Bedrijfscommunicatie: concept, types en functies

Communicatie in algemene zin is een informatie-uitwisseling tussen mensen of hun groepen. Er zijn interpersoonlijke, sociale (functionele rol), zakelijke communicatie. Het onderwerp van ons gesprek zal de laatste weergave zijn.

Wat is dit

Bedrijfscommunicatie is een interactie op het gebied van officiële relaties, met als doel specifieke problemen op te lossen, bepaalde resultaten te bereiken en elke activiteit te optimaliseren. Bovendien heeft elke deelnemer zijn eigen status - baas, ondergeschikte, collega's, partners.

Als er communicatie plaatsvindt tussen mensen die zich in verschillende stappen van de carrièreladder bevinden (leider en uitvoerder), dan is er een verticale relatie, dat wil zeggen ondergeschikte relaties. Als de interactie gebaseerd is op de principes van gelijke samenwerking, dan is dit een horizontale relatie.

Het is zakelijke communicatie die een persoon elke dag uitvoert op het werk, op de universiteit, op scholen, officiële instellingen. Dit is de communicatie van docenten en studenten, superieuren en ondergeschikten, collega's, partners en concurrenten.

Het hangt ervan af hoe goed de gesprekspartner bekend is met de regels, vormen en methoden van dergelijke communicatie, of hij zijn doel kan bereiken. Partners moeten dezelfde taal spreken (zowel letterlijk als figuurlijk), elkaar begrijpen, een gemeenschappelijke sociale ervaring hebben.

Zakelijke communicatie voorwaarden

Om zakelijke communicatie effectief te laten zijn, moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan:

1. Communicatie moet een begrijpelijk doel hebben, waarbij alle bij het proces betrokken personen geïnteresseerd zijn. Bijvoorbeeld netwerken, sluiten van een overeenkomst, coördinatie van een evenement, ontwikkeling van voorwaarden voor samenwerking, etc.
2. Deelnemers moeten contact met elkaar opnemen, ongeacht de voorkeuren en antipathieën.
3. Verplichte naleving zakelijke etiquette achterstelling, functies, formele beperkingen.

Formele beperkingen worden opgevat als verschillende voorschriften, routines en protocollen, evenals de banale behoefte om de kracht van de eigen emoties te beheersen en de gesprekspartner te respecteren.

Ook moet de leider of andere deelnemer die zo geïnteresseerd mogelijk is, ervoor zorgen dat zakelijke communicatie beheersbaar is. Het is noodzakelijk om deelnemers te motiveren om een ​​oplossing te vinden, anders zijn het slechts passieve waarnemers van de vergadering die geen ideeën aanbieden.

Vormen van zakelijke communicatie

De twee belangrijkste vormen van communicatie zijn contact (directe) communicatie en indirecte (indirecte).

In het eerste geval communiceren de gesprekspartners face-to-face en hebben ze de mogelijkheid om elkaars non-verbale gedrag te evalueren, waardoor de effectiviteit van dergelijk contact hoger is. In het tweede geval vindt interactie plaats met behulp van elk communicatiemiddel - telefoon, brieven, enz.

Meer specifiek zijn de meest voorkomende vormen van zakelijke communicatie:

1. Meeting.
2. Presentatie.
3. Zakelijk gesprek.
4. De onderhandelingen.
5. Telefoongesprekken.
6. Uitwisseling van officiële zakelijke documenten (aanvraag, contract, volmacht, memo).
7. Overleg.
8. Interview.
9. Spreken in het openbaar, conferenties.

Op hun beurt kunnen deelnemers met behulp van afzonderlijke vormen van zakelijke communicatie een confronterende of partnerschapsaanpak volgen. De eerste optie is een confrontatie: elke partij wil winnen. Een partnerschapsbenadering omvat het vinden van een oplossing die aanvaardbaar is voor alle deelnemers.

stadia

Ondanks het feit dat de soorten bedrijfscommunicatie verschillen, worden ze bijna altijd gekenmerkt door verschillende fasen:

1. Voorbereiding. Dit is het stellen van doelen, doelen, het verzamelen en analyseren van informatie, het bepalen van een gedragsstrategie. Een zakelijke bijeenkomst of onderhandelingen worden immers niet georganiseerd om “nergens over te praten” en om uit te zoeken hoe de zaken zijn in het persoonlijke leven van de gesprekspartners.
2. Planning. De vergadering kan spontaan worden gehouden, maar er wordt nog steeds geloofd dat de professional een duidelijk plan moet hebben: wat hij zal zeggen, hoe te argumenteren, wat hij precies van de andere kant wil krijgen.
3. Discussie - discussie over ideeën, suggesties, gemeenschappelijke aandachtspunten vinden, een gezamenlijke beslissing nemen.

Dit schema is het meest relevant voor onderhandelingen. Andere soorten communicatie omvatten mogelijk niet alle fasen. Een "koud" telefoontje of het geven van instructies, bijvoorbeeld, hoeft geen discussie te hebben.

Zakelijke communicatiestijlen

Wijs niet alleen soorten zakelijke communicatie toe, maar ook stijlen. Als het gaat om professionele interactie, worden de volgende meestal gebruikt:

1. Formele zaken. Op zijn beurt heeft het een administratief-administratief, wetgevend en diplomatiek subliem. Zakelijke gesprekken worden gekenmerkt door spraakcliches en bepaalde communicatievormen.
2. Science. Gebruikt bij de voorbereiding van rapporten, toespraken tijdens seminars en lezingen.
3. Publicist. Dit omvat elke uitvoering in het openbaar, inclusief via de media.
4. Conversatie huishouden. Informele relaties vinden ook plaats in de professionele omgeving en worden aangemoedigd in individuele bedrijven. Collega's communiceren niet altijd uitsluitend met behulp van memo's. U moet echter begrijpen waar een dergelijke stijl geschikt is en waar niet.

Kenmerken van zakelijke communicatie

Waarom vereist zakelijke communicatie voorafgaande voorbereiding op communicatie? Ten eerste besteden mensen niet alleen hun persoonlijke en werktijd aan officiële vergaderingen, en niemand wil wachten tot de initiatiefnemer zijn gedachten verzamelt. Ten tweede is de tweede zijde niet altijd geïnteresseerd in enige vorm van interactie of zal ze samenwerken, maar ziet deze op een heel andere manier.

Zoals u weet, is er geen tweede kans op een eerste indruk. U moet contact kunnen maken zodat alle deelnemers in de stemming komen voor discussie. Als de andere partij aanvankelijk niet van plan was om samen te werken, moet u de gesprekspartner op zijn minst interesseren en een afspraak met hem regelen op een geschikter tijdstip.

Op internationaal niveau zijn er specifieke kenmerken van bedrijfscommunicatie, omdat verschillende culturele kenmerken het verloop van de onderhandelingen sterk kunnen verstoren. Amerikanen zijn bijvoorbeeld gewend om op tijd en na een korte begroeting naar een vergadering te komen. Arabieren zijn ook punctueel, maar ze beginnen een zakelijk gesprek van ver, waarbij eerst de natuur, het weer en voedsel worden besproken. De Italiaan ziet niets verschrikkelijks als hij te laat is voor een vergadering en begint ook niet meteen een zakelijke discussie. En de Japanners zullen een directe blik tijdens een gesprek vermijden.

Zo hebben we geleerd wat bedrijfscommunicatie is, wat de kenmerken ervan zijn, welke vormen, typen en stijlen er kenmerkend voor zijn.