Het concept van de "audit van personeel" is stevig ingeburgerd in de informele voorraad van binnenlandse bedrijven en ondernemingen. Maar niet iedereen weet wat het is. Volgens het algemeen aanvaarde begrip worden personeelsaudits uitgevoerd om te beoordelen of werknemers voldoen aan hun huidige functies. Maar in feite heeft dit concept een veel bredere betekenis.
Wat is een audit?
De audit van personeel wordt uitgevoerd door speciaal opgeleide medewerkers in de onderneming. Dit komt door de noodzaak om de resultaten van werknemersbeheer, hun interactie en de vooruitzichten van hun posities voor de prestaties van het bedrijf te verifiëren.
Door zijn aard kan personeelsaudit in een organisatie worden toegeschreven aan aanbevelingsoperaties en niet aan verplichte. Een audit helpt om de situatie in de onderneming te analyseren en geeft het management de mogelijkheid om te beslissen over de aanwerving of vervanging van werknemers. Het recht om een definitieve beslissing te nemen over een verandering van personeel berust echter uitsluitend bij de bazen van het bedrijf.
Audit doelstellingen
De audit heeft de volgende taken. Allereerst is het de taak van het controleren van personeel om te concluderen dat de specialisten de doelstellingen van de onderneming bereiken. Tegelijkertijd is het de moeite waard om ervoor te zorgen: of werknemers de instructies opvolgen die door het regelgevingskader van de onderneming voor hen zijn opgesteld, of ze handelen binnen hun bevoegdheden, niet verder gaan dan hun verantwoordelijkheden, hoe snel het personeel op de situatie kan reageren en de juiste beslissingen kan nemen. Het hoofddoel van de controle is het tijdig wegwerken van problemen en lacunes in het personeelsbeleid van de onderneming.
Het onderwerp van de audit is het gehele personeel, aangezien hij het belangrijkste middel is om de prestaties van de onderneming en de winst van hun activiteiten te vergroten.
Een audit van personeel is een vorm van management, of liever, een manier om het personeel te controleren en te beheren.
Zoals elk proces, wordt een audit uitgevoerd op basis van specifieke richtlijnen. Naar een van de belangrijkste audit principes kan worden toegeschreven aan de professionaliteit van de uitvoering ervan.
De selectie en verificatie van personeel wordt uitgevoerd door speciaal opgeleide professionals voor de naleving van hun functies door werknemers. Bovendien moeten auditexperts de nodige onafhankelijkheid hebben en mogen zij geen vooringenomenheid of neerbuigendheid tonen aan het personeel dat zij auditen.
Een personeelsaudit is gebaseerd op de principes van eerlijkheid en openheid; niemand heeft het recht invloed uit te oefenen op de vaststelling door auditors van beslissingen over de naleving van personeel met de functies die zij bekleden.
Criteria voor personeelsevaluatie
Bij het uitvoeren van hun activiteiten letten accountants er in de eerste plaats op dat personeelskwalificaties voldoen aan de vereisten van hun functies of professionele kenmerken. Tegelijkertijd verwijzen auditors in de regel naar het ontwikkelde uniforme referentieboek voor kwalificaties van beroepen. Bovendien evalueren beoordelaars het nut en de complementariteit van het personeel. Het is ook noodzakelijk om erachter te komen hoe evenwichtig personeel hun werktijd gebruikt.
Opgemerkt moet worden dat bij de evaluatie van personeel rekening wordt gehouden met hoe correct management een personeelsbeleid biedt en wat de indicatoren zijn voor het personeelsverloop.
Op basis van de resultaten van de audit nemen de auditors een besluit over de naleving van het personeel met de functies die ze bekleden en de wettelijke vereisten, evenals verdere stappen om de personeelswerving te verbeteren, personeelstekorten te elimineren, hun management te verbeteren en het respect voor leidinggevenden bij ondergeschikten te vergroten.
Auditinformatie
Bepaalde voorwaarden worden ook gesteld voor de gegevens op basis waarvan de personeelsaudit wordt uitgevoerd. Het is noodzakelijk dat de tijdens de controle verkregen informatie specifiek betrekking heeft op de periode waarin deze wordt uitgevoerd.U moet er ook voor zorgen dat deze gegevens volledig worden ontvangen, ondanks het feit dat ze volledig nodig zijn of niet, en van toepassing zijn op alle werknemers.
Het is gebruikelijk om de nodige informatie in drie vormen te ontvangen. De eerste hiervan is het verkrijgen van informatie in de vorm van grafieken, grafieken, tabellen, diagrammen, meestal in een documentaire of elektronische versie.
Een van de manieren om informatie over personeel waar te nemen, is realtime monitoring van hoe personeel of ondergeschikten met elkaar omgaan.
Een andere manier is om met werknemers te communiceren en directe indrukken van hen te krijgen over het klimaat in het team, de politiek binnen het bedrijf, enz.
Auditmethoden
Experts voeren een audit van HR-management uit op drie gebieden. De eerste heeft een organisatorische aanpak en is ontworpen om documenten te verifiëren op naleving van de wet. Naast het controleren op wettigheid, helpen dergelijke acties om uit te vinden hoe effectief personeelsmanagement is.
De tweede benadering is een beoordeling van motivatie en de psychosociale situatie in het team, de houding ten opzichte van de resultaten van hun activiteiten, gericht op het algehele succes van het bedrijf.
Het derde gebied is economisch van aard en bestaat uit het verifiëren van het succes van de onderneming.
Classificatie van audits
Experts raden aan om regelmatig een audit van personeel en documentatie uit te voeren. De meeste experts zijn het erover eens dat de optimale periode voor het uitvoeren van inspecties eens in de twee tot drie jaar is, afhankelijk van de grootte van het bedrijf, de omzet en dienovereenkomstig personeelsverloop.
Op basis van de frequentie van de audit kunnen we de volgende classificatie uitvoeren.
Allereerst kan de audit worden onderverdeeld in de huidige audit, die met bepaalde tussenpozen wordt uitgevoerd, en de operationele audit, die wordt uitgevoerd wanneer een dergelijke behoefte zich sterk voordoet.
Afhankelijk van de volledigheid van de hoeveelheid gecontroleerde gegevens is de controle van het personeelsbeleid onderverdeeld in volledig, lokaal en thematisch.
Door verificatiemethoden kan het selectief en complex zijn.
In verband met het controleniveau kan de controle worden uitgevoerd door het senior management, afdelingshoofden of de wervingsdienst zelf.
Het uitvoeren van een audit van personeelspotentieel kan respectievelijk experts van buitenaf en hun eigen specialisten zijn. Het belangrijkste is dat zij op dit gebied competent zijn.
Audit algoritme
Elke cheque heeft zijn eigen kenmerken. In de regel wordt een audit van een personeelsorganisatie in verschillende stappen uitgevoerd.
De eerste hiervan is voorbereiding. In dit stadium staan de experts voor de taak om verificatietaken te formuleren, de benodigde specialisten voor het gedrag te selecteren en documenten uit te geven.
Vervolgens is er een directe verificatie van de informatie, waarbij de auditors de nodige documenten verzamelen, vergaderingen en gesprekken met werknemers organiseren, enquêtes houden, enz.
In de derde fase worden de verzamelde gegevens gecontroleerd en worden de verkregen resultaten vergeleken met regelgevingshandelingen. In de laatste fase bereiden auditors de resultaten van de audit voor en trekken op basis daarvan conclusies die naar het management van de organisatie worden gestuurd.
Een audit duurt twee tot drie weken, minder vaak per maand. De duur van de audit kan variëren afhankelijk van de omvang van het personeel. Na het verzamelen en bestuderen van de nodige documenten voor naleving van het wettelijk kader, worden deze resultaten weergegeven in het eindrapport. Een apart hoofdstuk is aan hen gewijd.
Na herhaalde verificatie maken de auditors een kopie van de definitieve samenvatting. Deze methode van documentatie van de monitoringresultaten elimineert de mogelijkheid van fouten. In de regel worden de resultaten gepresenteerd op bladen van formaat A-4. Voor een gemiddelde onderneming zal het volume ongeveer 50 vellen zijn.
Het rapport bevestigt de audit en bevat de resultaten.Dit document bevat informatie over de stand van het personeelsbeleid bij het bedrijf, evenals manieren om lacunes en tips voor het verbeteren van de situatie in de onderneming te corrigeren.
In de regel wordt een rapport opgesteld op basis van een algemeen aanvaard schema en bevat het de volgende items:
- welke documenten of afdelingen zijn gecontroleerd;
- welke hiaten werden gevonden;
- mening van deskundigen over het corrigeren van lacunes in de documentatie;
- gegevens over geïdentificeerde inconsistenties met toepasselijke wetgeving;
- hoe reëel is de dreiging van wettelijke aansprakelijkheid bij verder nietsdoen;
- Informatie over de mogelijkheid om verloren gegevens of documenten te herstellen.
Dit alles zal helpen het werk van elke onderneming te optimaliseren en dus de winstgevendheid te vergroten.
