Een nieuw Engels woord "backoffice" is in het Russische dagelijkse leven verschenen. Wat is dit Welke functies heeft het? In welke bedrijven bestaat het? Laten we proberen dit in meer detail te begrijpen.
Backoffice. Wat is dit
Deze eenheden bestaan in veel organisaties. Een backoffice is een afdeling of afdeling van een bedrijf met bepaalde functies. Het gaat om routine, administratie en service. Traditioneel omvatten de functies ook informatietechnologie (administratie en ondersteunende service), human resources en boekhouding.
In sommige organisaties worden aanvullende werkrichtingen die de backoffice moet uitvoeren, afzonderlijk voorgeschreven. Wat is dit Vaak houden de medewerkers van deze afdeling zich bezig met statistische en analytische boekhouding van verkopen, aankopen, inventarisbalansen en het bijhouden van het archief.
Als deze backoffice een divisie van de bank is, omvatten de functies clearingoperaties, huidige geldafwikkelingsservices, enzovoort.
Backoffice geschiedenis
In de beginfase van bedrijfsontwikkeling was de indeling van de gebouwen van elk bedrijf bijzonder. De voorgrond werd ingenomen door de zogenaamde frontoffice. Dit werd gedaan zodat klanten de mogelijkheid hadden om snel en gemakkelijk de juiste medewerker te vinden. Uiteraard heeft het management zwaar in deze ruimte geïnvesteerd en dure reparaties, schoonmaak en meubels uitgevoerd. Het front office had de beste indruk moeten maken, omdat het het "gezicht" van elk bedrijf is.
Zijn werknemers moeten ook consistent zijn in de stijl van kleding en gedrag. Dit is de publieke kant van elk bedrijf.
Op de achtergrond is traditioneel de backoffice gevestigd. Dit is zo'n plek waar de productie zelf werd uitgevoerd, er was een systeem van administratieve gebouwen, verschillende afdelingen, magazijnen, enz.
Daarom zijn deze gebieden traditioneel vies, somber en niet erg goed verzorgd. De presenteerbaarheid van deze gebouwen werd niet erg in de gaten gehouden, aangezien klanten er nooit in verschenen. Vanzelfsprekend worden er geen speciale eisen gesteld aan het uiterlijk van werknemers. Er werd meer aandacht besteed aan professionele vaardigheden.
Deze indeling van het kantoor in twee grote afdelingen met verschillende functies heeft zich goed bewezen en bestaat nog steeds.
Front office medewerkers creëren een mooie "foto" voor het bedrijf. Tegelijkertijd is het dankzij het backoffice-personeel dat het bedrijf ontwikkelt en bloeit. Waarom? Laten we eens kijken.
Betekenis en belang van backoffice voor bedrijfsontwikkeling
De praktijk laat zien hoe groot de rol van deze eenheid is voor de organisatie.
Ten eerste helpt de backoffice de reputatie van het bedrijf in een zeer competitieve omgeving te behouden. Natuurlijk, als werknemers hun taken goed en duidelijk uitvoeren. Voor elke klant is een kwaliteitsdienst het belangrijkste criterium voor een goed bedrijf. Dankzij de back-office medewerkers wordt een complete cyclus van een bepaalde operatie uitgevoerd.
Ten tweede wordt risicobeheer ook uitgevoerd door de backoffice. Wat brengt dit voor het bedrijf? Het zijn de medewerkers van deze afdeling die rapporten opstellen, gegevens, factoren selecteren en berekeningen maken op basis waarvan managementbeslissingen worden genomen. Daarom is hun correctheid en nauwkeurigheid erg belangrijk voor de toekomst van het bedrijf. Werknemers doen uiterst verantwoordelijk werk, waardoor de risico's aanzienlijk worden verminderd.
Ten derde ontwikkelt de backoffice-service ook nieuwe methoden voor opslaan en rationalisatievoorstellen. Uiteraard verdienen werknemers niet direct financiële middelen voor het bedrijf. Maar ze kunnen dit proces indirect beïnvloeden.
Backoffice in de bank
Het is een operationele boekhoudeenheid. Dankzij zijn werk zijn de activiteiten van de belangrijkste afdelingen gewaarborgd.
De backoffice is betrokken bij de boekhouding en registratie van transacties met effecten, het beheer van passiva en activa, evenals de afwikkeling met klanten. Maar dit is slechts het topje van de ijsberg.
De backoffice voert leningen uit. Bovendien houden werknemers zich vaak bezig met het openen van rekeningen, boekhouden en risicobeheer.
Backoffice. Documentaire uitvoering en ondersteuning van een transactie op de effectenmarkt
In banken bestaat de backoffice vaak uit verschillende divisies. Vooral als de organisatie een groot aantal transacties op de effectenmarkt uitvoert. De taken van medewerkers omvatten elektronische en documentaire verwerking, hun ondersteuning. Laten we hier nader op ingaan.
Ten eerste houdt de backofficemedewerker een transactieregister bij, stelt hij een contract op voor de verkoop van effecten van een bepaalde emittent.
Het volgende is het proces van herregistratie van effecten. Dit is een eigendomsoverdracht. Om dit proces te starten, moet de backofficemedewerker een overboekingsopdracht geven en de huidige transactie legitimeren.
Nadat de herregistratie is uitgevoerd en een ondersteunend document is ontvangen, beheert de werknemer het definitieve afwikkelingsproces.
De backofficemedewerker heeft een zeer grote verantwoordelijkheid. Als er bij het papierwerk de minste onnauwkeurigheid is, wordt de transactie als ongeldig erkend. Als gevolg hiervan zal de klant lijden en zal het bedrijf ernstige verliezen lijden.
Daarnaast is de backoffice bezig met analytische (interne) transacties tussen afdelingen in de organisatie in het systeem van herverdeling van financiën.
Voor het vakgebied van de afgelopen jaren gebruiken ze vaak verschillende back-office automatiseringsprogramma's.
Retail back-office
Bij het organiseren van een bedrijf heeft een manager veel problemen. Het is noodzakelijk om de handelsvloer van goederen te voorzien, magazijnboekhouding bij de onderneming te automatiseren, prijzen te beheren, interactie met leveranciers en filialen.
Om deze en vele andere problemen op te lossen, zijn er speciale programma's voor de backoffice.
In het retailsysteem zullen werknemers van een dergelijke eenheid helpen bij het regelen van de aankomst en vrijgave van goederen, afschrijven en verplaatsen, opnieuw evalueren, retourneren, contant en bankactiviteiten werken met handelsapparatuur.
Het softwarepakket kan verschillende configuraties hebben: non-food detailhandel, supermarkt, supermarkt of supermarkt. Er is momenteel een keuze.
Netwerk back-office
De belangrijkste werkzaamheden op het gebied van netwerkhandel zijn:
- wijzigingen en toevoegingen aanbrengen aan een groot aantal goederen;
- gegevensuitwisseling tussen afdelingen;
- gecentraliseerde boekhouding;
- verkrijgen van operationele rapporten over het functioneren van filialen, etc.
Om het werk te vergemakkelijken en de interactie van het kantoor met een netwerk van verkooppunten te verzekeren, gebruiken ze vaak een geautomatiseerde versie van back-office. Met deze programma's kan de organisatie efficiënter en sneller werken.
Backoffice in catering
Het werk van het back-office cateringpersoneel bestaat voornamelijk uit lopende activiteiten. Traditioneel omvatten ze het volgende:
- het plegen van routine verplichte handelingen;
- voeren van goederen- en magazijnboekhouding;
- het proces van controle over de productie van gerechten;
- gegevensverzameling en analyse;
- opstellen van rapporten.
Afhankelijk van de omvang en omzet van de organisatie, bestaat de backoffice in de handel meestal uit drie tot dertien tot vijftien mensen.
Momenteel zijn er, zoals opgemerkt, geautomatiseerde systemen om de implementatie van bewerkingen die werknemers moeten uitvoeren te vergemakkelijken. Dit is natuurlijk een positief moment voor het hoofd van de organisatie. Maar niet altijd voor werknemers. De praktijk leert dat de aanschaf van geautomatiseerde systemen die het grootste deel van het backofficewerk uitvoeren, leidt tot een vermindering van het personeelsbestand.
