaat moet nauwkeurige informatie over de gebruikte documenten bevatten en de informatie moet in chronologische volgorde worden gepresenteerd. Alle namen die in het certificaat worden vermeld, zijn in uitgebreide vorm geregistreerd en uittreksels uit het origineel zijn tussen aanhalingstekens geplaatst. Als er tijdens het invullen van het document afwijkingen werden geconstateerd, worden deze overgedragen naar het certificaat in de vorm waarin ze in het origineel voorkomen. Een correct ingevuld certificaat heeft volledige rechtskracht en kan in de vorm van bewijs voor de rechtbank worden gepresenteerd.
Welke overtredingen kunnen een document ongeldig maken?
Een officieel archiefdocument mag geen correcties, vlekken of onleesbare zinnen bevatten. Ook zijn opmerkingen en verschillende persoonlijke conclusies van archiefmedewerkers niet toegestaan in de tekst.
Na het tekstgedeelte van het document zijn gearchiveerde nummers van de gebruikte registers. Het archiefcertificaat wordt ondertekend door de hoofdarchivaris of het hoofd van de personeelsafdeling en gecertificeerd met een zegel. Als het document uit meerdere pagina's bestaat, moet elk blad worden gecertificeerd. Een archiefverzoek wordt in twee exemplaren uitgegeven, waarvan er één op verzoek wordt uitgegeven en het tweede in het archiefregister wordt opgeslagen.
Afgifte van een gearchiveerde kopie van een document
Archiefinstellingen geven op verzoek van burgers kopieën van originele documenten en archiefuittreksels. Dergelijke informatieblokken worden op het briefhoofd van de organisatie aangebracht. Als een kopie van een historisch document wordt gemaakt, is het niet nodig om een dergelijk formulier te gebruiken.
Een archiefverklaring is relevant als de broninformatie zich in een omvangrijk informatieregister bevindt. Om het werk te optimaliseren, geeft het uittreksel daarom alleen dat deel van de informatie aan dat de aanvrager interesseert.
Kopieën van documenten worden samen met een begeleidende brief aan de aanvrager verstrekt. Als de gevraagde informatie niet beschikbaar is in het archief, wordt de reden voor het niet voldoen aan het verzoek gerapporteerd.
Archival certificaat 9 formulieren
Vorm nr. 9 is een redelijk populair document onder de bevolking. Dit certificaat bevat informatie over personen die in een bepaald appartement zijn geregistreerd, over de grootte van onroerend goed, de rechten van de eigenaar en zijn familierelatie met andere aandeelhouders.
Een dergelijk document kan worden geclaimd op het moment van indiening van documenten voor privatisering of in het bewijs van erfrechten. In het geval van de verkoop van onroerend goed is certificaat nummer 9 momenteel niet vereist. Om formulier nr. 9 te verkrijgen, moet u naar het paspoortkantoor op de plaats van registratie gaan en daar een paspoort en een certificaat van eigendom van het pand voorleggen.
Vaak worden aanvragers geconfronteerd met een probleem als de weigering om certificaat nr. 9 af te geven in verband met het resulterende achterstallige huur. In feite kan een dergelijk argument niet als legitiem worden beschouwd, omdat werknemers van het paspoortkantoor volgens de wet een document moeten afgeven, ongeacht de achterstand.
In geval van onwettige weigering is het noodzakelijk om een schriftelijke bevestiging van de reden voor de weigering te verlangen, u kunt ook een klacht indienen bij het hoofd van het paspoortkantoor of naar de rechter stappen.
