De situatie waarin ondernemers worden geconfronteerd met de noodzaak om documenten te flashen is verre van ongewoon. Papieren kunnen nodig zijn voor belastinginspectie, pensioenfonds of voor opslag in het archief.
Het is ten strengste verboden om documenten te lijmen of vast te maken met een nietmachine. Om problemen te voorkomen en niet de reputatie van een analfabeet te verdienen, moet je weten hoe je documenten flasht volgens alle vereisten.
Algemene regels
Op het eerste gezicht lijkt het misschien dat er zich geen problemen zouden voordoen met bindende documenten, maar dit is niet helemaal waar. Het proces moet op verantwoorde wijze worden benaderd, zodat de papieren zich in de juiste vorm bevinden. Veel drukkerijen kunnen dit werk doen voor een vast bedrag en in een korte tijd, maar niet elke zakenman riskeert het belangrijk belangrijke papieren aan buitenstaanders toe te vertrouwen. Om niet altijd gebruik te maken van de diensten van professionals, is het de moeite waard om erachter te komen hoe u documenten correct kunt flashen.
Toezichtstructuren bieden ondernemers geen specifieke richtlijnen over dit onderwerp, dus u moet er zelf mee omgaan. Informatie kan worden verkregen uit de richtlijnen op het gebied van kantoorwerk.
Naai papier met draad
Hoe documenten op deze manier te flashen? Bereid hiervoor de accessoires voor. Je hebt draden, naalden en lijm nodig. Het proces bestaat uit drie fasen:
- Voorbereiding van documenten. Alle papieren moeten in de juiste volgorde worden geplaatst en genummerd met een potlood in de hoek van het vel. Gaten kunnen worden gemaakt met een priem of gebruik een perforator. In het geval dat er veel papieren zijn en het onmogelijk is om ze te perforeren met een perforator, is het de moeite waard om een scherpe spijker en een hamer te gebruiken. Het aantal gaten is afhankelijk van het belang en het doel van het document. Zeer gevoelige documenten worden geniet in vijf gaten om vervalsing van folders te voorkomen. De gaten moeten zich links in het midden van het vrije veld bevinden. De afstand moet ongeveer drie centimeter bedragen van de ene punctie naar de andere.
- Schrijf-off. Als u weet hoe u documenten met draden kunt naaien, moet u de belangrijke nuances kennen. In de meeste gevallen is het gebruikelijk touw of draad LS-210 te gebruiken. Andere duurzame draden zijn ook toegestaan. Het is noodzakelijk om het proces te starten vanaf de achterkant van het gat, dat zich in het midden bevindt. Het is gebruikelijk om documenten twee keer te nieten om de gewenste sterkte te geven. De draad wordt naar de achterkant van de centrale punctie gebracht en met een knoop vastgebonden. Als u papier moet vastmaken dat niet van bijzondere waarde is, kunt u een normale draad gebruiken.
- Certificering van een document. Om het papier correct te certificeren, is het noodzakelijk om een klein blad met afmetingen van 4 bij 5 cm te bereiden.Het moet op de bundel worden gelijmd zodat de uiteinden van de draad vrij zijn. Op het blad moet u het aantal ingediende papieren in cijfers en woorden vermelden, evenals de functie, achternaam en voorletters van de verantwoordelijke persoon. Daarna plaatst de certificeerder zijn handtekening en zegel, indien aanwezig. De randen van de handtekening en het zegel moeten verder gaan dan de bijsluiterstickers.
Hoe papieren voor te bereiden op belastinginspectie?
Elke ondernemer is verplicht om verschillende rapporten over zijn activiteiten te verstrekken, dus kennis van het flashen van documenten voor de belastingdienst is noodzakelijk. Om inconsistenties te voorkomen, is het raadzaam om bij de verantwoordelijke persoon te informeren naar de regels voor het bevestigen van documenten.
Bij het voltooide document moet een lijst van alle bijgevoegde documenten zijn. De lijst moet aan het begin van de zaak worden ingesloten en afzonderlijk worden genummerd.U moet ook de datums van de documenten en het aantal vellen opgeven. Er moet aan worden herinnerd dat het nummer op de bladen is geplaatst, niet op de pagina's. Als het document uit meerdere volumes bestaat, worden de vellen van elk volume afzonderlijk genummerd.
Voor de belastingdienst moet u documenten in 3 gaten flashen, niet meer en niet minder. De afstand tussen de lekke banden moet meer dan drie centimeter zijn. Je moet ze in de velden aan de linkerkant rangschikken. Gaten worden gemaakt met een priem of een dikke naald. Lekke banden moeten zich in het midden van het veld bevinden, zodat de tekst duidelijk zichtbaar is. Alle gaten moeten zo worden gemaakt dat ze strikt onder elkaar liggen.
Welke draad moet u naaien?
Documenten voor belasting hoeven alleen te worden genaaid met een priknaald, met touw of draad LS-210. In een extreem geval is flitsen met meerdere keren gevouwen nylon draad toegestaan.
De draad wordt weergegeven op de achterkant van het laatste vel. De uiteinden, waarvan de lengte niet meer dan 6 cm mag zijn, moeten worden vastgebonden. De sticker is gemaakt in overeenstemming met algemeen aanvaarde regels en is gecertificeerd door handtekening en zegel. De uiteinden van de draad moeten vrij zijn.
Als het document langer dan tien jaar wordt bewaard, moeten er vijf lekke banden worden gemaakt. In dit geval moet de sticker zijn gemaakt van zijdepapier.
Document omslag
U moet niet alleen weten hoe u documenten flasht, maar ook hoe u een omslag ervoor kiest. Ze kunnen van drie soorten zijn: standaard, niet-standaard en die worden gebruikt voor langdurige opslag van papier. In de regel zijn de afmetingen van de omslag meestal 229 bij 324 mm, deze worden gebruikt voor A4-vellen.
Als het document groter is, moet u een aangepaste omslag maken. U kunt hiervoor contact opnemen met de drukkerij of zelf maken. Het papier dat langer dan 25 jaar moet worden bewaard, moet worden ingelijst in een stevige hoes van dik karton. Als het document naar het staatsarchief moet worden overgebracht, moet het omslagmateriaal zuurvrij zijn.
4-gaats firmware
Afhankelijk van hoe lang de documenten zijn opgeslagen, kan de uitvoering van twee typen zijn:
- Gedeeltelijk, waarin bladen mogelijk niet zijn genummerd. In dit geval hoeft een inventaris en een certificeringsblad niet te worden opgesteld. Dit ontwerp is toegestaan voor documenten die niet langer dan tien jaar worden bewaard.
- Volledige uitvoering is noodzakelijk als de papieren al meer dan tien jaar in het archief aanwezig zijn. In dit geval moet u documenten in 4 gaten flashen.
De hoes moet stevig zijn, gemaakt van dik karton, waarvan de dikte 0,35 - 1,5 mm is. Beschrijving-elementen moeten worden geplaatst in overeenstemming met GOST 17914-72. Bij het indienen van papier moet u onthouden dat de tekst goed moet worden gelezen. Alle metalen elementen, zoals paperclips en nietjes, moeten worden verwijderd.
Voor firmware in 4 gaten moet u een priem voorbereiden, een bevestiging voor klemmen, grote naalden en draden. Als er veel vellen zijn, is het beter om te boren.
De subtiliteiten van archival stitching
Voordat u documenten flitst, moet u alle papieren controleren en in de juiste volgorde plaatsen. Voorraadbladen moeten afzonderlijk worden genummerd. Uiteindelijk heb je een getuige nodig.
Als de behuizing gedeeltelijk is voltooid, moet karton aan de boven- en onderkant worden aangebracht. In het geval van een compleet ontwerp is het noodzakelijk om te naaien en te binden met PVA-lijm.
Om het pakket vast te klemmen, moet u onderdrukking of een speciaal apparaat gebruiken. De onderste en bovenste punctie moeten zich op een afstand van 30 mm van de randen van de velden bevinden. De resterende twee gaten bevinden zich op een afstand van ongeveer 80 mm van de extreme lekke banden.
De uiteinden van de draad moeten in verschillende naalden worden geregen en in de middelste gaten aan de voorkant worden gehouden. De draad wordt weergegeven vanaf de achterkant door de extreme lekke banden aan de voorkant. Verder in aangrenzende gaten geschroefd. De uiteinden moeten aan de achterkant worden vastgebonden.
conclusie
Correcte rapportage en documentbeheer is een van de essentiële aspecten van een succesvol bedrijf. Daarom moeten managers deze kwestie met alle verantwoordelijkheid benaderen en weten hoe ze documenten op de juiste manier kunnen doorspoelen.
